Geschäftswert freisetzen: 5 bewährte Wege, Process-Mining-Erkenntnisse zu nutzen

Jos Mangnus ist Berater bei UiPath.

Hinweis der Redaktion: Wenn Sie neu im Konzept des Process Mining sind, empfehlen wir Ihnen, mit unserem Einführungsartikel Process Mining Value: What it Means for Your Business zu beginnen.

In den letzten Wochen haben wir die einzigartigen Werte besprochen, die Process Mining für Unternehmen bringt. Es liefert wissenschaftliche Erkenntnisse, ermöglicht unvoreingenommene Analysen und erlaubt datengestützte strategische Entscheidungsfindung. Process Mining hilft Ihnen, Optimierungsmöglichkeiten zu entdecken und die operative Effizienz zu verbessern. Es identifiziert Automatisierungsideen mit dem schnellsten ROI.

Process Mining stößt große Veränderungen in einem Unternehmen an, indem es dem Unternehmen ermöglicht, prozessbewusster zu werden und die vorhandenen Unternehmensdaten zu nutzen.

In unseren vorherigen Process-Mining-Artikeln haben wir Sie durch den Einstieg in ein Process-Mining-Tool wie UiPath Process Mining geführt. Sie haben UiPath Process Mining möglicherweise für Ihre Kernprozesse implementiert, kurz auf den Prozessgraphen geschaut und darauf abgezielt, Ihre ersten Annahmen zu gewinnen. Der Prozessgraph umreißt die Leistung Ihres Teams, Prozessengpässe, unvollständige Prozessschritte, verzögerte Projekte und alles, was Sie davon abhält, die Produktivität zu maximieren. Sie können sich auf diese Daten als einzige Quelle der Wahrheit verlassen – die tatsächliche Reflexion der Arbeit in Ihrer Abteilung.

Die logische Frage lautet: „Was kommt als Nächstes? Wie hole ich Geschäftswert aus diesen Erkenntnissen?“

Um Wert zu schaffen, müssen Sie das Wissen, das Sie als Prozesseigner haben, mit den Prozesserkenntnissen verbinden, die Sie aus UiPath Process Mining gewonnen haben. So können Sie bestimmen, welche genauen Änderungen Sie vornehmen können, um Transformation in Ihrer Organisation voranzutreiben.

Dies ist der Zeitpunkt, an dem Ihre Expertise einen echten Unterschied machen kann.

Wie man mit Prozessanalytik einen Unterschied macht

Alle Geschäftsprozesse zielen auf spezifische Ziele ab und laufen unter spezifischen Bedingungen, wie Zeitplanung, beteiligte Personen, Vereinbarungen usw. Da viele Prozesse ähnliche Ziele verfolgen (entweder geringere Risiken oder höhere Effizienz usw.), können wir bei UiPath ähnliche Problemmuster über diese Prozesse hinweg erkennen.

Indem Sie wissen, welche gemeinsamen Probleme Ihr Prozess haben könnte, und die Geschichte um diesen Prozess im Hinterkopf behalten, können Sie Ihre Erkenntnisse spezifizieren und einen konkreten Aktionsplan festlegen.

Unten finden Sie fünf Dinge, die wir oft in Process-Mining-Projekten antreffen, unabhängig vom Prozesstyp. Nutzen Sie diese Liste als Spickzettel, um Ihre unternehmensspezifische Prozessanalyse zu verbessern und umsetzbare Erkenntnisse zu sichern.

1. Prozesskontext

Jeder Prozess hat einen Kontext – eine Reihe externer und interner Faktoren, die diesen Prozess beeinflussen und definieren. Am Beispiel eines Rechnungsstellungsprozesses umfasst der Kontext Dinge wie:

• An der Prozessausführung beteiligte Teams

• Der Lieferant, der die Rechnung gesendet hat

• Jahreszeit, in der die Rechnung eingegangen ist

Wenn Sie Ihr Process-Mining-Projekt für die Analyse vorbereiten, denken Sie daran, diesen Kontext zu erfassen. Sie können die Kontextinformationen auch in UiPath Process Mining Dashboards anzeigen:

Zum Beispiel könnte eine Rechnung, die während der Winterfeiertage verarbeitet wird, aufgrund hoher Arbeitslast (spezifisch für diese Saison) verzögert sein. Zu verstehen, was hinter der Verzögerung steckt, ermöglicht Ihnen realistischere Dateninterpretationen.

Im Allgemeinen möchten Sie alle Variablen erfassen, die den Prozess beeinflussen können. In einem anderen Beispiel nutzten einige Lieferanten einer Organisation eine Standard-Rechnungsanwendung. Unter einer Rechnungsanwendung verstehen wir jede Software, die den Zahlungsprozess für eine Organisation beschleunigt.

Das UiPath-Team zeigte die Unterschiede in einem Prozessfluss vor und nach der Nutzung einer solchen Anwendung. Der Vorteil der Rechnungs-App wurde sofort klar.

Dies mit UiPath Process Mining zu entdecken, sparte viel Zeit und Ressourcen für Nacharbeit.

Die Implementierung der Rechnungs-App über verschiedene Lieferanten hinweg ermöglichte der Organisation, vollständige digitale Informationen zur Rechnung zu erhalten. Dies führte zu schnellerer Zahlungszeit, weniger manueller Arbeit und einem strafferen Procure-to-Pay-Prozess.

2. Prozessflussvereinbarungen

Jeder Prozesseigner (ein Direktor oder eine Führungskraft) hat eine Vorstellung davon, wie ihr Prozess fließen sollte. Ein Prozesseigner könnte diese Vorstellung in einer expliziten Richtlinie darstellen, die eine Liste von „Dos and Don’ts“ für ein Team zur Ausführung enthält. Es kann auch ein Überblick über Abteilungen sein, die bestimmten Schritten innerhalb eines Prozesses zugewiesen sind. All dies dient dazu, ein perfektes Szenario eines Prozesses zu beschreiben – in Process Mining wird das perfekte Szenario „das Referenzmodell“ genannt.

Das Referenzmodell ist die mächtige Basis für Conformance Checking – einen der wichtigsten Schritte der Prozessanalyse. Conformance Checking lässt einen Business Analyst den tatsächlichen Prozess (das Ergebnis des Process Mining) betrachten und mit dem Referenzmodell vergleichen. So können Sie sehen, wo Ihr Team nicht wie erwartet performt, und Maßnahmen ergreifen, um Ihrem idealen Prozess (dem Referenzmodell) näher zu kommen.

Manchmal müssen die Erkenntnisse aus Process Mining also nicht komplex sein, um Geschäftswert zu liefern. Es reicht zu wissen, wer einen bestimmten Prozessschritt ausgeführt hat, wie er den Schritt ausgeführt hat, und die tatsächliche Leistung mit den Erwartungen zu vergleichen.

3. Zeitvereinbarungen

Nach dem Prozessfluss ist das Timing eines der am meisten diskutierten Themen während Process-Mining-Projekten.

Jeder Prozesseigner möchte den effizientesten Prozess betreiben, ohne Kompromisse einzugehen. Aber was ist ein effizienter Prozess und wie können Sie einen effizienten Prozess in einem Prozessgraphen identifizieren?

Effizienz ist die Qualität der produzierten Arbeit im Verhältnis zum Aufwand (Zeit oder Ressourcen). Ein Prozess, der die Arbeit nicht pünktlich liefert, ist ineffizient.

Um effektiv zu analysieren, welche Teile Ihres Prozesses mehr Zeit in Anspruch nehmen, als sie sollten, benötigen Sie eine Schätzung, wie lange jeder Schritt eines Prozesses dauert. Dann können Sie die Zeit, die für jeden Schritt benötigt wird, mit den Projektzeit-Erwartungen vergleichen. UiPath Process Mining macht es einfach, diese Vergleiche anzustellen, Engpässe zu erkennen, Ressourcenknappheiten zu entdecken, externe Abhängigkeiten zu identifizieren, die den Prozess verlangsamen, und mehr.

Wenn Sie tiefer eintauchen möchten, sehen Sie sich die Bedingungen von Service-Level-Agreements (SLAs) an. Bei der jüngsten Zusammenarbeit mit einem UiPath Process Mining Kunden zeigte der Prozessgraph, dass für einen Kreditorenbuchhaltungsprozess das Team Rechnungen pünktlich bezahlte und Fristen einhielt. Bei Rückblick auf das zugehörige SLA stellte sich heraus, dass der Kunde einen 20 % Rabatt erhalten und somit eine große Zahlung an Lieferanten einsparen würde, wenn das Team die Rechnungen zwei Tage früher lieferte.

Solche Fälle sind nicht selten – zu spät oder zu früh zu zahlen kann negative Auswirkungen auf Ihre Liquidität haben.

Ein weiteres häufiges Beispiel sind SLAs für Ticketsysteme. Ticketsysteme erleichtern Kundensupport-Services. Solche Systeme ermöglichen Support-Teams, mit Kunden an einem Ort zu kommunizieren, die Kundenhistorie zu verfolgen, KPIs zur Qualität des Support-Services, Reaktionszeit und andere.

Fast jedes Helpdesk hat SLAs rund um Support-Aufgaben wie Erstreaktionszeit und Lösungszeit.

Wenn Sie die Ursache für das Nichteinhalten von SLAs identifizieren, können Sie den Service beschleunigen (z. B. durch Neugestaltung der Teamarbeit oder Automatisierung des Chats). Automatisierung wird Ihrem Team helfen, mehr Probleme zu lösen und sich auf Probleme zu konzentrieren, die mehr Aufmerksamkeit und menschliche Logik erfordern. Insgesamt können diese Messungen Ihre Kundenzufriedenheitsrate erheblich verbessern.

4. Benutzerbasierte Informationen

Die neugierigsten Erkenntnisse im Process Mining kommen aus der Betrachtung, wie Menschen zusammenarbeiten. Besonders wenn mehrere Teams, Abteilungen, Standorte oder Länder an einem Prozess beteiligt sind. Sie haben dies wahrscheinlich auch erlebt – manchmal neigen Teams dazu, Verantwortung von einem zum anderen zu schieben.

Das Abwälzen von Verantwortung verringert nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern verursacht auch Verzögerungen in der Prozessausführung, was zu sinkender Produktivität, finanziellen Verlusten und geringerer Kundenzufriedenheit führen kann.

UiPath Process Mining kann Ihnen einen transparenten Blick darauf geben, wie alle am gesamten Prozess Beteiligten zusammenarbeiten. Sie können sehen, ob die Leistung Ihren Erwartungen entspricht, und Prozessschritte identifizieren, die durch verschiedene Teams fließen. Wenn es zu viel Hin und Her gibt, werden Sie es im Reiter „Benutzerinteraktionen“ im UiPath Process Mining Tool sehen.

Einige Aktivitäten wie Rechnungszahlung sind unkompliziert, während die Rechnungsfreigabe viel Interaktion mit anderen Teams erfordert (siehe Bild unten). Überkommunikation kann das Endergebnis verlangsamen.

Interaktionen für die Rechnungszahlung:

Interaktionen für die Rechnungsfreigabe:

Indem Sie solche Prozessabweichungen erkennen, können Sie den Teams mehr Informationen zur Arbeitsaufteilung und Prozess-Teamstruktur geben.

5. Ihren Fortschritt überwachen

Viele Organisationen starten Process Mining wegen der Prozessverständnis- und Analysefähigkeiten.

Doch einen Prozess zu entdecken, reicht nicht aus; die gewonnenen Erkenntnisse sollten durch strategische Maßnahmen unterstützt werden. Sie möchten vielleicht Ihren Prozess automatisieren, um Fehler zu reduzieren, die Fertigstellung zu beschleunigen und das Mitarbeiterglück zu erhöhen, indem Sie sie von banalen Aufgaben befreien. Oder Sie könnten den Prozess optimieren, indem Sie Ressourcen hinzufügen, das Personal weiter schulen oder eine andere Taktik oder Strategie wählen.

Nachdem Sie Ihren Prozess auf irgendeine Weise geändert haben, nutzen Sie UiPath Process Mining, um zu verfolgen, wie sich diese Änderungen auf Ihre Prozessleistung auswirken.

• Gab es eine Verbesserung?

• Sind Sie Ihrem Referenzmodell näher gekommen?

• Erreicht Ihr Team die Key Performance Indicators (KPIs) oder besteht Bedarf an zusätzlichen Maßnahmen?

Indem Sie Änderungen und ihren Einfluss auf Ihren Prozess verfolgen, können Sie den Return on Investment (ROI) für Ihr Process-Mining-Projekt bestimmen. Nach einer erfolgreichen Prozessanalyse ist der nächste Punkt auf Ihrer Liste, Prozessverbesserung zu planen und Prozessleistung zu messen.

Was ist ein effizienter Prozess für Sie – ist es Verbesserung in Geschwindigkeit oder Qualität?

• Kann Automatisierung Ihnen helfen, den Prozess zu beschleunigen?

• Wie viele Software-Roboter würde ein Prozess benötigen?

• Welche KPIs helfen Ihnen, operative Effizienz zu messen?

• Welche Bewertungsmethode werden Sie für regelmäßige Check-ups wählen?

Indem Sie all diese Fragen beantworten und die End-to-End-Prozessoptimierungsstrategie mit UiPath abstimmen, kommen Sie einem kontinuierlichen Verbesserungszyklus und Selbsttragfähigkeit näher. Gewinnen Sie Kontrolle über Ihre Prozesse, überdenken Sie die Allokation Ihrer Ressourcen und steigern Sie das Geschäftswachstum.

Denken Sie daran: Einen Prozess zu entdecken, ist nur der Anfang Ihrer Reise zu erfolgreichem Business Process Management. Der echte Unterschied kommt mit den Änderungen, die Sie umsetzen, und den Maßnahmen, die Sie ergreifen, um Risiken zu verhindern, Produktivität zu verbessern, Kundenanforderungen zu erfüllen und zu übertreffen und Ihre Wachstumsstrategie weiter zu optimieren.

Da Process Mining Bewusstsein dafür schafft, was in Ihrer Organisation vor sich geht, ermöglicht Robotic Process Automation (RPA) Ihnen, dieses Bewusstsein in Aktion umzusetzen. Entdecken Sie, wie Process Mining Unternehmen hilft, die Automatisierungsstrategie für Geschäftswachstum festzulegen, in unserem aktuellen Whitepaper:

Wie wir bei UiPath sagen: „Ihre Organisation ist bereit für Process Mining, wenn sie bereit für große Veränderungen ist.“

Viel Spaß beim Minen!