CMMS-Lösungen bewerten: 5 unverzichtbare Funktionen jenseits des Preises

Warum der Preis allein nicht über die CMMS-Wahl entscheiden sollte

Das alte Sprichwort „Man bekommt, wofür man zahlt“ gilt besonders für Computerized Maintenance Management Systems (CMMS), auch bekannt als Enterprise Asset Management (EAM) Software. Diese Programme ermöglichen Unternehmen die Planung, Steuerung, Verwaltung und Verfolgung von Wartungsaktivitäten an Anlagen, Fahrzeugen oder Einrichtungen. Ein CMMS hilft Organisationen, die Lebensdauer von Assets zu verlängern, Compliance- und Sicherheitsstandards einzuarbeiten, die Arbeitsauftragsabschlussrate zu verbessern und letztlich Wartungskosten zu senken.

Doch nicht alle CMMS sind gleich – weder in der Entwicklung noch im Vertrieb. Die Preise für gleiche Funktionalität können enorm variieren. Da der Kauf und die Implementierung eines CMMS eine Investition ist, ist Kostentransparenz im Auswahlprozess entscheidend. Dies ist der wichtigste erste Schritt, um zu verstehen, warum ein CMMS nicht allein aufgrund des Preises gewählt werden sollte – ohne vorab klare Preisbeschreibung können versteckte Gebühren für Schulung, Support und mehr entstehen. Und niemand mag Überraschungen bei der Abrechnung.

1. CMMS-Implementierung und Schulung

Schätzungsweise 80 % der CMMS-Einführungen scheitern an den Erwartungen, weil der Anbieter nicht in der Lage war, nach dem Verkauf Schulung und Support anzubieten. Deshalb ist es wichtig, einen Anbieter zu wählen, der Unterstützung vor, während und nach der Implementierung bietet.

Neben der Einrichtung selbst sollten robuste Schulungsoptionen, Beratungsdienste und Account Management geboten werden, die zu Ihrem Zeitplan und Ihren Präferenzen passen. Top-Anbieter bieten Zugang zu Präsenzschulungen, User-Konferenzen, Online-Lernportalen, Implementierungs- und Beratungsdiensten sowie monatlichen Webinaren und Workshops.

Abschließend prüfen Sie, ob die Schulung die Funktionalität Ihres kompletten Systems abdeckt oder nur den Software-Aspekt. Der ideale Ansatz bietet End-to-End-Schulung zu Prozessen, damit Nutzer verstehen, warum sie etwas im System tun müssen. Er nutzt tiefgehende, rollenbasierte Bildung darüber, was von Menschen in verschiedenen Jobs erwartet wird.

2. On-Premise oder Cloud-basiertes CMMS

Die Wahl zwischen einer Software-as-a-Service (SaaS) Lösung oder einer On-Premise-Lösung ist eine wichtige Überlegung bei der CMMS-Auswahl. Das SaaS-Modell, auch cloud-basiert genannt, bietet typischerweise niedrigere Total Cost of Ownership (TCO) und schnelleren Return on Investment (ROI) als traditionelle On-Premise-Software.

Ein cloud-basiertes System ermöglicht Wartungsmanagern und Technikern, Informationen von überall und jederzeit einzusehen und einzugeben. Ob am Arbeitsplatz in der Anlage oder unterwegs per Smartphone – in der Cloud gespeicherte Daten sind immer verfügbar. SaaS-Modelle bieten oft verschiedene Abonnementstufen, sodass Ihre Organisation die passende Stufe wählen kann, mit Option auf Upgrade und Skalierung in der Zukunft.

SaaS-Lösungen sind auch schneller zu implementieren. Zudem muss die IT-Abteilung sich nicht um Softwareverbesserungen kümmern, da Updates automatisiert und in Echtzeit vom Entwickler eingespielt werden. Cloud-Lösungen bedeuten deutlich weniger Systemausfallzeiten durch Softwarewartung.

Die On-Premise-Option ist noch sinnvoll, wenn die Software in hochsicheren, kontrollierten Datenumgebungen eingesetzt werden soll. Dies bringt jedoch den Overhead interner Wartung und Support mit sich. Zwar finden Sie vielleicht ein On-Premise-CMMS, das initial günstiger ist als eine SaaS-Lösung, langfristig können jedoch höhere Kosten entstehen.

3. Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit im CMMS

Sie erledigen viel mehr, wenn Sie so arbeiten können, wie Sie wollen. Suchen Sie ein flexibles System, das die Konfiguration von Formularfeldern und Layouts, den Bau benutzerdefinierter Berichte und Dashboards, das Filtern und Sortieren von Daten sowie das Verfolgen von Prioritäten erlaubt. Dazu gehört auch eine Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche (UI). Eine einfache, intuitive UI macht die Verwaltung von Wartungsaktivitäten für jedes Team einfach und erhöht die Akzeptanzraten.

Holen Sie mehr aus Ihrem CMMS heraus und verbessern Sie die Überwachung der Anlagengesundheit, indem Sie Daten aus verschiedenen Quellen und Geräten aggregieren und integrieren. Die Einbindung von Daten verschiedener Geräte erleichtert den Transfer, verringert fehleranfällige manuelle Eingaben und ermöglicht schnellere, bessere Wartungsentscheidungen. Letztlich sollte das CMMS die Fähigkeit haben, Maschinendaten zu integrieren, die umsetzbare, ereignisgesteuerte Prozesse liefern – etwas, das Sie vielleicht nicht erhalten, wenn Sie Ihr CMMS nur nach dem Preis auswählen.

4. Der Mythos kostenloser CMMS-Software

Einige Anbieter werben mit „kostenlosem“ CMMS, verlangen dann aber für Telefon- und E-Mail-Support, Hosting-Gebühren, zusätzliche Nutzer und andere Services. Bei der CMMS-Bewertung ist das Verständnis von TCO und potenziellem ROI essenziell. Eine erfolgreiche Implementierung sollte nicht allein vom Preis abhängen. Ohne properen Support und Schulung ist der CMMS-Erfolg viel unwahrscheinlicher.

Zwar ist die Nutzung von Excel-Tabellen für das Wartungsmanagement eine günstigere Option, sie wird aber schnell unhandlich, schwer zu administrieren und zu durchsuchen. Und Excel kann keine automatisierten Erinnerungen und Benachrichtigungen wie ein CMMS bieten. Ungeplante Ausfallzeiten sind vorprogrammiert, wenn Sie von einem Maschinenproblem erst erfahren, wenn es zu spät ist. Zwischen Express-Teilelieferung, Arbeitskosten und Produktionsverzug – das kann sehr teuer werden.

Merke: Wenn Sie es in Excel können, können Sie es in einem CMMS weit besser.

5. Über CMMS-Software hinausgehen

Statt Ihre CMMS-Entscheidung auf den Preis zu stützen, suchen Sie ein Unternehmen, das eine umfassende Wartungslösung bietet – nicht nur Software. Ein ganzheitlicher Ansatz sollte beinhalten: unbegrenzten Support, Account Management, Online- und Präsenztraining sowie Professional Services. Das ideale System wird außerdem:

• Wartungspersonal dabei unterstützen, präzisere Ausfalldaten zu erfassen
• Arbeitsausführungsprozesse automatisieren
• Wartungskosten für intelligentere Budgetentscheidungen erfassen
• Mitarbeitern einfaches Planen und Terminieren von Wartung ermöglichen
• Kritische und/oder Kapital-Ersatzteile kennzeichnen, Garantieinformationen verfolgen, Prozesse für Anlagenüberholung und -restaurierung bereitstellen
• Wichtige KPIs messen: Maschinenausfallzeit (bzw. Verfügbarkeit), Personal, Leistung, Schraubzeit, Ausfälle, Pareto-Daten
• Informationen in Reichweite des Technikers platzieren

Weitere Informationen zur CMMS-Auswahl finden Sie in 5 Common Mistakes Made When Selecting CMMS.

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