Es ist an der Zeit, Ihre S&OP-, Daten- und Planungssysteme zu verbessern

Für unsere jährliche Kundenkonferenz im März haben wir unsere Agenda überarbeitet, um uns auf die Planungsherausforderungen durch die globale COVID-19-Pandemie zu konzentrieren. In diesem Jahr waren Kundenpräsentationen vollgestopft mit Begriffen wie „kommerzielle Überschreibungen“, „Ausnahmefilterung“ und „Dummy-Nachfrage“. All diese Begriffe beschreiben Notfallausnahmen, die eine optimale Symbiose zwischen Mensch und automatisierten Planungssystemen erfordern.

„Optimale Symbiose“ klingt nach etwas, das sich jeder wünschen würde – aber was braucht es eigentlich, um es zu erreichen?

S&OP-Reife. Unsere Kunden würden fast einstimmig zustimmen, dass es auf der menschlichen Seite eine kollaborative, funktionsübergreifende Planung und Entscheidungsfindung erfordert. Ausnahmslos diejenigen, die diese symbiotische Beziehung erreicht haben, haben Prozesse wie die Vertriebs- und Betriebsplanung (S&OP oder Varianten wie IBP oder SIOP oder SOE) eingeführt.

Gerade in Krisenzeiten ist ein etablierter S&OP-Prozess wichtig. Wenn die Spannungen hoch sind, können persönliche Agenden, Vorurteile und Zeitdruck die Entscheidungsfindung einer einzelnen Person oder eines isolierten Teams verzerren. Im Vergleich dazu helfen die dem S&OP-Prozess innewohnenden Checks and Balances dabei, Pläne zu erstellen, die zuverlässig und solide sind und optimale Geschäftsergebnisse erzielen.

Um erfolgreich durch eine Krisenzeit zu kommen, müssen Sie jedoch weit über das hinausgehen, was Gartner als Reife der Stufe 2 definiert. Es ist im Wesentlichen ein „inside-out“-Prozess, bei dem historische Daten aus verschiedenen Quellen gesammelt, in einer Tabelle konsolidiert und ein monatliches Treffen abgehalten werden, um den operativen Versorgungsplan zu vereinbaren. Aber um eine sich entwickelnde und beispiellose Situation wie COVID-19 am besten zu bewältigen, können Sie nicht angebotsorientiert sein oder sich auf die Geschichte verlassen. Sie müssen mindestens Stufe 4 erreicht haben, mit einem „Outside-In“-Prozess, bei dem Sie Bedarfssignale lesen und daraus lernen können, um genaue Vorhersagen zu treffen.

Um die Ausnahmen zu bewältigen, die in Krisen auftreten, müssen Sie auch eine Vielzahl von Stakeholdern in S&OP einbeziehen. Die Einbindung von Marketing bietet beispielsweise Möglichkeiten, bedarfsorientierte Maßnahmen einzuführen, z. B. Werbeaktionen, um mit Überbeständen umzugehen. Die Einbeziehung der Entwicklung neuer Produkte (NPD) hilft dem Team bei der Entscheidung, ob neue Artikel eingeführt werden sollen, um Kunden in einer Krise zu unterstützen, und auch deren Auswirkungen auf die Nachfrage, die strategische Beschaffung sowie die operative und logistische Kapazität abzuschätzen.

Datenreife. Bevor wir uns mit Systemen befassen, kommen wir zu den Grundlagen und sprechen über Datenhygiene. Wenn Sie mit schmutzigen Daten, die voreingenommen, ungenau, falsch segmentiert oder im falschen Format sind, in eine Krise geraten, werden Sie der Situation nie zuvorkommen. Es gibt einfach zu viele Komplexitäten, um sie zu bewältigen, sobald eine Krise im Gange ist. Hier sind nur einige Szenarien, mit denen unsere Kunden während COVID-19 konfrontiert waren und die alle auf eine gute Datenhygiene angewiesen sind, um die Entscheidungsfindung zu leiten:

• Planung für verderbliche Lebensmittel und Medikamente, die gekühlt transportiert und gelagert werden müssen.
• Wie man alle Kunden bedient, wenn einige horten – oder eher „ein bisschen mehr“ kaufen.
• Minimierung von Obsoleszenz und Verschwendung aufgrund von Engpässen in einer Just-in-Time-Lieferkette.
• Versorgungsengpässe bei Materialien und Fertigwaren aus „fernen Quellen“.
• Änderungen des Vertriebsnetzes und der Vertriebskanäle; B. geschlossene Einzelhandelsgeschäfte oder „Dark Stores“ als Mini-Lager nutzen, um den Anstieg der Online-Verkäufe zu bewältigen.
• Wie Sie planen, zur „Normalität“ zurückzukehren

In einer Krise sehen Sie die Vorteile einer breiten Palette von Datenquellen, die nach Bedarfssignalen und Abweichungsmustern segmentiert sind, wirklich in Ihre Planung einfließen. Dabei geht es darum, über traditionelle Unternehmensdatenquellen hinaus externe, kausale Informationen wie Wettervorhersagen, Kundenstimmung in Social-Media-Feeds und Standortdaten einzubeziehen. Je mehr unterschiedliche Datenquellen Sie in Ihre Planung integrieren können, desto genauer werden Ihre Vorhersagen.

Planungssysteme. Schließlich, wenn Sie vielfältige und große Datenmengen berücksichtigen möchten, können Sie sich definitiv nicht auf Tabellenkalkulationen und altmodische Planungssysteme verlassen, die auf historischen Daten basieren und veraltete und vereinfachende Methoden wie gewichtete gleitende Durchschnitte verwenden. Diese Systeme sind nicht für die Komplexität moderner Unternehmen geeignet, ganz zu schweigen von einer Krise. Es ist Zeit, sie in ein Museum zu stellen!

Der heilige Gral von S&OP ist Stufe 5, die laut Gartner „einen Schritt hin zu algorithmischer SCP [Supply Chain Planning] mit angemessener Automatisierung der Schlüsselelemente der Entscheidungsfindung“ beinhaltet. Wir setzen uns seit langem dafür ein, Prognosen so weit wie möglich zu automatisieren, damit die an der Planung beteiligten Personen die Möglichkeit haben, kontextbezogenes Wissen über außergewöhnliche und sich ändernde Umstände anzuwenden – in einigen Fällen, um die Prognosen zu überschreiben und anzupassen.

Warum nutzen Sie in dieser zusätzlichen frei gewordenen Zeit nicht eine der größten Stärken von S&OP:die Verwendung von Szenarioplänen zur Erstellung von „Was-wäre-wenn“-Modellen verschiedener Nachfrage- und Angebotsunterbrechungen? Auf diese Weise haben Sie bereits einen funktionsübergreifenden Plan ausgearbeitet, wenn die Daten darauf hindeuten, dass Sie sich einem dieser Szenarien zuwenden. So können Sie schneller auf Marktveränderungen reagieren und sich durch die schnellere Reaktion im Idealfall einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Die beste Software zur Unterstützung von S&OP verwendet „stochastische“ oder Wahrscheinlichkeitsvorhersagemethoden, die wie Wettervorhersagesysteme funktionieren und eine Reihe möglicher Ergebnisse liefern, die nach dem wahrscheinlichsten gewichtet werden.

Im Folgenden sind einige Ausnahmen zu COVID-19-Planungsgeschichten aufgeführt.

Ulabox:Deckung der steigenden Nachfrage nach Essenslieferungen nach Hause. Bei einigen Unternehmen hat COVID-19 zu einem Nachfrageschub geführt. Ulabox, der erste reine Online-Supermarkt in Spanien, reagierte effizient auf außergewöhnliche Nachfragespitzen. Das Unternehmen war in der Lage, die Auswirkungen von Änderungen auf Versandzeiten, Kapazitätsbeschränkungen, Bedenken hinsichtlich der Haltbarkeit und andere Faktoren in seiner mehrstufigen Umgebung zu verstehen. Durch die Änderung einer Sache – in diesem Fall des Forecasts – versteht das System, wie Lagerbestände zu erstellen sind und wo Probleme auftreten können. Diese „kommerzielle Überbrückungsfunktion“ hilft Ulabox dabei, das angestrebte Service-Level für alle seine „A-Klasse“ zu erreichen, selbst unter Krisenbedingungen.

Franke:Zusammenarbeit, um die Nachfrage besser zu verstehen. Franke, ein Küchengerätehersteller mit Sitz in der Schweiz, setzt fortschrittliche Planungssoftware in mehr als 50 Regionen der Welt ein. Zur Unterstützung seines S&OP-Prozesses nutzt es verschiedene Möglichkeiten, um Unterbrechungen der Lieferkette zu minimieren, einschließlich kommerzieller Überschreibungen, Filterung außergewöhnlicher Nachfrage, Hinzufügen von Dummy-Bedarf und Berücksichtigung der teilweisen Schließung von Verkaufskalendern. Diese Funktionen haben es Franke ermöglicht, bei extremen Nachfrageänderungen eine genauere Prognose zu erstellen.

Diese angepassten Prognosewerte werden über einen „Collaboration Hub“ geteilt, wo die regionalen Märkte zwei Tage Zeit haben, um die angepassten Prognosen für ihre Regionen zu verfeinern, bevor die kommerziellen Überschreibungen wieder in das Planungssystem importiert werden.

McDonald's Mesoamérica:Herausforderungen im Restaurant meistern. Die Auswirkungen von COVID-19 auf Restaurants sind erheblich. Für McDonald’s Mesoamérica sind die Hauptherausforderungen die Reduzierung des Volumens und die Prognoseunsicherheit. Sein Team muss auch außergewöhnlich hohe Service-Levels erfüllen, während es verderbliche Produkte verwaltet. Das Unternehmen kann den gesamten Bestand nach Lager, Standort und Artikel nahezu in Echtzeit einsehen. Es kann auch nach Regionen nach Kategorien konsolidiert werden, sei es Rindfleisch, Milchprodukte oder Backwaren; im Süden oder Norden, oder in einem Land oder einem einzelnen Lagerhaus.

Das Team arbeitet derzeit an der kurzfristigen Prognose. Anstatt sich auf Informationen aus vier Jahren zu verlassen, nutzen sie zwei Tage Informationen, um die Realitäten von COVID-19 zu modellieren. Diese Tools haben dazu geführt, dass das Unternehmen bei wichtigen Entscheidungen äußerst effizient ist.

Die Weiterentwicklung Ihrer S&OP-, Daten- und Planungssoftware dient nicht nur dem Krisenmanagement. Es macht Ihr Unternehmen widerstandsfähig, wettbewerbsfähig und auf alles vorbereitet – einschließlich der Möglichkeit, positive Marktveränderungen zu nutzen und davon zu profitieren.

David Barton ist General Manager für Nordamerika bei ToolsGroup.