Optimieren Sie Wartungsanfragen mit Arbeitsauftragssoftware:Ein umfassender Leitfaden

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Umgang mit Pannenberichten und Serviceanfragen

Wartungsanfragen, auch Servicetickets genannt, scheinen eine eher spezielle Anforderung zu sein! Wenn man jedoch für die Verwaltung der Wartung einer großen Einrichtung oder Industrieanlage verantwortlich ist, werden wir viele Anfragen für Wartungsarbeiten bearbeiten.

Die meisten Anfragen beziehen sich auf Notfälle oder Pannen. Oft möchte der Antragsteller eine sofortige Lösung!

Aber das ist nur ein Teil der Geschichte…

Andere Artikel sind für geplante Wartungsarbeiten vorgesehen. Hier möchte der Antragsteller, dass wir Arbeiten ausführen, die dafür sorgen, dass Geräte und Maschinen in Top-Zustand bleiben. Zum Beispiel Filterwechsel, Ölwechsel, Kalibrierung usw.

Schritte bei der Bearbeitung von Wartungsanfragen

Wir müssen eine Möglichkeit haben, solche Anfragen zu verwalten, zu verfolgen und zu erfüllen. Wir müssen auch eine Möglichkeit haben, den Anforderer zu informieren, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist oder wenn Probleme auftreten. Wenn uns Leute auf dem Flur erwischen oder ständig nach Updates rufen, kann das (für uns und sie) ein wahrer Albtraum sein.

Ist Ihnen das schon einmal passiert?

Wenn wir viele Anfragen bearbeiten müssen, werden wir leider einige vergessen oder verpassen!

Nützliche Funktionen der Arbeitsauftragsverwaltungssoftware

Wir brauchen eine Standardmethode für die Bearbeitung solcher Anfragen. Eine gute Kontrolle der Verwaltung von Wartungsvorfallberichten trägt wesentlich dazu bei, eine hohe Endbenutzerzufriedenheit und weniger Beschwerden über die Wartungsabteilung sicherzustellen.

Die meisten Arbeitsauftragssoftwareprogramme verfügen über Arbeitsanforderungsmodule, die Teil der Software sind oder als Add-on zum Arbeitsauftragsverwaltungssystem verfügbar sind. Einige nützliche Funktionen, nach denen Sie Ausschau halten sollten, sind:

1. Senden/Erstellen einer Wartungsanfrage:

Ermöglichen Sie Mitarbeitern/Kunden, die nicht mit der Wartung beschäftigt sind, selbst Auftragsanfragen zu stellen. Antragsteller können möglicherweise bestimmte Wartungsaufgaben oder Geräte/Standorte auswählen und eine bestimmte Wartung anfordern. Mit FastMaint CMMS können Wartungsanfragen beispielsweise per E-Mail oder über eine Webschnittstelle an die Software übermittelt werden. Dadurch können andere Mitarbeiter oder Kunden, die keinen Zugriff auf die Wartungssoftware haben, problemlos Probleme melden oder eine Wartung anfordern.

2. Unterstützung für Warnungen:

CMMS-Systeme wie FastMaint können uns auch eine E-Mail-/SMS-Benachrichtigung senden, wenn Wartungsanfragen eingereicht werden. Dadurch kann unser Wartungsteam dringende Arbeiten sofort erledigen. Wir können weniger dringende Aufgaben aufschieben. Doppelte oder unnötige Wartungsauftragstickets können geschlossen werden.

3. Überprüfungs- und Planungsservice für Arbeitsanfragen:

Wir sollten in der Lage sein, einen Servicevorfall zu überprüfen und zu entscheiden, was damit zu tun ist. Bei vielen Jobtickets, insbesondere für die Notfallwartung, könnte es sich um Duplikate handeln. Es kann sein, dass mehrere Personen dieselbe Anfrage einreichen. Andere könnten Anfragen für verschiedene Arten von Wartungsarbeiten sein.

Daher benötigen wir eine Möglichkeit, diese Servicetickets in Wartungsaufträge umzuwandeln oder Duplikate auszuschließen. Die direkte Umwandlung jeder einzelnen Wartungsanfrage in einen Arbeitsauftrag führt zu vielen Duplikaten oder Arbeitsaufträgen, die sich über mehrere Wartungsaufträge erstrecken. Dies kann schwierig zu verwalten und zu verfolgen sein.

4. Anfragestatus prüfen:

Wenn Arbeitsaufträge erledigt oder abgeschlossen werden, müssen wir eine Möglichkeit haben, den Antragsteller automatisch über den Status zu informieren. Das ist viel besser, als wenn wir jeden einzeln kontaktieren müssten, um ihm zu sagen, was wir tun oder getan haben!

FastMaint CMMS verfügt beispielsweise über eine Funktion zur Überprüfung des Anforderungsstatus, die es dem Antragsteller ermöglicht, den Status der von ihm gestellten Arbeitsanforderungen zu überprüfen. Oder sie können den Status bestimmter Wartungsarbeiten oder Geräte überprüfen, beispielsweise eine Maschinenkalibrierung, anstehende Arbeiten an einem Gerät usw. Darüber hinaus können sie per E-Mail über die Zuweisung und Fertigstellung von Arbeitsaufträgen für von ihnen gestellte Anfragen informiert werden.

5. Berichts- und Statistiksammlung:

Berichten Sie über alle eingegangenen und bearbeiteten Arbeitsanfragen. Dies hilft uns, überfällige oder ausstehende Anfragen zu erkennen und sicherzustellen, dass sie bearbeitet oder geschlossen werden. Darüber hinaus können wir Statistiken über die Leistung der Wartungsabteilung im Laufe der Zeit sammeln. Zum Beispiel Anfragen, die in einem bestimmten Zeitraum eingegangen sind, die durchschnittliche Anzahl der Tage, die für die Bearbeitung einer Anfrage benötigt wurden usw.

Solche Statistiken sind nützlich, um zu sehen, ob wir bei der Bearbeitung von Anfragen in Rückstand geraten oder mit ihnen Schritt halten (siehe „3 schnelle Wartungsmetriken für Wartungsplaner). ” für weitere Informationen)

Suchen Sie nach CMMS-Software?

Wenn Sie auf der Suche nach einem CMMS-Paket sind, das auch Serviceanfragen abwickeln kann, sollten Sie sich eine kostenlose 30-Tage-Testversion der FastMaint CMMS-Software ansehen . Das Wartungsanfragemodul ist Teil der FastMaint Cloud- und Web-Editionen und ist als optionales Add-on zur FastMaint Professional-Edition verfügbar.

Sie können Reparaturanfragen einreichen und bearbeiten sowie Statistiken und Berichte sammeln. Sehen Sie, wie nützlich es sein wird!

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