Wartungsrückstände meistern: Bewährte Strategien für effektives Backlog-Management

Was ist Wartungsrückstand (Backlog)?

Wartungsrückstand bezieht sich auf überfällige Wartungsarbeiten. Wir messen Wartungsrückstand üblicherweise in Stunden oder Tagen. Er zeigt die gesamte geschätzte Zeit, die nötig wäre, um die ausstehenden Wartungsaufträge abzuschließen. Er ist eine sehr wichtige Wartungskennzahl für Facility Manager, Wartungsmanager und Wartungsplaner.

Wir müssen große Zunahmen im Wartungsrückstand ernst nehmen!

Was verursacht Wartungsrückstand?

Wartungsaufträge können aus verschiedenen Gründen unvollständig bleiben, beispielsweise:

1. Ersatzteile oder Verbrauchsmaterialien sind nicht verfügbar

Bei präventiven Wartungsaufträgen können wir benötigte Ersatzteile & Verbrauchsmaterialien in der Regel im Voraus vorhersagen. Dafür können wir die Wartungsauftragsberichte für zukünftige Perioden in unserer CMMS-Software nutzen. Frühere ungeplante oder Ausfallarbeitsaufträge nutzen, um Geräte zu identifizieren, die häufig ausfallen. Wir können auch die Ersatzteile & Verbrauchsmaterialien finden, die verfügbar sein müssen, damit die Arbeit rechtzeitig abgeschlossen werden kann.

Gute Lieferanten für Teile und Verbrauchsmaterialien im Blick behalten. Wir versuchen, alternative Lieferanten zu haben, damit wir bei Lieferproblemen andere Anlaufstellen haben. Mehr Infos in den Lieferantenmanagement-Tipps in „6 Ways CMMS/ Maintenance Software Can Improve Vendor Management“.

2. Wartungstechniker (mit erforderlichen Fähigkeiten) nicht verfügbar

Das kann passieren, wenn Geräte spezielle Fähigkeiten zur Reparatur oder Fehlersuche erfordern. Die Techniker mit diesen Fähigkeiten sind zu beschäftigt oder aufgrund von Krankheit, Urlaub oder anderer Arbeit nicht verfügbar. Wenn dies selten vorkommt, können wir es wahrscheinlich managen. Wenn es oft passiert, sollten wir versuchen, andere Techniker in diesen Fähigkeiten zu schulen, damit sie die Arbeit bei Bedarf erledigen können.

3. Geräteprobleme, die Reparaturen durch Lieferanten oder externe Spezialisten erfordern

Während dies ähnlich wie nicht verfügbare Techniker ist, haben wir hier weniger Kontrolle. Wenn dies bei bestimmten Geräten häufig vorkommt, versuchen Sie, die Probleme mit den Gerätelieferanten zu eskalieren, damit diese schneller Hilfe schicken. Es kann sinnvoll sein, Geräte zu ersetzen, weil sie zu alt sind oder durch zuverlässigere Geräte ersetzt werden können. Der Artikel „Equipment/ Machine Downtime Tracking Analysis Tips“ zeigt Wege für diese Analyse.

4. Aufgabe fallen gelassen, weil eine höher priorisierte Aufgabe auftauchte

Das kann oft passieren. In unserem „Maintenance Management – Tips For Success“ E-Booklet empfehlen wir, einen Zeitplan zu organisieren, bei dem wir niedrigere Prioritätsaufgaben fallen lassen können, wenn hochpriorisierte ungeplante oder Ausfallaufgaben auftreten. Für solche fallengelassenen Aufgaben sollten wir versuchen, sie nachzuholen, wann wir können. Wir müssen sicherstellen, dass sie in einem angemessenen Zeitraum abgeschlossen werden oder stornieren, wenn sie nicht mehr erforderlich sind.

5. Arbeitsauftrag nicht mehr benötigt

Beispielsweise haben wir eine monatliche präventive Wartungsprüfung, bei der wir einen Filter wechseln. Das Gerät fällt kurz vor dieser Prüfung aus. Im Rahmen des Services tauscht der Techniker den Filter und führt die anderen Schritte der präventiven Wartungsprüfung durch. So müssen wir die Prüfung diesen Monat nicht mehr durchführen.

Ein weiterer Grund könnte sein, dass das Gerät, für das die Arbeit geplant ist, nicht mehr in Betrieb ist. Oder aus anderen Gründen außer Betrieb ist. In solchen Fällen müssen wir diese unnötigen Arbeitsaufträge stornieren.

6. Kein Zugriff auf das Gerät/den Standort, weil es in Benutzung ist

Wir können die Arbeit möglicherweise nicht abschließen, weil eine andere Abteilung (z. B. Produktion) das Gerät nutzt und es sich nicht leisten kann, es für Wartung stillzulegen. Wenn es sich um kritische Wartung handelt, die verzögert wird, müssen wir dies an das Management eskalieren, da solche verzögerte Wartung zu vorzeitigen Geräteausfällen führen kann. Die Wartungsabteilung wird höchstwahrscheinlich die Schuld tragen!

Wir können etwas wie den Gerätekalenderbericht nutzen, um Wartung mit anderen Abteilungen zu identifizieren und zu planen. Dies reduziert solche verpassten Arbeiten. Mehr im Artikel „Equipment Maintenance Calendars & Scheduling Preventive Maintenance“.

7. Jemand hat es vergessen!

Das kann öfter passieren als man denkt, besonders wenn wir viele Arbeitsaufträge verfolgen müssen. Hier kann CMMS-Software wirklich nützlich sein. Sie hilft, verpasste Wartung im Blick zu behalten und gibt Erinnerungen bei Bedarf.

Wartungsrückstand verfolgen

Es ist kritisch, einen Weg zu haben, den Wartungsrückstand zu verfolgen. Idealerweise sollte der Wartungsrückstand im Laufe der Zeit abnehmen. Aber aufgrund der genannten Faktoren können wir in manchen Perioden Sprünge sehen. CMMS-Software kann sehr nützlich sein, um solche ausstehenden Arbeitsaufträge im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass sie geschlossen oder storniert werden, wie nötig.

Wenn der Wartungsrückstand anfängt zu steigen, müssen wir sicherstellen, dass wir bald einen Plan haben, um ihn zu reduzieren. Ein stetig wachsender Wartungsrückstand führt bald zu größeren Wartungsausfällen und versetzt eine Wartungsabteilung in den reinen Feuerwehreinsatz-Modus, um mitzukommen.

Maßnahmen ergreifen, um Wartungsrückstand zu reduzieren!

Wir müssen ausstehende Arbeitsaufträge durchgehen, um Rückstandsursachen zu identifizieren. Die Hauptursachen des Rückstands finden. Dann sollten wir geeignete Maßnahmen ergreifen, um sie zu reduzieren.

Wenn die Wartungsabteilung überlastet ist, können wir prüfen, ob wir mit Gerätelieferanten oder externen Auftragnehmern zusammenarbeiten können, um ausstehende Wartung abzuschließen. Wir können Wartungssoftware nutzen, um Jobs nach Bedarf neu zu planen und redundante Arbeitsaufträge abzuschließen.

Geben andere Abteilungen Geräte nicht frei und verzögern so Wartung? Wir können mit ihnen zusammenarbeiten, um einen Zeitplan für ausstehende Wartung sowie zukünftige präventive Wartung aufzustellen.

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Holen Sie sich eine Web-Demo oder laden Sie eine 30-Tage-Testversion der FastMaint CMMS-Software herunter. Sehen Sie, wie Sie sie nutzen können, um Ihren Wartungsrückstand zu managen.

Wie man Wartungsrückstand in FastMaint findet & managt:

Der einseitige Statistik-Bericht, der vom Hauptbildschirm oder der Startseite (Cloud, Web-Edition) verfügbar ist, zeigt, wie viel Rückstand Sie haben und ausstehende Arbeitsaufträge aus vorangegangenen Perioden. Nutzen Sie den Wartungsauftragsverlaufsbericht, um nur ausstehende oder überfällige Arbeitsaufträge zu lokalisieren, damit Sie diese nach Bedarf abschließen oder stornieren können.

Zusätzliche Literatur

1. „5 maintenance backlog traps to avoid“ aus PlantServices Magazine – deckt Probleme ab, die Sie beim Versuch, Wartungsrückstand zu reduzieren, stolpern lassen können.
2. „Maintenance Work Backlog Management“ von Lifetime Reliability Solutions – nützliche Tipps zur Klassifizierung und Verwaltung von Rückstand.