Die kritische Rolle präziser Dokumentation für den Engineering-Erfolg

Auswirkungen mangelhafter Dokumentation

Schlecht geschriebene Arbeitsanweisungen, Standardarbeitsanweisungen (SOPs), fehlerhafte Zeichnungen und Blaupausen, unzulänglich konstruierte Vorrichtungen, ungeeignete Produktionsausrüstung und schlecht gestaltete Arbeitsplatzlayouts sind nur einige Beispiele, die zu menschlichem Fehlverhalten beitragen. Diese mangelhaften Dokumentationen schaffen zusätzliche Probleme, die vermeidbar wären. Es ist nicht unüblich, dass Bauteile nach veralteten Anweisungen gefertigt werden, weil die korrekten Informationen den Arbeiter verzögert erreichen. Schlechtes Design und Dokumentationsqualität sind Hauptursachen für Produktprozess-Ineffizienzen, die direkt zu Verzögerungen, Nacharbeit und Abweichungen führen und Projektzeit und -kosten für Kunden und Ihr Unternehmen erhöhen. Aber richtige Dokumentation beschränkt sich nicht nur auf Engineering-Papierkram – sie betrifft jede Person im Unternehmen. Sehen wir, wie schlechte Dokumentation selbst beste Unternehmen verzögern kann.

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Funktionsweise

Die Qualität von Design und Dokumentation hat großen Einfluss auf Gesamtleistung und Effizienz von Produktionsprojekten. Designer liefern die grundlegenden Blaupausen für Ideen und Konzepte, die Hersteller benötigen, um Produkte Realität werden zu lassen. Doch die Qualität der bereitgestellten Dokumentation bestimmt, wie effektiv und effizient die Durchlaufzeit für die Produktion ist. Unzureichendes und mangelhaftes Design und Dokumentation beeinträchtigen die Produktionseffizienz durch Verzögerungen, Nacharbeit und Abweichungen, was zu Erhöhungen von Projektzeit und -kosten beiträgt. Doch es gibt Ebenen vor der Fertigung, die diesen Prozess verzögern oder sogar stoppen können.

Dokumentationskategorien

Es gibt unzählige Dokumentationstypen in jedem Unternehmen. Sie reichen von Qualitätssicherung bis Fertigung. Statt einer vollständigen Liste aller Unternehmensdokumentationen fassen wir sie in folgende Kategorien zusammen:

• Managementdokumentation umfasst Terminplanung, Unterstützungs- und Planungsdokumente, Organisationsdokumentation und Protokolle.
• Qualitätssicherungsdokumente beinhalten QA-Richtlinien und -Verfahren, Definitionen, Standards, Vorlagen und Anweisungen zur Unterstützung der Dokumentenhandhabung, um konsistente Vorbereitung und optimale Entwicklungsunterstützung zu gewährleisten.
• Engineering-Dokumentation umfasst technische Spezifikationen, Engineering-Zeichnungen, technische Illustrationen und wird erstellt, um das Design festzulegen. Diese Dokumente bilden die Basis für Entwicklungen, die von Instituten, Auftragnehmern, Lieferanten und Fertigung durchgeführt werden.
• Fertigungs-, Montage-, Prüf- und Installationsdokumente werden erstellt, um Entwicklung und Validierung der Ausrüstung zu unterstützen und zu dokumentieren, insbesondere für Abschlusszwecke entwickelte und gefertigte.

Betrachten wir jede Kategorie und die Auswirkungen schlechter Dokumentation auf Zeit und Geld.

Managementdokumentation

Fokus auf das Geschäft ist eine Primärfunktion des Managements; den Überblick zu behalten, kann selbst die Besten überfordern. Jede Transaktion ordnungsgemäß zu dokumentieren, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und Fristen zu planen, ist vital für ein produktives Unternehmen.

In jedem Unternehmen werden Finanztransaktionen von Einzahlungen bis Lieferungen durchgeführt. Klare, ordnungsgemäße Aufzeichnungen von Belegen, Rechnungen und Gebühren sind wichtig für Geschäftsausgaben- und Einnahmenberichte. Das Letzte, was jemand will, ist, nach fehlenden Spesenbelegen zu suchen. In größeren Unternehmen bewegen sich Management durch Ein- und Ausgaben in beschleunigtem Tempo. Ein gut entwickeltes Dokumentationssystem spart später Zeit und Ärger.

Zeitabwesenheit vom Team zum Sammeln von Papierkram kann zum Scheitern führen, wenn nicht ordnungsgemäß durchgeführt. Zeitabwesenheit vom Team bedeutet tatsächlich, dass sich das Management nicht seinen Führungsaufgaben widmet. Schlimmer, wenn das Aufspüren von Dokumentation Zeit von anderen kritischen Aufgaben stiehlt, verschlimmert sich die Situation bei herannahenden Fristen.

Qualitätssicherungsdokumentation

Qualitätssicherung (QA) ist ein Mittel zur Verhinderung von Fehlern oder Mängeln in Fertigprodukten und zur Vermeidung von Problemen bei der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an Kunden. QA wird auf physisch abgeschlossene Vorproduktion angewendet, um zu verifizieren, dass das Produkt Spezifikationen und Anforderungen entspricht, und während der Fertigungsproduktion durch Validierung von Stichproben, dass sie spezifische Qualitätskontrollen erfüllen. QA spielt eine kritische Rolle in hochvolumigen dokumentierten Projekten und stellt sicher, dass Standards bei Erreichung oder Verbesserung von Kosten- und Zeitvorgaben eingehalten werden.

Ein Großteil der geforderten Qualität wird vom Kunden oder den Designspezifikationen vorgegeben, die dem Ingenieur gegeben werden. Ordnungsgemäße Dokumentation ist notwendig, um diesen Spezifikationen zu entsprechen. Wenn ausgewählte Proben basierend auf Kriterien bewertet werden, die in der Produktspezifikationsdokumentation falsch angegeben sind, dann basiert die Validierung der Probe auf falschen Informationen.

QA ist der letzte Schritt, bevor Produktion für einen Produktionsbatch freigegeben wird. Was passiert, wenn Dokumente falsch sind und die Validierung auf falschen Spezifikationen basierte?

An diesem Punkt verifiziert der QA-Mitarbeiter nur, dass das Produkt die angestrebten Spezifikationen erfüllt oder übertrifft. Wurde die Information fehlerhaft in das Designblatt eingegeben, würde der QA-Mitarbeiter den Batch durchwinken, da er die angegebenen Spezifikationen erfüllt.

Was passiert, wenn das Produkt den Markt erreicht und sich herausstellt, dass es tatsächlich nicht den regulatorischen Standards entsprach? Dies ist besonders schlimm für Unternehmen, die Produkte herstellen, die direkt oder indirekt die öffentliche Sicherheit betreffen. Im milderen Fall erkennt das Unternehmen den Fehler und ruft den Auftrag vor unmittelbaren Schäden zurück. Doch oft resultieren menschliche Opfer, wodurch ein einfacher Dokumentationsfehler zur Unternehmenskrise wird.

Rückrufe vor Katastrophe erfordern oft nur den Austausch des Teils durch das validierte Komponente. Im Worst Case führte das Teil zum Tod und der Komponentenaustausch ist das geringste Problem.

Qualitätssicherung ist der finale Schritt vor Markteintritt; wenn Validierung nicht korrekt ist, können die Folgen enorm sein. Dies ist die letzte Stufe, die menschliche Fehler von Design über Fertigung bis zur Verifikation von Produktstandards und -spezifikationen abfangen kann.

Design- und Engineering-Dokumentation

Design und Engineering von Projekten ist ein komplexer, herausfordernder Prozess, dessen Erfolg stark von guter Kommunikation zwischen Design- und Engineering-Teammitgliedern abhängt. Gutes Design ist effektiv, wenn es seinen Zweck erfüllt, innerhalb gewünschten Budgets, Zeitvorgaben und sicher produziert wird. Um das Design an Fertigungspersonal effektiv zu kommunizieren, bedarf es eines Dokuments, das den Fertigungsprozess klar und detailliert definiert – effektiv und ohne Hindernisse.

Die Kommunikation aktueller Designdokumentation besteht typischerweise aus 2D- oder 3D-generierten Zeichnungen, die die physische Struktur zeigen, plus Spezifikationen für Produktions- und Installationsprozesse. Probleme entstehen, wenn:

• Notwendige Informationen in Designdarstellungen fehlen.
• Unvollständige Informationen in Spezifikationen.
• Diskrepanzen zwischen Designdarstellungsplänen und Details zwischen Zeichnungen und Spezifikationen.
• Fertigungsmethoden nicht möglich sind und die Fertigung alternative Lösungen anfordert.

Dies resultiert aus entweder schlechter Dokumentation oder mangelndem Verständnis des Ingenieurs für Fertigungskapazitäten. Bei solchen Problemen wird meist Nacharbeit geleistet, um das Problem zu beheben. Nacharbeit an Designdarstellungen und unvollständigen Spezifikationen dauert vielleicht nicht schrecklich lange, aber jeder Tag Nacharbeit ist besser, als wenn jemand die Dokumentation eines iterierten Projekts nutzt und auf ähnliche oder schlimmere Probleme stößt. Auf jeden Fall verzögern Nacharbeiten an Produktions- und Montageverfahren den Produktmarkteintritt und können Gesamtkosten beeinflussen.

Richtige Dokumentation von Anfang an ist essenziell. Bessere Praktiken zur Früherkennung solcher Fehler sparen später Zeit und Geld.

Fertigungs-, Montage-, Prüf- und Installationsdokumentation

Fertigung ist der Punkt, an dem Design und Engineering die Fertigbarkeit erreichen. Das Produkt wurde nach Kundenspezifikation designed und ist bereit für Entwicklung. Die Fertigung benötigt signifikante Informationen vor Beginn. Üblicherweise benötigen sie Dokumente einschließlich Zeichnungsspezifikation, Fertigungsmethoden und angegebene Toleranzanforderungen, die Fertiger einhalten müssen.

Fertigungsdokumentation muss Informationen und Design von Ingenieuren an Fertigungsmitarbeiter vollständig vermitteln, ohne dass diese viele Fragen zum Design stellen müssen. Wird die Information nicht präzise vermittelt, könnte das Produkt mit falschen Abmessungen, außerhalb der Toleranzen liegende Teile und Nichteinhaltung aktueller Standards und Vorschriften entwickelt werden.

Ausrüstungsdokumentation und -validierung für Fertigungsausrüstung ist notwendig, um dem Kunden das Engagement des Unternehmens für hochwertige Produkte zu versichern. Wenn Prüf- oder Fertigungsausrüstung nicht von zertifizierten Kalibrierunternehmen verifiziert wurde und dennoch für Produktion genutzt wird, könnte dies zu schlechten Ergebnissen oder fehlerhafter Fertigung führen. Kalibrierunternehmen sollten stets diejenigen sein, die die Ausrüstung produziert haben oder akkreditiert sind, statt Dritte mit Dokumenten zu beauftragen, die möglicherweise nicht aktuell sind.

Auf jeden Fall ist Dokumentation essenziell für präzise, effektive und hochwertige Produktfertigung. Ein Los gefertigter Teile, das Standards nicht entspricht, erfordert Nacharbeit. Zu verstehen, ob es ein Problem mit Design/Engineering-Dokumentation oder Ausrüstungszertifizierung ist, kann Zeit vom Projekt wegnehmen, was zu Stillstand führt, bis Lösungen gefunden sind – was mehr Geld und Zeit kostet.

Kosten schlechter Kommunikation

Insgesamt ist Dokumentation als Mittel zur Informationskommunikation zwischen Kollegen und Arbeitern konzipiert. Sie liefert wertvolle Informationen, die unzählige Fragen für andere beantworten, um ihre Arbeit zu erledigen. Dokumentation muss aktuell, konsistent und vollständig sein. Inkohärente Dokumente beeinträchtigen Produktionseffizienz und Durchlaufzeit. Schlechte Dokumentation kann resultieren in:

• Nacharbeit
• Verzögerungen
• Neu-Design
• Fehleranalyse/Fehlersuche
• Wiederholte Tests und Inspektionen
• Geräteausfallzeiten

Diese Angelegenheiten können aus schlechtem Management- oder Engineering-Dokumentation resultieren und Probleme verursachen wie:

• Kundenbeschwerden
• Rufschädigung
• Verlust von Kundenvertrauen
• Reparatur von Waren und Wiederholung von Dienstleistungen
• Zusätzliche Rüstungen und gestörte Produktionspläne
• Verlorene Managementzeit und unerwartete Überstunden
• Verluste durch Umsatzrückgang

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Wie man es auch betrachtet: Die Wichtigkeit ordnungsgemäßer Dokumentation ist essenziell. Die Beispiele in diesem Artikel sind eine Verallgemeinerung der tatsächlich in jedem Unternehmen verwendeten Dokumentation. Sie zeigen lediglich die Wichtigkeit von Dokumenten und wie sich Auswirkungen kaskadieren und ernsthafte Ausfallzeiten oder finanzielle Belastungen für jedes Unternehmen verursachen können.

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