Die ideale CMMS-Software auswählen: Passend zur Organisationsgröße

Da die Organisationsgröße oft die funktionalen Anforderungen im CMMS-Software-Auswahlprozess diktiert, können CEOs ihre Anforderungsliste effizienter erstellen, indem sie ihre Anlagen- und Mitarbeiterzahlen berücksichtigen.

Gleichzeitig gibt es branchen- und größenübergreifend universelle Anwendungsfälle für CMMS-Software.

Größere Organisationen fokussieren sich oft auf folgende Asset-Management-Funktionen.

Besseres Gesamttracking mit CMMS-Software

Größer bedeutet mehr bewegliche Teile, was die Notwendigkeit für zuverlässiges Tracking von Projekten, Personal und Lagerbeständen erhöht.

Peter Drucker sagte es treffend: „Wenn Sie es nicht messen können, können Sie es nicht verbessern.“

Lagerbestandsverfolgung – sogar über mehrere Standorte hinweg

Schlechte Bestandsführung verursachte schon immer erhöhte Kosten durch Verderb, Schwund und vermeidbare Lagerhaltungskosten.

CMMS-Software senkt Lagerkosten, indem sie Ihre Bestandsstände aktuell hält. Sobald die Wartungsabteilung einen anpassbaren Mindestbestand erreicht, sendet die Software eine Warnung, damit die Abteilung die benötigten Teile und Materialien bestellen kann. Da Sie Lieferzeiten in die Mindestbestände einberechnet haben, können Sie alles mit den kosteneffizientesten Methoden versenden und teure Expresslieferungen in letzter Minute vermeiden.

Benchmarking von Wartungskennzahlen zwischen Standorten und Teams

Die richtige CMMS-Lösung zeigt Ihnen, was funktioniert und was nicht, und schafft Gelegenheiten, bewährte Praktiken von einer Einrichtung oder einem Team auf ein anderes zu übertragen. Der Prozess beginnt mit einfacher, automatischer Datenerfassung und endet mit automatisierten Berichten, gefüllt mit Schlüsselkennzahlen wie präventiven Wartungsarbeitsauftrags-Abschlussraten.

Präventive Wartung allein kann Einsparungen von 12 % bis 18 % gegenüber reaktiven Arbeitsaufträgen erzielen. Wenn Sie ein funktionierendes Programm haben, liegt viel Wert darin, es auf Ihre Einrichtungen auszuweiten.

Weitere wichtige Kennzahlen können Personalkosten und ungeplante Ausfallzeiten umfassen.

Während des Auswahlprozesses sollten Sie nach Software suchen, die die Nutzung Ihrer Daten erleichtert. Idealerweise sollte die Software Ihre Rohdaten nutzen, um grafikreiche Berichte zu erstellen, die das große Wartungsbild zeichnen – entscheidend für Wartungsmanager und andere Abteilungen, die Kosten und Return on Investment verfolgen müssen.

Verbesserte Datensicherheit mit CMMS-Software

CMMS-Software erleichtert die Datenerfassung und -nutzung, aber Organisationen benötigen einen CMMS-Anbieter, der auch sicherstellt, dass ihre Daten geschützt und sicher bleiben – vor Korruption, Verlust und böswilligen Akteuren, sowohl extern als auch intern.

Single Sign-On (SSO) erweitern

Obwohl SSO oberflächlich betrachtet der Bequemlichkeit dient, macht es Ihre Systeme auch sicherer und effizienter, indem es reduziert:

• Passwort-Müdigkeit
• Zeitverlust durch Eingabe von Passwörtern für jede Plattform
• IT-Flaschenhälse durch Passwort-Wiederherstellungs-Tickets

Wenn Benutzer mehrere Passwörter erstellen und merken müssen, entwickeln sie oft schlechte Gewohnheiten, die zu Sicherheitsverletzungen führen können – einschließlich der Verwendung einfacher, leicht zu erratender Passwörter und der Verwendung desselben Passworts für mehrere Konten. Da SSO bedeutet, dass sich Personen nur ein Passwort merken müssen, ermutigt es sie, ein starkes Passwort zu verwenden. Da sie sich nur einmal anmelden müssen, sparen Benutzer Zeit, während die IT-Abteilung weniger Ressourcen für passwortbezogene Tickets aufwenden muss.

Während des Auswahlprozesses fragen Sie nach SSO und wie und ob das CMMS in Ihr bestehendes Programm integriert werden kann.

Aktivitätsprotokolle führen

Transparenz und Rechenschaftspflicht lassen sich auf zwei Fragen reduzieren: „Wer hat es getan?“ und „Wann haben sie es getan?“

Aktivitätsprotokolle zeichnen auf, was Benutzer in der Software tun. Ein Vorteil: Sie schrecken bösartiges Verhalten verärgerter Mitarbeiter ab. Es ist unmöglich, sich in der Software anzumelden und dann wichtige Daten zu löschen oder willkürlich zu ändern, ohne digitale Fingerabdrücke zu hinterlassen.

Ein zweiter Vorteil betrifft Compliance, wo Organisationen Arbeiten termingerecht erledigen und dies nachweisen müssen. Aktivitätsprotokolle bieten eine zusätzliche Schutzschicht gegen verschiedene Haftungsarten.

Kurzer Hinweis zu Software und Compliance

Für viele Branchen- und Regierungsstandards ist es unmöglich, dass die Software selbst compliant ist. Stattdessen ermöglicht die Software Ihrer Organisation, die Prozesse zu erstellen und durchzuführen, die sie compliant machen.

Sicherheitsgurte können als lockere Analogie dienen. In den meisten Ländern gibt es ein Gesetz, dass man beim Autofahren einen Sicherheitsgurt tragen muss, und wenn man einen Sicherheitsgurt beim Fahren trägt, hält man das Gesetz ein. Aber der Sicherheitsgurt? Es ergibt keinen Sinn zu fragen, ob er das Gesetz befolgt oder nicht. Er ist einfach da, damit Sie das Gesetz befolgen können.

Gleichzeitig gibt es Branchen- und Regierungsstandards, die direkt auf die Software anwendbar sind, und unabhängig davon, wie Sie sie nutzen, kann die Software compliant oder non-compliant sein. Stellen Sie potenziellen Anbietern beim Prüfen von Standards, die Ihre Branche betreffen, spezifische Fragen.

Langfristige Skalierbarkeit für kleinere Organisationen mit CMMS-Software

Obwohl kleinere Betriebe derzeit möglicherweise nicht viele der Funktionen benötigen, die größere Organisationen ansprechen, müssen sie sich für zukünftiges Wachstum positionieren.

Während des Auswahlprozesses suchen Sie nach einem Anbieter, der bereits darauf eingestellt ist, mit Ihnen weiterzuarbeiten, während Ihre Organisation wächst und sich Ihre Anforderungen entwickeln. Auf der grundlegendsten Ebene sollte die Software das Hinzufügen von Anlagen, Benutzern und sogar Einrichtungen erleichtern. Für Funktionsumfänge sollte der Anbieter gestaffelte Versionen seiner Plattform anbieten, wobei jede Stufe zusätzliche Fähigkeiten einführt. Wenn ein Anbieter wachsende Anforderungen durch einen einfachen Upgrade auf eine höhere Stufe erfüllen kann, spart er Ihnen Zeit, Kosten und Unsicherheit, die unweigerlich mit einem Anbieterwechsel einhergehen.

In manchen Fällen wachsen Organisationen über eine Softwareplattform hinaus, und der Anbieter kann sie nicht einfach eine Stufe höher verschieben. Hier muss der Anbieter die Organisation möglicherweise auf seine robustere Plattform migrieren, was zusätzliche Einarbeitung und Schulung erfordert. Doch es gibt weiterhin Kontinuitätsvorteile. Sie arbeiten mit demselben Anbieter, was viel von der Unsicherheit mindert, die mit Veränderungen einhergeht; denken Sie daran, 80 % der Implementierungen scheitern, also möchten Sie Unsicherheit so weit wie möglich beseitigen und Ihr Risiko reduzieren.

Support: Branchen- und größenübergreifend entscheidend für CMMS-Software-Anforderungen

Obwohl es allgemeine Trends für die Beziehungen zwischen Organisationsgröße und Software-Funktionsanforderungen gibt, gibt es viele Ausnahmen und Ausreißer. Ein kleineres Unternehmen in der Rüstungsindustrie hat beispielsweise möglicherweise strenge Datensicherheitsanforderungen. Ein großes Unternehmen benötigt möglicherweise kein Single Sign-On für seine Wartungsteams.

Unabhängig von allen Variationen ist das eine gemeinsame Merkmal: Support. Organisationen aller Größen müssen die Support-Teams potenzieller Anbieter genau prüfen und sich fragen: „Wie stark hat dieser CMMS-Anbieter in den langfristigen Erfolg seiner Kunden investiert?“

Onboarding und Schulung

Support beginnt beim Onboarding, und es ist wichtig, einen Anbieter mit flexibler Infrastruktur zu finden, der eine Vielzahl von Optionen bietet. Je nachdem, wo Ihre Organisation in Bezug auf Anlagendaten und Wartungsstrategien steht, benötigen Sie möglicherweise alles – von etwas Hilfe beim Laden in die Datenbank bis hin zu einem vollständigen Vor-Ort-Audit Ihrer Einrichtungen, Anlagen und Geräte. Ein guter Anbieter kann Ihre Bedürfnisse bewerten und Qualifikations- oder Personaldefizite ausgleichen.

Je mehr Ihre Teams die Software nutzen, desto größer Ihr ROI. Maßgeschneiderte Schulungen bringen alle auf den richtigen Weg. Stellen Sie sicher, dass ein Anbieter verschiedene Lerntypen mit Dokumentation, Videos und Einzelsitzungen unterstützen kann.

Laufender Support

Nach der Implementierung benötigen Sie einen Anbieter, der zuverlässigen, kompetenten, vielseitigen Support bietet.

Während des Auswahlprozesses fragen Sie nach den Support-Zeiten und wie viele verschiedene Wege es gibt, sie zu erreichen. Ist alles E-Mail-basiert? Können Sie sie anrufen, oder läuft alles online?

Sie möchten auch Dokumentation, Videos und Webinare zu neuen Funktionen und jüngsten Verbesserungen. Dies beweist nicht nur, dass der Anbieter möchte, dass Kunden das Beste aus ihrer Software herausholen, sondern zeigt auch, dass sie diese kontinuierlich verbessern.

Nächste Schritte

Unabhängig von Ihrer aktuellen Größe hilft Ihnen die richtige CMMS-Software, Kosten durch optimierte Workflows, besseres Tracking und einen ganzheitlichen Blick auf Ihre Wartungsabläufe zu kontrollieren. Obwohl die Größe Ihrer Organisation beeinflussen kann, welche Funktionen Sie suchen müssen, bleibt Support ein universeller Anwendungsfall für Wartungsmanagement-Software.

Wenn Sie noch keines haben oder Ihr aktuelles nicht das hält, was versprochen wurde, ist es an der Zeit, Kontakt aufzunehmen und mit Anbietern zu sprechen. Sobald sie ein Gefühl für Ihre spezifischen Ziele und Ihren Prozessstand haben, können sie Ihnen helfen, Ihre Optionen zu verstehen.