Beendet Automatisierung die Rolle des Verwaltungsassistenten? Einblicke & Zukunftstrends

Die Rolle des Verwaltungsassistenten ist seit vielen Jahrzehnten ein fester Bestandteil von Unternehmen. Selbst kleinste Unternehmen sehen es als angebracht an, irgendeine Form von Verwaltungsassistent oder Empfangskraft einzustellen, um sich um tägliche Aufgaben zu kümmern. Es ist ihr Job, auf E-Mails zu antworten, Meetings zu planen, Anrufe entgegenzunehmen usw.

Der Vorteil der Einstellung einer solchen Person besteht darin, dass sie sich um viele Dinge im Hintergrund kümmert und Ihre Zeit freisetzt, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Dieser Job war auch für Arbeitnehmer vorteilhaft, da er meist einen Einstieg in die Karriere darstellt. Im Grunde benötigen Sie keine Qualifikationen, um Verwaltungsassistent zu werden, doch er verschafft Ihnen den Fuß in der Tür bei einem großen Unternehmen.

In jüngerer Zeit jedoch hat ein neuer Akteur das Verwaltungs-Spiel betreten. Das Konzept der Automatisierung ist in Büros und Unternehmen weltweit eingezogen und bietet eine Alternative zum traditionellen Ansatz. Statt dass ein Verwaltungsassistent viele Jobs erledigt, erledigt eine Software alles für Sie.

Dies bringt uns zum Hauptdiskussionspunkt dieses Artikels: Wird die Automatisierung das Ende der Verwaltungsassistenten-Rolle bedeuten? Um diese Frage zu beantworten, müssen wir besprechen, was administrative Automatisierung ist, welche Möglichkeiten sie bietet, sowie Vor- und Nachteile.

Was ist administrative Automatisierung?

Einfach ausgedrückt bezieht sie sich auf jede Art von Technologie, die verwendet wird, um eine administrative Aufgabe zu automatisieren. Natürlich ist Automatisierung der Akt, Dinge automatisch, mit wenig bis gar keiner Eingabe Ihrerseits, zu erledigen.

Typischerweise müssen Sie nur Software installieren und Parameter festlegen, und die Software erledigt den Rest. Die Idee ist, dass Sie nicht ständig Dinge überprüfen und Aufgaben erledigen müssen, wenn sie hereinkommen. Alles wird für Sie von verschiedenen Automatisierungssoftware-Erledigungen erledigt.

Darüber hinaus greift Automatisierung üblicherweise auf andere Technologien zurück – wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen. All diese Dinge verschmelzen, um die beste Funktionalität zu bieten. Wie Sie im folgenden Abschnitt sehen werden, werden KI und maschinelles Lernen verwendet, um verschiedene Aufgaben in der Geschäftswelt zu automatisieren.

Was sind die Möglichkeiten der Admin-Automatisierung?

Dies ist ein entscheidender Punkt, da Sie wissen müssen, was mit Automatisierung im Verwaltungsbereich möglich ist. Welche Aufgaben können Sie bereits mit verschiedener Software erledigen? Dies trägt maßgeblich dazu bei, festzustellen, ob Sie einen Verwaltungsassistenten realistisch durch Software ersetzen können!

E-Mail-Automatisierung

Eine der häufigsten Formen der Admin-Automatisierung bezieht sich auf E-Mails. Im Wesentlichen können Sie Software oder Plug-ins herunterladen, die E-Mails für Sie beantworten. Wenn jemand Ihnen eine Nachricht sendet, erhält er eine sofortige Antwort, die sich für die Nachricht bedankt und mitteilt, dass Sie in angemessener Zeit ordnungsgemäß antworten werden.

In einigen Fällen ist die Technologie intelligent genug, eine echte Antwort zu tippen – insbesondere wenn jemand eine Frage stellt. Die Software kann programmiert werden, bestimmte Fragen zu erkennen und die korrekten Antworten zu übermitteln. Sie ist noch nicht ausgereift, aber es gibt großes Potenzial für die Zukunft.

Ebenso können Sie automatisch E-Mails versenden, wenn jemand etwas bei Ihnen gekauft hat oder sich für einen Newsletter angemeldet hat. Auch diese werden generiert, ohne dass Sie etwas eintippen müssen. In vergangenen Jahren hätte ein Verwaltungsassistent vielleicht Verkaufsbenachrichtigungen erhalten und die E-Mail manuell versendet.

Rechnungserstellung

Rechnungen zu erstellen macht nie Spaß, muss aber erledigt werden, wenn Sie bezahlt werden wollen. Wieder kommt Automatisierung ins Spiel, um das Leben leichter zu machen.

Sie können Software verwenden, die sofort Rechnungen für Sie erstellt, um sie an andere zu senden. Sie können eine Rechnungsvorlage auswählen und dann die gewünschte generieren. Das erspart Ihnen, für jede einzelne Transaktion manuell eine Rechnung zu schreiben und zu erstellen.

Ebenso könnten Sie Software verwenden, die Rechnungen per Knopfdruck generiert und versendet. Sie erledigt eine der zeitaufwändigsten Aufgaben in Ihrem Geschäft und schafft mehr Zeit, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Automatische Zahlungen

Wenn Sie Mitarbeiter haben, müssen diese jeden Monat bezahlt werden. Wieder könnten Sie einen Verwaltungsassistenten einsetzen, um Ihre Zahlungssoftware zu bedienen und alles zu versenden. Aber Automatisierung lässt Sie ein System einrichten, bei dem jeder zu einem bestimmten Datum jeden Monat seinen Lohn erhält.

Sie müssen nichts tun – es sei denn, Sie müssen Zahlungen ändern. Alles passiert im Hintergrund, sodass Sie sich nicht mit all den finanziellen Schwierigkeiten befassen müssen.

Zudem können Sie ein ähnliches System einrichten, um Rechnungen zu bezahlen. Statt sich Sorgen zu machen, Dinge pünktlich zu bezahlen, haben Sie ein System, bei dem das Geld an einem bestimmten Datum automatisch abgebucht wird. Das macht Ihr Leben zehnmal einfacher!

Terminplanung

Hier wird es sehr interessant. Bisher war ein Verwaltungsassistent erforderlich, um Ihnen bei der Erstellung eines Zeitplans zu helfen. Wenn Sie ein Meeting buchen mussten, sagten Sie Ihrem Assistenten, er solle es in Ihren Kalender eintragen. Er rief Sie an oder sprach mit Ihnen, wenn Sie Termine hatten. Jetzt kann all dies mit einem virtuellen Assistenten auf Ihrem Smartphone erledigt werden.

KI wie Siri kann Ihre Anforderungen hören und automatisch Anpassungen an Ihrem Kalender vornehmen. Zum Beispiel können Sie mit Ihrem Telefon sprechen und es bitten, ein Meeting für Freitag um 12 Uhr zu planen. Im Nu wird dieses Meeting zu Ihrem Kalender hinzugefügt.

Dies ist ein perfektes Beispiel für KI und Automatisierung, die zusammenarbeiten. Die künstliche Intelligenz verarbeitet, was Sie sagen, und führt den Befehl automatisch aus.

Ehrlich gesagt gibt es noch viele andere Möglichkeiten, Automatisierung in der Verwaltungswelt einzusetzen. Leider können wir sie nicht alle durchgehen, sonst wären Sie den ganzen Tag hier! Nutzen Sie stattdessen diese Beispiele, um Ihren Appetit anzuregen.

Was sind die Vorteile der Admin-Automatisierung?

Der klare Vorteil der Admin-Automatisierung ist, dass sie Zeit und Geld spart. Wenn Dinge automatisch erledigt werden, müssen Sie sich nicht sorgen, dass ein Assistent ewig braucht, um eine Aufgabe zu erfüllen. Wenn Sie etwas erledigt haben müssen, passiert es, wann immer Sie es befehlen. Aus finanzieller Sicht ist Automatisierung weitaus erschwinglicher.

Es kostet viel Geld, einen Mitarbeiter einzustellen und ihm seinen Lohn zu zahlen. Nicht zu erwähnen die Zusatzleistungen, die er ebenfalls erhält. Mit Admin-Automatisierung zahlen Sie im Grunde nur für die Software, die Sie brauchen. Sicher, es könnte eine monatliche Zahlung sein, aber Sie werden wahrscheinlich nicht 20.000 Dollar pro Jahr dafür ausgeben!

Es gibt auch das Argument, dass Automatisierung menschliche Fehler eliminiert. Schließlich macht jeder hin und wieder Fehler.

Das könnte ein Rechtschreibfehler in einer E-Mail, eine Fehlberechnung beim Versenden einer Rechnung usw. sein. Sie scheinen wie kleine Probleme, können aber große Folgen haben. Wenn etwas automatisiert ist, wird es nicht von einem festgelegten Pfad abweichen.

Sie haben es programmiert, dieselbe Aufgabe immer und immer wieder zu erledigen, also wird es dies ohne Fehler tun. Insgesamt kann Automatisierung kleinen Unternehmen helfen, auf einer größeren Skala zu operieren. Sie haben dieselben Fähigkeiten wie ein Unternehmen mit einer Flotte von Verwaltungsassistenten, aber ohne viel Geld auszugeben.

Was sind die Nachteile der Admin-Automatisierung?

Sie werden nicht viele Nachteile finden, aber es gibt einen, der immer wieder auftaucht. Was passiert, wenn die Software abstürzt? Einige Leute halten es für notwendig, einen Verwaltungsassistenten als Aufseher für die gesamte verwendete Software beizubehalten.

Sie stellen sicher, dass alles so läuft, wie es soll, während sie auch ein paar Dinge adressieren, mit denen Automatisierung nicht umgehen kann.

Zum Beispiel: Können Sie Telefonanrufe automatisieren? Es ist möglich, aber Menschen reagieren nicht gut auf eine robotische Stimme. Oder was, wenn jemand Ihre Räumlichkeiten besucht, um Sie persönlich zu treffen? Wenn Sie keinen Verwaltungsassistenten haben, wer lässt sie herein und zeigt ihnen, wo sie hingehen?

Wieder können Sie argumentieren, dass es einen einfachen Weg um dieses Problem gibt mit einem virtuellen Büro. Ein virtuelles Büro gibt Ihnen eine Geschäftsadresse, aber Sie arbeiten hauptsächlich von zu Hause aus.

Dann können Sie das Büro nutzen, wenn Sie Meetings haben, was Ihnen Zugang zum Personal verschafft, das im Gebäude arbeitet. Es ist keine Form der Automatisierung, aber es ist ein Weg um das persönliche Problem herum, keine Verwaltungsassistenten zu haben. Ehrlich gesagt, das sind die beiden Hauptprobleme in Bezug auf administrative Automatisierung derzeit. Es gibt immer noch Dinge, die sie nicht kann, und es gibt immer die Sorge, dass Dinge abstürzen und Probleme verursachen.

Wird Admin-Automatisierung die Verwaltungsassistenten-Rolle zerstören?

Zum Schluss schauen wir uns die ursprüngliche Frage an. Glauben Sie, dass die Verwaltungsassistenten-Rolle in den nächsten Jahren obsolet werden wird?

Es fühlt sich sicherlich so an, als könnte dies der Fall sein. Ehrlich gesagt hängt es von den Fähigkeiten ab, die Admin-Automatisierung bieten kann. Jetzt schon können Sie Software finden, die viele Dinge tut, die ein Assistent tun kann.

Es fehlen jedoch noch ein paar Dinge. Wenn die Technologie es schafft, diese Lücken zu schließen, wird es in Zukunft keine Verwaltungsassistenten mehr geben.

Darüber hinaus können viele kleine Unternehmer Dinge jetzt schon ohne Assistent bewältigen. Wie? Nun, sie automatisieren so viele Aufgaben wie möglich und übernehmen den Rest selbst.

Man könnte dies immer mehr in der Geschäftswelt sehen – nicht nur Unternehmer, die Verwaltungsaufgaben übernehmen, sondern auch andere Personen im Unternehmen. In Kombination mit Automatisierung entfällt der Bedarf an einem Verwaltungsassistenten am Arbeitsplatz.

Foto von Christina Morillo von Pexels