Remote Work: Die permanente Transformation der IT-Beschaffung

Neue Normalität durch Pandemie

COVID-19 zwang zur Remote-Arbeit. Die Veränderungen bleiben und definieren die Post-Pandemie-Ära. Beschaffung rückte in den Fokus: Lieferkettenresilienz und Stakeholder-Kollaboration wurden kritisch.

IT-Beschaffung im Wandel

IT-Ausgaben wuchsen 2020 um 4,323 % (CAGR) durch den plötzlichen Remote-Shift. IT-Beschaffung ist überwiegend indirekt (Betriebsmittel). Die Rolle erweiterte sich: Statt Büros auszustatten, müssen Mitarbeiter im Homeoffice ermöglicht werden.

Langfristige Veränderungen

Nach über einem Jahr Remote-Arbeit haben Beschaffungsteams kurzfristige negative Effekte (Verzögerungen, verlängerte Prozesse) überwunden. Dauerhafte Anpassungen:

Kategoriewandel

Vom Büromaterial zum remote Employee Request. Traditionelle Prozesse versagen bei dezentraler Bereitstellung. Beispiel: Laptop-Reparatur im Homeoffice erfordert Logistik, Versand, Rückführung. Microsoft automatisierte 70 % der 168.000 Mitarbeiteranfragen in 20 Ländern per automatisierter Beschaffungsfunktion für Homeoffice-Setup.

Ausgabenpriorisierung

Global gedämpfte Nachfrage erfordert Cashflow-Management. Beschaffung muss Technologien (Dokumentenmanagement, digitale Signaturen) nutzen, um Ausgaben neu zu priorisieren. Liquiditätserhalt, Supply-Chain-Anpassung, unsichere Prognosen bleiben Herausforderungen. Zero-Based-Budgeting und Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung sind entscheidend.

Automatisierung

Remote-Arbeit beschleunigte Automatisierungsadoption. Cloud-Beschaffungslösungen und RPA sind bei Top-CPOs 18-fach bzw. 10-fach häufiger im Einsatz (Deloitte). Automatisierung: Anfrage empfangen, Lagerbestand prüfen, Bestellung generieren/freigeben. Unterstützt Remote-Mitarbeiter und Lieferanten, steigert Zufriedenheit und Produktivität, verhindert Betrug.

Prozessänderungen und Cybersicherheit

Remote-Arbeit erhöht Cyber-Risiken. Kritische On-Site-Funktionen bestimmen, Richtlinien neu gestalten: human-zentrisch, kollektives Wohlbefinden stärkt Resilienz. Automatisierte Homeoffice-Ausstattung kann auch Support-Strukturen für Mitarbeiter und Lieferanten bereitstellen – Ökosystem-Resilienz.

Mohammed Kafil ist Beschaffungsberater bei Kissflow Procurement Cloud.