Reaktive Wartung vermeiden: Anlagen zuverlässig betreiben

Die Instandhaltung von Anlagen ist ein Eckpfeiler des Facility Managements. Umfang und Komplexität dieser Arbeit – und der Grad, in dem sie Anlagenstillstände verursacht – hängen ganz vom Wartungsplan ab, den Ihre Organisation verfolgt.

Was ist reaktive Wartung?

Reaktive Wartungsmaßnahmen sind unter einem anderen, bekannteren Namen geläufig: Instandhaltung bei Ausfall. Wie der Begriff bereits andeutet, wird bei diesem Modell eine Anlage erst dann gewartet, wenn sie ausgefallen ist. Die reaktive Strategie steht im direkten Widerspruch zu den Prinzipien der vorbeugenden Instandhaltung, bei der Wartungsfragen als fortlaufender Prozess angegangen und der Anlagenzustand regelmäßig überprüft wird – selbst dann, wenn alle Anzeichen auf einwandfreien Betrieb hindeuten.

Reaktive Reparaturen unterscheiden sich auch von der korrektiven Instandhaltungsstrategie. Nach deren Prinzipien würde ein Asset nur dann repariert, wenn es fehlerhaft arbeitet. Es gibt viele Abstufungen von Fehlfunktionen: Das kann ein Problem sein, das die erwartete Leistung einer Anlage teilweise beeinträchtigt, sie aber nicht vollständig stilllegt. Oder es kann ein Problem sein, das die Sicherheit oder das Leben von Personal – oder die Integrität damit verbundener oder benachbarter Maschinen – gefährdet. (Manche würden das eher als reaktiv denn als korrektiv bezeichnen; das bleibt der individuellen Perspektive überlassen.)

In der Einleitung haben wir angedeutet, dass die meisten Organisationen, die das reaktive Modell als alleinigen Rahmen für ihre Instandhaltungsarbeit nutzen, dies tun, um Kosten zu senken. Das hat tatsächlich diesen Effekt, solange die Anlage in gutem Zustand ist; man gibt schließlich kein sofortiges Geld aus, indem man eine Maschine oder ein Fahrzeug nicht repariert. Dieser fehlende Anfangsaufwand kann unglaublich verlockend sein.

Es ist auch weit weniger zeit- und ressourcenintensiv, keine Anstrengungen oder Arbeitskraft in die Wartung intakter Geräte zu investieren – also Ersatzteile und Arbeitszeit für eine noch laufende Maschine aufzuwenden. Darüber hinaus muss man beachten, dass, wenn reaktive Reparaturen als ein Teil eines größeren Instandhaltungsplans eingesetzt werden, ein vernünftiges Argument für ihre Nutzung sprechen kann – in Maßen und/oder dort, wo sie für eine spezifische Situation am geeignetsten sind. Wenn die betreffende Anlage auf der Prioritätenliste Ihrer Einrichtung eher niedrig angesiedelt ist und eine Notreparatur nicht lange dauert oder viel kostet, kann reaktives Handeln besser sein als (oder zumindest gleichwertig zu) einem proaktiven Ansatz.

Leider setzen Organisationen mit anderen Prioritäten oder Budgetproblemen die Instandhaltung insgesamt oft auf die hintere Bank, sodass sie nur Notreparaturen durchführen, wenn es absolut unvermeidbar ist. Hier fangen die Probleme an. Die reaktive Wartungsmethode – also Reparaturen nur bei tatsächlichem Anlagenausfall – mag in der Abstraktion Sinn ergeben. Aber sie ganz einfach nicht als Hauptmethode der Instandhaltung taugen.

Die Probleme der reaktiven Wartung

Reaktive oder reaktionsbasierte Instandhaltung ist langfristig ein kurzsichtiger Ansatz für jede Fabrik oder jedes Werk. Sie lässt sich über keinen längeren Zeitraum aufrechterhalten, da sie unweigerlich zu negativen Ergebnissen führt. Die Details dieser Probleme variieren je nach Branche (und sogar von Anlage zu Anlage), aber allgemein lassen sich mehrere Kernprobleme oft auf die Auswirkungen einer reaktiven Wartungsmethode zurückführen.

Hohe Kosten

Das ist die große Ironie eines Instandhaltungsprogramms, das reaktiv statt proaktiv oder präventiv ist: Obwohl reaktive Wartung typischerweise als Kostensenkungsmaßnahme eingeführt wird, kann sie schneller zu einem teuren Fiasko werden, als man denkt.

Wie kommt das? Das Hauptproblem ist ungeplante Ausfallzeit. Wenn Sie die reaktive Methode anwenden, achten Sie nicht genau auf Anzeichen dafür, dass eine Maschine Probleme hat, die schließlich zum Ausfall führen. Sie haben nichts davon geplant und keine Notfallpläne, daher sind Verzögerungen unvermeidlich. Die Verlangsamung kritischer Betriebsabläufe durch ausgefallene Anlagen kann zu größeren Produktionsproblemen führen. Diese wiederum können sich zu beschädigter oder minderer Ware, verspäteten Lieferungen und enttäuschten Kunden auswachsen.

All das kann sich negativ auf den Umsatz auswirken – am deutlichsten durch die Unzufriedenheit Ihrer Kunden. Deren Verlust bedeutet nicht nur entgangene Käufe. Er kann schnell zu negativer Mundpropaganda werden, die den Ruf Ihrer Organisation schädigt und möglicherweise weiteren Kundenverlust und eine noch stärkere Gefährdung Ihres Betriebsergebnisses nach sich zieht.

Am weniger dramatischen (aber immer noch problematischen) Ende des versunkenen-Kosten-Spektrums steht Ihr Personal- und Teilebudget: Wer sich auf reaktive Wartung verlässt, kann die Kosten für Arbeitskraft und Ersatzteile oft nicht genau prognostizieren. Das kann bedeuten, dass Sie sich Ihre reaktiven Reparaturen gar nicht leisten können – die Sie aber, weil Sie bis zum Ausfall gewartet haben, zwingend durchführen müssen.

Wenn Sie das Kapital nicht aufbringen können, weil die Kosten in diesem Szenario außer Kontrolle geraten sind, suchen Sie vielleicht nach kurzfristigen Kreditlinien oder anderen Finanzierungen: Dieser Weg wird später nur mehr Probleme verursachen. Selbst im günstigeren Fall verliert Ihr Unternehmen noch Geld durch die Notwendigkeit von Expressversand für essenzielle Teile und Überstundenzuschläge für Instandhaltungspersonal.

Last but not least verbraucht schlecht gewartete Ausrüstung mehr Energie als regelmäßig gewartete im Rahmen eines präventiven Programms. Das Gerät muss „härter arbeiten“, um normal zu funktionieren, zieht also mehr Strom als üblich – ein weiterer unnötiger (und kostspieliger) Fehler.

Geringere Lebenserwartung von Anlagen

Wenn Sie Reparaturen nur durchführen, weil Ausfall oder Beinahe-Ausfall sie zwingend nötig machen, halten Sie Ihre Anlagen nicht in optimalem Betrieb. Folglich maximieren Sie nicht die ursprüngliche Investition Ihres Unternehmens in Maschinen oder andere Assets. Die Ausrüstung fällt daher eher dauerhaft aus, und über längere Zeit kann der Preis für vorzeitige Asset-Ersetzung zu einem echten Geldloch werden.

Verringerte Sicherheit

Bei einer präventiven Wartungsstrategie werden Arbeitsaufträge für Reparaturen oder Checks entweder planmäßig in regelmäßigen Abständen terminiert oder durch fortlaufende Zustandsüberwachung bestimmt. In beiden Szenarien haben die Mitarbeiter Zeit, sich auf den Job vorzubereiten – und vielleicht am wichtigsten: Standardverfahren für die Wartung spezifischer Maschinen zu prüfen. Jedes Asset hat Sicherheitsanforderungen, die beachtet werden müssen, um die Arbeit korrekt auszuführen.

Mit einer reaktiven Wartungsstrategie für ungeplante Reparaturen ist alles dringender. Die Arbeiter stehen unter Druck. Daher fühlen sie sich möglicherweise gezwungen, mehr Risiken einzugehen, um die Arbeit schnell zu erledigen. Das gefährdet nicht nur ihre Sicherheit, sondern ist auch aus rein menschlicher Perspektive unfair gegenüber den Mitarbeitern. Ein Arbeiter, der sich ständig unter Druck fühlt oder dessen Anliegen nicht gehört werden, wird eher demotiviert und weniger effektiv arbeiten.

Zeitmanagement

Ausfälle treten unerwartet auf, wenn Sie den reaktiven Wartungsansatz als Standard-Reparaturstrategie nutzen. Arbeiter suchen nach der richtigen Sicherheitsdokumentation – sowie nach Ersatzteilen und Werkzeugen – und können Wartungsaufgaben oft nicht schnell erledigen, egal wie groß der Druck ist.

Eine bessere Routine für die Anlagenwartung etablieren

Wenn Sie bisher die reaktive Strategie genutzt haben, gibt es keinen Grund, das Gefühl zu haben, Ihre Organisation sei damit festgefahren. Sie können zu einem präventiven Wartungsmodell im Facility Management übergehen – vielleicht nicht sofort, aber mit der richtigen Perspektive und den passenden Werkzeugen ist ein effizienteres Modell erreichbar.

Präventive Wartung lässt sich am besten mit dem Prinzip „Vorgewarnt ist vorgewaffnet“ ausdrücken. Das beginnt damit, die richtigen Key Performance Indicators (KPIs) zur Überwachung Ihrer Assets zu identifizieren sowie eine Prioritätenliste der wichtigsten Ausrüstung zu erstellen. Sie werden feststellen, dass nicht nur ein grundlegender Wandel in der Wartungsphilosophie vorteilhaft ist, sondern dass sogar scheinbar kleine Veränderungen über die Zeit große Unterschiede machen können. Einfache Routinewartungsarbeiten wie das Schmieren von Getrieben oder der Filterwechsel können den Energieverbrauch um bis zu 15 % senken.

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