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Kosten und Bedeutung der Dokumentation im Engineering

Schlecht geschriebene Arbeitsanweisungen, Standardarbeitsanweisungen, falsche Zeichnungen und Blaupausen, Unsachgemäß konstruierte Vorrichtungen, ungeeignete Produktionsanlagen und eine schlecht gestaltete Arbeitsplatzanordnung sind nur einige Beispiele, die zu menschlichem Versagen beitragen. Diese schlecht geschriebenen Dokumentationen fügen zusätzliche Probleme hinzu, die vermieden werden könnten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Komponenten nach veralteten Anweisungen hergestellt werden, weil die richtigen Informationen den Arbeiter verspätet erreichen. Schlechte Design- und Dokumentationsqualität ist eine der Hauptursachen für ineffiziente Produktprozesse, die direkt zu Verzögerungen, Nacharbeiten und Abweichungen führen und dazu beitragen, Projektzeit und -kosten sowohl für den Kunden als auch für Ihr Unternehmen zu erhöhen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation beschränkt sich jedoch nicht nur auf den technischen Papierkram, nein, sie bezieht jede Person ein, die in diesem Unternehmen arbeitet. Mal sehen, wie schlechte Dokumentation selbst die besten Unternehmen verzögern kann.


Funktionsweise

Die Qualität der erstellten Konstruktion und Dokumentation hat großen Einfluss auf die Gesamtleistung und Effizienz von Produktionsprojekten. Designer liefern die grundlegenden Blaupausen für die Darstellung der Ideen und Konzepte, die Hersteller benötigen, um Produkte zu verwirklichen. Es ist jedoch die Qualität der bereitgestellten Dokumentation, die bestimmt, wie effektiv und effizient die Durchlaufzeit für die Produktion ist. Unzureichende und mangelhafte Konstruktion und Dokumentation beeinträchtigen die Effizienz des Produktionsprozesses, indem sie zu Verzögerungen, Nacharbeiten und Abweichungen führen, was zu einer Erhöhung der Projektzeit und -kosten beiträgt. Es gibt jedoch Stufen, bevor die Produktion stattfinden kann, die diesen Prozess verzögern oder sogar die Produktion zum Erliegen bringen können.

Dokumentationskategorien

Es gibt unzählige Dokumentationen, die in jedem Unternehmen verwendet werden. Sie können von der Qualitätssicherung bis zur Fertigung reichen. Ohne eine vollständige Liste aller Dokumentationen durchzugehen, die ein Unternehmen verwenden würde, werden wir die Dokumentation stattdessen unten in mehrere Kategorien zusammenfassen.

Werfen wir einen Blick auf jede dieser Kategorien und sehen wir uns die Auswirkungen einer schlechten Dokumentation an und wie sie Zeit und Geld kosten kann.

Management-Dokumentation

Die Konzentration auf das Geschäft ist eine Hauptaufgabe des Managements und den Überblick zu behalten ist eine Pflicht, die selbst die Besten aus der Fassung bringen kann. Die ordnungsgemäße Dokumentation jeder Transaktion, der Verantwortlichen oder der Aufgaben sowie die Terminplanung sind für den Betrieb eines produktiven Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Bei jedem Geschäft werden Finanztransaktionen von Einlagen bis hin zu Lieferungen durchgeführt. Eine klare und ordnungsgemäß dokumentierte Aufzeichnung von Quittungen, Rechnungen und Gebühren ist für die Geschäftsausgaben- und Einkommensabrechnung wichtig. Das Letzte, was jemand tun möchte, ist, herumzustöbern und nach verloren gegangenen Ausgabenbelegen zu suchen. Bei größeren Unternehmen bewegt sich das Management beschleunigt durch Einnahmen und Ausgaben. Ein gut entwickeltes Dokumentationssystem würde später Zeit und Ärger sparen.

Zeit außerhalb des Teams und zum Sammeln von Papierkram kann zum Scheitern führen, wenn sie nicht richtig durchgeführt wird. Zeit weg vom Team bedeutet eigentlich, dass sich das Management nicht seinen Führungsaufgaben widmet. Und noch schlimmer, wenn sie tatsächlich an den Punkt gelangen, an dem das Aufspüren von Dokumentation Zeit für andere wichtige Aufgaben stiehlt, können die Dinge noch schlimmer werden, wenn sich die Fristen nähern.

Dokumentation zur Qualitätssicherung

Qualitätssicherung ist ein Mittel, um Fehler oder Mängel an hergestellten Produkten zu vermeiden und Probleme bei der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an Kunden zu vermeiden. Die QS wird auf die physisch abgeschlossene Vorproduktion angewendet, um zu überprüfen, ob das Produkt den Spezifikationen und Anforderungen entspricht, und während der Herstellungsproduktionsläufe durch die Validierung eines Teils der Muster und dass sie einer spezifischen Qualitätskontrolle entsprechen. QA spielt eine entscheidende Rolle in dokumentierten Projekten mit hohem Volumen und stellt sicher, dass Standards eingehalten werden, während Kosten- und Zeitbeschränkungen erreicht oder verbessert werden.

Ein Großteil der geforderten Qualität wird vom Kunden oder den Konstruktionsspezifikationen an den Ingenieur vorgegeben. Zur Einhaltung dieser Spezifikation ist eine ordnungsgemäße Dokumentation erforderlich. Wenn die ausgewählten Proben anhand von Kriterien bewertet werden, die im Produktspezifikationsdokument falsch angegeben sind, würde die Validierung der Probe auf falschen Informationen basieren.

Die Qualitätssicherung ist der letzte Schritt, bevor die Produktion für eine Produktionscharge freigegeben wird. Was passiert, wenn die Dokumente falsch sind und die Validierung aufgrund einer falschen Spezifikation abgeschlossen wurde?

An diesem Punkt überprüft der QS-Mitarbeiter nur, ob das Produkt die angestrebte Spezifikation erfüllt oder übertrifft. Wenn die Informationen falsch in das Konstruktionsblatt eingegeben wurden, winkte der QS-Mitarbeiter die Charge durch, da sie den angegebenen Spezifikationen entspricht.

Was passiert, wenn das Produkt auf den Markt kommt und sich herausstellt, dass es nicht den regulatorischen Standards entspricht? Dies ist besonders schlimm für Unternehmen, die Produkte herstellen, die direkt oder indirekt die öffentliche Sicherheit beeinträchtigen können. In einem geringeren Fall würde das Unternehmen den Fehler erkennen und die Bestellung zurückrufen, bevor es zu unmittelbaren Verlusten kommt. Aber es gibt nicht selten den Fehler, dass menschliche Verluste aus einem einfachen Dokumentationsfehler eine Unternehmenskrise machen.

Rückrufe, die vor einer Katastrophe durchgeführt werden, müssen oft nur das Teil durch die validierte Komponente ersetzen. Aber im schlimmsten Fall führte das Teil zum Tod von jemandem und der Austausch der Komponente wäre jetzt die geringste Sorge des Unternehmens.

Die Qualitätssicherung ist der letzte Schritt, bevor Produkte auf den Markt kommen können, und wenn die Validierung nicht korrekt ist, können die Konsequenzen enorm sein. Dies ist die letzte Phase, die menschliches Versagen auf dem Weg vom Design bis zur Herstellung erklären kann, um Produktstandards und -spezifikationen zu überprüfen.

Design- und Konstruktionsdokumentation

Das Design und Engineering von Projekten ist ein komplexer und anspruchsvoller Prozess, und sein Erfolg hängt stark von einer guten Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Design- und Engineering-Teams ab. Gutes Design ist effektiv, wenn es seinen beabsichtigten Zweck erfüllt und innerhalb des gewünschten Budgets, der Zeitbeschränkungen und sicher produziert wird. Um die Konstruktion effektiv an das Fertigungspersonal zu kommunizieren, bedarf es eines Dokuments, das in Bezug auf ihre effektive und ungehinderte Herstellung klar und detailliert definiert ist.

Die Kommunikation der aktuellen Konstruktionsdokumentation besteht beispielsweise typischerweise aus einer 2D- oder 3D-generierten Zeichnung, die die physische Struktur zeigt, zusammen mit Spezifikationen, die den Produktions- und Installationsprozess zeigen. Probleme treten auf, wenn Folgendes passiert:

Dies ist entweder auf eine schlechte Dokumentation oder auf das Verständnis eines Ingenieurs für die Fähigkeiten der Fertigungsanlage zurückzuführen. Wenn solche Probleme auftreten, wird normalerweise nachgearbeitet, um das Problem zu beheben. Die Überarbeitung von Konstruktionszeichnungen und unvollständigen Spezifikationen dauert möglicherweise nicht allzu lange, aber jede tägliche Nacharbeit ist besser, als jemanden die Dokumentation eines iterierten Projekts verwenden zu lassen und sie auf ähnliche oder schlimmere Probleme stoßen zu lassen. In beiden Fällen führt die Überarbeitung von Produktions- und Montageverfahren zu Verzögerungen bei der Markteinführung des Produkts und kann sich auf die Gesamtproduktionskosten auswirken.

Die richtige Dokumentation ist von Anfang an unerlässlich. Die Entwicklung besserer Praktiken, um diese Fehler frühzeitig zu erkennen, spart später Zeit und Geld.

Fertigungs-, Montage-, Test- und Installationsdokumentation

In der Fertigung erreichten Design und Engineering einen Punkt der Herstellbarkeit. Das Produkt wurde nach Kundenspezifikation entwickelt und ist bereit für die Entwicklung. Die Fertigung erfordert wichtige Informationen, bevor sie mit der Fertigung beginnen können. Normalerweise benötigen sie Dokumente, einschließlich der Zeichnungsspezifikation, Herstellbarkeitsmethoden und der angegebenen Toleranzanforderungen, die auch die Hersteller einhalten müssen.

Die Fertigungsdokumentation muss die Informationen und das Design von den Ingenieuren vollständig an die Mitarbeiter in der Fertigung übermitteln, ohne dass diese zu viele Fragen zum Design stellen. Wenn die Informationen nicht genau übermittelt werden, könnte das Produkt mit falschen Abmessungen oder aus tolerierten Teilen entwickelt werden und ein Bauteil produzieren, das nicht den geltenden Normen und Vorschriften entspricht.

Die Dokumentation und Validierung der Ausrüstung für die Herstellungsausrüstung ist notwendig, um dem Kunden das Engagement des Unternehmens für qualitativ hochwertige Produkte zu versichern. Wenn Prüf- oder Fertigungsmittel nicht von zertifizierten Kalibrierunternehmen verifiziert wurden und dennoch für die Produktion verwendet werden, kann dies zu schlechten Ergebnissen oder einer falschen Fertigung führen. Kalibrierfirmen sollten immer als Hersteller der Geräte oder akkreditiert gewählt werden, anstatt dies durch Dritte mit Dokumenten überprüfen zu lassen, die möglicherweise nicht einmal aktuell sind.

In jedem Fall ist die Dokumentation unerlässlich, um das Produkt präzise, ​​effektiv und in hoher Qualität fertigzustellen. Eine Charge von gefertigten Teilen, die nicht den Normen entsprechen, muss nachgearbeitet werden. Und zu verstehen, ob dies ein Problem mit der Konstruktions-/Konstruktionsdokumentation oder der Gerätezertifizierung ist, kann Zeit außerhalb des Projekts erfordern, was zu Ausfallzeiten führt, bis Lösungen gefunden werden können, was mehr Geld und mehr Zeit kostet.

Die Kosten schlechter Kommunikation

Insgesamt soll die Dokumentation ein Mittel sein, um Informationen zwischen Kollegen und Arbeitern zu kommunizieren. Sie liefern wertvolle Informationen, die unzählige Fragen beantworten können, damit andere ihre Arbeit vervollständigen können. Die Dokumentation ist wichtig, um aktuell, konsistent und vollständig zu bleiben. Nicht kohärente Dokumente beeinträchtigen die Produktionseffizienz und die Durchlaufzeit. Eine mangelhafte Dokumentation kann Folgendes zur Folge haben:

Diese Probleme können auf eine schlechte Management- oder technische Dokumentation zurückzuführen sein und Probleme verursachen wie:


Wie auch immer Sie es betrachten, ist die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Dokumentation wichtig. Die Beispiele in diesem Artikel sind eine Überverallgemeinerung der tatsächlich in jedem Unternehmen verwendeten Dokumentation. Es ist nur dazu da, Ihnen zu zeigen, wie wichtig Dokumente sind und wie die Auswirkungen nach unten dringen und ernsthafte Ausfallzeiten oder finanzielle Belastungen für jedes Unternehmen verursachen können.



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