Prozessanalyse:5 Wege, um aus Process-Mining-Ergebnissen geschäftlichen Nutzen zu ziehen

Jos Mangnus ist Berater bei UiPath.

Anmerkung der Redaktion: Wenn Ihnen das Konzept des Process Mining neu ist, empfehlen wir Ihnen, zunächst unseren Einführungsartikel zu lesen Wert von Process Mining:Was es für Ihr Unternehmen bedeutet .

In den letzten Wochen haben wir die einzigartigen Werte diskutiert, die Process Mining Unternehmen bringt. Es liefert wissenschaftliche Erkenntnisse, ermöglicht unvoreingenommene Analysen und ermöglicht eine datengestützte strategische Entscheidungsfindung. Process Mining hilft Ihnen, Optimierungsmöglichkeiten zu entdecken und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Es identifiziert Automatisierungsideen mit dem schnellsten ROI.

Process Mining stößt große Veränderungen in einem Unternehmen an, indem es dem Unternehmen ermöglicht, prozessbewusster zu werden und die vorhandenen Unternehmensdaten zu nutzen.

In unseren vorherigen Process-Mining-Artikeln haben wir Sie durch die ersten Schritte mit einem Process-Mining-Tool wie UiPath Process Mining geführt. Möglicherweise haben Sie UiPath Process Mining für Ihre Kernprozesse implementiert, sich kurz das Prozessdiagramm angesehen und versucht, Ihre ersten Annahmen zu sammeln. Das Prozessdiagramm skizziert die Leistung Ihres Teams, Prozessengpässe, unvollständige Schritte eines Prozesses, verzögerte Projekte und alles, was Sie davon abhält, die Produktivität zu maximieren. Sie können sich auf diese Daten als Single Source of Truth verlassen – das tatsächliche Abbild der Arbeit in Ihrer Abteilung.

Die logische Frage lautet:„Was kommt als nächstes? Wie kann ich aus diesen Erkenntnissen einen geschäftlichen Nutzen ziehen?“

Um Werte zu schaffen, müssen Sie Ihr Wissen als Prozessverantwortlicher mit den Prozesserkenntnissen aus UiPath Process Mining verbinden. Auf diese Weise können Sie bestimmen, welche genauen Änderungen Sie vornehmen können, um die Transformation in Ihrem Unternehmen voranzutreiben.

Dies ist die Zeit, in der Ihr Fachwissen wirklich etwas bewirken kann.

Wie kann man mit Prozessanalyse etwas bewegen?

Alle Geschäftsprozesse zielen auf bestimmte Ziele ab und laufen unter bestimmten Bedingungen ab, wie z. B. Timing, beteiligte Personen, Vereinbarungen usw. Da viele Prozesse ähnliche Ziele verfolgen (entweder geringere Risiken oder höhere Effizienz und dergleichen), können wir bei UiPath ähnliche Problemmuster erkennen Prozesse.

Wenn Sie wissen, welche gemeinsamen Probleme Ihr Prozess haben könnte, und die Geschichte rund um diesen Prozess im Hinterkopf behalten, können Sie Ihre Ergebnisse spezifizieren und einen konkreten Aktionsplan festlegen.

Nachfolgend finden Sie fünf Dinge, denen wir häufig in Process-Mining-Projekten begegnen, unabhängig vom Prozesstyp. Verwenden Sie diese Liste als Spickzettel um Ihre unternehmensspezifische Prozessanalyse zu verbessern und umsetzbare Erkenntnisse zu gewährleisten.

1. Kontext verarbeiten

Jeder Prozess hat einen Kontext – eine Reihe externer und interner Faktoren, die diesen Prozess beeinflussen und definieren. In einem Beispiel eines Rechnungsstellungsprozesses enthält der Kontext solche Dinge wie:

• An der Prozessausführung beteiligte Teams

• Der Lieferant, der die Rechnung gesendet hat

• Zeitpunkt des Rechnungseingangs

Wenn Sie Ihr Process-Mining-Projekt für die Analyse vorbereiten, denken Sie daran, diesen Kontext zu erfassen. Sie können die Kontextinformationen auch in UiPath Process Mining-Dashboards anzeigen:

Beispielsweise kann sich eine Rechnung, die während der Winterferien verarbeitet wird, aufgrund einer hohen Arbeitsbelastung (spezifisch für diese Jahreszeit) verzögern. Wenn Sie verstehen, was hinter der Verzögerung steckt, können Sie realistischere Dateninterpretationen vornehmen.

Im Allgemeinen möchten Sie alle Variablen erfassen, die den Prozess beeinflussen können. In einem anderen Beispiel verwendeten einige der Lieferanten einer Organisation eine standardmäßige Fakturierungsanwendung. Mit einer Fakturierungsanwendung meinen wir jede Software, die den Zahlungsprozess für eine Organisation beschleunigt.

Das UiPath-Team zeigte die Unterschiede in einem Prozessablauf vor und nach dem Einsatz einer solchen Anwendung. Der Vorteil der Rechnungs-App wurde sofort deutlich.

Dies mit UiPath Process Mining zu entdecken, sparte viel Zeit und Ressourcen durch Nacharbeiten.

Die Implementierung der Fakturierungs-App bei verschiedenen Lieferanten ermöglichte es dem Unternehmen, vollständige digitale Informationen auf der Rechnung zu erhalten. Dies führte zu einer kürzeren Zeit bis zur Zahlung, weniger manueller Arbeit und einem optimierten Procure-to-Pay-Prozess.

2. Ablaufvereinbarungen

Jeder Prozessverantwortliche (ein Direktor oder eine Führungskraft) hat eine Vorstellung davon, wie sein Prozess ablaufen sollte. Ein Prozessverantwortlicher könnte diese Idee in einer expliziten Richtlinie skizzieren, die eine Liste von „Do’s and Don’ts“ enthält, die ein Team ausführen muss. Es kann auch eine Übersicht über Abteilungen sein, die bestimmten Schritten innerhalb eines Prozesses zugeordnet sind. All dies soll ein perfektes Szenario eines Prozesses beschreiben – im Process Mining wird das perfekte Szenario „das Referenzmodell“ genannt.

Das Referenzmodell ist die leistungsstarke Basis für die Konformitätsprüfung – einer der wichtigsten Schritte der Prozessanalyse. Bei der Konformitätsprüfung kann ein Geschäftsanalyst den tatsächlichen Prozess (das Ergebnis von Process Mining) betrachten und mit dem Referenzmodell vergleichen. Auf diese Weise können Sie sehen, wo Ihr Team nicht wie erwartet abschneidet, und Maßnahmen ergreifen, um Ihrem idealen Prozess (dem Referenzmodell) näher zu kommen.

Daher müssen die Erkenntnisse aus Process Mining manchmal nicht komplex sein, um einen geschäftlichen Nutzen zu erzielen. Es reicht aus, zu wissen, wer einen bestimmten Prozessschritt durchgeführt hat, wie er den Schritt durchgeführt hat, und die tatsächliche Leistung im Vergleich zu den Erwartungen zu bewerten.

3. Terminvereinbarungen

Nach dem Prozessablauf ist das Timing eines der meistdiskutierten Themen bei Process-Mining-Projekten.

Jeder Prozessverantwortliche möchte den effizientesten Prozess ausführen, ohne Abstriche zu machen. Aber was ist ein effizienter Prozess und wie können Sie einen effizienten Prozess in einem Prozessdiagramm identifizieren?

Effizienz ist die Qualität der produzierten Arbeit im Verhältnis zum Aufwand (Zeit oder Ressourcen). Ein Prozess, der Arbeit nicht rechtzeitig liefert, ist ineffizient.

Um effektiv zu analysieren, welche Teile Ihres Prozesses mehr Zeit in Anspruch nehmen als sie sollten, benötigen Sie eine Schätzung, wie lange jeder Schritt eines Prozesses dauert. Dann können Sie die Zeit, die zum Abschließen jedes Schritts benötigt wird, mit den zeitlichen Erwartungen des Projekts vergleichen. UiPath Process Mining macht es einfach, diese Vergleiche anzustellen, Engpässe zu erkennen, Ressourcenengpässe zu erkennen, externe Abhängigkeiten zu identifizieren, die den Prozess verlangsamen, und vieles mehr.

Wenn Sie tiefer eintauchen möchten, sehen Sie sich die Bedingungen der Service Level Agreements (SLAs) an. Bei der kürzlichen Zusammenarbeit mit einem UiPath Process Mining-Kunden zeigte das Prozessdiagramm, dass das Team für einen Kreditorenprozess Rechnungen pünktlich bezahlt und Fristen eingehalten hat. Rückblickend auf das zugehörige SLA stellte sich heraus, dass unser Kunde einen Rabatt von 20 % erhalten und somit eine große Zahlung an die Lieferanten einsparen würde, wenn das Team die Rechnungen zwei Tage früher ausliefern würde.

Solche Fälle sind nicht selten – zu spätes oder zu frühes Bezahlen kann negative Auswirkungen auf Ihre Kasse haben.

Ein weiteres gängiges Beispiel sind SLAs für Ticketsysteme. Ticketing-Systeme vereinfachen den Kundendienst. Solche Systeme ermöglichen es Support-Teams, an einem Ort mit Kunden zu kommunizieren, die Historie des Kunden, KPIs zur Qualität des Support-Service, Zeit bis zur Reaktion und andere nachzuverfolgen.

Nahezu jeder Helpdesk hat SLAs zu Support-Aufgaben wie z. B. Erstreaktionszeit und Lösungszeit.

Wenn Sie die Ursache für das Nichterfüllen von SLAs identifizieren, können Sie den Service beschleunigen (z. B. durch Umgestalten der Teamarbeit oder Automatisieren des Chats). Die Automatisierung hilft Ihrem Team, mehr Probleme zu lösen und sich auf Probleme zu konzentrieren, die mehr Aufmerksamkeit und menschliche Logik erfordern. Insgesamt können diese Messungen Ihre Kundenzufriedenheitsrate erheblich verbessern.

4. Benutzerbasierte Informationen

Die kuriosesten Erkenntnisse im Process Mining stammen aus der Betrachtung, wie Menschen zusammenarbeiten. Vor allem, wenn mehrere Teams, Abteilungen, Einrichtungen oder Länder an einem Prozess beteiligt sind. Sie haben das wahrscheinlich auch schon erlebt – manchmal neigen Teams dazu, die Verantwortung von einem zum anderen zu verschieben.

Die Verlagerung von Verantwortung verringert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern führt auch zu Verzögerungen bei der Prozessausführung, was zu verringerter Produktivität, finanziellen Verlusten und verringerter Kundenzufriedenheit führen kann.

UiPath Process Mining kann Ihnen einen transparenten Überblick darüber geben, wie alle am gesamten Prozess Beteiligten zusammenarbeiten. Sie können sehen, ob die Leistung Ihren Erwartungen entspricht, und Prozessschritte identifizieren, die durch verschiedene Teams fließen. Wenn es zu viel Hin und Her gibt, sehen Sie es auf der Registerkarte „Benutzerinteraktionen“ im UiPath Process Mining-Tool.

Einige Aktivitäten wie die Rechnungszahlung sind unkompliziert, während die Rechnungsgenehmigung viel Interaktion mit anderen Teams erfordert (siehe Abbildung unten). Übermäßige Kommunikation kann das Endergebnis verlangsamen.

Interaktionen für die Rechnungszahlung:

Interaktionen für die Rechnungsfreigabe:

Indem Sie solche Prozessabweichungen erkennen, können Sie den Teams mehr Informationen über die Arbeitsteilung und die Prozessteamstruktur geben.

5. Überwachung Ihres Fortschritts

Viele Unternehmen beginnen aufgrund des Prozessverständnisses und der Analysefähigkeiten mit Process Mining.

Es reicht jedoch nicht aus, einen Prozess zu entdecken, die gewonnenen Erkenntnisse sollten durch strategische Maßnahmen unterstützt werden. Möglicherweise möchten Sie Ihren Prozess automatisieren, um Fehler zu reduzieren, die Fertigstellung zu beschleunigen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern, indem Sie sie von alltäglichen Aufgaben befreien. Oder Sie optimieren den Prozess, indem Sie Ressourcen hinzufügen, das Personal weiterbilden oder eine andere Taktik oder Strategie anwenden.

Nachdem Sie Ihren Prozess in irgendeiner Weise geändert haben, verwenden Sie UiPath Process Mining, um zu verfolgen, wie sich diese Änderungen auf Ihre Prozessleistung auswirken.

• Gab es eine Verbesserung?

• Sind Sie näher an Ihrem Referenzmodell?

• Erfüllt Ihr Team die Key Performance Indicators (KPIs) oder sind zusätzliche Maßnahmen erforderlich?

Indem Sie Änderungen und deren Einfluss auf Ihren Prozess verfolgen, können Sie den Return on Investment (ROI) für Ihr Process-Mining-Projekt ermitteln. Nach einer erfolgreichen Prozessanalyse besteht der nächste Punkt auf Ihrer Liste darin, Prozessverbesserungen zu planen und die Prozessleistung zu messen.

Was ist für Sie ein effizienter Prozess – ist es eine Verbesserung der Geschwindigkeit oder der Qualität?

• Kann die Automatisierung Ihnen dabei helfen, den Prozess zu beschleunigen?

• Wie viele Software-Roboter würde ein Prozess benötigen?

• Welche KPIs helfen Ihnen, die betriebliche Effizienz zu messen?

• Welche Bewertungsmethode werden Sie für regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen wählen?

Indem Sie all diese Fragen beantworten und die End-to-End-Prozessoptimierungsstrategie mit UiPath ausrichten, kommen Sie einem kontinuierlichen Verbesserungszyklus und Selbsterhaltung näher. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Prozesse, überdenken Sie die Zuweisung Ihrer Ressourcen und steigern Sie das Unternehmenswachstum.

Denken Sie daran, dass die Entdeckung eines Prozesses nur der Anfang Ihrer Reise zu einem erfolgreichen Geschäftsprozessmanagement ist. Der wahre Unterschied geht mit den von Ihnen eingeführten Änderungen und Maßnahmen einher, um Risiken zu vermeiden, die Produktivität zu steigern, Kundenerwartungen zu erfüllen und zu übertreffen und Ihre Wachstumsstrategie weiter zu optimieren.

Da Process Mining ein Bewusstsein dafür schafft, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht, können Sie mit Robotic Process Automation (RPA) dieses Bewusstsein in die Tat umsetzen. Erfahren Sie in unserem aktuellen Whitepaper, wie Process Mining Unternehmen dabei hilft, die Automatisierungsstrategie für das Geschäftswachstum festzulegen:

Wie wir bei UiPath sagen:„Ihre Organisation ist bereit für Process Mining, wenn sie bereit ist für große Veränderungen.“

Viel Spaß beim Schürfen!