Arbeitsanweisungen meistern: 5 bewährte Praktiken für klare, effektive Anleitung

Jede Organisation stützt sich auf effiziente und qualitativ hochwertige Dokumentation, um arbeiten, vorankommen und kontinuierliche Verbesserung erreichen zu können. In der Industrie bestehen die wesentlichen Dokumente aus verschiedenen Arten, und unter ihnen sind Arbeitsanweisungen wahre Referenzwerke für alle Akteure des Unternehmens: Arbeiter, neue Mitarbeiter, Vorgesetzte, Management und Entscheidungsträger.

Doch wie stellt man sicher, dass die Anweisungen, die man erstellen soll, effizient und genutzt werden? Wie schreibt man sie? Hier sind 5 Best Practices für effektive Arbeitsanweisungen…

1. Halten Sie es einfach!

Einfachheit und Effizienz gehen in der Industriewelt oft Hand in Hand. Kurz gesagt: Das Dokument von jeglicher überflüssiger Information, von jeglichen Daten zu befreien, die den Träger überladen. Dies birgt zusätzlich das Risiko, den Nutzer in Verwirrung oder Fehler zu führen.

Es bedarf auch einer standardisierten minimalistischen Struktur im Erstellungsprozess, die nur die Elemente der Arbeitsanweisungen und die Integration notwendiger Referenzen umfasst.

2. Klare und präzise Dokumente verfassen

Klarheit und Präzision. Das sind die zwei Wörter, die Sie sich merken müssen, wenn es um die Verbesserung und Optimierung von Effizienz, Zeit und die Reduzierung von Fehlerwahrscheinlichkeiten geht. Sie müssen die Abläufe und das Arbeitsverfahren beschreiben, das durchgeführt werden soll, durch klare und präzise Visualisierungen, um jegliche Interpretationen auszuschließen, die der Leser haben könnte – der so bei der Erfüllung seiner Mission an seinem Posten wirklich geführt wird.

Dies ermöglicht zudem, Stellenübergänge in all ihren Aspekten weiter zu klären und zu vereinfachen: betroffene Stellen, erwartete Durchlaufzeit an jeder Stelle, Eingriffsreihenfolge für jede Stelle, Verknüpfungsbedingungen, Transfermittel von Station zu Station. Mit anderen Worten: Klarheit und Präzision erleichtern das Arbeitsverfahren.

3. Papierlos arbeiten!

Auf Trägern zu setzen, die sowohl zuverlässig, praktisch und leicht zu aktualisieren sind, ist für die Mitglieder eines Unternehmens lebenswichtig. Ziel ist es, Fehler, Fehlfunktionen und Mängel zu reduzieren oder gar zu eliminieren – insbesondere wegen Dokumenten, die in alten Versionen verbleiben ohne Revision. Eines muss klar sein: Unbestreitbar kann die Nutzung des klassischen Papierformats diese Art von Anforderung nicht mehr erfüllen. Digitale Medien werden seit Jahren bevorzugt, und zwar aus mehreren Gründen: Zentralisierung von Informationen einschließlich einfacherem Zugriff – besonders für mobile Bildschirme (Tablets, Smartphones…) – und vor allem aus Sicherheitsgründen.

Die Einführung aktueller papierloser / dematerialisierter Arbeitsanweisungen erfüllt dieselben regulatorischen Anforderungen und dieselbe Logik in sich digitalisierenden Arbeitsumgebungen, die die Industrie 4.0 kennzeichnen.

4. Arbeitsanweisungen zu einem Pfeiler des Qualitätsmanagementsystems des Unternehmens machen

Das QMS (Quality Management System) gemäß ISO 9001 fokussiert auf Entwicklung, Erhalt und Arten der Instandhaltung für effektive Qualitätsdokumentation. Arbeitsanweisungen sind eine der wesentlichen Komponenten einer Qualitätsdokumentation. Der oben genannte Standard symbolisiert dies in Form einer Dokumentenpyramide, an deren Spitze das Qualitätshandbuch steht. Deshalb werden Arbeitsanweisungen zu den Pfeilern der Fähigkeit einer Organisation, ihre messbaren qualitativen Ziele zu erreichen und Effizienz zu gewährleisten.

5. Sich in die Lage des Nutzers versetzen

Wenn man eine Arbeitsanweisung erstellt, scheint es offensichtlich, an die Person zu denken, die sie einsehen und anwenden wird. Erst indem man sich in die Lage des Nutzers versetzt, aber auch indem man ihn in die Entwicklung einbezieht und seine vor Ort gesammelten Beobachtungen berücksichtigt, kann man ein konfigurierbares Dokument zum Thema verfassen, das der Realität so nahe wie möglich kommt.

6. (Bonus) Eine Software für digitale Arbeitsanweisungen nutzen

Ein richtiger Weg, effektive Arbeitsanweisungen zu schreiben, ist der Einsatz einer dedizierten Software. Picomto ist eine Software für digitale Arbeitsanweisungen, die es Ihnen ermöglicht, visuelle und interaktive Arbeitsanweisungen zu erstellen. Zögern Sie nicht, unsere Experten zu kontaktieren, um mehr über unsere Lösung zu erfahren.