Bringt die Automatisierung das Ende der Rolle des Admin-Assistenten?

Die Rolle des Verwaltungsassistenten ist seit vielen Jahrzehnten ein fester Bestandteil von Unternehmen. Selbst die kleinsten Unternehmen halten es für angebracht, eine Art Verwaltungsassistent oder Rezeptionist einzustellen, der sich um die täglichen Aufgaben kümmert. Es ist ihre Aufgabe, auf E-Mails zu antworten, Besprechungen zu planen, Anrufe entgegenzunehmen und so weiter.

Der Vorteil, jemanden wie diesen einzustellen, besteht darin, dass er sich hinter den Kulissen um viele Dinge kümmert, sodass Sie Zeit haben, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Dieser Job war auch für die Mitarbeiter von Vorteil, da er normalerweise einen Berufseinstieg darstellt. Im Grunde brauchst du keine Qualifikation, um Verwaltungsassistent/-in zu werden, aber es schafft deinen Fuß auf die Karriereleiter in einem großen Unternehmen.

In letzter Zeit ist jedoch ein neuer Spieler in das Admin-Spiel eingetreten. Das Konzept der Automatisierung ist in Büros und Unternehmen auf der ganzen Welt eingebrochen und bietet eine Alternative zum traditionellen Ansatz. Anstelle eines Verwaltungsassistenten, der viele Aufgaben erledigt, erledigt eine Software alles für Sie.

Dies bringt uns zum Hauptdiskussionspunkt dieses Artikels:Wird die Automatisierung das Ende der Rolle des Verwaltungsassistenten bewirken? Um diese Frage zu beantworten, müssen wir diskutieren, was Verwaltungsautomatisierung ist, welche Möglichkeiten sie hat, zusammen mit den Vor- und Nachteilen.

Was ist Verwaltungsautomatisierung?

Einfach ausgedrückt bezieht es sich auf jede Art von Technologie, die zur Automatisierung einer Verwaltungsaufgabe verwendet wird. Natürlich bedeutet Automatisierung, dass Dinge automatisch erledigt werden, mit wenig bis gar keiner Eingabe von Ihrer Seite.

Normalerweise müssen Sie nur Software installieren und Parameter einstellen, und die Software erledigt den Rest. Die Idee ist, dass Sie nicht ständig Dinge überprüfen und Aufgaben erledigen müssen, wenn sie eingehen. Das alles wird von verschiedenen Teilen der Automatisierungssoftware für Sie erledigt.

Darüber hinaus erfordert die Automatisierung normalerweise andere Technologien – wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen. All diese Dinge verschmelzen miteinander, um die beste Funktionalität zu bieten. Wie Sie im folgenden Abschnitt sehen werden, werden KI und maschinelles Lernen verwendet, um verschiedene Aufgaben in der Geschäftswelt zu automatisieren.

Welche Möglichkeiten der Admin-Automatisierung gibt es?

Dies ist ein wichtiger Punkt, da Sie wissen müssen, was mit Automatisierung im Admin-Bereich möglich ist. Welche Aufgaben können Sie bereits mit unterschiedlicher Software erledigen? Dies ist ein langer Weg, um Ihnen zu sagen, ob Sie einen Verwaltungsassistenten realistisch durch Software ersetzen können!

E-Mail-Automatisierung

Eine der häufigsten Formen der Verwaltungsautomatisierung bezieht sich auf E-Mails. Im Wesentlichen können Sie Software oder Plug-Ins herunterladen, die für Sie auf E-Mails reagieren. Wenn Ihnen jemand eine Nachricht sendet, erhält er sofort eine Antwort, in der er sich für die Nachricht bedankt und ihm mitteilt, dass Sie zu gegebener Zeit richtig antworten werden.

In einigen Fällen ist die Technologie intelligent genug, um eine echte Antwort zu tippen – insbesondere, wenn jemand eine Frage stellt. Die Software kann so programmiert werden, dass sie bestimmte Fragen erkennt und die richtigen Antworten weiterleitet. Es ist derzeit noch nicht verfeinert, aber es gibt viel Potenzial für die Zukunft.

Ebenso können Sie automatisch E-Mails versenden, wenn jemand etwas von Ihnen gekauft oder sich bei einer Mailingliste angemeldet hat. Auch diese werden generiert, ohne dass Sie etwas eingeben müssen. In früheren Jahren konnte ein Verwaltungsassistent Benachrichtigungen über Verkäufe erhalten und die E-Mail manuell versenden.

Rechnungserstellung

Das Erstellen von Rechnungen macht nie Spaß, aber es muss getan werden, wenn Sie bezahlt werden möchten. Auch hier kommt die Automatisierung ins Spiel, um das Leben einfacher zu machen.

Sie können Software verwenden, die sofort Rechnungen erstellt, die Sie an andere Personen senden können. Sie können eine Musterrechnung auswählen und dann diejenige erstellen, die Ihnen am besten gefällt. Es erspart Ihnen das manuelle Schreiben und Erstellen einer Rechnung für jede einzelne Transaktion.

Ebenso könnten Sie eine Software verwenden, die Rechnungen auf Knopfdruck erstellt und versendet. Es erledigt eine der zeitaufwändigsten Aufgaben in Ihrem Unternehmen und gibt Ihnen mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Automatische Zahlungen

Wenn Sie Angestellte haben, müssen diese jeden Monat bezahlt werden. Auch hier können Sie einen Verwaltungsassistenten verwenden, um sich um Ihre Zahlungssoftware zu kümmern und alles zu versenden. Mit der Automatisierung können Sie jedoch ein System einrichten, bei dem jeder seinen Lohn jeden Monat zu einem bestimmten Datum erhält.

Sie müssen nichts tun – es sei denn, Sie müssen Zahlungen ändern. Es passiert alles hinter den Kulissen, sodass Sie sich nicht mit all den finanziellen Schwierigkeiten auseinandersetzen müssen.

Darüber hinaus können Sie ein ähnliches System einrichten, um alle Rechnungen zu bezahlen. Anstatt sich Gedanken über die pünktliche Zahlung zu machen, haben Sie ein System, bei dem das Geld automatisch zu einem bestimmten Datum abgebucht wird. Es macht Ihr Leben zehnmal einfacher!

Termine vereinbaren

Hier wird es sehr interessant. Zuvor war ein Administratorassistent erforderlich, um Ihnen beim Erstellen eines Zeitplans zu helfen. Wenn Sie ein Meeting buchen mussten, sagten Sie Ihrem Assistenten, er solle es in Ihren Terminkalender schreiben. Sie riefen Sie an oder sprachen mit Ihnen, wenn Sie etwas anhatten. Jetzt können Sie all dies mit einem virtuellen Assistenten auf Ihrem Smartphone erledigen.

KI wie Siri kann auf Ihre Anforderungen hören und automatisch Anpassungen an Ihrem Kalender vornehmen. Sie können beispielsweise mit Ihrem Telefon sprechen und ihm sagen, dass es für Freitag um 12:00 Uhr ein Meeting ansetzen soll. Dieses Meeting wird sofort zu Ihrem Kalender hinzugefügt.

Dies ist ein perfektes Beispiel für die Zusammenarbeit von KI und Automatisierung. Die künstliche Intelligenz verarbeitet, was Sie sagen, und folgt automatisch dem Befehl.

Um ehrlich zu sein, gibt es viele andere Möglichkeiten, Automatisierung in der Admin-Welt zu nutzen. Leider können wir nicht alle durchgehen, sonst bist du den ganzen Tag hier! Verwenden Sie stattdessen diese Beispiele, um Ihren Appetit anzuregen.

Was sind die Vorteile der Administratorautomatisierung?

Der klare Vorteil der Verwaltungsautomatisierung besteht darin, dass sie Zeit und Geld spart. Wenn Dinge automatisch erledigt werden, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass ein Assistent ewig braucht, um eine Aufgabe zu erledigen. Wenn etwas geschehen soll, geschieht es, wann immer Sie es befehlen. Aus finanzieller Sicht ist die Automatisierung weitaus erschwinglicher.

Es kostet viel Geld, einen Mitarbeiter einzustellen und ihm seinen Lohn zu zahlen. Ganz zu schweigen von den Vorteilen, die sie auch erhalten. Mit der Administratorautomatisierung zahlen Sie im Grunde nur für die Software, die Sie benötigen. Sicher, es könnte eine monatliche Zahlung sein, aber es ist unwahrscheinlich, dass Sie 20.000 $ pro Jahr dafür ausgeben!

Es gibt auch das Argument, dass Automatisierung menschliche Fehler beseitigt. Schließlich macht jeder von Zeit zu Zeit Fehler.

Dies kann ein Rechtschreibfehler in einer E-Mail sein, ein Rechenfehler beim Versenden einer Rechnung und so weiter. Sie scheinen wie kleine Probleme zu sein, aber sie können große Folgen haben. Wenn etwas automatisiert ist, weicht es nicht von einem festgelegten Pfad ab.

Sie haben es so programmiert, dass es immer wieder die gleiche Aufgabe erledigt, also wird es dies ohne Fehler tun. Insgesamt kann die Automatisierung kleinen Unternehmen dabei helfen, in größerem Umfang zu operieren. Sie haben die gleichen Möglichkeiten wie ein Unternehmen mit einer Flotte von Verwaltungsassistenten, aber ohne viel Geld auszugeben.

Was sind die Nachteile der Administratorautomatisierung?

Sie werden nicht viele Nachteile finden, aber es gibt einen, der von Zeit zu Zeit auftaucht. Was passiert, wenn die Software abstürzt? Einige Leute halten es für notwendig, einen Administratorassistenten als Aufseher der gesamten verwendeten Software zu unterhalten.

Sie stellen sicher, dass alles so läuft, wie es sollte, und kümmern sich auch um einige Dinge, die die Automatisierung nicht bewältigen kann.

Können Sie beispielsweise Telefonanrufe automatisieren? Es ist möglich, aber Menschen reagieren nicht gut auf eine Roboterstimme. Oder was ist, wenn jemand Ihre Räumlichkeiten besucht, um Sie persönlich zu treffen? Wenn Sie keinen Administratorassistenten haben, wer lässt ihn eintreten und zeigt ihm, wohin er gehen soll?

Auch hier können Sie argumentieren, dass es mit einem virtuellen Büro einen einfachen Weg gibt, dieses Problem zu umgehen. Ein virtuelles Büro gibt Ihnen eine Geschäftsadresse, aber Sie arbeiten hauptsächlich von zu Hause aus.

Dann können Sie das Büro nutzen, wenn Sie Besprechungen haben, und haben Zugang zu den Mitarbeitern, die im Gebäude arbeiten. Es ist keine Form der Automatisierung, aber es ist eine Möglichkeit, das persönliche Problem zu umgehen, keine Verwaltungsassistenten zu haben. Um ehrlich zu sein, das sind derzeit die beiden Hauptprobleme in Bezug auf die Verwaltungsautomatisierung. Es gibt immer noch Dinge, die es nicht kann, und es gibt immer die Sorge, dass Dinge abstürzen und Probleme verursachen.

Wird die Admin-Automatisierung die Rolle des Admin-Assistenten zerstören?

Betrachten wir abschließend die Ausgangsfrage. Glauben Sie, dass die Rolle des Verwaltungsassistenten in den nächsten Jahren veraltet sein wird?

Es fühlt sich auf jeden Fall so an, als ob dies der Fall sein könnte. Ehrlich gesagt hängt es von den Möglichkeiten ab, die die Administratorautomatisierung bieten kann. Im Moment finden Sie Software, die viele Dinge tut, die ein Assistent tun kann.

Allerdings fehlen noch ein paar Kleinigkeiten. Wenn es die Technologie schafft, diese Lücken zu schließen, werden in Zukunft keine Admin-Assistenten mehr benötigt.

Darüber hinaus können viele Kleinunternehmer die Dinge jetzt ohne einen Assistenten erledigen. Wie? Nun, sie automatisieren so viele Aufgaben wie möglich und übernehmen dann selbst andere.

Auch in der Geschäftswelt können Sie dies zunehmend beobachten – nicht nur Geschäftsinhaber, die Verwaltungsaufgaben übernehmen, sondern auch andere Personen im Unternehmen. In Kombination mit Automatisierung entfällt die Notwendigkeit eines Verwaltungsassistenten am Arbeitsplatz.

Foto von Christina Morillo von Pexels