Wartungsanfragen mit Arbeitsauftragssoftware optimieren: Ein umfassender Leitfaden

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Umgang mit Ausfallmeldungen & Serviceanfragen

Wartungsanfragen alias Servicetickets mögen wie eine eher spezialisierte Anforderung erscheinen! Wenn man jedoch für das Wartungsmanagement in einer großen Einrichtung oder Industrieanlage verantwortlich ist, wird man viele Anfragen für Wartungsarbeiten bearbeiten.

Die meisten Anfragen werden für Notfälle oder Ausfälle sein. Oft will der Anfragende eine sofortige Lösung!

Aber das ist nur ein Teil der Geschichte…

Andere Punkte betreffen geplante Wartung. Hier will der Anfragende, dass wir Jobs erledigen, die Anlagen & Maschinen in Top-Zustand halten. Zum Beispiel Filterwechsel, Ölwechsel, Kalibrierung usw.

Schritte im Umgang mit Wartungsanfragen

Wir brauchen einen Weg, solche Anfragen zu verwalten, zu verfolgen und zu erfüllen. Wir müssen auch einen Weg haben, den Anfragenden zu informieren, wann die Aufgabe erledigt ist oder ob es Probleme gibt. Wenn uns Leute auf den Fluren abfangen oder ständig anrufen, um Updates zu erhalten, kann das am Ende ein echter Albtraum werden (für uns & sie).

Haben Sie das schon erlebt?

Leider werden wir, wenn es viele Anfragen zu bearbeiten gibt, einige davon vergessen oder verpassen!

Nützliche Funktionen von Arbeitsauftragsmanagement-Software

Wir brauchen einen standardisierten Weg, um solche Anfragen zu behandeln. Gute Kontrolle des Wartungsvorfallberichtmanagements wird viel dazu beitragen, hohe Endbenutzerzufriedenheit und weniger Beschwerden über die Wartungsabteilung zu gewährleisten.

Die meisten Arbeitsauftragssoftware-Programme haben Arbeitsanfragemodule, die Teil der Software sind oder als Add-on zum Arbeitsauftragsmanagementsystem verfügbar sind. Einige nützliche Funktionen, auf die Sie achten sollten:

1. Einreichen / Erstellen einer Wartungsanfrage:

Ermöglichen Sie Nicht-Wartungspersonal / Kunden, Jobanfragen selbst zu stellen. Anfragende können möglicherweise spezifische Wartungsaufgaben oder Anlagen / Standorte wählen und spezifische Wartung anfordern. Beispielsweise können mit FastMaint CMMS Wartungsanfragen per E-Mail oder über eine Weboberfläche zur Software eingereicht werden. Dies erleichtert anderen Mitarbeitern oder Kunden, die keinen Zugriff auf die Wartungssoftware haben, Probleme zu melden oder Wartung anzufordern.

2. Unterstützung für Alarme:

CMMS-Systeme wie FastMaint können uns auch eine E-Mail / Text-Alarm senden, wenn Wartungsanfragen eingereicht werden. Dies ermöglicht unserem Wartungsteam, sich sofort um dringende Jobs zu kümmern. Weniger dringende Jobs können verschoben werden. Doppelte oder unnötige Wartungsarbeitsauftragstickets können geschlossen werden.

3. Arbeitsanfragen prüfen & Service planen:

Wir sollten in der Lage sein, einen Servicevorfall zu prüfen und zu entscheiden, was damit zu tun ist. Viele Jobtickets, besonders für Notfallwartung, könnten Duplikate sein. Mehr als eine Person könnte dieselbe Anfrage stellen. Andere könnten Anfragen für verschiedene Arten von Wartung sein.

Also brauchen wir einen Weg, diese Servicetickets in Wartungsarbeitsaufträge umzuwandeln oder Duplikate zu schließen. Die direkte Umwandlung jeder einzelnen Wartungsanfrage in einen Arbeitsauftrag führt zu vielen Duplikaten oder Arbeitsaufträgen, die sich über mehrere Wartungsjobs erstrecken. Das kann schwierig zu verwalten und zu verfolgen werden.

4. Anfragestatus prüfen:

Wenn Arbeitsaufträge erledigt oder abgeschlossen werden, brauchen wir einen Weg, den Anfragenden den Status automatisch mitzuteilen. Das ist weit vorzuziehen gegenüber der Notwendigkeit, jeden Einzelnen persönlich zu kontaktieren, um ihm mitzuteilen, was wir tun oder getan haben!

Beispielsweise hat FastMaint CMMS eine Anfragestatus-Prüffunktion, die es dem Anfragenden ermöglicht, den Status von Arbeitsanfragen zu prüfen, die er gestellt hat. Oder er kann den Status spezifischer Wartungsjobs oder Anlagen prüfen, beispielsweise eine Maschinenkalibrierung, ausstehende Arbeiten an einer Anlage usw. Zusätzlich können sie per E-Mail über Arbeitsauftragszuweisung und -abschluss für Anfragen informiert werden, die sie gestellt haben.

5. Berichterstattung & Statistiksammlung:

Berichterstattung über alle erhaltenen und bearbeiteten Arbeitsanfragen. Dies hilft uns, überfällige oder anstehende Anfragen zu erkennen und sicherzustellen, dass sie bearbeitet oder geschlossen werden. Daneben können wir Statistiken zur Wartungsabteilungsleistung über die Zeit sammeln. Zum Beispiel erhaltene Anfragen in einem bestimmten Zeitraum, durchschnittliche Tage zur Erledigung einer Anfrage usw.

Solche Statistiken sind nützlich, um zu sehen, ob wir bei der Bearbeitung von Anfragen hinterherhinken oder mithalten (siehe „3 Quick Maintenance Metrics For Maintenance Planners“ für weitere Informationen).

Suchen Sie CMMS-Software?

Wenn Sie nach einem CMMS-Paket suchen, das auch Serviceanfragen verarbeiten kann, sollten Sie sich eine kostenlose 30-Tage-Testversion der FastMaint CMMS-Software ansehen. Das Wartungsanfragemodul ist Teil der FastMaint Cloud- und Web-Editionen und als optionales Add-on für die FastMaint Professional-Edition erhältlich.

Sie können Reparaturanfragen einreichen & bearbeiten, Statistiken und Berichte sammeln. Sehen Sie, wie nützlich es sein wird!

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