Lean-Six-Sigma-Profis müssen RPA beherrschen für kontinuierliche Prozessexzellenz

Menschen sind anfällig für Erschöpfung und Fehler, wenn sie monotoner Arbeit ausgesetzt sind.

Die Automatisierung solcher Aufgaben befreit die Mitarbeiter von der Plackerei repetitiver Aufgaben und sie können in ihrer zurückgewonnenen Zeit kreativere und strategischere Verantwortlichkeiten übernehmen.

RPA macht dies möglich. Organisationen versuchen aggressiv, RPA in ihren Middle- und Back-Offices zu implementieren.

Was ist RPA?

AssistEdge RPA ist eine Software, die Künstliche Intelligenz (KI) nutzt, um Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden, teilweise oder vollständig zu automatisieren. Die meisten dieser Aufgaben sind regelbasiert und repetitiv. RPA ist eine benutzerfreundliche Technologie.

Zum Beispiel kann sie Informationen aus E-Mails sammeln und daraus Excel-Tabellen erstellen. Sie kann Berechnungen durchführen und solche Berichte täglich an Sie senden.

RPA ist in der Lage, Menschen nachzuahmen, um komplexe Prozesse durchzuführen. Sie kann 24/7 funktionieren und liefert eine hohe Genauigkeitsrate. Einige Beispiele, wo RPA eingesetzt werden kann: Lieferanten- oder Mitarbeiter-Onboarding, Gehaltsabrechnung usw.

Allerdings können RPA-Tools keinen guten Prozess oder Workflow entwerfen. RPA-Lösungen sind in diesen Fällen nutzlos.

Es gibt Risiken, wenn RPA-Technologie ohne ordnungsgemäße Planung implementiert wird. Wir brauchen LSS zur Optimierung des Prozesses, um solche Fallstricke zu vermeiden.

Was ist Lean Six Sigma (LSS)?

Lean Six Sigma ist eine Methode zur Verbesserung der Prozessleistung durch Eliminierung unnötiger Schritte oder Aktivitäten in diesem Prozess.

Sie reduziert auch die Zeit zwischen Aufgaben, was erhöhte Prozesszyklen innerhalb desselben Zeitintervalls sicherstellt. Die LSS-Methode zielt darauf ab, ein besseres Kundenerlebnis durch Qualitätsverbesserung zu bieten.

Kombination von RPA und LSS

Eine der häufigsten Ursachen für RPA-Projektscheitern ist die Automatisierung fehlerhafter Prozesse. Die Automatisierung eines kaputten Prozesses liefert nicht das gewünschte Ergebnis, weil damit auch bestehende Prozessprobleme automatisiert werden.

Die Automatisierung gescheiterter Prozesse ist Zeit- und Ressourcenverschwendung. Sie kann unnötige Schritte oder Aktivitäten enthalten. Sie funktioniert möglicherweise gar nicht. Rückwärtsbewegungen und Anpassungen verursachen weitere Verzögerungen.

Daher ist Prozess-Neugestaltung ein obligatorischer Schritt vor der RPA-Implementierung. LSS kann den Prozess optimieren, um Prozessexzellenz zu erreichen und RPA-Lösungen effizient zu machen.

LSS beseitigt Verschwendung und reduziert Variation, um einen Prozess schlank und agil zu machen.

Folgende acht Arten von Verschwendung müssen für das effiziente Funktionieren der RPA-Technologie eliminiert werden:

1. Fehler
Wenn der Prozess nicht funktioniert, sind das Korrigieren von Fehlern und deren Neuerstellung zeitaufwändig. Automatisierung mit einem fehlerhaften Prozess hat keinen Wert.

2. Überproduktion
Prozesse werden nach Notwendigkeit durchgeführt. Wenn sie im Übermaß durchgeführt werden, ist es Zeit- und Ressourcenverschwendung. Zum Beispiel ist die Erstellung eines Berichts, den ein Kunde nicht angefordert hat, Zeit- und Ressourcenverschwendung.

3. Warten
Ein Prozess kann aufgrund eines unvollständigen vorherigen Prozesses, fehlender Informationen oder Autorisierungsproblemen steckenbleiben. Solche Wartezeiten verursachen lange Wartezeiten und weitere Verzögerungen. Prozesse müssen vor der RPA-Implementierung neu gestaltet werden.

4. Nichtnutzung von Talenten
Verschwendung menschlichen Potenzials ist ein riesiger Verlust für die Organisation. Wenn Mitarbeiter nicht befugt sind, Feedback und Empfehlungen an das Management zur Prozessverbesserung zu geben, werden Verzögerungen nicht gestoppt. Unterbewertung von Mitarbeitern ist ebenfalls Verschwendung.

5. Transport
Ein klares Verständnis und die Implementierung eines effizienten Workflow-Designs können redundante Hin- und Herbewegungen in einem Prozess eliminieren. Optimierung von Ressourcen und Workflows ist wichtig.

6. Lagerbestand
Eine zentrale Datenbank ist notwendig, um unnötige Lageranhäufungen, ungenutzte Ressourcen im Lager usw. zu vermeiden.

7. Bewegung
Ineffiziente Werkslayouts, die physische Intervention erfordern, der zusätzliche Aufwand, um Ressourcen, Produkte oder Werkzeuge zu erreichen, ist Zeitverschwendung, wenn sie so angeordnet werden können, dass sie Zeit sparen.

8. Zusatzverarbeitung
Unnötige Verarbeitung fügt einem Prozess keinen weiteren Wert hinzu, verbraucht aber Zeit und Ressourcen.

Diese Verschwendungsbezeichnungen bilden ein Akrostichon: DOWNTIME.

Nicht alle Prozesse sind Kandidaten für RPA-Automatisierung. Nach Beseitigung der Verschwendung werden Prozesse durch LSS stabilisiert.

LSS wird geeignetere Kandidaten für RPA-Lösungen verarbeiten. LSS gibt auch Lizenzressourcen und Hardware frei, erhöht Robustheit und reduziert Fehler.

• Einfache und komplexe Prozesse werden identifiziert.
• Prozesse mit mehr Wiederholungen werden identifiziert.
• Automatisierung wird nach LSS durch RPA-Softwaretools für Prozesse bereitgestellt.
• Es erhöht die Effizienz und liefert maximalen ROI (Return on Investment) für die RPA-Automatisierungsinitiative.
• Regelmäßig genutzte Prozesse müssen von Zeit zu Zeit analysiert werden, um zu prüfen, ob es Verbesserungspotenzial gibt.

Umfangreiches technologisches Wissen ist erforderlich, um ein RPA-Projekt auf Tastaturebene zu starten. Das Verständnis von RPA-Technologie und LSS kann helfen, Prozesse nach Bedarf neu zu gestalten.

Alle Prozesse müssen standardisiert, optimiert und gut dokumentiert sein. Angemessene und ordnungsgemäße Dokumentation hilft dem Entwicklungsteam, ein optimales Ergebnis zu erzielen.

Fazit

RPA ist nicht die vollständige Lösung für alle Arten menschlicher Unzulänglichkeit. Aber gute Prozess-Engineering und menschliche Anstrengungen sind im Backend zusammen mit den RPA-Tools erforderlich.

LSS-Praktiker, die Wissen in RPA erwerben, bringen ihr Skillset auf die nächste Stufe. Organisationen setzen RPA-Technologie ein, um im Wettbewerb vorn zu bleiben und ein nahtloses Kundenerlebnis zu bieten.