Process Mining:Ein Schlüssel zur kontinuierlichen Wertrealisierung in Ihrer Automatisierungsreise

Sich ändernde Kundenerwartungen, intensiverer Wettbewerb, sich ändernde Marktdynamiken und die Ausweitung der regulatorischen Abdeckung und Strenge haben Unternehmen dazu veranlasst, schlanke, widerstandsfähige und agile Geschäftsmodelle aufzubauen. COVID-19 hat Überlebensprobleme und Geschäftskontinuitätsrisiken weiter aufgedeckt, die in alten Geschäftsmodellen bestehen. Folglich versuchen Unternehmen aus allen Branchen, den Übergang zu digitalen, automatisierten und intelligenten Geschäftsprozessen zu beschleunigen.

Während viele Unternehmen erfolgreich Initiativen für Anwendungsfälle mit geringer Komplexität erprobt haben, kämpfen sie weiterhin damit, diese Projekte auf unternehmensweite Programme auszudehnen. Folglich bleibt der aus diesen Initiativen realisierte Wert weit unter ihrem Gesamtpotenzial.

Während Unternehmen auf ihrem Weg zur Automatisierung und digitalen Transformation mit mehreren Herausforderungen konfrontiert sind, bleibt die Identifizierung und Aufrechterhaltung einer gesunden Pipeline von Prozessoptimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten ein wesentliches Hindernis für die Skalierung und Wertrealisierung. Ohne eine gesunde Pipeline haben Organisationen nur große Ziele und die Dringlichkeit, sich zu ändern, aber keinen klaren Fahrplan für den Erfolg.

Herausforderungen beim Erstellen einer gesunden Automatisierungspipeline

Eine gesunde Automatisierungspipeline ist viel mehr als nur eine Reihe von Anwendungsfällen und Möglichkeiten und besteht aus vier Hauptanforderungen:

1. Faktenbasierter Ansatz zur Ermittlung von Ist-Prozessen in großem Umfang sowohl auf Makro- (d. h. allgemeinere organisatorische Arbeitsabläufe) als auch auf Mikroebene (d. h. Aufgaben- oder Endbenutzeraktivität)

2. Fähigkeit, Prozessoptimierungs- und Automatisierungspotenziale integriert zu identifizieren

3. Ganzheitliche Betrachtung des ROI (d. h. über Kosteneinsparungen hinausgehend) bei gleichzeitiger Priorisierung der Prozessoptimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten

4. Fähigkeit, die tatsächliche Wirkung und den ROI der implementierten Initiativen und Automatisierungen kontinuierlich zu überwachen. Es ermöglicht einen kontinuierlichen Feedback-Mechanismus, der hilft, die Transformationspipeline und Roadmap auf agile Weise zu validieren und zu verfeinern

Wir stellen fest, dass Organisationen nicht in der Lage sind, eine gesunde Transformationspipeline aufzubauen, da sie sich stark auf manuelle, interviewbasierte Techniken verlassen. Dieser häufig verwendete Ansatz ist mit verschiedenen Einschränkungen und Herausforderungen behaftet, z. B. dass er extrem zeit- und ressourcenintensiv, subjektiv, wahrnehmungsbasiert, möglicherweise voreingenommen ist, nicht in der Lage ist, alle Prozessvarianten zu erfassen, und der Widerstand von Beteiligten, die notwendigen Details bereitzustellen.

Bedarf an Process Mining

Process Mining hilft, die Einschränkungen manueller Techniken und Herausforderungen beim Aufbau einer gesunden Pipeline zu überwinden, da es:

• Verfolgt einen faktenbasierten Ansatz

• Bietet eine größere Tiefe und Breite der Informationen

• Ist einfacher zu skalieren und kostengünstiger als manuelle Techniken

• Ermöglicht die kontinuierliche Überwachung der Prozessleistung und des ROI

Process Mining-Technologien lassen sich in drei Kategorien einteilen:klassisches Process Mining, Desktop Process Mining (auch Task Mining genannt) und hybrides Process Mining.

Die Klassifizierung dieser Tools richtet sich nach der Art der erfassten Prozessdaten, den aus den erfassten Daten gewonnenen Erkenntnissen und den zugehörigen Anwendungsfällen, die die Erkenntnisse unterstützen.

Klassisches Process Mining

Diese Lösungen erfassen prozessbezogene Informationen aus Ereignisprotokollen, die von Unternehmenssystemen wie Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) und Supply Chain Management (SCM) generiert werden. Die erfassten Details werden verwendet, um Ist-Prozesse zu rekonstruieren und Prozessabläufe, Schrittwiederholungen und Variationen auf Makroebene zu visualisieren. Diese Lösungen helfen außerdem dabei, Prozessleistungsmetriken und Key Performance Indicators (KPIs) kontinuierlich zu überwachen und Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu identifizieren.

Desktop-Process-Mining/Task-Mining

Diese Lösungen erfassen prozessbezogene Informationen aus Interaktionen von Endbenutzern mit Arbeitsplatzanwendungen. Dazu gehören Tastenanschläge, Mausklicks, Anwendungsobjekt-IDs, Bildschirminformationen und andere potenzielle Aktivitäten auf Systemebene. Diese granularen Daten geben Einblick in die Aufgaben und Aktivitäten, die mit der Ausführung eines Prozesses auf Mikroebene verbunden sind. Die Erkenntnisse aus Desktop Process Mining helfen dabei, Automatisierungsmöglichkeiten auf Aufgabenebene zu identifizieren, Prozessdokumentationen zu erstellen und Prozesse und Mitarbeiterproduktivität zu überwachen.

Hybrides Process Mining

Die Nachfrage nach einer einheitlichen und ganzheitlichen Sicht auf Ist-Prozesse verstärkt den Bedarf an einer hybriden Process-Mining-Lösung, die sowohl Ereignis- als auch Benutzeroberflächenprotokolle (UI) nutzt, um das Beste aus beiden Welten bereitzustellen. Obwohl sich solche Lösungen noch in einem frühen Entwicklungsstadium befinden, wird erwartet, dass sie sich schnell weiterentwickeln.

Anwendungen von Process Mining

Process Mining spielt in allen Phasen des Lebenszyklus der digitalen Transformation von Unternehmen eine entscheidende Rolle, um die Time-to-Value-Realisierung, den ROI und die Skalierung zu beschleunigen. Process Mining kann dabei helfen, die folgenden Vorteile zu bieten:

• Entdecken: deckt oder validiert bestehende Prozessabläufe zusammen mit zugehörigen Abweichungen, Ausnahmen, Varianzen und wesentlichen Schrittinformationen (wie Zeit, Kosten, Volumen und Häufigkeit). Sie können auch verwendet werden, um Prozessdokumentationen zu erstellen oder zu aktualisieren, die für Anwendungsfälle wie die Schulung neuer Mitarbeiter und die Übergabe von Prozessen in Outsourcing-Szenarien genutzt werden können.

• Optimieren: vergleicht Ist-Prozesse mit definierten Standard Operating Procedures (SOPs) zur Konformitätsprüfung und Analyse von Abweichungen hinsichtlich Weg, Zeit und Kosten. Es hilft, Prozesse zu rationalisieren und neu zu gestalten, indem es Ausnahmen, blinde Flecken und Prozessschwachstellen identifiziert und die Anzahl der identifizierten Varianten rationalisiert. Process Mining hilft auch dabei, Einblicke in die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu gewinnen, die für eine bessere Ressourcenzuweisung und Arbeitsdelegierung genutzt werden können.

• Automatisieren: erfasst umfangreiche Prozessinformationen wie Volumen, Kosten, Zeit und Häufigkeit von Prozesswegen und -schritten. Diese Informationen werden vom Process-Mining-Tool mithilfe geeigneter Frameworks analysiert, um Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren und das Vertrauen auf Vermutungen und Meinungen zu beseitigen.

• Auswerten: simuliert verschiedene Prozessoptimierungs- und Automatisierungsszenarien, um den ROI vorherzusagen und den Business Case zu erstellen oder zu validieren. Gängige Simulationsanalyseansätze umfassen die Konfiguration von Was-wäre-wenn-Szenarien durch die Definition bestimmter Attribute, die Verwendung von Prozessfiltern zum Vergleichen von Schritten und die Untersuchung der Auswirkungen auf relevante KPIs wie Durchlaufzeit und Nacharbeit. Diese Simulationen minimieren das Risiko der Implementierung von Verbesserungsprojekten, ohne zu wissen, wie sie sich auf den Echtzeitbetrieb auswirken werden.

• Ausführen: reduziert die Ausführungslücken, indem automatisch Aktionen basierend auf den generierten Erkenntnissen ausgelöst werden. Die Unterstützung bei der Umsetzung der generierten Erkenntnisse wird zu einem wesentlichen Bestandteil des Process Mining, das auch die Integration mit verschiedenen ergänzenden Lösungen wie Robotic Process Automation (RPA), Workflow-Automatisierung und Fallmanagement vorantreibt. Folglich kann je nach Anwendungsfall eine Vielzahl von Aktionen ausgelöst werden, darunter:

  • Warnungen und Benachrichtigungen über Ereignisse, die Aufmerksamkeit erfordern (z. B. Verstöße gegen KPIs, Verstöße gegen Service-Level-Vereinbarungen usw.) per E-Mail und Dashboard-Anzeigen

  • Aufgaben relevanten Benutzern zuweisen oder Tickets erstellen

  • Auslösen von RPA-Bots und -Automatisierungen zur Ausführung bestimmter Aufgaben (z. B. Aufgaben mit hohem Schweregrad, wenn ein Benutzer nicht innerhalb einer bestimmten Dauer handelt)

• Monitor: ermöglicht es einer Organisation, die Prozessleistung kontinuierlich zu überwachen und eine Roadmap für die kontinuierliche Prozessoptimierung und -automatisierung zu erstellen. Die Überwachung von Prozessen nahezu in Echtzeit hilft Unternehmen dabei, Engpässe zu erkennen und Herausforderungen bei der Erfüllung kritischer Service-Level-Agreements (SLAs) oder potenzieller KPI-Verstöße vorherzusagen und Abhilfemaßnahmen zu planen.

Die Process-Mining-Reise verstehen

Die Einführung von Process Mining kann durch Ad-hoc-Anforderungen zur Analyse einiger Prozesse oder als Teil einer unternehmensweiten Strategie zur Transformation von Abläufen vorangetrieben werden. In beiden Fällen können Unternehmen ihre Process-Mining-Reise in diese fünf einzelnen Schritte für mehr Erfolg und Wertrealisierung aufteilen:

• Den aktuellen Stand verstehen :Unternehmen müssen den aktuellen Stand ihrer Process-Mining-Fähigkeiten und -Ergebnisse sowie mögliche erreichbare Ergebnisse verstehen

• Erstellen Sie einen Business Case für das gewünschte Ergebnis :Als nächsten Schritt sollten Unternehmen Prozesse identifizieren, die für die Implementierung von Process Mining geeignet sind, einen Business Case für die gewünschten Ergebnisse erstellen und den angestrebten Ergebniszustand verfeinern, wenn der Business Case nicht zutrifft

• Bestimmen Sie den Fähigkeitszielzustand :Nachdem die erreichbaren Ergebnisse ermittelt wurden, sollten Unternehmen die entsprechenden Fähigkeitsanforderungen zu deren Erreichung festlegen. Die Everest Group bewertet Process-Mining-Fähigkeiten über mehr als 25 Schlüsselelemente der Process-Mining-Journey von Unternehmen und vier Reifegrade. Organisationen können mehrere Sprints unterschiedlicher Dauer durchlaufen, um von einem Zustand in einen anderen zu wechseln. Sie können in ihren Fähigkeitselementen unterschiedliche Reifegrade aufweisen

• Identifizieren Sie alle Determinanten und kartieren Sie den Pfad :Bei gleichem Ist- und Soll-Zustand könnte die Process-Mining-Reise für verschiedene Unternehmen je nach Umgebungsfaktoren wie Organisationsstruktur, Personen-/Prozessorientierung, Initiierung von Stakeholdern, Risikobereitschaft, Sensibilität für Veränderungen und Technologiekompetenz unterschiedliche Wege nehmen

• Ausführen gegen den zugeordneten Pfad :Nachdem sie den am besten geeigneten Ausführungspfad festgelegt haben, können Unternehmen verschiedene Best-Practice-Frameworks und -Tools für eine erfolgreiche Ausführung nutzen

Der Process-Mining-Markt wächst weiterhin schnell, angetrieben durch die zunehmende Bekanntheit und Reife von Process-Mining-Lösungen. Unternehmen in allen Regionen und Branchen haben begonnen, ihre Rolle bei der Beschleunigung von Automatisierungs- und digitalen Transformationsprozessen sowie der Förderung einer kontinuierlichen Prozessüberwachung zu erkennen, die für die Gewährleistung von geschäftlicher Agilität und Widerstandsfähigkeit von entscheidender Bedeutung ist. Darüber hinaus hat die Integration mit Automatisierungslösungen seine Rolle bei der Förderung faktenbasierter und ergebnisorientierter Maßnahmen erweitert.

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