Arbeiten von zu Hause aus hat die IT-Beschaffung nachhaltig auf den Kopf gestellt

Die COVID-19-Pandemie führt zu einer Fernarbeitsanordnung, um die Anforderungen der sozialen Distanzierung einzuhalten. Die durch die Pandemie verursachten Veränderungen werden bleiben und werden sich in der Welt nach der Pandemie zu einer neuen Normalität manifestieren.

Die Beschaffungsfunktion stand in dieser Krise im Rampenlicht. Unternehmen erwarten von ihren Beschaffungsteams, dass sie ihre Lieferketten widerstandsfähiger machen und die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und anderen Interessengruppen verbessern.

Die IT-Branche war während der Pandemie stark betroffen. Die Ausgabenkosten der IT-Branche stiegen im Jahr 2020 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von rund 4,323%, da die weltweite Belegschaft über Nacht auf Remote-Arbeit umstellte.

Die Beschaffungsfunktion in der IT-Branche ist überwiegend indirekt und für die Beschaffung der für das Tagesgeschäft notwendigen Betriebsmittel zuständig.

Die Rolle der Beschaffungsfunktion in der IT-Branche wurde durch den durch die Pandemie erworbenen Fernarbeitsauftrag weiter gestärkt. Nachdem das Beschaffungsteam dafür verantwortlich ist, sicherzustellen, dass alle Büros für den täglichen Betrieb gut gerüstet sind, ist es verantwortlich, die internen Kunden des Unternehmens zu unterstützen und ihnen die Arbeit von zu Hause aus zu ermöglichen.

Langfristige Änderungen

Es ist mehr als ein Jahr her, dass IT-Unternehmen vollständig auf das Remote-Arbeitsmodell umgestiegen sind. Seitdem haben die Beschaffungsteams dieser Unternehmen viele der negativen Auswirkungen der Fernarbeit auf die Beschaffung überwunden. Zu den kurzfristigen Auswirkungen zählen die Verlängerung des Beschaffungsprozesses und Zeitverzögerungen bei der Bearbeitung jeder Bestellung und Bestellanforderung.

Die langfristigen Veränderungen, die IT-Unternehmen ergriffen haben, um mit der durch Remote-Arbeit verursachten Komplexität umzugehen, werden jedoch bleiben, darunter:

Kategorieverschiebung. Der Fernarbeitsauftrag hat für das Beschaffungsteam eine erhebliche Kategorieverschiebung vom Einkauf von Büromaterial zum Empfang von Mitarbeiteranfragen aus der Ferne verursacht.

Die traditionellen Beschaffungspraktiken sind für diese komplexe Herausforderung, Mitarbeiter mit den benötigten Materialien aus der Ferne zu versorgen, nicht gerüstet. Wenn beispielsweise in der Welt vor der Pandemie ein Mitarbeiter eine Fehlfunktion seines Laptops an die IT-Abteilung meldet, leitet die IT-Abteilung einen Bedarfsauftrag an die Beschaffungsabteilung für die zur Reparatur des Laptops benötigten Materialien weiter, das Beschaffungsteam prüft die Verfügbarkeit im Bestand und gibt eine Bestellung an den Ansprechpartner des Lieferanten aus.

Der Computer ist in zwei Tagen oder weniger repariert. Nach dem Remote-Arbeitsauftrag wird das gleiche Problem mit dem Laptop zu einem komplexen Problem.

Beispielsweise musste das Beschaffungsteam von Microsoft nach der Bestellung von zu Hause aus die indirekte Beschaffungsfunktion überdenken, die zuvor manuell durchgeführt wurde, um den erheblichen Anstieg der Mitarbeiteranfragen von 168.000 Personen zu bewältigen.

Um dieses Problem zu lösen, verwendet Microsoft eine automatisierte Beschaffungsfunktion, um Homeoffices für seine Mitarbeiter einzurichten und 70 % aller Mitarbeiteranfragen in 20 verschiedenen Ländern zu bearbeiten.

Neue Priorisierung der Ausgaben. Weltweit leiden Unternehmen aufgrund ihrer Investitionsprioritäten auch nach dem Höhepunkt der Pandemie unter einer schwachen Nachfrage. Zu den Folgen gehört eine geringere Liquidität für Unternehmen, die möglicherweise die optimale Lösung durch effektive Cashflow-Management-Praktiken benötigen.

Beschaffungsteams müssen ihre Beschaffungsfunktionen überdenken, um eine Neupriorisierung der Ausgaben durch Investitionen in Technologien wie Dokumentenfunktionen und digitale Signaturen zu ermöglichen. Sie stehen vor immer größeren Herausforderungen, insbesondere bei der Erhaltung des Geldzuflusses, beim Umgang mit den Veränderungen in den Lieferkettenfunktionen und der unvorhersehbaren Nachfrageprognose.

Auch nach dem Abklingen der Pandemie wird die Nachfrage wahrscheinlich gedämpft bleiben und Unternehmen müssen möglicherweise mit Illiquidität konfrontiert werden. Eine verantwortungsvolle Neupriorisierung von Investitionen in die Digitalisierung von Beschaffungsfunktionen wie der Rechnungsbearbeitung ermöglicht daher Erleichterungen in Situationen wie einer Pandemie.

Das Hauptziel der Beschaffungsteams von IT-Unternehmen in den kommenden Monaten wird die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität durch erweiterte Automatisierung und Technologie sein. Das Beschaffungsteam sollte das Betriebskapital und die Liquidität optimieren und gleichzeitig eine nullbasierte Budgetierung anwenden.

Automatisierung. Der Fernarbeitsauftrag der Pandemie hat die Einführung automatisierter Beschaffungslösungen beschleunigt, die von Beschaffungsleitern bereits in Erwägung gezogen wurden. Die Digitalisierung ist ein wesentlicher Faktor für die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Funktionen einer Organisation, da das Arbeiten von zu Hause aus zur neuen Normalität wird.

Die manuelle Bearbeitung von Hunderten von Mitarbeiteranfragen nach Verbrauchsmaterialien ist mit dem Remote-Arbeitsauftrag praktisch unmöglich. Eine automatisierte Beschaffungslösung kann die Datentransparenz verbessern und eine größere Agilität in der Organisation und in den erweiterten Liefernetzwerken ermöglichen.

Leistungsstarke Einkaufsabteilungen sind höchstwahrscheinlich die Early Adopters der Beschaffungsautomatisierung. Laut Deloitte nutzen die leistungsstärksten CPOs 18-mal häufiger Cloud-Beschaffungslösungen und 10-mal häufiger robotergestützte Prozessautomatisierungslösungen (RPA).

Beschaffungsteams können Cloud-Beschaffungslösungen verwenden, um eine End-to-End-Lösung aufzubauen, die die Mitarbeiteranfrage erhält, sie mit dem verfügbaren Artikelbestand abgleicht und automatisch eine Bestellung generiert und genehmigt.

Die Beschaffungsautomatisierung kann auch verwendet werden, um ein Unterstützungssystem zu entwickeln, das Mitarbeiter und Lieferanten bei der Arbeit aus der Ferne unterstützt, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern, was eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Produktivität während des Fernarbeitsauftrags spielt. Darüber hinaus helfen Automatisierungs-Clouds Managern dabei, Anbieter bequem zu verwalten und Betrug zu vermeiden.

Prozessänderungen

Da der Remote-Arbeitsauftrag zur neuen Normalität wird, haben die Cybersicherheitsrisiken für IT-Unternehmen erheblich zugenommen.

Unternehmen müssen die kritischen Funktionen bestimmen, die vor Ort bleiben müssen. Beschaffungspolitik und -prozesse müssen neu gedacht werden, um die neuen Betriebsstrukturen von IT-Unternehmen zu unterstützen. Beschaffungsteams sollten Automatisierungstools nutzen, um die erforderlichen Prozessänderungen so vorzunehmen, dass sie die Arbeit vor Ort erleichtern und anderen Mitarbeitern die Arbeit von zu Hause aus ermöglichen.

Die Beschaffungsrichtlinien müssen so umstrukturiert werden, dass sie stärker auf den Menschen ausgerichtet sind, da das Engagement für mehr kollektives Wohlergehen dazu beitragen kann, die Widerstandsfähigkeit der Lieferkette des Unternehmens zu stärken und so den Mitarbeitern zu helfen, die aus der Ferne arbeiten, um die Geschäftskontinuität insgesamt zu gewährleisten.

Die bisher für die Ausstattung der Mitarbeiter-Homeoffices genutzte automatisierte Beschaffungsfunktion kann nun auch genutzt werden, um Unterstützungsstrukturen für Mitarbeiter zu mobilisieren und die Resilienz des Ökosystems sicherzustellen, indem Lieferanten Zugang zu derselben Unterstützungsstruktur erhalten.

Mohammed Kafil ist Beschaffungsberater für die Kissflow Procurement Cloud.