Wartungsaudits erklärt: Zweck, Prozess & Vorteile

Das Wort „Audit“ mag Angst einflößen, aber die Realität ist, dass viele Unternehmen ihre Wartungsaudits regelmäßig bestehen. Es gibt keinen Grund, ein Wartungsaudit zu fürchten, wenn Sie die korrekten Verfahren befolgen.

Was genau ist ein Wartungsaudit?

Ein Wartungsaudit ist eine umfassende und systematische Überprüfung der Wartung, des Bestands und der Prozesse einer Organisation. Es bewertet, wie Aktivitäten und Standards aufrechterhalten werden – beispielsweise hauseigene Einrichtungen und Reparaturprozesse. Audits helfen Ihnen, Qualität, Gesundheit und Sicherheit an Ihren Einrichtungen zu gewährleisten.

Prüffirmen inspizieren eine Vielzahl von Wartungsfunktionen, darunter:

• Sicherheit
• Schulung
• Planung
• Terminierung
• Gerätewartung
• Wartungspraktiken und -organisation
• Verwaltung von Dokumenten, Beständen und Beschaffung

Obwohl sie stressig sein können, schützen Audits sowohl Sie als auch Ihre Organisation. Der primäre Zweck jedes Audits ist es zu prüfen, wie gut Sie Ihre SOPs einhalten, nach Problemen oder Mängeln zu suchen und, falls welche bestehen, einen Aktionsplan zu erstellen, der diese adressiert.

Audits sind ein Weg, sicherzustellen, dass Ihre Verfahren jede Anforderung erfüllen und alles so effektiv wie möglich funktioniert.

Warum sind Wartungsaudits wichtig?

Wartungsaudits geben Managern einen klaren Blick auf das, was in der Organisation geschieht, was ihnen hilft, leichter Benchmarks zu setzen. Durch den Vergleich der Basisdaten mit korrekten Verfahren können Manager Probleme leichter definieren und Lösungen implementieren.

Audits schützen Sie und die Organisation auch vor Haftung, da sie sich generell auf Sicherheitsstandards und -verfahren konzentrieren und so das Risiko von Arbeitsunfällen senken. Mit regelmäßigen Audits stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation Anforderungen erfüllt und Sie im Falle von Unfällen oder Verletzungen abgesichert sind.

Sie müssen Audits einbeziehen, um sichere Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeiter und sichere Produkte für Ihre Verbraucher zu gewährleisten. Audits helfen, Sie rechenschaftspflichtig zu machen, da sie oft von Drittfirmen durchgeführt werden. Das bedeutet, sie betrachten Ihre Organisation durch eine objektive Linse, um Integrität für ihre Audits zu gewährleisten.

Welche Arten von Wartungsaudits gibt es?

Es gibt drei Arten von Wartungsaudits.

Pflichtaudits

Diese Art von Audit ist gesetzlich vorgeschrieben. Es handelt sich um umfassende Inspektionen von Prozessen, die von Regierungsbehörden durchgeführt werden und Wartungsprozesse umfassen. Beispielsweise führt die US-amerikanische Food and Drug Administration regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass Praktiken den richtigen Herstellungsprozessen folgen.

Freiwillige Audits

Ein freiwilliges Audit ist ein Weg für ein Unternehmen, Audits durchzuführen, die nicht gesetzlich vorgeschrieben oder erzwungen sind, und dient dem Erhalt von Zertifizierungen, die Organisationen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Beispielsweise sind einige Lebensmittelsicherheitszertifizierungen in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie freiwillig, ebenso wie einige Spielplatzsicherheitsaudits. Durch die Unterwerfung unter das Audit beweist die Organisation ihr Engagement für die Einhaltung der aktuellen Best Practices der Branche.

Wartungsaudit (intern)

Ein Wartungsaudit ist ein internes Audit, das Organisationen in ihre Verbesserungspläne aufnehmen. Sie sind wichtig, regelmäßig durchzuführen, da sie Organisationen helfen zu bewerten, ob ihre aktuellen Prozesse und Systeme effektiv sind, und ihnen die Chance geben, gefundene Probleme zu korrigieren.

Wartungsaudits fördern kontinuierliche Verbesserungen, besonders wenn ihre Ergebnisse mit Unternehmenscodes, Richtlinien und anderen Indikatoren verglichen werden.

Die Arten von Audits zu kennen, die Sie erwarten können, hilft Ihnen, sich im Laufe der Zeit zu verbessern und besser vorbereitet zu sein.

Wie oft sollten Sie Wartungsaudits durchführen?

Das hängt ganz von der Prüfbehörde und Ihrer Branche ab. Einige Inspektionen kommen überraschend, andere sind geplant. Die meisten Wartungsaudits finden in Fertigungs- oder Wartungsabteilungen statt.

Wenn die Organisation eine Geschichte von Mängeln, Code-Verstößen oder Nichteinhaltung von Branchenstandards hat, werden Audits häufiger und oft unangekündigt. Je nach Schweregrad könnten die Audits sogar zu einer vollständigen Untersuchung von Verstößen und Fehlern führen.

Jedoch geben Audits von Wartungs- und Fertigungsabteilungen alle sechs Monate bis zu einem Jahr Managern ein klares Bild davon, wie sie abschneiden und welche Bereiche Verbesserung benötigen.

Was ist in einem Wartungsaudit enthalten?

In vielen Fällen muss ein Dritter das Audit durchführen, um unvoreingenommene Ergebnisse zu gewährleisten. Während des Audits müssen alle Vorarbeiter, Vorgesetzten und Arbeiter anwesend sein und befragt werden. Erwarten Sie, dass ein Audit Folgendes prüft:

• CMMS
• Personal
• Allgemeine Daten
• Budgets und Kosten
• Produktionsanlagen
• Dokumentationsverfahren
• Wartungsmanagement
• Organisation innerhalb der Abteilungen

Nachdem das Team fertig ist, ist es Zeit, die Daten zu analysieren. Diese Informationen werden verwendet, um kurz-, mittel- oder langfristige Lösungen für Mängel oder Probleme zu erstellen. Der von Ihnen entworfene Aktionsplan muss sorgfältig festgelegte Prioritäten widerspiegeln.

Zusätzlich muss eine Kosten-Nutzen-Analyse in Ihr Audit einbezogen werden, um Ihnen und Ihrem Team zu helfen, Entscheidungen zu treffen, die dem Unternehmen in der Zukunft nützen.

Wie bestehen Sie ein Wartungsaudit?

Auch wenn Audits lästig sind, gibt es Wege, es sich und Ihrem Team leichter zu machen und den Stachel zukünftiger Audits zu nehmen. Um zu bestehen, muss Ihre Abteilung alles nach Vorschrift machen, und alles muss up-to-code sein. Die Implementierung eines CMMS macht dies handhabbarer.

Ein CMMS hilft Ihnen, Ihre Daten zu verfolgen und aktuelle Dokumentationen jeder Inspektion und Aufgabe bereitzustellen. Sie und Ihr Team haben Zugriff auf alle Informationen, die Sie benötigen, um all Ihre Pläne durchzuführen, und all Ihre Daten sind an einem Ort verfügbar. Eine gute CMMS-Plattform ist leicht zu erlernen und zu nutzen, sodass Sie nicht viel Zeit für die Schulung Ihres Teams aufwenden müssen, um sie korrekt zu verwenden.

Mit dem richtigen CMMS haben Sie Zugriff auf eine vollständige Historie aller Vorgänge in Ihrer Abteilung – was passiert ist, wie viel Zeit aufgewendet wurde, welche Geräte, Werkzeuge oder Teile verwendet wurden und wer die Aufgabe ausgeführt hat.

Eine ordnungsgemäß dokumentierte Historie liefert zuverlässigen Beweis im Falle eines Arbeitsunfalls. Sie gibt Ihnen und Ihrem Team auch die Möglichkeit, vergangene und aktuelle Daten zu vergleichen, um Muster und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Denken Sie auch daran, dass Dinge so genau wie möglich dokumentiert werden müssen – wenn Sie etwas nicht dokumentieren, ist es in den Augen Ihres Auditors nie wirklich passiert.

CMMS-Software aktualisiert im Gegensatz zu traditionellen Papier- oder Tabellen-Arbeitsaufträgen automatisch in Echtzeit, sodass alle im Team mit denselben Daten arbeiten. Niemand ist im Rückstand und niemand ist aus dem Loop. Sie stellt sicher, dass Ihr Team die richtigen Anweisungen hat, und wenn Änderungen vorgenommen werden, werden diese sofort widergespiegelt, was die Chance von Missverständnissen verringert. Dies hilft Ihnen, Ihre Audits zu bestehen, weil nichts durch die Lappen geht und alles basierend auf den richtigen Verfahren erledigt wird.

Nächste Schritte

Der beste Weg zu entscheiden, ist, mit jemandem aus der Branche zu sprechen. Alles, was Sie tun müssen, ist, den richtigen Anbieter zu finden.

Hippo hilft Ihnen, die Lösung zu finden, die am besten für Sie funktioniert – einschließlich der Beantwortung Ihrer Fragen zu Facility-Wartungssoftware, der Buchung einer Live-Software-Demo oder sogar der Einrichtung eines kostenlosen Testzugangs.

CEO-Zusammenfassung

CMMS-Softwarelösungen helfen Wartungsabteilungen, kritische Anlagen für weniger Geld online zu halten, indem sie Prozesse straffen und zuverlässige Daten erfassen und nutzen. Im Gegensatz zu älteren Managementsystemen lebt ein modernes CMMS in der Cloud und stellt sicher, dass alle Zugriff auf aktuelle Daten haben. Organisationen branchenübergreifend können konkrete Vorteile aus den Systemen ziehen, einschließlich mehr Betriebszeit und weniger verschwendeter Zeit und Geld. Bei der Wahl eines CMMS ist es wichtig, nicht nur die Funktionen, sondern auch das komplette Nutzererlebnis zu berücksichtigen – einschließlich Implementierung, Schulung und laufendem Support.