Einfaches Asset-Tracking:Tabellenkalkulationen, Strichcodes, Stift und Papier… Sind sie das Richtige für Sie?

Es gibt eine uralte Hypothese, dass die eigentliche Kunst des Schreibens erfunden wurde, um den Kauf und Verkauf von Waren zu dokumentieren und den Überblick zu behalten. Während die moderne Gesellschaft offensichtlich weit über die alten Tontafeln oder Feder und Tinte hinausgegangen ist, sind eine einfache Asset-Tracking-Tabelle, eine Barcode-Lösung und/oder ein guter, alter Stift und Papier auf die eine oder andere Weise alle zeitgenössischen Äquivalente.

Mit dem Aufkommen der Schrift war eines der ersten Dinge, die alte Kaufleute und Unternehmen entdeckten, dass es schwierig ist, mit dem Inventar Schritt zu halten. Um zu überleben und zu gedeihen, brauchten sie Verkaufsunterlagen, und so wurde das Hauptbuch geboren.

Wir werden einige grundlegende Methoden durchgehen, die die Arbeit erledigen – insbesondere, wenn Sie gerade erst anfangen oder ein geringes Budget haben. Es ist jedoch erwähnenswert, dass keine dieser Methoden das Tracking von Outdoor-Assets direkt anspricht.

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Von Feder und Tinte zu Stift und Papier

Auch wenn sich unsere Welt stark von früher unterscheidet, ist dies bei den Dingen, die wir aufzeichnen und pflegen müssen, nicht der Fall.

Damals wie heute haben Unternehmen immer ausgefeiltere Methoden zur Messung und Verwaltung eingehender Sendungen, Rohstoffe und Inputs, Fertigwaren, Werkzeuge und Ausrüstungen sowie anderer wertvoller Ressourcen verfolgt. Aber es kommt alles auf die einfachsten Werkzeuge zurück:Stift und Papier.

Dieses grundlegende Toolkit spielt seit Jahrhunderten eine bedeutende Rolle bei der Bestands- und Bestandskontrolle für Unternehmen jeder Art und Größe – von den Handelshäusern in Venedig und Hamburg bis hin zu Fertigungsbetrieben aus der Industriezeit. Tatsächlich war dies die einzige verfügbare Option, bis die Datenautomatisierung aufkam.

Unternehmen konnten die Ergebnisse eintippen, aber das Zählen geschah alles manuell. Ebenso war diese Methode mehr als ausreichend, um die Ressourcen zu kontrollieren, die für den Bau von Investitionsgütern aller Art und Größe verwendet wurden.

Obwohl wir Stift und Papier normalerweise nicht als Technologie betrachten, ist es aufgrund seiner praktischen Anwendung zur Bestandsverfolgung per Definition mit Hilfe sorgfältiger Mitarbeiter, die darin geschult sind, jede Transaktion zu überwachen und genau aufzuzeichnen, zu verstehen.

Doch meist ist die Methode mit Stift und Papier nicht nur zeitaufwändig und schwer skalierbar, sondern auch anfällig für einfache Fehler. Angesichts der unglaublichen Geschwindigkeit, mit der heutzutage Dinge hergestellt werden, können Papieraufzeichnungen einfach nicht mithalten. Zum Beispiel kann ein 650 Quadratmeter großes Haus in 24 Stunden in 3D gedruckt werden!

Darüber hinaus wird die Nachverfolgung von Stift- und Papier-Assets in größerem Umfang immer unhandlicher. Es ist sicherlich möglich, die Anzahl der Artikel in einem kleinen Lebensmittelgeschäft zu zählen, aber was ist mit fünf kleinen Lebensmittelgeschäften oder 50 oder 1.000?

Und wie wäre es mit einem Lager für eine industrielle Fertigungsstätte, die täglich Teile und Materialien erhält; führt eine Bestandsaufnahme davon für den erwarteten Herstellungsbedarf; und schickt auch täglich Sendungen ins Werk?

Sie könnten Stift und Papier verwenden, aber dann müssten Sie täglich alle Ins und Outs zusammentragen und gleichzeitig die Zahlen doppelt und dreifach überprüfen, um sicherzustellen, dass sie richtig sind. Unnötig zu erwähnen, dass in der heutigen Geschäftsumgebung die Probleme der Größe, Datenintegrität, Echtzeitgenauigkeit und Entfernung sofort überwältigend werden.

Effizienz hat diese Methode also weitgehend aus der Existenz „geschrieben“.

Was kommt als nächstes? Barcode-Asset-Tracking

Das nächste große Asset-Inventar-Management-System wurde in Lebensmittelgeschäften eingeführt, als sie von Stift und Papier zu einer Barcode-Lösung übergingen.

Ob Sie es glauben oder nicht, Barcodes wurden 1949 erfunden. Die ersten 1D-Barcodes waren eine Kombination aus dünnen und dicken Linien, die Zahlen darstellten, die ein visueller Scanner interpretieren konnte. Und zuerst waren diese Tracking-Stempel rund. Hier ist ein Ausschnitt der ursprünglichen Patentanmeldung.

Trotz der Herausforderungen von Stift und Papier dauerte es mehr als 20 Jahre, bis allein Lebensmittelgeschäfte Barcodes einführten. Es dauerte jedoch nicht lange, bis sie als erste Form der automatisierten Technologie zur Identifizierung von Vermögenswerten in der Lebensmittelherstellungslandschaft allgegenwärtig waren.

Einmal etabliert, hielten Barcode-Inventarsysteme schnell Einzug in den Mainstream von Fertigung, Logistik, Lager und Einzelhandel. In Kombination mit der Möglichkeit, Daten zu Assets in computerzugänglichen Dateien zu speichern, waren Strichcodes Stift und Papier in Bezug auf Skalierbarkeit, Effizienz und Genauigkeit weit überlegen.

Die Arbeiter mussten nicht mehr jeden einzelnen Artikel vom Sehen kennen. Darüber hinaus verhinderten Strichcodes im Gegensatz zur Stift- und Papiermethode die unbeabsichtigten Fehler menschlicher Fehler wie falsches Zählen oder Transkriptionsfehler. Und sie können einfach an allem angebracht werden, was eine Identifikationsnummer benötigt.

Dann kam das Asset und Tabelle zur Geräteverfolgung

Mit der Einführung ausgefeilterer Tabellenkalkulationen und des Internets ermöglichen die mithilfe von Barcodes erstellten Daten für die Bestandsverwaltung und Bestandsverfolgung eine Echtzeit-Bestands- und Objektortung.

Wenn Artikel beim Betreten und Verlassen des Bestandssystems gescannt werden, können Strichcodes genaue und zeitnahe Verfolgungsinformationen liefern. Darüber hinaus sind Barcodes im Laufe der Zeit immer fortschrittlicher geworden und haben sich von ihrer ursprünglichen Konfiguration von Linien zu den heutigen QR-Codes entwickelt, die Hunderte von Mal mehr Informationen übermitteln können.

Jedes Paket, das von UPS oder FedEx geliefert wird, hat eine Version des Strichcodes, die verwendet wird, um den Übergang von einer Phase des Zustellprozesses zu einer anderen zu markieren. Jede dieser Aktionen wird in eine Datenbank eingegeben, die dann als Asset-Tracking-Tabelle angezeigt werden kann.

Diese Tabellenkalkulationen können in Echtzeit mit allen neuen Einträgen aktualisiert werden und, wenn sie online gespeichert sind, können die neuesten Daten im System von jedem überall eingesehen werden. Und als Randnotiz:Wenn Sie Tabellenkalkulationen verwenden, befinden Sie sich in Phase 2 der digitalen Transformation im IoT-Asset-Management-Spektrum.

Wo Stifte Federkielen revolutionierten (und sie letztendlich obsolet machten), sind Tabellenkalkulationen für Unternehmen mit wenig bis keinem Budget eine veraltete traditionelle Hauptbuchhaltung. Die Vorteile der Bestandsverfolgung in diesem Szenario sind:

1. Kostenloses Asset-Tracking

Fast jeder hat einen Computer, und fast jeder Computer hat Zugriff auf kostenlose oder kostengünstige Tabellenkalkulationsanwendungen wie OpenOffice, Google Sheets oder Office 365. Solange Sie also relativ genau tippen können, ist eine kostenlose Bestandsverfolgung mit Tabellenkalkulationen möglich.

2. Superschnelle Visualisierungen und andere Mathematik

Tabellenkalkulationen sind wirklich gut darin, selbst die kompliziertesten Berechnungen zu erstellen und grafisch darzustellen. Tatsächlich gibt es unzählige erfinderische Dinge, die Sie mit einer Tabellenkalkulation tun können, wie zum Beispiel die Bestellungen eines bestimmten Artikels im Laufe der Zeit grafisch darzustellen.

Mit durchdachter Planung und einem der immer ausgereifteren Tabellenkalkulationstools von heute können Sie schnell genau die richtige Menge wertvoller Daten erfassen und erfassen, indem Sie umfangreiche und zuverlässige Visualisierungsfunktionen (auch als Diagramme und Grafiken bezeichnet) zur Darstellung von Trends und Mustern verwenden.

3. Grundlegende Integrationen

Sie können diese Diagramme und Grafiken auch in andere Apps integrieren oder Apps von Drittanbietern verwenden, um mehr aus Ihren Daten zu machen. Sie können beispielsweise ein System zum Senden einer Benachrichtigung entwickeln, wenn Ihrer Tabelle eine neue Zeile hinzugefügt wird.

Und wenn Sie einen Scanner für die Anlagenverfolgung verwenden, können Sie grundlegende Identifikationsdaten zu Ihren Anlagen direkt in Ihre Tabellenkalkulation ziehen.

Der nächste Evolutionsschritt bei Tabellenkalkulationen, Barcodes und QR-Codes ist natürlich die Fähigkeit, den Standort des Lesegeräts mit dem Datum und dem Zeitstempel des letzten Eintrags eines Assets in die Tabellenkalkulation zu korrelieren.

Smartphones eignen sich beispielsweise gut zum Scannen von QR-Codes, da das Lesegerät den Standort des Assets genau zu diesem Zeitpunkt aufzeichnen kann, wodurch die Fülle der Asset-Tracking-Daten verbessert wird. So wissen Sie nicht nur, dass ein Vermögenswert eine Anlage betreten oder verlassen hat, sondern auch, wo und wann diese Transaktion stattgefunden hat.

Natürlich sind Scangeräte – ob Handheld oder installiert – wie Stift und Papier anfällig für menschliche Fehler. Kunden und Mitarbeiter können Scans unbeabsichtigt überspringen, Scans verpassen, das Scannen vergessen oder mehr als einmal scannen. Die menschlich geführte Dateneingabe ist bei jedem nachfolgenden manuellen Schritt im Inventarisierungs- und Dateneingabeprozess fehleranfällig; und jeder Vermögenstransfer vom Versand zum Empfang oder von einem Unternehmen zum anderen.

Umgekehrt wurde jeder Fortschritt in der Automatisierungs- und Asset-Tracking-Technologie mit dem Ziel entwickelt, Fehler zu reduzieren, die Datenerstellung zu beschleunigen und eine Dateneingabe und -verarbeitung in Echtzeit zu erreichen. Hochmoderne Asset-Tracking-Lösungen kombinieren Datenzugriff und Analyse, um den nächsten großen Schritt in Richtung fehlerfreier Datenerfassung und -speicherung zu erreichen.

Diese Technologien ermöglichen es, die Identität der Assets selbst sowie deren Standort und Zustand ohne die Hilfe von Maschinen wie einem stationären Barcode-Lesegerät zu bestimmen. Sie machen auch die manuelle Datenerfassung mit einem Barcode-Scanner oder Smartphone überflüssig.

Stattdessen werden Assets mit einem Asset-Tracking-Tag überwacht und Standortdaten werden automatisch ohne zusätzliche menschliche Eingriffe generiert. Es stehen unzählige Tag-Optionen zur Verfügung, die sich je nach Kosten und/oder Anwendung unterscheiden.

Sobald ein Unternehmen diesen Echtzeit-Schwellenwert erreicht, verbessern die zugrunde liegenden Daten und Analysen (POS-Berichte, Verkaufsgeschwindigkeit, Lagerbestände und -schwellenwerte, automatisierte Auslösung von Lageraufträgen usw.) die Effizienz dramatisch und senken die Kosten.

Natürlich entwickelt sich das Universum der Bestandskontrolltechnologien ständig weiter, mit einer Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten, die von Tabellenkalkulationsanwendungen und Barcodes zur Bestandsverfolgung über ausgeklügelte Echtzeit-Software zur Bestandsverfolgung bis hin zu dem alten Standby-Stift und -Papier reichen.

Und die Bedürfnisse jedes Unternehmens sind unterschiedlich, abhängig vom benötigten Wert und den verfügbaren Ressourcen – ob personell oder finanziell.

Wenn Sie also Fragen haben, welche Technologie für Sie die richtige ist, schreiben Sie uns.