Conexiom: Order-to-Cash-Prozess optimieren für schnellere, fehlerfreie Abläufe

Die Optimierung des Order-to-Cash-Prozesses (O2C) ist entscheidend für den Erfolg. Conexiom untersucht, wie Automatisierung drei zentrale Schritte massiv verbessern kann.

In der Großhandelsfertigung und -verteilung ist der Order-to-Cash-Prozess ein vitaler Erfolgsfaktor. Die Straffung des O2C-Prozessflusses hilft, Kunden effizienter zu bedienen, Verzögerungen und Fehler zu reduzieren und Personal optimal einzusetzen.

Um den O2C-Prozess zu optimieren, muss er als Reihe diskreter Schritte verstanden werden – drei davon lassen sich massiv durch Automatisierung verbessern: Auftragsabwicklung (Order Fulfillment), Kundenrechnungsstellung (Customer Invoicing) und Debitorenmanagement (Accounts Receivable).

Makro-Sicht auf den Order-to-Cash-Prozess

Der Order-to-Cash-Prozess (O2C) bildet das gesamte Auftragsverarbeitungssystem einer Organisation. Er beginnt mit einer Kundenbestellung und endet mit dem Zahlungseingang beim Unternehmen. Workflows unterscheiden sich zwischen Unternehmen, und Bestellungen kommen über diverse Kanäle herein, aber diese Sequenz unterliegt jedem O2C-Prozess.

Der O2C-Prozess wird von allen operativen Aspekten beeinflusst: Personal, Supply Chain Management, Bestandsmanagement usw. Je schneller und reibungsloser der Prozess abgeschlossen wird, desto kürzer werden die Order-Cycle-Times, was die Time-to-Revenue verkürzt. Zudem bestimmen die Daten aus Rechnungsstellung und Debitorenmanagement den Umsatz und Cash-Zufluss – Verzögerungen im Prozess können Liquiditätsprobleme auslösen.

Automatisierung Ihres Order-to-Cash-Zyklus

Für die meisten Unternehmen lässt sich der O2C-Prozess in acht Schritte segmentieren:

1. Auftragsmanagement (Order Management)
2. Kreditmanagement (Credit Management)
3. Auftragsabwicklung (Order Fulfillment)
4. Versand (Order Shipping)
5. Kundenrechnungsstellung (Customer Invoicing)
6. Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable)
7. Zahlungseingänge (Payment Collections)
8. Reporting und Datenmanagement

Auftragsabwicklung (Order Fulfillment)

Hier schleichen sich bei vielen Unternehmen Ineffizienzen ein. Trotz enormer technologischer Fortschritte bearbeiten Unternehmen noch immer Aufträge manuell. Tatsächlich verarbeiten nordamerikanische Unternehmen jedes Jahr Millionen von Aufträgen per Hand.

Bei manueller Auftragsbearbeitung tippen Kundendienstmitarbeiter Bestellungen manuell ein – wie in den 1990ern. Da die meisten Käufer heute Procurement- und ERP-Software nutzen, wird dies zu einer komplexen Choreografie aus manueller Dateneingabe und hin- und hergehenden Dokumentenaustauschen.

Das ist zeitaufwändig und extrem ineffizient. Der Einsatz von Sales Order Automation ist der smartere Weg. Durch den Wegfall manueller Auftragsbearbeitung kann der gesamte O2C-Prozess beschleunigt werden.

Kundenrechnungsstellung (Customer Invoicing)

Laut Studien verarbeiten Organisationen, die im O2C-Zyklus exzellieren, nur 16,2 % ihrer Rechnungen manuell. Automatisierte Verarbeitung ist die populärere Wahl, da sie schneller und fehlerfrei ist. Bei manueller Verarbeitung häufen sich Rechnungsfehler und -verzögerungen, was zu Cash-Problemen und Betriebsstörungen führen kann. Setzen Sie Tools ein, die 100 % Genauigkeit garantieren, um Ihren Prozess weiter zu straffen.

Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable)

Die Automatisierung Ihrer Buchhaltungssysteme hilft, offene Rechnungen vor Fälligkeit zu kennzeichnen. Zudem muss Ihr Kreditorenteam einen schnellen Weg haben, Systemdaten zu prüfen, um Fehler zu lokalisieren und zügig eine korrigierte Rechnungsversion zurückzusenden.

O2C-Flow optimieren mit Sales Order Automation

Ein erfolgreich gemanagter und optimierter O2C-Prozess, gekoppelt mit der richtigen Technologie, hilft Unternehmen, Wert effizient an Kunden zu liefern und zeitgerechte Kompensation für Leistungen zu erhalten. Durch den achtstufigen Prozess können technologische Innovationen den O2C-Prozessfluss verbessern.

Conexiom wandelt Bestellungen in Verkaufsaufträge mit Geschwindigkeit und Genauigkeit um, die menschliche Teams übersteigt. Die Technologie eliminiert lästige Dateneingabe-Aufgaben, senkt Kosten, schafft Ressourceneffizienz, skaliert auf Tausende Handelspartner und verbessert das Kundenerlebnis. Durch die Implementierung von Sales Order Automation injizieren Sie neue Effizienz an den Anfang Ihres O2C-Prozesses. Alles bewegt sich schneller, mit weniger Fehlern. Aufträge werden schneller bearbeitet, Cash kommt schneller an.

Ideale Ergebnisse aus Ihrem O2C-Prozess erfordern eine Fusion aus Prozessmanagement, abteilungsübergreifender Kollaboration und Technologie. Die richtigen Lösungen straffen den gesamten Prozess und gewährleisten reibungslose Übergänge zwischen den Schritten. Zudem werden Ressourcen und Personal freigesetzt, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: ein verbessertes Kundenerlebnis.

„Unser CSR-Team verbrachte früher 80 % der Zeit mit Auftragseingabe und 20 % mit Kunden. Jetzt sind es 80 % für Kunden und 20 % für Auftragseingabe. Und keine Notwendigkeit, ehemalige Mitarbeiter nachzubesetzen.“