Das Änderungsprotokoll von Master eMaint:Ihr Audit-Trail für eine präzise Asset-Verfolgung

Ein Änderungsprotokoll innerhalb der CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System) ist ein wesentliches Konzept für Wartungsfachleute mit praktischen Auswirkungen.

Das Änderungsprotokoll, auch Audit Trail genannt, ist eine Schritt-für-Schritt-Aufzeichnung, die es dem Benutzer ermöglicht, Daten bis zu ihrer Quelle zurückzuverfolgen. Mit dieser Art von chronologischem Verlauf werden dokumentarische Beweise für die gesamte Abfolge von Aktivitäten erstellt, die sich auf eine bestimmte Anlage, einen bestimmten Vorgang, ein bestimmtes Verfahren oder ein bestimmtes Ereignis auswirken.

Das Änderungsprotokoll in der eMaint CMMS-Software kann bei der Durchführung von Audits eine wichtige Rolle spielen, insbesondere da Vorschriften in mehreren Branchen strenge Grundsätze und Verfahren für die Speicherung und Verfolgung elektronischer Daten für Auditzwecke erfordern. Beispielsweise muss sich die Pharmaindustrie an die Good Automated Manufacturing Practice (GAMP) halten Richtlinien. Ebenso muss die US-amerikanische Lebensmittel- und Arzneimittelbehörde (FDA) die Bestimmungen von Title 21 CFR Teil 11 einhalten, in denen es darum geht, elektronische Aufzeichnungen als vertrauenswürdig und zuverlässig zu betrachten.

Die Änderungsprotokolltabelle von eMaint ist eine einzigartige Funktion, die in Ihrem Konto konfiguriert werden kann und es Ihnen ermöglicht, die protokollierten Änderungen anzuzeigen, die an einem Formular oder einer Tabelle vorgenommen wurden. Konkret dokumentiert das Änderungsprotokoll die vorgenommenen Änderungen, die alten und neuen Werte, das Datum und die Uhrzeit der Änderungen sowie den Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat. Während diese Konfiguration normalerweise auf die Tabelle „Arbeitsaufträge“ angewendet wird, kann sie auch für andere von Ihnen ausgewählte Tabellen genutzt werden.

Benötigen Sie Hilfe bei der Implementierung des Änderungsprotokolls in Ihrem Konto? Am Ende dieses Artikels erfahren Sie, an wen Sie sich wenden können.

Hinzufügen des Änderungsprotokolls zu Ihren zugehörigen Tabellen

Sobald Sie über das Änderungsprotokoll verfügen, können Sie seine Informationen in einer „bezogenen Tabelle“ zur Haupttabelle anzeigen, in der es hinzugefügt wurde. Mit anderen Worten:Wenn Sie das Änderungsprotokoll zur Tabelle „Arbeitsaufträge“ hinzufügen, wird es zu einer verknüpften Tabelle mit der Tabelle „Arbeitsaufträge“. Wenn Sie es zur Tabelle „Vermögenswerte“ hinzufügen, wird es ebenfalls zu einer Tabelle, die mit Ihren Vermögenswerten verknüpft ist.

Wenn das Änderungsprotokoll nicht als Teil Ihrer zugehörigen Tabellen angezeigt wird, müssen Sie es hinzufügen. Navigieren Sie dazu zu Ihrer Haupttabelle, die im folgenden Beispiel Arbeitsaufträge lautet. Klicken Sie im Hauptmenü auf Arbeitsaufträge und gehen Sie zu den Datensatzdetails eines Arbeitsauftrags.

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Registerkarte „Optionen“ und wählen Sie „Verwandte Tabellen verwalten“ aus.

Dort sehen Sie links unter „Verfügbare Tabellen“ die zugehörige Tabelle mit dem Namen „Änderungsprotokoll“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Plus“, um das Änderungsprotokoll unten in der Liste „Anzeige“ auf der rechten Seite hinzuzufügen. Die Reihenfolge der Tabellen ist derzeit nicht von Bedeutung.

Wenn Sie möchten, dass das Änderungsprotokoll eine eigene Registerkarte in Ihrem Datensatz hat, anstatt mit allen zugehörigen Tabellen angezeigt zu werden, gehen Sie zurück und bewegen Sie den Mauszeiger erneut über das Dropdown-Menü „Optionen“ und wählen Sie „Datensatzregisterkarten verwalten“. Diese Registerkarte bestimmt, wo Ihre Änderungsprotokoll-bezogene Tabelle im Verhältnis zu Ihren anderen Registerkarten und zugehörigen Tabellen für Arbeitsaufträge angezeigt wird.

Im folgenden Beispiel haben wir das „Änderungsprotokoll“ von der Seite „Verfügbare Tabellen“ auf die Seite „Datensatzregisterkarten“ verschoben, sodass es zusammen mit Datensatzdetails und zugehörigen Tabellen zu einer eigenen Registerkarte wurde.

Danach sehen Sie oben im Datensatz die Registerkarte „Änderungsprotokoll“.

Sobald Sie im Änderungsprotokoll sind, können Sie die Daten laden und alle an diesem Datensatz vorgenommenen Änderungen sehen.

Sie können außerdem den Namen des geänderten Felds, den alten Wert in diesem Feld, den neuen Wert in dem Feld, das Datum und die Uhrzeit der Änderung sowie den Namen des Benutzers sehen, der die Änderung vorgenommen hat.

Um die Einzelheiten der Implementierung des Änderungsprotokolls in Ihrem Konto zu besprechen, wenden Sie sich bitte an Ihren eMaint Customer Success Manager unter (239) 241-1362 Durchwahl. 2 oder per E-Mail [email protected] .