Process Mining: Kontinuierlichen Wert in Ihrer Automatisierungsreise freisetzen

Sich wandelnde Kundenerwartungen, zunehmender Wettbewerb, sich verändernde Marktdynamiken und erweiternde regulatorische Abdeckung und Strenge haben Unternehmen gezwungen, schlanke, resiliente und agile Geschäftsmodelle aufzubauen. COVID-19 hat Überlebensfragen und Business-Continuity-Risiken in legacy Geschäftsmodellen weiter offengelegt. Folglich beschleunigen Unternehmen branchenübergreifend den Wandel zu digitalen, automatisierten und intelligenten Geschäftsprozessen.

Während viele Unternehmen erfolgreich Pilotinitiativen für Low-Complexity-Use-Cases umgesetzt haben, kämpfen sie weiterhin damit, diese Projekte auf unternehmensweite Programme zu skalieren. Folglich bleibt der realisierte Wert weit unter dem Gesamtpotenzial.

Während Unternehmen auf ihren Automatisierungs- und Digitalisierungsreisen vor mehreren Herausforderungen stehen, bleiben die Identifikation und Aufrechterhaltung einer gesunden Pipeline von Prozessoptimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten die Haupthindernisse für Skalierung und Wertrealisierung. Ohne gesunde Pipeline haben Organisationen nur große Ziele und Dringlichkeit zum Wandel – aber keine klare Roadmap zum Erfolg.

Herausforderungen beim Aufbau einer gesunden Automatisierungspipeline

Eine gesunde Automatisierungspipeline ist weit mehr als eine Ansammlung von Use Cases und Chancen und besteht aus vier zentralen Anforderungen:

1. Faktenbasierter Ansatz zur Entdeckung von Ist-Prozessen im großen Maßstab – sowohl auf Makro- (breitere organisatorische Workflows) als auch auf Mikroebene (Tasks oder End-User-Aktivitäten)
2. Fähigkeit, Prozessoptimierungs- und Automatisierungspotenzial integriert zu identifizieren
3. Ganzheitliche ROI-Sicht (über reine Kosteneinsparungen hinaus) bei der Priorisierung von Prozessoptimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten
4. Fähigkeit zur kontinuierlichen Überwachung der tatsächlichen Wirkung und des ROI implementierter Initiativen und Automatisierungen. Dies ermöglicht einen kontinuierlichen Feedback-Mechanismus, der die Transformationspipeline und -roadmap agil validiert und verfeinert

Wir stellen fest, dass Organisationen aufgrund starker Abhängigkeit von manuellen, interviewbasierten Techniken keine gesunde Transformationspipeline aufbauen können. Dieser gängige Ansatz ist von verschiedenen Limitationen und Herausforderungen geprägt: extrem zeit- und ressourcenintensiv, subjektiv, wahrnehmungsbasiert, potenziell verzerrt, unfähig, alle Prozessvarianten zu erfassen, und Widerstand seitens Stakeholder bei der Bereitstellung notwendiger Details.

Bedarf an Process Mining

Process Mining überwindet die Limitationen manueller Techniken und Herausforderungen beim Aufbau einer gesunden Pipeline, weil es:

• Einen faktbasierten Ansatz verfolgt
• Größere Tiefe und Breite an Informationen liefert
• Einfacher zu skalieren und kosteneffizienter ist als manuelle Techniken
• Kontinuierliche Überwachung von Prozessperformance und ROI ermöglicht

Process-Mining-Technologien lassen sich in drei Kategorien einteilen: klassisches Process Mining, Desktop Process Mining (auch Task Mining genannt) und hybrides Process Mining.

Die Klassifizierung wird durch die Art der gesammelten Prozessdaten, die aus den Daten gewonnenen Erkenntnisse und die unterstützten Use Cases bestimmt.

Klassisches Process Mining

Diese Lösungen erfassen prozessbezogene Informationen aus Event Logs, die von Unternehmenssystemen wie ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) und SCM (Supply Chain Management) generiert werden. Die erfassten Details werden genutzt, um Ist-Prozesse zu rekonstruieren und Prozessflüsse, Schrittwiederholungen und Variationen auf Makroebene zu visualisieren. Diese Lösungen helfen zudem, Prozessleistungsmetriken und KPIs laufend zu überwachen und Prozessverbesserungspotenziale zu identifizieren.

Desktop Process Mining / Task Mining

Diese Lösungen erfassen prozessbezogene Informationen aus Endbenutzer-Interaktionen mit Arbeitsplatzanwendungen. Dazu gehören Tastenanschläge, Mausklicks, Applikations-Objekt-IDs, Bildschirminformationen und andere potenzielle Systemaktivitäten. Diese granulare Datenbasis gibt Einblick in die Tasks und Aktivitäten, die bei der Ausführung eines Prozesses auf Mikroebene involviert sind. Die Erkenntnisse aus Desktop Process Mining helfen, Task-Level-Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren, Prozessdokumentation zu generieren und Prozesse sowie Mitarbeiterproduktivität zu überwachen.

Hybrides Process Mining

Die Nachfrage nach einem einheitlichen, ganzheitlichen Blick auf Ist-Prozesse treibt den Bedarf an hybriden Process-Mining-Lösungen voran, die sowohl Event- als auch User-Interface-(UI-)Logs nutzen, um das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Solche Lösungen befinden sich noch in frühen Reifegraden, entwickeln sich aber rasant weiter.

Anwendungen von Process Mining

Process Mining spielt eine kritische Rolle in allen Phasen der digitalen Transformations-Lebenszyklen von Unternehmen, um Time-to-Value, ROI und Skalierung zu beschleunigen. Process Mining kann folgende Vorteile bieten:

• Entdecken (Discover): deckt bestehende Prozessflüsse inkl. Abweichungen, Ausnahmen, Varianzen und wesentliche Schrittdetails (Zeit, Kosten, Volumen, Frequenz) auf oder validiert sie. Sie können auch zur Erstellung oder Aktualisierung von Prozessdokumentation genutzt werden – z. B. für Schulung neuer Mitarbeiter oder Prozessübergaben in Outsourcing-Szenarien.
• Optimieren (Optimize): vergleicht Ist-Prozesse mit definierten Standard Operating Procedures (SOPs) für Conformance-Checks und Analyse von Abweichungen hinsichtlich Pfad, Zeit und Kosten. Hilft, Prozesse zu straffen und neu zu gestalten, indem Ausnahmen, blinde Flecken und Prozessschwachstellen identifiziert sowie die Anzahl der Varianten rationalisiert wird. Process Mining liefert auch Einblicke in Mitarbeiterkollaboration für bessere Ressourcenzuweisung und Arbeitsdelegation.
• Automatisieren (Automate): erfasst umfangreiche Prozessinformationen wie Volumen, Kosten, Zeit und Frequenz von Prozesspfaden und -schritten. Diese Informationen werden vom Process-Mining-Tool mithilfe geeigneter Frameworks analysiert, um Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren und die Abhängigkeit von Bauchgefühl und Meinungen zu eliminieren.
• Evaluieren (Evaluate): simuliert verschiedene Prozessoptimierungs- und Automatisierungsszenarien, um ROI vorherzusagen und den Business Case zu erstellen oder zu validieren. Gängige Simulationsansätze umfassen What-if-Szenarien durch Definition bestimmter Attribute, Prozessfilter zum Vergleich von Schritten und Untersuchung der Auswirkungen auf relevante KPIs wie Durchlaufzeit und Nacharbeit. Diese Simulationen minimieren das Risiko, Verbesserungsprojekte ohne Wissen über Auswirkungen auf den Echtzeitbetrieb umzusetzen.
• Ausführen (Execute): reduziert Ausführungslücken, indem Aktionen basierend auf generierten Erkenntnissen automatisch ausgelöst werden. Das Handeln auf Basis von Erkenntnissen wird zum wesentlichen Bestandteil von Process Mining und treibt dessen Integration mit komplementären Lösungen wie RPA, Workflow-Automatisierung und Case Management voran. Je nach Use Case können diverse Aktionen ausgelöst werden:
  • Alerts und Benachrichtigungen über ereignisbasierte Aufmerksamkeit (z. B. KPI-Verstöße, SLA-Verletzungen) via E-Mail und Dashboard-Anzeigen
  • Aufgaben an relevante Nutzer zuweisen oder Tickets erstellen
  • RPA-Bots und Automatisierungen triggern für bestimmte Aufgaben (z. B. Hochschwere-Aufgaben, wenn ein Nutzer nicht innerhalb einer festgelegten Dauer handelt)
• Überwachen (Monitor): ermöglicht Organisationen, Prozessperformance laufend zu überwachen und eine Roadmap für kontinuierliche Prozessoptimierung und -automatisierung zu erstellen. Nahezu Echtzeit-Überwachung hilft Unternehmen, Engpässe zu erkennen und Herausforderungen bei der Einhaltung kritischer SLAs oder potenzieller KPI-Verstöße vorherzusagen – und Gegenmaßnahmen zu planen.

Die Process-Mining-Reise verstehen

Die Einführung von Process Mining kann durch ad-hoc-Bedarf zur Analyse weniger Prozesse oder als Teil einer organisationsweiten Strategie zur Transformation des Betriebs getrieben sein. In beiden Fällen können Unternehmen ihre Process-Mining-Reisen in diese fünf distincten Schritte unterteilen für größeren Erfolg und Wertrealisierung:

• Aktuellen Zustand verstehen: Unternehmen müssen den aktuellen Stand ihrer Process-Mining-Fähigkeiten und -Ergebnisse sowie mögliche erreichbare Ergebnisse verstehen
• Business Case für gewünschtes Ergebnis erstellen: Als nächsten Schritt sollten Unternehmen Prozesse identifizieren, die für Process-Mining-Implementierung geeignet sind, einen Business Case für die gewünschten Ergebnisse erstellen und den Zielzustand verfeinern, falls der Business Case nicht hält
• Fähigkeits-Zielzustand bestimmen: Nach Festlegung erreichbarer Ergebnisse sollten Unternehmen entsprechende Fähigkeitsanforderungen skizzieren. Everest Group bewertet Process-Mining-Fähigkeiten anhand von über 25 Schlüsselelementen der Process-Mining-Reisen von Unternehmen und vier Reifegraden. Organisationen können mehrere Sprints unterschiedlicher Dauer durchlaufen, um von einem Zustand in den nächsten zu gelangen. Sie können auf unterschiedlichen Reifegraden bei ihren Fähigkeitselementen stehen
• Alle Determinanten identifizieren und Pfad skizzieren: Gegeben gleichen aktuellen und Zielzuständen könnte die Process-Mining-Reise für verschiedene Unternehmen unterschiedliche Routen nehmen – abhängig von Umweltfaktoren wie Organisationsstruktur, Menschen-/Prozesszentrierung, initiierenden Stakeholdern, Risikobereitschaft, Change-Sensitivität und Technologieaffinität
• Gegen den skizzierten Pfad ausführen: Nach Festlegung des bestmöglichen Ausführungspfads können Unternehmen diverse Best-Practice-Frameworks und -Tools für erfolgreiche Ausführung nutzen

Der Process-Mining-Markt wächst rasant, getrieben durch gestiegenes Bewusstsein und Reife von Process-Mining-Lösungen. Unternehmen über Geografien und Branchen hinweg haben begonnen, ihre Rolle bei der Beschleunigung von Automatisierungs- und Digitalisierungsreisen sowie der kontinuierlichen Prozessüberwachung zu erkennen – kritisch für Business Agility und Resilienz. Zudem hat die Integration mit Automatisierungslösungen die Rolle von Process Mining bei der Steuerung faktenbasierter, ergebnisorientierter Aktionen erweitert.

Everest Groups Process Mining Playbook befähigt Unternehmen in verschiedenen Phasen ihrer Prozessautomatisierungs- und Transformationsreisen mit Insights, Methodologien und praktischen Ratschlägen, um Best-in-Class-Ergebnisse aus Process Mining zu erzielen.

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