Feiern des Manufacturing Day 2021 – Drei Wege, um ein großartiges Hybrid-Event zu gestalten

Der Freitag war schon immer ein Grund zum Feiern, aber der erste Freitag im Oktober liegt dem MEP National Network am Herzen ^TM , denn in diesem Jahr ist Freitag, der 1. Oktober, Herstellungstag (MFG Day)!

Die Organisation Ihrer Veranstaltungen zum MFG-Tag kann sich in den letzten 18 Monaten stark verändert haben. Die Priorisierung der Sicherheit, Kapazitätsbeschränkungen an den Veranstaltungsorten und reduzierte Geschäftsreisen haben die Organisation von Fertigungsmessen, Konferenzen, Werksbesichtigungen und anderen traditionellen persönlichen Veranstaltungen vor echte Herausforderungen gestellt. Ein ganztägiges (oder einwöchiges) virtuelles Programm ist möglicherweise nicht immer die richtige Lösung, wenn die Aufmerksamkeitsspanne des Publikums kurz ist, die Bedürfnisse der Teilnehmer nach Verbindung und Netzwerken und „Zoom-Müdigkeit“ erfüllt werden. Warum also ein Hybrid-Event mit persönlichen und virtuellen Aspekten veranstalten? Indem Sie sowohl persönliche als auch virtuelle Erfahrungen in einer hybriden Veranstaltung kombinieren, ebnen Sie den Weg für eine stärkere Beteiligung und eine größere regionale und nationale Beteiligung.

Hybrid-Events

Um ein erfolgreiches Hybrid-Event zu erstellen, ist mehr als ein Zoom-Meeting-Link erforderlich. Es beinhaltet absichtlich darüber nachzudenken, wie die Erfahrungen für alle Teilnehmer bereichert werden können. Was für eine persönliche Veranstaltung funktioniert, wird nicht immer auf Ihr virtuelles Publikum übertragen. Ein erfolgreiches Hybrid-Event erfordert, dass ähnliche Bedürfnisse auf unterschiedliche Weise in Einklang gebracht werden. Wenn Sie für Ihre Feier zum MFG-Tag eine Hybrid-Veranstaltung in Betracht ziehen, gibt es drei Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass alle mit einem positiven Erlebnis nach Hause gehen.

1. Begeistern Sie die Teilnehmer

Der Schlüssel zu jeder großartigen Veranstaltung ist die Bereitstellung großartiger Inhalte, wie die Bestimmung der gefragten Themen und die Präsentation dynamischer Referenten. Bei Hybrid-Events reicht dies jedoch allein nicht aus, da Ihre beiden Zuschauer diese Dinge unterschiedlich erleben werden. Hier sind einige schnelle Tipps:

• Achten Sie auf die Länge des Inhalts. Virtuelle Aufmerksamkeitsspannen sind oft kürzer als persönlich. Es ist hilfreich, dies bei der Erstellung Ihres Zeitplans zu berücksichtigen. Überdenken Sie die Abfolge von aufeinanderfolgenden Veranstaltungen und unterbrechen Sie dichte Präsentationen mit Möglichkeiten zur Beteiligung des Publikums, wie Umfragen oder Fragen des Publikums, ob es mit einem Punkt einverstanden ist.
• Betrachten Sie Beleuchtung und Audio. Schlechte Beleuchtung, Mikrofon-Feedback, laute Hintergrundeinstellungen und andere Elemente können das virtuelle Publikum ablenken oder abschrecken. Planen Sie vor Hybridsitzungen genügend Zeit ein, um die Beleuchtung und den Ton der Einrichtung für virtuelle Teilnehmer zu testen. Wenn Sie virtuelle Teilnehmer während der Panels stumm schalten und virtuelle Teilnehmer auffordern, sich selbst stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen, können Sie Ablenkungen vermeiden.
• Bleiben Sie im Zeitplan. Es war noch nie so wichtig, sicherzustellen, dass Programme pünktlich ausgeführt werden. Die Flexibilität der Arbeit von zu Hause aus bedeutet, dass virtuelle Redner und Teilnehmer möglicherweise erhöhte Verpflichtungen haben. Verzögerungen bei den Startzeiten oder das Halten von Gästen länger als geplant kann dazu führen, dass Ihre Redner und Ihr Publikum zu spät zu ihrem nächsten Meeting kommen. Darüber hinaus können unterschiedliche Zeitzonen Probleme für Remote-Sprecher und Gäste darstellen. Wenn Sie dafür sorgen, dass die Züge pünktlich verkehren, bleibt Ihr Publikum beschäftigt und muss nicht auf die Uhr schauen.
• Logistik für Standortänderungen testen. Wenn ein Teil Ihres Zeitplans erfordert, dass die Teilnehmer den Standort wechseln, z. B. bei einer Betriebsbesichtigung, überlegen Sie sich im Voraus, wie Sie Ihre Online-Teilnehmer mitnehmen können. Wenn dies nicht möglich ist, ziehen Sie in Erwägung, es aus Ihrem Zeitplan zu entfernen oder Alternativen für diejenigen zu finden, die nicht persönlich sind.

2. Mit allen Teilnehmern kommunizieren

Wenn Sie eine persönliche Veranstaltung planen, ist es wahrscheinlich, dass Sie einen bestimmten Sitzungsmoderator haben, der jede Sitzung einführt, Fragen des Publikums beantwortet und den Teilnehmern hilft, zu ihren Plätzen zu gelangen oder ihre Fragen zu beantworten. Stellen Sie sicher, dass virtuelle Teilnehmer auch über dedizierte Ressourcen verfügen.

• Bestimmen Sie einen virtuellen Moderator. Ein virtueller Moderator kann sich die Chat-Funktion ansehen, bei technischen Problemen helfen und sicherstellen, dass den Referenten Online-Fragen gestellt werden. Der virtuelle Moderator kann auch alle spezifischen Informationen für die Teilnehmer aus der Ferne übermitteln.
• Verwenden Sie Chatfunktionen, um virtuelle Teilnehmer einzubeziehen. Remote-Teilnehmer möchten an der Konversation teilnehmen. Stellen Sie Fragen, die sich auf den Inhalt beziehen oder um mehr über das Online-Publikum zu erfahren. Dieses Feedback kann den Sprechern zur Verfügung gestellt werden, um sicherzustellen, dass sie bei Bedarf Klarheit schaffen oder Informationen basierend auf der Zusammensetzung des Publikums neu fokussieren.
• Erinnern Sie die Teilnehmer persönlich an ihre entfernten Kollegen. Denken Sie daran, Remote-Teilnehmer „einzubeziehen“, indem Sie Redner und persönliche Teilnehmer daran erinnern, dass es Leute gibt, die außerhalb des Standorts teilnehmen. Es ist eine kleine Aktion, die den Mitarbeitern im Homeoffice das Gefühl gibt, nicht vergessen worden zu sein, und dass die Programme so konzipiert sind, dass sie ihre Anwesenheit berücksichtigen.

3. Community erstellen

Eines der besten Dinge beim persönlichen Besuch von Veranstaltungen ist die Möglichkeit, sich zu vernetzen und an kleineren Breakout-Sitzungen teilzunehmen. Diese virtuellen Optionen nicht zu haben, kann für diejenigen, die online teilnehmen, sehr frustrierend sein. Stellen Sie sicher, dass:

• Erstelle virtuelle Arbeitsräume und teile ihr Feedback. Nutzen Sie Plattformen, die Online-Breakout-Räume ermöglichen, um virtuelle Teilnehmer zu ermutigen, ihre Gedanken zu teilen oder gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Stellen Sie sicher, dass der virtuelle Moderator alle Rückmeldungen aus diesen Sitzungen mit allen Teilnehmern teilt oder bitten Sie die virtuellen Teilnehmer, jemanden als Teamleiter für ihre Sitzung zu benennen.
• Nutzung von Plattformen zum Networking. Einige Plattformen verfügen über virtuelle Treffpunkte, die „Tische“ für die Teilnehmer zum Sitzen und Netzwerken erstellen. Ziehen Sie in Erwägung, diese Lösungen zu verwenden und Netzwerkzeiten festzulegen. Dies ermöglicht es Online-Teilnehmern, sich über ihre persönlichen Geräte untereinander und mit Personen zu verbinden, die persönlich teilnehmen. Ermutigen Sie die Online-Nutzer, virtuelle Visitenkarten auszutauschen, neue LinkedIn-Verbindungen aufzubauen und die Chat-Funktion zu nutzen, um miteinander zu sprechen, entweder einzeln oder als Gruppe.
• Benutze Spiele, um das Eis zu brechen. Stellen Sie den Teilnehmern Fragen, z. B. wer vom am weitesten entfernten Standort teilnimmt, und geben Sie einem persönlichen und einem virtuellen Teilnehmer Anerkennung oder Preise. Verbinde persönliche und virtuelle Teilnehmer bei Wettbewerben, um Probleme zu lösen oder mehr übereinander zu erfahren.
• Bringen Sie Technologie ein, um die Distanz zu verringern. Wenn Ihre Einrichtung Bildschirme zulässt, sollten Sie Ihren persönlichen Teilnehmern die Möglichkeit geben, die Teilnehmer virtuell auf ihren Laptops zu sehen oder größere Bildschirme an der Vorderseite des Veranstaltungsortes zu integrieren. Wenn Sie weniger Teilnehmer und Tablets zur Verfügung haben, stellen Sie eines an jeden persönlichen Tisch, um die Interaktion zu erleichtern.

Zusätzlicher Tipp:Stellen Sie sicher, dass Sie die Fertigung feiern!

Unabhängig davon, wie Sie sich für die Ausrichtung Ihres Manufacturing Day-Events entscheiden, das Wichtigste ist, die Beiträge der amerikanischen Fertigungsindustrie zu feiern! Wenn Sie weitere Informationen zur Ausrichtung einer Hybrid-Veranstaltung wünschen, hilft Ihnen das MEP National Network gerne weiter! Das Netzwerk hat seit seiner Gründung am MFG Day teilgenommen und verfügt über Experten in allen Bundesstaaten und Puerto Rico. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihr lokales MEP-Center.