Evaluierung von CMMS-Lösungen:5 Funktionen, die Sie unbedingt prüfen müssen, abgesehen von den Kosten

Das alte Sprichwort „Man bekommt, wofür man bezahlt“ trifft auf jeden Fall zu, wenn es um ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) geht, auch bekannt als Enterprise Asset Management (EAM)-Software. Mit diesen Programmen können Unternehmen Wartungsaktivitäten im Zusammenhang mit Geräten, Fahrzeugen oder Einrichtungen planen, planen, verwalten und verfolgen. Der Einsatz eines CMMS hilft Unternehmen, die Lebensdauer von Anlagen zu verlängern, Compliance- und Sicherheitsstandards einzuhalten, die Arbeitsabschlussrate zu verbessern und letztlich die Wartungskosten zu senken.

Aber nicht alle CMMS werden gleichermaßen entwickelt – oder verkauft. Tatsächlich kann der Preis für die gleiche Funktionalität enorm variieren. Da der Kauf und die Implementierung eines CMMS eine Investition darstellen, ist Kostentransparenz bei der Durchführung des Auswahlprozesses von entscheidender Bedeutung. Dies ist der wichtige erste Schritt, um zu verstehen, warum ein CMMS nicht allein auf der Grundlage des Preises ausgewählt werden sollte – ohne eine vorherige Preisbeschreibung müssen Sie möglicherweise mit versteckten Gebühren für Dienstleistungen wie Schulung und Support rechnen – und niemand mag Überraschungen, wenn es um die Abrechnung geht.

Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, um sicherzustellen, dass Sie eine solide Investition tätigen.

1. CMMS-Implementierung und Schulung

Schätzungsweise 80 % der CMMS-Integrationen erfüllen nicht die Erwartungen, weil der Anbieter nicht in der Lage war, Schulungen und Support nach dem Verkauf anzubieten. Deshalb ist es wichtig, einen Anbieter auszuwählen, der vor, während und nach der Implementierung Unterstützung bietet.

Suchen Sie über die eigentliche Einrichtung hinaus nach umfassenden Schulungsoptionen, Beratungsdiensten und einer Kontoverwaltung, die zu Ihrem Zeitplan und Ihren Vorlieben passt. Die Top-Anbieter bieten ihren Kunden Zugang zu persönlichem Unterricht, Anwenderkonferenzen, Online-Lernportalen, Implementierungs- und Beratungsdiensten sowie monatlichen Webinaren und Workshops.

Finden Sie abschließend heraus, ob die Schulung die Funktionalität Ihres gesamten Systems oder nur den Softwareaspekt abdeckt. Der ideale Ansatz bietet eine umfassende Schulung zu Prozessen, um sicherzustellen, dass Benutzer verstehen, warum sie etwas im System tun müssen. Es nutzt eine detaillierte, rollenbasierte Schulung darüber, was von Menschen in verschiedenen Berufen erwartet wird.

2. Lokales oder cloudbasiertes CMMS

Die Wahl zwischen einer Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) oder einer On-Premise-Lösung ist ein wichtiger Gesichtspunkt bei der Auswahl von CMMS. Das SaaS-Modell, auch cloudbasiert genannt, bietet in der Regel niedrigere Gesamtbetriebskosten (TCO) und einen schnelleren Return on Investment (ROI) als herkömmliche On-Premise-Software.

Ein cloudbasiertes System ermöglicht es Wartungsmanagern und Technikern außerdem, Informationen jederzeit und von jedem Ort aus einzusehen und einzugeben. Ob am Arbeitsplatz in der Anlage oder unterwegs per Smartphone, die in der Cloud gespeicherten Daten sind immer verfügbar. SaaS-Modelle bieten oft unterschiedliche Abonnementstufen, sodass Ihr Unternehmen auswählen kann, welche Stufe für Sie am besten geeignet ist, mit der Option auf ein Upgrade und eine spätere Skalierung.

SaaS-Lösungen lassen sich zudem schneller implementieren. Darüber hinaus muss sich die IT-Abteilung nicht um Softwareverbesserungen kümmern, da Updates automatisiert und in Echtzeit vom Entwickler durchgeführt werden. Cloudbasierte Lösungen bedeuten deutlich weniger Ausfallzeiten des Systems aufgrund von Softwarewartung.

Die On-Premise-Option ist weiterhin sinnvoll, wenn die Software in hochsicheren und kontrollierten Datenumgebungen verwendet werden soll. Dies bringt jedoch einen zusätzlichen Aufwand für interne Wartung und Support mit sich. Während Sie möglicherweise ein On-Premise-CMMS-System finden, das anfangs günstiger ist als eine SaaS-Lösung, müssen Sie auf lange Sicht möglicherweise mehr ausgeben.

3. Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit in einem CMMS

Sie werden viel mehr schaffen, wenn Sie so arbeiten können, wie Sie es möchten. Suchen Sie nach einem flexiblen System, mit dem Sie Formularfelder und Layouts konfigurieren, benutzerdefinierte Berichte und Dashboards erstellen, Daten filtern und sortieren sowie Prioritätselemente verfolgen können. Es würde auch eine Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche (UI) enthalten. Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche vereinfacht die Verwaltung von Wartungsaktivitäten für jedes Team und erhöht die Akzeptanzraten.

Holen Sie mehr aus Ihrem CMMS heraus und verbessern Sie die Überwachung des Gerätezustands, indem Sie Daten aus unterschiedlichen Quellen und Geräten aggregieren und integrieren. Die Integration von Daten verschiedener Geräte erleichtert die Übertragung, reduziert fehleranfällige manuelle Eingaben und ermöglicht schnellere und bessere Wartungsentscheidungen. Letztendlich sollte das CMMS in der Lage sein, sich in Maschinendaten zu integrieren, die umsetzbare, ereignisgesteuerte Prozesse ermöglichen – etwas, das Sie möglicherweise nicht erreichen, wenn Sie Ihr CMMS allein nach dem Preis auswählen.

4. Der Mythos der kostenlosen CMMS-Software

Einige Anbieter behaupten, ihr CMMS sei „kostenlos“, berechnen Ihnen dann aber Telefon- und E-Mail-Support, Hosting-Gebühren, zusätzliche Benutzer und andere Dienste. Bei der Bewertung eines CMMS ist es wichtig, die Gesamtbetriebskosten und den potenziellen ROI zu verstehen. Eine erfolgreiche Umsetzung sollte nicht allein vom Preis abhängen. Ohne angemessene Unterstützung und Schulung ist die Erfolgswahrscheinlichkeit einer CMMS-Implementierung deutlich geringer.

Obwohl die Verwendung einer Excel-Tabelle zur Verwaltung der Wartung eine kostengünstigere Option ist, kann sie schnell umständlich und schwierig zu verwalten und zu durchsuchen sein. Und Excel kann keine automatisierten Erinnerungen und Benachrichtigungen bereitstellen, wie es ein CMMS-System kann. Ungeplante Ausfallzeiten sind eine Gewissheit, wenn Sie erst dann von einem Problem an einer Maschine erfahren, wenn es zu spät ist. Zwischen beschleunigten Teilen, Arbeitskosten und einem Rückstand bei Ihrem Produktionsplan kann es sehr teuer werden.

Denken Sie daran:Wenn Sie es in Excel tun können, können Sie es in einem CMMS weitaus besser machen.

5. Gehen Sie über CMMS-Software hinaus

Anstatt Ihre CMMS-Entscheidung auf den Preis zu stützen, suchen Sie nach einem Unternehmen, das eine umfassende Wartungslösung anbietet – nicht nur Software. Zunächst einmal sollte eine ganzheitliche Lösung unbegrenzten Support, Kontoverwaltung, Online- und Präsenzschulungen sowie professionelle Dienstleistungen umfassen. Das ideale System wird außerdem:

• Helfen Sie dem Wartungspersonal, genauere Fehlerdaten zu sammeln
• Automatisieren Sie Arbeitsausführungsprozesse
• Erfassen Sie Wartungskosten für intelligentere Budgetentscheidungen
• Ermöglichen Sie Mitarbeitern die einfache Planung und Planung von Wartungsarbeiten
• Bestimmen Sie kritische und/oder wichtige Ersatzteile, verfolgen Sie Garantieinformationen und stellen Sie Prozesse für die Überholung und Wiederherstellung von Geräten bereit
• Messen Sie wichtige KPIs wie Maschinenausfallzeit (oder vielmehr Betriebszeit), Arbeitsaufwand, Leistung, Schraubenschlüsselzeit, Ausfall und Pareto-Daten
• Platzieren Sie die Informationen in Reichweite des Technikers

Weitere Informationen zur Auswahl eines computergestützten Wartungsmanagementsystems finden Sie unter 5 häufige Fehler bei der Auswahl von CMMS .

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