Wie CMMS-Software Gesundheitseinrichtungen dabei hilft, wachsende Herausforderungen zu meistern

Die Gesundheitsbranche steht seit jeher vor einer langen Liste von Herausforderungen, und die COVID-19-Pandemie hat die Situation verschärft und neue, oft unerwartete Probleme geschaffen. Jetzt mehr denn je müssen Facility- und Wartungsmanager die Kontrolle über ihre Wartungsabläufe übernehmen, um die Patientenversorgung zu maximieren und gleichzeitig die Kosten zu minimieren. CMMS-Software macht dies endlich möglich.

Die unerwarteten finanziellen Auswirkungen der Pandemie

Ursprünglich ging man davon aus, dass die größte Bedrohung durch COVID-19 darin bestehe, Krankenhäuser zu überlasten. Landesweite Aufrufe zur „Abflachung der Kurve“ zielten darauf ab, die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen, die Fallzahlen über einen längeren Zeitraum zu verteilen und den Einrichtungen Zeit zu geben, notwendiges Personal und Material bereitzustellen. Statt eines steilen Anstiegs erhoffte man sich eine flachere Kurve.

Was jedoch tatsächlich eintrat, war unerwartet: verheerende finanzielle Schließungen für Gesundheitsdienstleister an beiden Enden des Spektrums – sowohl für Einrichtungen mit vielen Fällen als auch für solche mit nur wenigen. Was sie verbindet? Ein nahezu vollständiger Einbruch bei Notfallunabhängigen Patienten und elektiven Operationen, wo viele Pflegeeinrichtungen den Großteil ihrer Gewinne erzielen. Die Washington Post verglich zwei Krankenhäuser: das UMass Memorial Medical Center in Worcester, Massachusetts, mit 2.700 COVID-19-Patienten, und das MU Health Care's University Hospital in Columbia, Missouri, mit nur etwa 40. In beiden Fällen „hat jedes Krankenhaus mehr als 2.000 Operationen abgesagt. Zehntausende Klinikbesuche sind weggefallen. Die monatlichen Patienteneinnahmen sind um zig Millionen Dollar gesunken.“ Die Zeitung weist zudem darauf hin, dass „bereits vor der Pandemie mehr als 1.200 Krankenhäuser in zwei oder mehr der letzten fünf Jahren rote Zahlen schrieben.“

Und es könnte noch schlimmer kommen. Es gibt Berichte, dass Krankenhäuser mit neuen Kosten für persönliche Schutzausrüstung (PSA) und andere COVID-19-bezogene Materialien konfrontiert sein werden.

Was zählt zu „Gesundheitseinrichtungen“?

Bevor wir untersuchen, wie die richtige CMMS-Lösung Gesundheitseinrichtungen dabei hilft, sowohl bestehende als auch neue Herausforderungen zu bewältigen, lassen Sie uns zunächst einige grundlegende Definitionen klären. Was fällt beispielsweise unter die Kategorie „Gesundheitseinrichtung“?

Kurzer Hinweis: Versuchen Sie beim Durchlesen der Liste mitzuzählen, wie viele verschiedene Arten von Anlagen und Geräten für den Betrieb dieser Einrichtungen erforderlich sind. Es ist eine große Zahl. Das Gesundheitswesen auf jeder Ebene ist voll von missionskritischen, miteinander verbundenen beweglichen Teilen, auf die Fachkräfte angewiesen sind, um eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung zu gewährleisten.

Arten von Gesundheitseinrichtungen

Bevor wir die spezifischen Möglichkeiten aufzeigen, wie ein gutes CMMS Facility- und Wartungsmanagern hilft, Gesundheitseinrichtungen reibungslos am Laufen zu halten und Herausforderungen im Gesundheitswesen zu lösen, ist es wichtig, ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie breit der Begriff „Gesundheitseinrichtungen“ tatsächlich sein kann.

Ambulante Operationszentren

Schlanke Versionen von Krankenhaus-Operationsabteilungen, die sich auf ein enges Spektrum chirurgischer Eingriffe konzentrieren. Vorteile sind geringere Kosten und ein geringeres Infektionsrisiko. Manchmal auch als ambulante chirurgische Einrichtungen bezeichnet.

Geburtshäuser

Kosteneffiziente, familienfreundliche Geburtsumgebungen. Da sie nicht über die gleiche Ausstattung wie Krankenhäuser verfügen, betreuen sie Schwangerschaften ohne bekannte Komplikationen.

Blutbanken

Sichere Sammlung, Sortierung und Lagerung von gespendetem Blut und Blutplättchen. Da Blut und Blutprodukte nicht hergestellt werden können, sind diese Zenturen für alle entscheidend – von Menschen mit Anämie bis hin zu Unfallopfern.

Kliniken und Arztpraxen

Breite Kategorie, die alles abdeckt – von der privaten Hausarztpraxis über Zahnarztpraxen bis hin zu Facharztpraxen und Walk-in-Kliniken. Der gemeinsame Nenner: Sie arbeiten auf ambulanter Basis.

Diabetes-Schulungszentren

Bildungsangebote und Unterstützung für Menschen mit Diabetes oder erhöhtem Risiko. Da die Erkrankung weiter zunimmt, werden diese Zentren immer häufiger.

Dialysezentren

Spezialisierte Betreuung für Patienten mit Nierenerkrankungen, die manchmal bis zu dreimal wöchentlich eine Dialyse – Blutfilterung und -reinigung – benötigen.

Hospize

Palliativversorgung mit einem umfassenden Auftrag, nicht nur medizinische, sondern auch emotionale Betreuung zu bieten. Obwohl einige Patienten zu Hause bleiben, werden solche mit hohem Pflegebedarf in Hospize oder spezialisierte Pflegeheime verlegt.

Krankenhäuser

Große Gesundheitseinrichtungen mit einem breiten Spektrum medizinischer Dienstleistungen – von der Geburtshilfe bis hin zu Intensivstationen für Patienten mit lebensbedrohlichen Verletzungen. Stationen sindgenerally in intensive und nicht-intensive Pflege unterteilt.

Bildgebende und radiologische Zentren

Diagnostische Bildgebungsdienste einschließlich CT-Scans, Ultraschall, Röntgen und MRT. Krankenhäuser haben oft hauseigene Zentren, aber ambulante Einrichtungen können geringere Kosten und bessere Terminierung bieten.

Zentren für psychische Gesundheit und Suchtbehandlung

Eine weitere breite Kategorie, die von großen Einrichtungen für verschiedene Arten psychischer Gesundheitsversorgung bis hin zu spezialisierten Behandlungszentren für spezifische Abhängigkeiten reicht – einschließlich Alkohol, illegaler und verschreibungspflichtiger Drogen. Sowohl stationäre als auch ambulante Optionen existieren.

Pflegeheime

Für Patienten mit langfristigem Pflegebedarf, der nicht schwerwiegend genug für eine Krankenhausbehandlung ist, aber zu Hause nicht bewältigt werden kann. In einigen Fällen ähneln sie Apartmentkomplexen, aber mit vollzeitigem medizinischem Personal. Generell für ältere Patienten, aber einige Einrichtungen richten sich auch an jüngere Bewohner.

Notfallzentren

Bedarfsgerechte Gesundheitsversorgung, die zwischen Krankenhaus und Arztpraxis angesiedelt ist. Oft genutzt von Eltern mit kranken Kindern – von schwerer Grippe bis zum Knochenbruch.

Das ist eine breite Palette an Einrichtungen, aber sie alle haben einen gemeinsamen Satz von Herausforderungen:

• Anlagenzuverlässigkeit
• Sicherheit
• Hygiene
• Compliance

Sehen wir uns an, wie moderne Wartungsmanagement-Software bei jedem dieser Punkte hilft.

Anlagenzuverlässigkeit durch CMMS im Gesundheitswesen steigern

Branchenübergreifend arbeiten Wartungsteams hart daran, Anlagen betriebsbereit zu halten. Die Einsätze sind hoch. Wenn ein wichtiges Gerät in einem Fertigungsbetrieb ausfällt, wirkt sich das auf das Ergebnis aus. Zeit, Geld und sogar Arbeitsplätze stehen auf dem Spiel. Im Gesundheitswesen können die Einsätze noch höher sein. Fällt der Aufzug in einem Krankenhaus aus, gibt es keine Möglichkeit, kritische Patienten in den Operationssaal zu bringen. Fällt die HLK-Anlage aus, sinkt die Luftqualität, was alle mit Atemwegsproblemen und geschwächtem Immunsystem betrifft. Und wenn Feuerlösch- oder Radongas-Detektionssysteme versagen, können bettlägerige Patienten nicht schnell in Sicherheit gebracht werden. Es geht um Menschenleben.

Moderne Facility-Management-Software löst diese Herausforderungen im Gesundheitswesen und gewährleistet Betriebsbereitschaft, indem sie die Einrichtung, Durchführung und Verbesserung eines präventiven Wartungsprogramms erheblich erleichtert – einschließlich:

• Planung
• Terminierung
• Verfolgung
• Feinjustierung

Wenn Anlagen und Geräte neu sind, folgt man am besten den Herstellervorgaben für präventive Wartungsaufgaben und -intervalle. Basierend auf dem Benutzerhandbuch plant man beispielsweise die wöchentliche Reinigung des Autoklaven, während dessen Druckentlastungsventil monatlich einer Sichtprüfung und einem Test unterzogen wird. Sobald Timing und Aufgaben festgelegt sind, können diese als zeit- oder zählerbasierte PMs in das CMMS geladen werden. Die Software generiert die PMs automatisch, wenn sie fällig sind. Um die Programmauswertung zu prüfen, lassen sich schnell Berichte basierend auf PM-Abschlussraten erstellen. Im Gegensatz zu papier- und tabellenbasierten Methoden geht nichts durch die Lappen. Die Software erinnert an fällige Aufgaben und protokolliert deren Erledigung.

Denken Sie daran: Bei der Ersteinrichtung der PMs folgten Sie dem Handbuch. Doch mit der Zeit kennt das Wartungsteam die Anlagen oft besser als deren Entwickler und Hersteller. Deshalb lässt sich das Programm nach ausreichender Verfolgung feinjustieren. Am Beispiel des Autoklaven: Stellt man bei der Analyse historischer PMs fest, dass das Druckentlastungsventil etwa alle drei Wochen zu klemmen begann, kann man die PMs anpassen. Statt monatlicher Sichtprüfung und Test setzt man diese nun alle zwei Wochen an.

Sicherheit durch CMMS im Gesundheitswesen erhöhen

Ein fast universelles Prinzip im Gesundheitswesen ist Primum non nocere – „Zuerst: nicht schaden“. Die Idee ist simpel: Nicht verschlimmern. Wenn wir Menschen helfen wollen, ist das Letzte, was wir wollen, sie dabei zu verletzen.

Für Wartungsteams im Gesundheitswesen gilt dasselbe. Das Letzte, was sie wollen, ist, dass jemand ihre Einrichtung aufsuchend Hilfe sucht und dabei erneut zu Schaden kommt. Stellen Sie sich vor: Jemand mit einem gebrochenen Arm stürzt auf der Treppe, weil das Geländer locker war. Ein Suchtkranker in einer Entzugsklinik gelangt an verschreibungspflichtige Medikamente, weil ein Türschloss defekt war. Ein an Demenz leidender älterer Patient verlässt die Einrichtung unbemerkt, weil der Türalarm nicht auslöste. Um das zu verhindern, müssen Dinge so schnell und perfekt wie möglich repariert werden. Das richtige Facility-Management-Tool macht Ihr Team schnell und effizient.

Wir haben uns bereits die präventive Wartung angesehen, also springen wir zu Bedarfsaufträgen. Sobald jemand ein Problem bemerkt, kann er die Wartungsabteilung über das offene Wartungsanforderungsportal alarmieren. Statt einer wirren E-Mail oder einer unvollständigen Sprachnachricht füllt er ein kurzes Online-Formular aus. Dank vordefinierter Datenfelder erhält das Wartungsteam garantiert die benötigten Informationen. Sofort kann der Wartungsleiter die Anfrage prüfen und genehmigen, einen Arbeitsauftrag erstellen, priorisieren, zuweisen und bis zum Abschluss verfolgen.

Und dank der Inhalte des Arbeitsauftrags erledigen Techniker mehr in kürzerer Zeit. Statt notierten Zetteln oder wenigen Details in Tabellenzellen enthalten CMMS-Arbeitsaufträge nützliche Informationen wie:

• Schritt-für-Schritt-Anweisungen
• Anpassbare Checklisten
• Umfassende Anlagendaten
• Digitale Schaltpläne, Bilder und O&M-Handbücher
• Zugehörige Teile und Materialien
• Interaktive Karten und Grundrisse

Sie müssen nie ins Büro zurückkehren, um Papierkram abzuholen oder abzugeben. Nie müssen sie zum Lager laufen, um ein vergessenes Teil oder Werkzeug zu holen. Kein Herumfragen mehr bei Kollegen, wie etwas geht. Und der letzte Punkt – interaktive Karten und Grundrisse – ist besonders hilfreich. Selbst ein kleines Krankenhaus kann ein Labyrinth sein. Jetzt gehen Techniker genau dorthin, wo sie gebraucht werden.

Mit der CMMS-Mobil-App im Gesundheitswesen mobil bleiben

Eine gute CMMS-Lösung umfasst eine CMMS-App, die den Funktionsumfang erweitert, indem sie direkt mit der Hardware und Software eines Mobilgeräts verknüpft ist und Technikern hilft, unterwegs effizienter zu arbeiten.

Wartungs-App und Push-Benachrichtigungen

Ein CMMS erleichtert bereits, Techniker über zentralisierte Daten und Arbeitsauftragsmanagement auf dem Laufenden zu halten. Eine gute Mobil-App geht einen Schritt weiter mit Push-Benachrichtigungen. Statt darauf zu warten, dass Techniker sich in der Software anmelden, um neue Aufträge zu sehen, warnt die App auf ihrem Mobilgerät sie sofort. Jedes Mal, wenn Sie ihnen einen neuen Arbeitsauftrag zuweisen, klingelt ihr Telefon und die App zeigt eine Nachricht auf dem Bildschirm an.

Das ist der gleiche grundlegende Unterschied zwischen einer altmodischen E-Mail und einer Textnachricht. Bei einer E-Mail müssen Sie warten, bis sich die Person in ihrem Konto anmeldet. Bei einer Textnachricht weiß sie sofort Bescheid.

Für die meisten Wartungsabteilungen im Gesundheitswesen, insbesondere mit einem CMMS, sollten die meisten Arbeitsaufträge aus dem präventiven Wartungsprogramm stammen, was bedeutet, dass die Arbeit im Voraus geplant wird. Aber auch Weltklasse-Wartung umfasst Bedarfsaufträge, und wenn Sie schnell umschichten müssen, sind Push-Benachrichtigungen ein schneller Weg, Arbeit zu priorisieren und Ressourcen neu zu positionieren.

Wartungs-App und Barcodes

Zum Beispiel können Techniker die eingebaute Kamera ihres Telefons nutzen, um Barcodes oder QR-Codes an Anlagen zu scannen und so schnell auf Anlagendaten und zugehörige offene Arbeitsaufträge zuzugreifen. Dies ist besonders nützlich bei präventiver Wartung. Wenn ein Techniker ein HLK-Gerät reparieren muss, ist es einfach, das richtige zu finden. Selbst wenn zehn identische Geräte dicht beieinander auf dem Dach stehen, wird nur eines offensichtlich reparaturbedürftig sein. Bei einer PM-Inspektion oder -Aufgabe gibt es keine einfache Möglichkeit zu wissen, welches der zehn Geräte bearbeitet werden soll. Ein schneller Scan stellt sicher, dass Techniker die richtige Arbeit am richtigen Gerät durchführen.

Wartungs-App und direkte Bild-Uploads

Techniker können die Kamera auch nutzen, um Bilder direkt in Arbeitsaufträge hochzuladen. Sobald das Bild hochgeladen ist, kann das gesamte Wartungsteam es sehen – was viele zeitsparende Möglichkeiten eröffnet. Erstens: Wenn ein Techniker bei einer Reparatur Schwierigkeiten hat, kann er Bilder hochladen und das Team um Rat fragen. Statt durch die Einrichtung zu laufen, um Hilfe zu suchen, kann er vor Ort bleiben und sie remote anfordern. Bilder sind auch eine effektive Möglichkeit, die Arbeit zu dokumentieren. Kurz vor dem Abschluss des Arbeitsauftrags können sie eine ferngesteuerte visuelle Inspektion anfordern.

Wartungs-App und Offline-Synchronisation

Eine weitere wichtige Funktion einer mobilen Wartungs-App ist die Offline-Arbeitsfähigkeit. Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen können groß sein, oft mit Bereichen, in denen Internetzugang entweder nicht möglich oder nicht erlaubt ist. Administratoren haben die Regeln im Laufe der Zeit geändert, aber es gibt immer noch viele Bereiche, in denen Handynutzung verboten ist, aus Angst vor Störungen kritischer Geräte.

Apps ermöglichen Offline-Arbeit, indem sie Informationen speichern und sie an die zentrale Datenbank senden, sobald das Gerät wieder im Netzwerk ist. Der Vorteil: Techniker müssen sich wichtige Daten nicht merken; sie können sie in Echtzeit in ihre App eingeben, was die Genauigkeit verbessert.

Compliance mit CMMS im Gesundheitswesen erreichen (und nachweisen)

Compliance hat immer zwei Aspekte. Der erste: die Arbeit ordnungsgemäß und termingerecht zu erledigen. Der zweite: nachzuweisen, dass die Arbeit ordnungsgemäß und termingerecht erledigt wurde. Wenn Sie unter einem altmodischen papier- oder tabellenbasierten System leiden, ist der zweite Teil oft die eigentliche Herausforderung.

Mit älteren Methoden beginnen Sie ohne einfache Möglichkeit, Daten in das System zu bekommen. Alles wird entweder handschriftlich notiert oder in endlose Spalten und Zeilen über mehrere unabhängige Dateien getippt. Weil es nicht einfach ist, erhalten Sie viele schlechte Daten – entweder sind die Leute zu frustriert, um sie einzugeben, oder sie geben ungenaue Daten ein. Selbst wenn alle ihr Bestes geben, bleibt zu viel Raum für menschliche Fehler. Und selbst wenn Ihre Daten genau sind, ist es schwer, sie sowohl sicher als auch zugänglich zu halten.

Moderne Facility-Management-Software löst dieses Problem, weil Ihr Lösungsanbieter die gesamte IT-Schwerstarbeit für Sie übernimmt. Er kümmert sich um die Software, verbessert und aktualisiert sie nahtlos im Hintergrund. Er kümmert sich auch um die gesamte Hardware, sodass Sie kein Geld für Installation oder Wartung teurer, komplizierter Server ausgeben müssen.

Die Software wird durch Cloud-Computing unterstützt, was bedeutet, dass alle Ihre Daten sicher in einer zentralen Datenbank gespeichert sind. Der Vorteil: Sobald jemand die Daten aktualisiert – beispielsweise einen neuen Arbeitsauftrag erstellt oder einen abschließt – kann jeder die Änderungen sehen. Sie haben nicht mit mehreren Versionen zu tun – von denen alle bis auf eine veraltet sind – verteilt auf mehrere Papierstücke oder Dateien. Und jetzt, da Ihre Daten genau sind, erleichtert Ihre CMMS-Lösung auch die automatische Erstellung von Berichten, gefüllt mit Wartungs-KPIs und Kennzahlen. Sie berechnet alle Zahlen für Sie.

Compliance bedeutet, die richtigen Daten zu erfassen, sie sicher aufzubewahren und sie dann zur Berichterstellung zu nutzen. Die richtige Facility-Management-Software macht jeden Schritt des Prozesses schneller, einfacher und zuverlässiger.

Mit CMMS im Gesundheitswesen starten

Wenn Sie noch kein CMMS haben oder Ihr aktuelles nicht das hält, was versprochen wurde, ist es an der Zeit, die Kontrolle über Ihr Wartungsprogramm zu übernehmen. Denken Sie daran: Der nächste Schritt nach der Online-Recherche zu CMMS ist, Anbieter zu kontaktieren und das Gespräch zu beginnen.