3 bewährte Strategien für ein erfolgreiches hybrides Manufacturing Day 2021 Event

Während Freitage immer ein Grund zum Feiern sind, liegt dem MEP National Network™ der erste Freitag im Oktober besonders am Herzen – denn dieses Jahr ist Freitag, der 1. Oktober, der Manufacturing Day (MFG Day)!

Die Organisation Ihrer MFG Day-Events hat sich in den letzten 18 Monaten stark verändert. Sicherheitspriorisierung, Kapazitätsbeschränkungen bei Veranstaltungsorten und reduzierte Geschäftsreisen stellten echte Herausforderungen für die Organisation von Fertigungsmessen, Konferenzen, Werksführungen und anderen traditionellen Präsenzveranstaltungen dar. Ganztägige (oder wochenlange) virtuelle Programme sind nicht immer die richtige Lösung – kurze Aufmerksamkeitsspannen, das Bedürfnis nach Vernetzung und „Zoom-Müdigkeit“ sprechen dagegen. Warum also ein hybrides Event mit sowohl Präsenz- als auch virtuellen Aspekten? Indem Sie beide Erlebniswelten in einem hybriden Event kombinieren, ebnen Sie den Weg für höhere Teilnahme und größere regionale sowie nationale Reichweite.

Hybride Events

Ein erfolgreiches hybrides Event erfordert mehr als einen Zoom-Link. Es geht darum, bewusst darüber nachzudenken, wie Sie die Erlebnisse für alle Teilnehmenden bereichern. Was bei einer Präsenzveranstaltung funktioniert, lässt sich nicht immer auf das virtuelle Publikum übertragen. Ein gelungenes hybrides Event balanciert ähnliche Bedürfnisse auf unterschiedliche Weise. Wenn Sie ein hybrides Event für Ihre MFG Day-Feier in Betracht ziehen, hier sind drei Wege, um sicherzustellen, dass alle mit einem positiven Erlebnis nach Hause gehen.

1. Teilnehmende engagiert halten

Der Schlüssel zu jedem großartigen Event sind großartige Inhalte – wie die Bestimmung gefragter Themen und die Präsentation dynamischer Sprecher. Doch bei hybriden Events reicht das allein nicht, weil beide Zielgruppen diese Dinge anders erleben. Hier einige schnelle Tipps:

• Inhaltslänge beachten. Virtuelle Aufmerksamkeitsspannen sind oft kürzer als bei Präsenzveranstaltungen. Das bei der Zeitplanung zu berücksichtigen hilft. Überdenken Sie aufeinanderfolgende Programmpunkte und lockern Sie dichte Präsentationen mit Möglichkeiten zur Publikumsinteraktion auf – wie Umfragen oder die Frage, ob das Publikum einem gemachten Punkt zustimmt.
• Beleuchtung und Audio bedenken. Schlechtes Licht, Mikrofon-Rückkopplungen, laute Hintergründe und andere Störfaktoren können virtuelle Teilnehmende ablenken oder abschrecken. Planen Sie genug Zeit vor hybriden Sessions ein, um Beleuchtung und Audio für virtuelle Teilnehmende zu testen. Virtuelle Teilnehmende während Podiumsdiskussionen stumm zu schalten und virtuelle Podiumsteilnehmende aufzufordern, sich selbst stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen, hilft, Ablenkungen zu vermeiden.
• Den Zeitplan einhalten. Dass Programme pünktlich laufen, war nie wichtiger. Home-Office-Flexibilität bedeutet, dass virtuelle Sprecher und Teilnehmende vermehrte Verpflichtungen haben können. Verzögerungen beim Start oder das Überziehen der geplanten Zeit können Sprecher und Publikum für ihren nächsten Termin zu spät kommen lassen. Auch unterschiedliche Zeitzonen können für Remote-Sprecher und -Gäste problematisch sein. Pünktlichkeit hält das Publikum engagiert und verhindert Blicke auf die Uhr.
• Logistik für Ortswechsel testen. Wenn ein Teil des Programms einen Ortswechsel erfordert – etwa eine Werksführung – denken Sie im Voraus darüber nach, wie Sie Ihre Online-Teilnehmenden mitnehmen können. Ist das nicht möglich, erwägen Sie, den Programmpunkt zu streichen oder Alternativen für Nicht-Anwesende zu finden.

2. Mit allen Teilnehmenden kommunizieren

Bei der Planung einer Präsenzveranstaltung haben Sie wahrscheinlich einen designierten Session-Moderator, der jede Session eröffnet, Publikumsfragen moderiert und den Teilnehmenden bei Platzfindung oder Fragen hilft. Stellen Sie sicher, dass auch virtuelle Teilnehmende dedizierte Ressourcen haben.

• Einen virtuellen Moderator benennen. Ein virtueller Moderator kann den Chat überwachen, bei technischen Problemen helfen und sicherstellen, dass Online-Fragen an die Sprecher weitergeleitet werden. Er kann auch Informationen kommunizieren, die spezifisch für Remote-Teilnehmende sind.
• Chat-Funktionen zur Einbindung virtueller Teilnehmender nutzen. Remote-Teilnehmende wollen Teil des Gesprächs sein. Stellen Sie Fragen, die sich auf den Inhalt beziehen oder mehr über das Online-Publikum erfahren. Dieses Feedback kann an Sprecher weitergegeben werden, um sicherzustellen, dass sie bei Bedarf Klarheit schaffen oder Informationen basierend auf der Publikums-Zusammensetzung neu ausrichten.
• Präsenz-Teilnehmende an ihre Remote-Gegenstücke erinnern. Denken Sie daran, Remote-Teilnehmende „einzubeziehen“, indem Sie Sprecher und Anwesende daran erinnern, dass Leute off-site teilnehmen. Eine kleine Geste, die Home-Office-Teilnehmenden das Gefühl gibt, nicht vergessen worden zu sein und dass das Programm ihre Teilnahme berücksichtigt hat.

3. Gemeinschaft schaffen

Eines der besten Dinge an Präsenzveranstaltungen ist die Möglichkeit zum Networking und zur Teilnahme an kleineren Breakout-Sessions. Fehlende virtuelle Optionen können für Online-Teilnehmende sehr frustrierend sein. Stellen Sie sicher, dass Sie:

• Virtuelle Breakout-Räume erstellen und deren Feedback teilen. Nutzen Sie Plattformen, die Online-Breakout-Räume ermöglichen, um virtuelle Teilnehmende zu ermutigen, Gedanken zu teilen oder gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Sorgen Sie dafür, dass der virtuelle Moderator Erkenntnisse aus diesen Sessions mit allen teilt oder bitten Sie virtuelle Teilnehmende, jemanden als Teamsprecher für ihre Session zu benennen.
• Plattformen für Networking nutzen. Einige Plattformen bieten virtuelle Lounge-Bereiche, die „Tische“ für Networking schaffen. Ziehen Sie diese Lösungen in Betracht und weisen Sie Networking-Zeiten aus. Das ermöglicht Online-Teilnehmenden, sich untereinander und mit Anwesenden über ihre Endgeräte zu vernetzen. Ermutigen Sie Online-Teilnehmende zum Austausch virtueller Visitenkarten, neuer LinkedIn-Kontakte und zur Nutzung der Chat-Funktion für Gespräche – einzeln oder in Gruppen.
• Spiele als Eisbrecher einsetzen. Fragen Sie Teilnehmende z. B. wer von der am weitesten entfernten Location zugeschaltet ist, und verleihen Sie Preise an je einen Präsenz- und einen virtuellen Teilnehmenden. Bilden Sie gemischte Teams aus Präsenz- und virtuellen Teilnehmenden für Wettbewerbe zur Problemlösung oder zum Kennenlernen.
• Technologie nutzen, um Distanz zu überbrücken. Wenn Ihre Räumlichkeiten Bildschirme erlauben, ermöglichen Sie Präsenz-Teilnehmenden, virtuelle Teilnehmende auf ihren Laptops oder über große Leinwände vorne im Raum zu sehen. Bei kleinerer Teilnehmerzahl und verfügbaren Tablets: Stellen Sie eines an jeden Präsenz-Tisch, um Interaktion zu erleichtern.

Extra-Tipp: Fertigung feiern!

Unabhängig davon, wie Sie Ihren Manufacturing Day gestalten – das Wichtigste ist, die Beiträge der amerikanischen Fertigungsindustrie zu feiern! Wenn Sie mehr Informationen zur Ausrichtung eines hybriden Events wünschen, hilft das MEP National Network gerne! Das Netzwerk nimmt seit der Gründung am MFG Day teil und hat Experten in jedem Bundesstaat und Puerto Rico. Wenden Sie sich an Ihr lokales MEP Center für weitere Informationen.