6 Schritte im Ablauf des Asset-Tagging-Prozesses

Jede Organisation, die Asset-Tagging zur Verwaltung von physischen Assets einsetzt, benötigt einen klar definierten, effizienten Prozess zum Kennzeichnen von Assets während des Erwerbs und zum Überwachen von Assets während ihrer Nutzungsdauer.

Was ist Asset-Tagging?

Asset-Tagging ist der Prozess des Anbringens von Identifikations-Tags oder Etiketten, auch bekannt als Asset-Tags, an Assets. Die Kennzeichnung von Vermögenswerten wird sowohl für Sachanlagen als auch für bewegliche Vermögenswerte verwendet, um eine Möglichkeit zu bieten, einzelne Vermögenswerte während ihrer gesamten Nutzungsdauer zu identifizieren. In der Regel mit Barcodes bedruckt, werden Asset-Tags mit einem tragbaren Barcode-Lesegerät oder einem Smartphone gescannt, das mit einer Barcode-Scanning-App ausgestattet ist, sodass Benutzer Daten über den Standort eines Assets, den Wartungsverlauf oder andere Details abrufen und dokumentieren können.

Asset-Tagging wird häufig für die Bestandsverwaltung, Work-in-Process (WIP)-Anwendungen und für die Verwaltung von Wartungs- und Reparaturprozessen mit CMMS-Lösungen verwendet. Asset-Tagging wird in vielen Branchen eingesetzt, vom Gesundheitswesen über das Bildungswesen und die Lagerhaltung bis hin zu Verteidigung, Versorgung und Fertigung.

Was ist der Zweck eines Asset-Tagging-Systems?

Asset-Tagging ermöglicht es Unternehmen, jedem Asset eine eindeutige Kennung zuzuweisen. Mit Barcodes bedruckte Asset-Tags machen die manuelle Dateneingabe überflüssig und ermöglichen eine genaue und effiziente Bestandsverfolgung und eine optimierte Dokumentation von Aktivitäten wie Wartung und Reparaturen. Durch die Verfolgung des Standorts, des Wartungsverlaufs, der Nutzung und anderer Details jeder Anlage können Unternehmen die Aufzeichnung vereinfachen und die Berichterstattung für Buchhaltungs- und Steuerzwecke optimieren. Vollständige Nutzungsdaten erleichtern beispielsweise die Berechnung der Abschreibung für Ausrüstungsgegenstände.

Einige Branchen haben Vorschriften, die die Arten von Assets festlegen, die gekennzeichnet werden müssen, die Materialien, die für Asset-Tags erforderlich sind, und andere Anforderungen zur Identifizierung von Assets. Die Verteidigungsindustrie beispielsweise verlangt gemäß MIL-STD-130 eine eindeutige Identifizierung, auch bekannt als UID oder IUID. Asset-Tags, die für Verteidigungsanwendungen verwendet werden, bekannt als UID-Etiketten, müssen strenge Kriterien erfüllen, einschließlich der Fähigkeit, rauen Umgebungsbedingungen standzuhalten und während der gesamten Lebensdauer des Assets lesbar zu bleiben. In der Verteidigungsindustrie bieten Anlagenkennzeichnungssysteme ein wertvolles Instrument zur Verfolgung von militärischem Eigentum während seines gesamten Lebenszyklus, von der Herstellung über den Vertrieb bis hin zur endgültigen Entsorgung.

Die für einzelne Assets gesammelten Daten ermöglichen es Unternehmen aller Branchen, intelligentere, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, z. B. um festzustellen, ob die Investition in neue Geräte eine finanziell sinnvollere Entscheidung ist als die Reparatur eines Geräts, das sich dem Ende seiner erwarteten Nutzungsdauer nähert.

Da jeder Artikel mit einer eindeutigen Kennung versehen und sein Standortverlauf dokumentiert ist, kann die Kennzeichnung von Vermögenswerten auch dazu beitragen, Diebstahl und Verlust zu verhindern. Bestimmte Arten von Asset-Tags, wie z. B. manipulationssichere Barcode-Etiketten, fügen eine zusätzliche Abschreckung hinzu, um Diebstahl zu verhindern.

Warum sind Asset-Tags wichtig?

Asset-Tags sind die Grundlage eines Asset-Tracking-Systems und bieten eine zuverlässige Methode zur Identifizierung einzelner Assets und ein effizientes Mittel zur Erfassung von Daten. Ohne Asset-Tags müssen Informationen über den Standort und die Historie des Assets manuell dokumentiert werden, ein Prozess, der voller menschlicher Fehler und anfällig für Ungenauigkeiten ist. Assets werden mit größerer Wahrscheinlichkeit falsch identifiziert, wenn sie sich auch auf manuelle Prozesse verlassen, was zu unzuverlässigen Daten führt.

Asset-Tags werden mit permanentem, druckempfindlichem Klebstoff oder mechanischen Befestigungen an Assets angebracht und sollen während der gesamten Nutzungsdauer eines Assets angebracht und lesbar bleiben. Da Asset-Tags verwendet werden, um Assets zu kennzeichnen, die jahrzehntelang verwendet werden können, ist es wichtig, die Betriebsumgebung bei der Auswahl von Asset-Tags zu berücksichtigen.

Barcodes können zwar auf Peel-and-Stick-Etiketten gedruckt werden, aber diese papierbasierten Etiketten sind nicht haltbar genug, um Regen, Schnee und UV-Strahlung über mehrere Monate oder Jahre standzuhalten. Asset-Tags, die abfallen, verblassen oder anderweitig unlesbar werden, müssen ersetzt werden, was zu höheren Kosten während der gesamten Lebensdauer des Assets führt, verglichen mit der Wahl eines langlebigen Asset-Tags, das den typischen Umgebungsbedingungen des Assets von Anfang an standhalten kann.

6 Schritte zu einem effizienten Asset-Tagging-System

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wesentlichen Schritte im Ablauf des Asset-Tagging-Prozesses.

1. Identifizieren Sie den Inhaltstyp und die Kategorie.
2. Vergeben Sie eine eindeutige Identifikationsnummer.
3. Bestimmen Sie die Art des erforderlichen Asset-Labels.
4. Geben Sie das Asset und alle zugehörigen Informationen in Ihr Asset-Tracking-System ein.
5. Befestigen Sie das Asset-Tag am Artikel.
6. Implementieren Sie Datenüberprüfungsprozesse.

Folgendes müssen Sie wissen, um einen optimierten Asset-Tagging-Prozess zu implementieren.

Identifizieren Sie den Asset-Typ und die Kategorie

Wenn Sie bereits ein Asset-Tracking-System implementiert haben, verfügen Sie wahrscheinlich über ein Klassifizierungssystem oder Schema für Assets, einschließlich Asset-Kategorien und -Typen. Wenn Sie zum ersten Mal ein Asset-Tracking-System implementieren, ist die Erstellung dieses Kategorisierungssystems ein wesentlicher Schritt, um eine konsistente Kategorisierung im Laufe der Zeit sicherzustellen. Assets können nach Abteilung, Kosten, Verwendung oder einer beliebigen Anzahl anderer Variablen gruppiert werden.
Sie möchten möglicherweise eine Kategorisierungsmethode wählen, die dem Prozess entspricht, der zum Kategorisieren von Assets für Buchhaltungszwecke verwendet wird. Auch wenn Ihr Buchhaltungssystem sowohl materielle als auch immaterielle Vermögenswerte umfasst und sich Ihr Asset-Tagging-Prozess nur auf materielle Vermögenswerte bezieht, ermöglicht die Sicherstellung, dass Ihre physische Asset-Klassifizierung mit Ihrer Buchhaltungsmethode übereinstimmt, eine einfachere Integration und Berichterstattung.

Screenshot vom Corporate Finance Institute

Hier sind einige Beispiele für physische Asset-Kategorien:

• Möbel
• EDV-Ausstattung (Computer, Laptops)
• Audiovisuelle Ausrüstung
• Technische Ausstattung (Stromversorgungen, Klimaanlagen)

Eindeutige Identifikationsnummer zuweisen

Neben der Kategorisierung und Klassifizierung von Assets nach Typ sollte jedes Asset eine eindeutige Identifikationsnummer für eine genaue Nachverfolgung haben. Diese eindeutige ID unterscheidet einzelne Assets von anderen Assets der gleichen Kategorie und des gleichen Typs, was die Verwaltung von Prozessen wie Nachbestellung, Wartung und Buchhaltung erleichtert.
Eindeutige Identifikationsnummern können Codierungen enthalten, die den Typ oder die Eigentumsabteilung eines Assets angeben . Zum Beispiel können von der Personalabteilung kontrollierte Assets ein Präfix wie 013 enthalten, während von der Buchhaltung kontrollierte Assets ein Präfix von 014 haben. Diese Methode macht es einfach, wichtige Informationen über ein Asset zu ermitteln, indem man einfach auf das Tag schaut, während es detaillierter ist Informationen sind nur einen Strichcode-Scan entfernt.

Bestimmen Sie den Typ des erforderlichen Asset-Labels

Asset-Labels und -Tags sind keine Einheitslösung. Es gibt eine Vielzahl von Asset-Etiketten und -Tags, die für bestimmte Anwendungen entwickelt wurden, wie z . Permanente Geräteetiketten sind ideal für die Automatisierung der Datenerfassung für die Lebensdauer eines Vermögenswerts. Berücksichtigen Sie die Kategorie und den Typ des Vermögenswerts sowie die Umgebungsbedingungen, denen der Vermögenswert ausgesetzt sein wird. Wird das Asset mit aggressiven Reinigungslösungen gereinigt? Wird es Chemikalien oder Lösungsmitteln ausgesetzt? Wird es den Wetterbedingungen im Freien ausgesetzt sein? All diese Faktoren sollten abgewogen werden, wenn das beste Inhaltslabel für jeden Inhalt bestimmt wird.

Geben Sie die Asset- und zugehörigen Informationen in Ihr Asset-Tracking-System ein

Assets sollten sofort nach Erhalt in das System eingegeben werden. Um diesen Prozess zu rationalisieren, ist es hilfreich, über eine schriftliche Prozessdokumentation zu verfügen, in der dargelegt wird, wann Assets getaggt werden sollten, wie sie kategorisiert werden, welche Arten von Asset-Labels für bestimmte Asset-Typen angefordert werden müssen und Verfahren für die Dateneingabe. Beispielsweise verfügt die University of Washington über ein Tagging-Procedure-Dokument, das spezifische Informationen zum Prozessablauf enthält. Die Anforderungen an die Dateneingabe können je nach Anlagekategorie und -typ variieren. Im Allgemeinen umfassen die in ein Asset-Tracking-System eingegebenen Daten:

• Asset-Identifikationsnummer
• Serien- oder Modellnummern
• Hersteller- oder Anbieterinformationen
• Erwerbsdatum
• Eigentümerort oder -abteilung
• Status
• Anlagewert

Befestigen Sie das Asset-Tag am Artikel

Anhängemethoden variieren je nach Asset- und Label-Typ. Einige Asset-Tags verwenden druckempfindlichen Klebstoff, während andere mechanische Befestigungen haben. Einige Asset-Tags bieten beide Anbringungsmethoden an. Wenn Sie die Möglichkeit haben, haftende oder mechanische Befestigungen vorzunehmen, wählen Sie die Methode, die für den Vermögenswert am besten geeignet ist, oder die Methode, die gemäß den Unternehmensrichtlinien erforderlich ist.

Implementieren Sie Datenüberprüfungsprozesse

Verifizieren Sie Assets anhand von mindestens zwei Datenpunkten, wie z. B. dem Barcode und der Seriennummer des Artikels. Bei der Veräußerung von Vermögenswerten ist dieser Schritt entscheidend, um eine „genaue und überprüfbare Produktkette“ zu gewährleisten, die dazu beitragen kann, Datenschutzverletzungen (insbesondere bei der Veräußerung von IT-Vermögenswerten) zu mindern und auch dazu beiträgt, die Einhaltung von Vorschriften aufrechtzuerhalten.
Die Implementierung eines konsistenten Prozessablaufs zur Kennzeichnung von Assets stellt sicher, dass alle von Ihrem Unternehmen erhaltenen Assets konsistent klassifiziert und verfolgt werden, wodurch es einfach wird, Assets im gesamten Unternehmen zu lokalisieren, regelmäßige Wartungspläne umzusetzen und genaue Aufzeichnungen für Audit- und Buchhaltungszwecke zu führen. Die Entwicklung klarer Richtlinien und Verfahren und die Schulung Ihrer Teammitglieder in genehmigten Asset-Tagging-Verfahren rationalisiert Prozesse und kann sich letztendlich positiv auf Ihr Endergebnis auswirken, sodass Sie die Ressourcennutzung verbessern, unnötige Duplizierung von Assets reduzieren und mehr Nutzungsdauer aus Ihrem Unternehmen herausholen können Investitionen.