Unternehmenserfolg freisetzen: Wie ein Automatisierungs-Betriebsmodell Wachstum vorantreibt – Teil 1

Hinweis der Redaktion: Dieser Artikel ist der erste einer dreiteiligen Serie.

Wenn ich mit Kunden spreche, werde ich oft um praktischen Rat gebeten, wie man schnell und erfolgreich durch die frühen Phasen der Nutzung von Robotic Process Automation (RPA) vorankommt. Führungskräfte, die im großen Maßstab operieren möchten (wo die unternehmensweiten Vorteile am stärksten sind), stellen typischerweise diese drei Fragen:

• „Wie kommen wir auf dem richtigen Weg ins Rollen, um schnell zu skalieren?“

• „Welche Ressourcen brauchen wir, um autark zu sein?“

• „Wie sollten wir uns organisieren, um mit Automatisierung erfolgreich zu sein?“

Damit Organisationen die erwarteten Vorteile aus ihren Automatisierungsprogrammen erzielen, ist es wichtig, eine Strategie für jede der oben genannten Fragen zu haben. Diese Fragen und viele mehr werden letztendlich durch ein Automatisierungs-Betriebsmodell beantwortet, das für jede Organisation einzigartig ist.

Einfach ausgedrückt: Um Automatisierung effektiv zu skalieren, benötigen Sie ein Automatisierungs-Betriebsmodell (keine Sorge, ich werde behandeln, was das bedeutet und wie man das macht, in dieser Blogserie).

Das Automatisierungs-Betriebsmodell bietet einen umfassenden Überblick über die zu treffenden Programmmanagement-Entscheidungen, wie Rollen und Verantwortlichkeiten, Governance und Infrastrukturmanagement.

Wir werden einige dieser wichtigen Entscheidungen betrachten, während Sie Ihr eigenes einzigartiges Automatisierungs-Betriebsmodell in dieser dreiteiligen Serie aufbauen. Teil eins (dieser Artikel) wird vier Phasen vorstellen, die viele Organisationen durchlaufen, um Automatisierung im großen Maßstab zu erreichen, und die Frage „Wo sollten wir anfangen?“ untersuchen. Teile zwei und drei dieser Serie werden jede Phase weiter untersuchen, um die Ressourcen, Executive Sponsorship und Finanzierungsrechtfertigung zu betrachten, die benötigt werden, während das Automatisierungs-Betriebsmodell reift.

Starten bis Skalieren: Die vier Automatisierungsphasen

Die meisten Organisationen werden vier Phasen auf ihrem Weg zur erfolgreichen Skalierung von Automatisierung durchlaufen (wie im untenstehenden Diagramm dargestellt). Während sich das Automatisierungsprogramm eines Unternehmens durch diese Phasen bewegt, ändern sich der Executive Sponsor, die Quellen der Automatisierungspipeline und die Finanzierungsrechtfertigung alle. Als Ergebnis wird der Umfang des Automatisierungs-Betriebsmodells reifen.

Phase 1 – Beweisen (Prove)

In der Beweisen-Phase beginnen die initial für die Automatisierung identifizierten Prozesse, die Automatisierungstechnologie zu beweisen und einen Sponsor für den Wert zu entwickeln. Dies findet im Allgemeinen in einer einzelnen Abteilung mit weniger als 10 Software-Robotern statt, da die initialen Prozesse dazu dienen sollen, sicherzustellen, dass RPA in ihrer spezifischen Umgebung „funktioniert“. Einige Organisationen können bis zu drei Monate in dieser Phase verbringen, während andere einen Pilot viel schneller durchlaufen (manchmal in wenigen Wochen).

Phase 2 – Etablieren (Establish)

In dieser Automatisierungsphase liegt der Fokus auf Produktion und Bereitstellung mehrerer Prozesse – typischerweise innerhalb einer einzelnen Geschäftseinheit. Diese Phase kann drei bis sechs Monate dauern. Es besteht das Risiko der Stagnation an diesem Punkt, wenn die Automatisierungspipeline hauptsächlich aus einer Geschäftseinheit stammt und das RPA-Bewusstsein im gesamten Unternehmen begrenzt ist. Zudem wird es schwierig, Potenzial zu demonstrieren, wenn der Leiter der Geschäftseinheit die Organisation nicht dafür verantwortlich macht, mit Automatisierung ein erhebliches Geschäftsergebnis zu entdecken und zu liefern.

Das Automatisierungs-Betriebsmodell jeder Organisation wird Iterationen durchlaufen, um den richtigen Ansatz für Schlüsselelemente zu finden, wie Organisationsstruktur, Aufnahmestrategie, Governance, Risikokontrollen und Change Management.

Phase 3 – Erweitern (Expand)

In dieser Phase ist das Automatisierungs-Betriebsmodell vollständig definiert und legt einen standardisierten Ansatz fest, um zusätzliche Geschäftseinheiten einzubinden. Diese Phase kann ein bis drei Jahre dauern, da die vollen Vorteile von RPA auf Führungsebene verstanden werden und mehrere Geschäftsbereiche eingebunden werden, um im großen Maßstab zu automatisieren. In der Erweitern-Phase sind Key Performance Indicators (KPIs) gut definiert und werden gemessen.

Da sich die Entwickler im Automation Center of Excellence (CoE) auf High-ROI-Möglichkeiten konzentrieren werden, wird klar, dass die Organisation ihre Mitarbeiter weiterqualifizieren muss, um viele einfache, team- und personalisierte Automatisierungsmöglichkeiten anzugehen. Die Weiterqualifizierung von Mitarbeitern umfasst die Unterstützung einiger Mitarbeiter, zu Citizen Developern zu werden, um Automatisierungen für ihre jeweiligen Teams, Abteilungen oder für sich selbst zu erstellen.

Tiefer eintauchen: Ist Ihre Organisation bereit, ihren wachsenden Bedarf an Automatisierungsfähigkeiten zu decken?

Phase 4 – Skalieren (Scale)

In dieser Phase ist das CoE in der Lage, anspruchsvolle Automatisierungen unter Verwendung einer Kombination von Technologien zu erstellen, um Kundenbedürfnisse im gesamten Unternehmen zu bedienen. Die Idee von „einem Roboter für jede Person“ hat sich durchgesetzt und Business Champions sind im gesamten Unternehmen verbreitet, um die Einführung von RPA zu unterstützen. Citizen Developer liefern Bottom-Up-, mitarbeitergeführte Automatisierung von Aufgaben und einfacheren Prozessen. In der Skalieren-Phase ist der Executive Sponsor ein CEO oder Chief Financial Officer (CFO) und RPA ist nun ein Pfeiler der gesamten digitalen Transformationsprogramme.

Diese frühen Phasen – vom Start bis zum Skalieren – sind die kritischen Wendepunkte, an denen sich der Automatisierungsumfang von abteilungsbezogen auf das gesamte Unternehmen im „Automation First“-Reifegradmodell (unten dargestellt) bewegt.

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Wenden wir uns nun der Frage „Wie fängt man an?“ zu.

Auf dem richtigen Weg starten (um Automatisierung schnell skalieren zu können)

Wir haben zuvor über die Identifizierung der richtigen Prozesse für die Automatisierung geschrieben, daher liegt der Fokus hier auf der Erstellung eines mehrjährigen Fahrplans durch Einbindung der breitesten Mitarbeiterbasis mit einem transparenten Prozess zur Priorisierung potenzieller Automatisierungen. Es ist wichtig, dass dieses „Prozess-Aufnahme“-Element eines Automatisierungs-Betriebsmodells individuell für Ihre Organisation ist, um Ihre Kultur und Ihren Ansatz zur Berechnung des Return on Investment (ROI) zu respektieren.

Automatisierungs-Prozessaufnahme ist der spezifische Ansatz, den Ihre Organisation verfolgen wird, um Automatisierungskandidaten zu entdecken und zu priorisieren. Für Ihr Automatisierungs-Prozessaufnahmeprogramm sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Geschäftsengagement: Wie breit im gesamten Unternehmen können Sie Automatisierungsideen gewinnen?

• Priorisierung: Welches Ranking-System werden Sie verwenden, um einen Automatisierungskandidaten gegenüber anderen zu wählen? Wie hilft jede Gelegenheit, die Top-Down-Geschäftsergebnisziele zu erreichen?

• Backlog: Wie viele Automatisierungsmöglichkeiten wurden eingereicht, aber nicht bewertet?

• Throughput: Wie lange dauert es, bis eine eingereichte Automatisierungsidee bewertet, entwickelt und bereitgestellt wird?

• Churn: Wie häufig werden Automatisierungsideen bewertet, aber letztendlich nicht für die Entwicklung vorangetrieben?

• CoE-ausgewählte vs. mitarbeitergetriebene Automatisierungen: Wie viele Möglichkeiten rangieren nicht hoch genug gegen Ziele, um von der CoE für Automatisierung priorisiert zu werden? Wie werden diese Geschäfts-Schmerzpunkte gelöst (d. h. Citizen Development)?

Sie müssen nicht selbst herausfinden, wie Sie die oben genannten Punkte erreichen. Mit einem Tool wie UiPath Automation Hub können Sie „RPA-Ideen crowdsourcen, priorisieren und verwalten sowie von Bürgern geführte Automatisierungen validieren und teilen.“

Das Ziel ist es, mehrjährige Automatisierungsfahrpläne für die meisten Abteilungen in der Organisation erstellen zu können. Der Ansatz entwickelt sich typischerweise durch die vier zuvor in diesem Artikel beschriebenen Phasen.

Die meisten Organisationen, die mit RPA beginnen, werden erfolgreich eine Beweisen-Phase durchlaufen, um die Technologie mit einer initialen Gruppe von Personen zu testen, die spezifische Anwendungsfälle innerhalb einer Abteilung hatten und für Expansion plädierten. Nachdem es jedoch positive frühe Ergebnisse gibt und das endlose Potenzial der Automatisierung selbstverständlich sein mag, besteht immer noch ein Risiko der Stagnation oder des Scheiterns (wie im untenstehenden Diagramm illustriert).

Um auf der aspirationalen Linie der Automatisierungsbeschleunigung im obigen Diagramm zu bleiben, setzen Organisationen typischerweise zwei Ansätze zum Aufbau einer robusten Automatisierungspipeline ein:

1. Ein Top-Down-Ansatz, der die Priorität des CoE für unbeaufsichtigte Roboter leitet. In diesem Modell haben Führungskräfte und Business-Transformation-Teams typischerweise große Transformationsprojekte, die die Prioritäten für die Automatisierungsaufnahme in das CoE festlegen. Top-Down-Automatisierungsentdeckung kann auch durch UiPath Process Mining oder Prozess-Fachexperten (SMEs) unterstützt werden, um die Anzahl der manuellen Schritte in einem Prozess, Workarounds und die Anzahl der Ausnahmen eines Prozesses zu verstehen.

2. Ein Bottom-Up-Ansatz, der Mitarbeitern die Macht gibt, Automatisierungsideen einzureichen und selbst zu bewerten, die vom CoE oder durch ihren eigenen digitalen Assistenten mit betreuter Automatisierung geliefert werden. Diese mitarbeitergetriebenen Automatisierungen sind wichtig, wenn Top-Down-Automatisierungsentdeckung nicht ausreicht, um RPA zu skalieren, weil ein zentralisiertes CoE nicht alle erforderlichen Automatisierungen allein entwickeln kann.

Hinweis der Redaktion: Wenn Sie nicht mit betreuten und unbeaufsichtigten Robotern vertraut sind, erklärt dieses kurze Video den Unterschied:

Im Bottom-Up-Ansatz dokumentieren einzelne Mitarbeiter einen Prozess mit einem Tool wie UiPath Task Capture und reichen ihre Ideen ein, um von RPA-Entwicklern über Tools wie UiPath Automation Hub entwickelt zu werden.

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Ein aktueller Kunde zeigt, wie schnelles Erreichen von Skalierung einen dramatischen Effekt auf das Geschäft haben kann. Dieser High-Tech-Hersteller hatte begrenzte Erfahrung mit RPA, wollte aber den Umsatz verdoppeln, während die Mitarbeiterzahl relativ stabil blieb. Um die Umsatzwachstumsziele zu erreichen, betrachtete er RPA als Möglichkeit, die Betriebskosten in Vertrieb, allgemeinen und administrativen Funktionen zu kontrollieren, während die Investitionen in Forschung und Entwicklung dramatisch erhöht wurden.

Der Kunde nutzt RPA als Grundlage für sein digitales Upskilling-Programm, um Karrieren zukunftssicher zu machen. In nur wenigen Monaten nach der Entwicklung ihres Automatisierungs-Betriebsmodells operieren sie nun im großen Maßstab und automatisieren mehr als 30 neue Prozesse pro Monat. Sie tätigten eine erhebliche Investition in die Prozessaufnahme, indem sie weltweit über 40 Workshops mit Mitarbeitern abhielten, was zu einer geprüften Pipeline von 200 Automatisierungen führte, die voraussichtlich über 250.000 Stunden manueller Arbeit einsparen.

Zudem hat der CFO durch frühzeitige Investition in ein Automatisierungs-Betriebsmodell nun Vertrauen in die Strenge der Software-Bots, um über 70 % der Funktionen zu übernehmen, die zuvor bei einem Business Process Outsourcer (BPO) lagen. Dies gibt dem Finanzteam mehr Kontrolle über die Verbesserung von Finanzkennzahlen wie Days Sales Outstanding, um Wertschöpfung voranzutreiben.

In Teil zwei dieser Serie werden wir uns auf die nächste kritische Komponente konzentrieren: die richtigen Ressourcen und Executive Sponsorship zum Skalieren.

Teil drei dieser Serie wird alle Programmelemente unter einem Automatisierungs-Betriebsmodell zusammenführen, um die Frage zu beantworten: „Wie sollten wir uns organisieren, um erfolgreich zu sein?“. Bleiben Sie dran für diese kommenden Artikel!