Wie Sie anhand der Größe Ihres Unternehmens die beste CMMS-Software auswählen 

Da die Unternehmensgröße häufig funktionale Anforderungen im Auswahlprozess der CMMS-Software diktiert, können CEOs ihre Anforderungsliste effizienter entwickeln, indem sie die Anzahl ihrer Einrichtungen und Mitarbeiter berücksichtigen.

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Gleichzeitig gibt es über alle Branchen und Größen hinweg universelle Anwendungsfälle für CMMS-Software.

Größere Organisationen konzentrieren sich häufig auf die folgenden Asset-Management-Funktionen.

Besseres Gesamt-Tracking mit CMMS-Software

Größer bedeutet mehr bewegliche Teile, was die Notwendigkeit einer zuverlässigen Verfolgung von Projekten, Mitarbeitern und Beständen erhöht.

Peter Drucker hat es am besten ausgedrückt:„Wenn du es nicht messen kannst, kannst du es nicht verbessern.“

Bestandsverfolgung, sogar über mehrere Einrichtungen hinweg

Eine schlechte Bestandskontrolle hat immer zu erhöhten Kosten durch Verderb, Schwund und vermeidbaren Transportkosten geführt.

CMMS-Software senkt Lagerkosten, indem sie Ihre Lagerbestände auf dem neuesten Stand hält. Sobald die Wartungsabteilung ein anpassbares Niveau erreicht, sendet die Software eine Benachrichtigung, damit die Abteilung die erforderlichen Teile und Materialien bestellen kann. Da Sie die Vorlaufzeiten bei den Par-Levels berücksichtigt haben, können Sie alles mit den kostengünstigsten Methoden versenden und teure Eillieferungen in letzter Minute vermeiden.

Benchmarking von Wartungsmetriken zwischen Standorten und Teams

Die richtige CMMS-Lösung kann Ihnen zeigen, was funktioniert und was nicht, und Möglichkeiten schaffen, bewährte Verfahren von einer Einrichtung oder einem Team auf eine andere zu übertragen. Der Prozess beginnt mit einer einfachen, automatischen Datenerfassung und endet mit automatisierten Berichten, die mit wichtigen Kennzahlen wie Abschlussquoten für vorbeugende Wartungsarbeiten gefüllt sind.

Allein durch vorbeugende Wartung können Einsparungen zwischen 12 % und 18 % gegenüber reaktiven Arbeitsaufträgen erzielt werden. Wenn Sie ein funktionierendes Programm haben, ist es sehr wertvoll, es auf Ihre Einrichtungen auszudehnen.

Andere wichtige Kennzahlen können Arbeitskosten und ungeplante Ausfallzeiten umfassen.

Suchen Sie während des Auswahlprozesses nach Software, die es Ihnen leicht macht, Ihre Daten zu nutzen. Idealerweise sollte die Software Ihre Rohdaten verwenden, um grafikreiche Berichte zu erstellen, die das Gesamtbild der Wartung darstellen, was für Wartungsmanager sowie andere Abteilungen, die Kosten und Rentabilität verfolgen müssen, von entscheidender Bedeutung ist.

Verbesserte Datensicherheit und -sicherheit mit CMMS-Software

CMMS-Software macht es einfach, Daten zu erfassen und zu verwenden, aber Organisationen brauchen einen CMMS-Anbieter, der auch sicherstellt, dass ihre Daten sicher und geschützt bleiben, geschützt vor Korruption oder Verlust und böswilligen Akteuren, sowohl extern als auch intern.

Erweitern der einmaligen Anmeldung

Obwohl es oberflächlich betrachtet um Bequemlichkeit geht, macht Single Sign-On Ihre Systeme auch sicherer und effizienter, indem es Folgendes reduziert:

• Passwortmüdigkeit
• Zeitverschwendung bei der Eingabe von Passwörtern für jede Plattform
• IT-Engpässe aufgrund von Tickets zur Passwortwiederherstellung

Wenn Benutzer mehrere Passwörter erstellen und sich merken müssen, entwickeln sie oft schlechte Angewohnheiten, die zu Sicherheitsverletzungen führen können, einschließlich der Verwendung einfacher, leicht zu erratender Passwörter und der Verwendung desselben Passworts für mehrere Konten. Da Single Sign-On bedeutet, dass sich die Benutzer nur eines merken müssen, werden sie ermutigt, ein sicheres Kennwort zu verwenden. Da sie sich nur einmal anmelden müssen, sparen Benutzer Zeit, während die IT-Abteilung weniger Ressourcen für passwortbezogene Tickets aufwendet.

Fragen Sie während des Auswahlverfahrens nach SSO und wie und ob das CMMS in Ihr bestehendes Programm eingebunden werden kann.

Verwalten von Aktivitätsprotokollen

Transparenz und Verantwortlichkeit laufen darauf hinaus, zwei Fragen schnell und zuverlässig beantworten zu können:„Wer hat es getan?“ und "Wann haben sie es getan?"

Aktivitätsprotokolle zeichnen alles auf, was Benutzer innerhalb der Software tun. Einer der Vorteile besteht darin, dass verärgerte Mitarbeiter von böswilligem Verhalten abgehalten werden. Es ist unmöglich, dass sich jemand in die Software einloggt und dann Schlüsseldaten löscht oder willkürlich ändert, ohne digitale Fingerabdrücke zu hinterlassen.

Ein zweiter Vorteil bezieht sich auf die Compliance, bei der Unternehmen ihre Arbeit rechtzeitig abschließen und nachweisen müssen. Aktivitätsprotokolle bieten eine zusätzliche Schutzebene gegen verschiedene Haftungsarten.

Kurzer Hinweis zu Software und Compliance

Für viele Branchen- und Regierungsstandards ist es unmöglich, dass die Software konform ist. Stattdessen ermöglicht die Software Ihrer Organisation, die Prozesse zu erstellen und durchzuführen, die sie konform machen.

Sicherheitsgurte können eine lose Analogie sein. An den meisten Orten gibt es ein Gesetz, dass Sie beim Autofahren einen Sicherheitsgurt tragen müssen, und wenn Sie während der Fahrt einen Sicherheitsgurt tragen, halten Sie sich an das Gesetz. Aber der Sicherheitsgurt? Es macht keinen Sinn zu fragen, ob es sich an das Gesetz hält oder nicht. Es ist nur da, damit Sie dem Gesetz folgen können.

Gleichzeitig gibt es Industrie- und Regierungsstandards, die direkt für die Software gelten, und unabhängig davon, wie Sie sie verwenden, kann die Software konform oder nicht konform sein. Achten Sie darauf, potenziellen Anbietern spezifische Fragen zu stellen, wenn Sie Standards überprüfen, die Ihre Branche betreffen.

Langfristige Skalierbarkeit für kleinere Organisationen mit CMMS-Software

Obwohl kleinere Unternehmen derzeit viele der Funktionen, die größere Unternehmen ansprechen, möglicherweise nicht benötigen, müssen sie sich für zukünftiges Wachstum positionieren.

Suchen Sie während des Auswahlverfahrens nach einem Anbieter, der bereits so eingerichtet ist, dass er weiterhin mit Ihnen zusammenarbeitet, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln. Auf der einfachsten Ebene sollte die Software das Hinzufügen von Assets, Benutzern und sogar Einrichtungen erleichtern. Für Feature-Sets sollte der Anbieter abgestufte Versionen seiner Plattform anbieten, wobei jede Ebene zusätzliche Funktionen einführt. Wenn ein Anbieter wachsende Anforderungen erfüllen kann, indem er Sie einfach auf eine höhere Ebene versetzt, sparen Sie Zeit, Kosten und Unsicherheit, die mit einem Anbieterwechsel unvermeidlich einhergehen.

In einigen Fällen wachsen Organisationen vollständig aus einer Softwareplattform heraus, und der Anbieter kann sie nicht einfach eine Stufe höher verschieben. Hier muss der Anbieter die Organisation möglicherweise auf seine robustere Plattform umstellen, was zusätzliches Onboarding und Training erfordert. Aber es gibt immer noch Kontinuitätsvorteile. Sie arbeiten mit demselben Anbieter zusammen, wodurch ein Großteil der Unsicherheit, die mit Änderungen einhergeht, gemildert wird. Denken Sie daran, dass 80 % der Implementierungen fehlschlagen, also möchten Sie Unsicherheiten beseitigen und Ihr Risiko so weit wie möglich reduzieren.

Aber der Support erstreckt sich über alle Branchen und geht über die Größe der CMMS-Softwareanforderungen hinaus

Obwohl es einige allgemeine Trends für die Beziehungen zwischen Unternehmensgröße und Anforderungen an Softwarefunktionen gibt, gibt es viele Ausnahmen und Ausreißer. Ein kleineres Unternehmen in der Verteidigungsindustrie könnte beispielsweise strenge Anforderungen an die Datensicherheit haben. Ein großes Unternehmen benötigt möglicherweise kein Single Sign-On für seine Wartungsteams.

Ungeachtet aller Variationen ist das einzige gemeinsame Merkmal die Unterstützung. Organisationen jeder Größe müssen die Support-Teams potenzieller Anbieter genau prüfen und sich dann fragen:„Wie viel hat dieser CMMS-Anbieter in den langfristigen Erfolg seiner Kunden investiert?“

Einführung und Schulung

Der Support beginnt beim Onboarding, und es ist wichtig, einen Anbieter mit einer flexiblen Infrastruktur zu finden, die eine Vielzahl von Optionen bietet. Je nachdem, wo sich Ihre Organisation in Bezug auf Anlagendaten und Wartungsstrategien befindet, benötigen Sie möglicherweise alles, von ein wenig Hilfe beim Laden von Dingen in die Datenbank bis hin zu einer vollständigen Vor-Ort-Prüfung Ihrer Einrichtungen, Anlagen und Geräte. Ein guter Anbieter kann Ihren Bedarf einschätzen und alle Qualifikations- oder Arbeitskräftelücken füllen.

Je häufiger Ihre Teams die Software verwenden, desto größer ist Ihr ROI. Maßgeschneidertes Training bringt alle auf den richtigen Fuß. Stellen Sie sicher, dass ein Anbieter verschiedene Arten von Lernenden mit Dokumentation, Videos und Einzelsitzungen unterstützen kann.

Laufender Support

Nach der Implementierung benötigen Sie einen Anbieter, der Sie zuverlässig, kompetent und vielseitig unterstützt.

Fragen Sie während des Auswahlverfahrens nach den Öffnungszeiten der Support-Teams und wie viele verschiedene Möglichkeiten es gibt, sie zu erreichen. Ist alles E-Mail-basiert? Können Sie sie telefonisch erreichen oder wird alles online erledigt?

Sie möchten auch, dass es Dokumentationen, Videos und Webinare zu neuen Funktionen und aktuellen Verbesserungen gibt. Dies beweist nicht nur, dass der Anbieter möchte, dass Kunden das Beste aus seiner Software herausholen, sondern zeigt auch, dass er sie kontinuierlich verbessert.

Nächste Schritte

Unabhängig von Ihrer aktuellen Größe hilft Ihnen die richtige CMMS-Software, die Kosten mit optimierten Arbeitsabläufen, besserer Nachverfolgung und einem umfassenden Überblick über Ihre Wartungsvorgänge zu kontrollieren. Obwohl die Größe Ihres Unternehmens Einfluss darauf haben kann, nach welchen Funktionen Sie suchen müssen, bleibt der Support ein universeller Anwendungsfall für Wartungsmanagement-Software.

Wenn Sie keinen haben oder der, den Sie haben, nicht das hält, was Ihnen versprochen wurde, ist es an der Zeit, Kontakt aufzunehmen und mit den Anbietern zu sprechen. Sobald sie ein Gefühl für Ihre spezifischen Ziele haben und wissen, wo Sie sich im Prozess befinden, können sie Ihnen helfen, Ihre Optionen zu verstehen.