Digitales Verfassen von Verfahren: Einfach, effizient und zuverlässig

Verfahren gehören zu den wichtigsten Elementen des industriellen Dokumentationssystems. Jedes von ihnen dient als Referenzpunkt für die betroffenen Mitarbeiter und es ist seine Fähigkeit, sie zu leiten, die ihre Effizienz an ihren jeweiligen Positionen bestimmt. Es ist daher durch die Sicherstellung, dass sie gut konzipierte Verfahren haben, dass Unternehmen sich in die richtigen Bedingungen versetzen, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

Aber das Verfassen von Verfahren ist ein relativ komplexer und spezialisierter Job. Diese Aufgabe erfordert viel Aufwand in Bezug auf das Sammeln der notwendigen Informationen, das Erstellen des Dokuments selbst und dessen Aktualisierung. Und in diesen 3 Aktivitäten bietet digitale Technologie beträchtliche Unterstützung. Sehen wir, wie die Digitalisierung des Verfassens von Verfahren es einfacher und schneller mit dedizierten Tools macht…

Informationen leichter sammeln

In der Industrie wie in anderen Bereichen benötigen Sie, um eine Aktion oder eine Abfolge von Aktionen korrekt auszuführen, ein Referenzdokument; es ist das Verfahren. Ohne so detailliert wie die Betriebsanweisung zu sein, ermöglicht es dem Benutzer, seine Arbeit in Übereinstimmung mit Standards, regulatorischen Anforderungen, Qualitätsanforderungen und möglicherweise festgelegten Fristen zu erledigen. Es gibt Verfahren für Wartung, Nichtkonformitätskontrolle, Archivierung, Produktrückverfolgbarkeit und internes Audit, um nur einige zu nennen. Um jedoch Verfahren zu verfassen, ist es notwendig, vorher alle Informationen zu sammeln, die angeblich in ihnen enthalten sein sollen. Dafür sind die Werkzeuge neuer Technologien wertvoll. Dank speziell entwickelter Module ist es einfacher und schneller, die notwendigen Daten zu suchen, einzugeben und zu klassifizieren, damit sie dann organisiert werden können und der Schreibprozess beginnen kann. Es ist offensichtlich, dass die Ausführung dieser Mission auf einem Computer und Tablet viel praktischer und weniger zeitaufwändig ist als auf Papier mit der traditionellen Methode.

Erstellung des Verfahrensinhalts: Geschwindigkeit und Einfachheit dank digitalem Werkzeug

Sobald die Daten gesammelt wurden, kann das Verfahren entwickelt und geschrieben werden. Hier wieder macht Digitales die Dinge weniger mühsam und erweitert die Möglichkeiten dank der Funktionalitäten, die von Software geboten werden, die mit Mind-Mapping verglichen werden könnte. Es ist möglich, visuelle und interaktive Verfahren in Form von Logigrammen zu erstellen, bestehend aus Symbolen, Verbindern und anderen grafischen Elementen, die die auszuführenden Aktionen, ihre Abfolge sowie die zu erzielenden Ergebnisse darstellen.

Wenn es um das Verfassen von Verfahren geht, lässt die ISO-9001-Norm vollständige Formfreiheit zu, solange die betreffenden Dokumente die folgenden Anforderungen erfüllen: Einfachheit, Knappheit, Eignung des Inhalts für den Benutzer, Struktur und Organisation.

Digitale Arbeitsanweisungs-Softwarelösungen, wie wir sie bei Picomto entwickeln, machen es einfach und schnell, Verfahren in wenigen Klicks zu erstellen.

Digitale Technologie für bessere Verfahrenaktualisierung

Es reicht nicht, Verfahren gut zu schreiben und sie intelligent zu formalisieren. Wie bei jedem industriellen Dokument unterliegen sie regelmäßiger Verbesserung. Verfahren durch Aktualisierung zu verbessern, wenn Mitarbeiter Informationen melden, ist ein direkter Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und eines Qualitätsansatzes für optimale Kundenzufriedenheit.

Effektive Verfahren zu schreiben bedeutet auch, sie mit der Realität vor Ort zu konfrontieren, bei Bedarf Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Warum branchenspezifische Software und diese Standards nutzen?

Bei Picomto entwickeln wir unsere digitale Arbeitsanweisungslösung in Übereinstimmung mit Industriestandards (ISO 9001, FDA, GMP etc…) und mit dem Ziel:

• Ein klares und effizientes Verfahren in wenigen Minuten mit einem dedizierten Erstellungstool erstellen
• Technikern klare und eindeutige Verfahren zur Konsultation bereitstellen
• Ein Werkzeug bereitstellen, um die Datenerfassung vor Ort zu vereinfachen und zu erleichtern

Es gibt natürlich weitere Anwendungsfälle für den Einsatz dedizierter Software. Zögern Sie nicht, unsere Spezialisten zu kontaktieren.