Schreibverfahren:einfach und effizient durch Digitalisierung

Verfahren gehören zu den wichtigsten Elementen des industriellen Dokumentationssystems. Jeder von ihnen dient als Bezugspunkt für die betroffenen Mitarbeiter, und seine Fähigkeit, sie zu führen, bestimmt ihre Effizienz in ihren jeweiligen Positionen. Indem sie sicherstellen, dass sie über gut konzipierte Verfahren verfügen, schaffen sich die Unternehmen die richtigen Voraussetzungen, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

Aber das Schreiben von Verfahren ist eine relativ komplexe und spezialisierte Aufgabe. Diese Aufgabe erfordert viel Aufwand, um die erforderlichen Informationen zu sammeln, das Dokument selbst zu erstellen und es zu aktualisieren. Und bei diesen 3 Aktivitäten leistet die digitale Technologie erhebliche Unterstützung. Sehen wir uns an, wie die Digitalisierung des Verfahrensschreibens mit dedizierten Tools einfacher und schneller wird …

Informationen einfacher sammeln

In der Industrie wie auch in anderen Bereichen benötigt man zur korrekten Durchführung einer Handlung oder einer Handlungsfolge ein Referenzdokument; es ist das Verfahren. Ohne so detailliert wie das Betriebsverfahren zu sein, ermöglicht es dem Benutzer, seine Arbeit in Übereinstimmung mit Standards, behördlichen Anforderungen, Qualitätsanforderungen und möglicherweise vorab festgelegten Fristen zu erledigen. Es gibt Verfahren für Wartung, Nichtkonformitätskontrolle, Archivierung, Produktrückverfolgbarkeit und internes Audit, um nur einige zu nennen.
Um Verfahren zu entwerfen, ist es jedoch notwendig, alle Informationen zu sammeln, die darin enthalten sein sollen sie vorher. Dafür sind die Werkzeuge neuer Technologien wertvoll. Dank eigens entwickelter Module lassen sich die notwendigen Daten einfacher und schneller suchen, erfassen und klassifizieren, um sie dann zu organisieren und mit dem Schreiben beginnen zu können. Es liegt auf der Hand, dass die Durchführung dieser Mission auf einem Computer und einem Tablet viel praktischer und weniger zeitaufwändig ist als dies auf Papier mit der herkömmlichen Methode zu tun.

Erstellung des Verfahrensinhalts:Schnelligkeit und Einfachheit dank des digitalen Tools

Nachdem die Daten gesammelt wurden, kann das Verfahren entwickelt und geschrieben werden. Auch hier sorgt die Digitalisierung für weniger Ermüdung und erweiterte die Möglichkeiten durch Funktionalitäten, die eine Software bietet, die mit Mindmapping vergleichbar ist.
Es ist möglich, visuelle und interaktive Verfahren in Form von Logigrammen zu erstellen, die aus Symbolen bestehen. Konnektoren und andere grafische Elemente, die die auszuführenden Aktionen, ihre Reihenfolge sowie die zu erzielenden Ergebnisse darstellen.

Bei der Erstellung von Verfahren lässt die Norm ISO 9001 völlige Formfreiheit zu, solange die betreffenden Dokumente folgende Anforderungen erfüllen:Einfachheit, Prägnanz, inhaltliche Eignung für den Benutzer, Struktur und Organisation.

Softwarelösungen für digitale Arbeitsanweisungen, wie wir sie bei Picomto entwickeln, machen es mit nur wenigen Klicks einfach und schnell, Verfahren zu erstellen .

Digitale Technologie für eine bessere Aktualisierung des Verfahrens

Es reicht nicht aus, Prozeduren gut zu schreiben und intelligent zu formalisieren. Wie alle Industriedokumente werden sie regelmäßig verbessert.
Die Verbesserung der Verfahren durch Aktualisierung, wenn Mitarbeiter Informationen melden, ist ein direkter Bestandteil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und eines Qualitätsansatzes für optimale Kundenzufriedenheit.

Effiziente Verfahren zu schreiben bedeutet auch, sie mit der Realität vor Ort zu konfrontieren und erforderlichenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Warum branchenspezifische Software und diese Standards verwenden?

Bei Picomto entwickeln wir unsere Lösung für digitale Arbeitsanweisungen in Übereinstimmung mit den Industrievorschriften (ISO 9001, FDA, GMP usw.) und mit folgenden Zielen:

• Erstellen Sie mit einem speziellen Erstellungstool in wenigen Minuten ein klares und effizientes Verfahren
• Konsultieren Sie klare und eindeutige Verfahren für Techniker
• Bereitstellung eines Tools zur Vereinfachung und Erleichterung der Felddatenerfassung

Natürlich gibt es auch andere Anwendungsfälle für den Einsatz dedizierter Software. Zögern Sie nicht, unsere Spezialisten zu kontaktieren.