Vier Strategien zur Reduzierung der Fluktuation in der Instandhaltung

Wissen, wie Ersatzteile oder Ihr Budget, ist eine wichtige Ressource bei der Wartung.

Aber was passiert, wenn ein Mitarbeiter endgültig aus der Tür tritt und dieses Wissen mitnimmt? Die Antwort ist nicht schön. Hinzu kommen hohe Kosten für die Einstellung, Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter, ganz zu schweigen von einem Rückgang der Produktivität, Zuverlässigkeit und Betriebszeit.

Dies ist die harte Realität, mit der Unternehmen konfrontiert sind, wenn der Umsatz in der Instandhaltung wächst. Aber es muss nicht sein. In diesem Beitrag wird untersucht, wie Einrichtungen Mitarbeiter halten und den Wissenstransfer verbessern können, um die Auswirkungen der Fluktuation zu reduzieren.

Inhaltsverzeichnis

1. Umsatzraten in der Instandhaltung
2. Was verursacht Fluktuation bei der Wartung?
3. Auswirkungen des Wartungsumsatzes
4. Vier Strategien zur Reduzierung des Wartungsumsatzes
5. Wie Wartungsteams den Umsatz planen können
6. Das Endergebnis

Umsatzraten in der Instandhaltung

Die Instandhaltungsbranche hat ein Umsatzproblem. Obwohl die Tarife je nach Region, Branche und Position variieren, übertrifft der Wartungsumsatz durchweg den nationalen und globalen Durchschnitt und übertrifft alle Branchen bis auf einige wenige.

Laut der Association for Manufacturing Excellence weist die durchschnittliche Produktions- und Vertriebsstätte eine Fehlzeiten- und Mitarbeiterfluktuationsrate von 37 % auf. Eine andere Studie des Canadian Manufacturing Network ergab, dass die durchschnittliche Fluktuationsrate von Wartungspersonal und Maschinenbedienern in Kanada bei 22 % liegt. Und laut dem Bureau of Labor Statistics lag die unfreiwillige Fluktuationsrate (Entlassungen und Entlassungen) von Wartungspersonal in den USA im Jahr 2018 um 4 % über dem nationalen Durchschnitt.

Was verursacht Fluktuation in der Wartung?

Es ist klar, dass die Fluktuationsrate der Mitarbeiter in der Instandhaltung höher ist als in vielen anderen Branchen. Aber wieso? Um diese Frage zu beantworten, müssen wir uns zunächst die häufigsten Gründe ansehen, warum jemand seinen Job aufgeben könnte.

Jüngste Umfragen haben ergeben, dass Geld zwischen einem Drittel und der Hälfte des gesamten Umsatzes ausmacht. Die Jagd nach einer Gehaltserhöhung ist jedoch oft ein Symptom tiefer liegender Probleme. Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (13 %), eine schlechte Beziehung zu einem Vorgesetzten (11 %), die Qualität der täglichen Aufgaben (8 %) und ein schlechtes Arbeitsumfeld (6 %) wurden als Hauptgründe genannt, warum Menschen ihren Job aufgeben.

Aber was passiert, wenn ein Mitarbeiter endgültig aus der Tür tritt und dieses Wissen mitbringt? Die Antwort ist nicht schön.

Es ist auch nützlich, sich anzusehen, warum einige Mitarbeiter ihren Job nicht aufgeben. Eine Studie des Harvard Business Review ergab, dass Menschen mit einer um 34 % höheren Wahrscheinlichkeit an ihrem Arbeitsplatz bleiben, wenn ihnen die Arbeit Spaß macht, sie ihre Stärken häufiger einsetzen und ihre Karriere weiterentwickeln können.

Diese Erkenntnisse können helfen, die hohen Fluktuationsraten in der Instandhaltung zu erklären. Wenn eine Einrichtung beispielsweise mit zu viel reaktiver Wartung zu kämpfen hat, können die Mitarbeiter den ganzen Tag damit verbringen, Brände zu löschen. Sie können sogar rund um die Uhr gerufen werden, um unerwartete Pannen zu beheben. In diesem Fall leidet alles, von der Work-Life-Balance bis hin zur Sicherheit, und schafft das perfekte Rezept für Unzufriedenheit und Fluktuation.

Ebenso erschwert die Arbeit mit veralteten Tools dem Wartungspersonal den Zugriff auf Ressourcen und die effektive Ausführung seiner Arbeit. Wenn sie nach einer Schicht mehr Zeit damit verbringen, Handbücher zu suchen, Arbeitsaufträge zu durchsuchen oder Notizen zu schreiben, verbringen sie weniger Zeit damit, ihre Fähigkeiten einzusetzen und neue zu entwickeln.

Um das Ganze abzurunden, arbeiten Wartungsteams oft unter extrem schwierigen Bedingungen mit sehr wenig Anerkennung, was ein weiterer wichtiger Grund dafür ist, dass sie eher gehen. Hohe Einsätze in Kombination mit mangelnder Dankbarkeit können Wartungspersonal, insbesondere junge Mitarbeiter, dazu bringen, eine andere Karriere mit einem besseren Arbeitsumfeld zu suchen.

„Es ist eine zermürbende und äußerst undankbare Arbeit“, sagt Scott Deckers, Manager of Customer Success bei Fiix, über das Leben eines Wartungstechnikers. „Niemand bemerkt dich, bis etwas schief geht. Und dann bemerken dich alle, aber aus den falschen Gründen.“

Das letzte Puzzleteil sind die Auswirkungen einer alternden Belegschaft in der Instandhaltung. In den USA arbeiteten 2016 über 2,1 Millionen Menschen über 55 Jahre in den Bereichen Rohstoffe, Bau und Instandhaltung. Das bedeutet, dass in den nächsten Jahren Millionen von Mitarbeitern und jahrzehntelanges Wissen aus den Einrichtungen fließen werden.

Es ist ein beunruhigender Trend, den Deckers aus erster Hand gesehen hat.

„Eine beträchtliche Anzahl der Nutzer von [Fiix] sind zwischen 55 und 60“, sagt er, „was bedeutet, dass ein großer Teil der Belegschaft in den nächsten fünf Jahren in den Ruhestand gehen wird.“

Auswirkungen des Wartungsumsatzes

Die Umsatzkosten sind hoch. Ein durchschnittliches Unternehmen gibt 20 % des Jahresgehalts eines Mitarbeiters aus, um ihn zu ersetzen. Da das durchschnittliche Gehalt in den Bereichen Rohstoffe, Bau und Wartung 43.000 US-Dollar (USD) beträgt, kostet der Umsatz 8.600 US-Dollar pro Person. Und Geld ist nicht das Einzige, was Sie verschwenden – es dauert durchschnittlich 42 Tage, um eine Position zu besetzen. Diese Zeit wird mit Interviews, Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter verbracht, anstatt andere wichtige Aufgaben zu erledigen.

Hohe Einsätze in Kombination mit einem Mangel an Dankbarkeit können Wartungspersonal, insbesondere junges, dazu bringen, eine andere Karriere mit einem besseren Arbeitsumfeld zu suchen.

Dies sind nur die direkten Umsatzkosten in der Instandhaltung. Es gibt viele indirekte Konsequenzen, die einen noch größeren Einfluss auf Ihren Betrieb haben können.

Wenn Sie beispielsweise einen Personalmangel haben, ist es schwieriger, sowohl mit geplanten als auch mit ungeplanten Wartungsarbeiten Schritt zu halten. Dies führt zu mehr Ausfallzeiten, weniger Produktion und Umsatzeinbußen. Ungeplante Ausfallzeiten kosten zwischen 3.000 und 200.000 US-Dollar pro Stunde und führen in 46 % der Fälle dazu, dass den Kunden keine Services bereitgestellt werden.

Wenn Ihre Einrichtung schließlich kein solides System zum Speichern von Informationen hat, verlieren Sie wahrscheinlich viel Wissen, nachdem jemand gegangen ist. Tatsächlich wurde festgestellt, dass etwa 70 % des Wissens eines Mitarbeiters verloren gehen, wenn er ein Unternehmen verlässt. Dies kann zu weniger Ressourcen für bestehendes Personal und einer längeren Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter führen.

Vier Strategien zur Reduzierung des Wartungsumsatzes

Die erste Regel zur Reduzierung der Fluktuation in der Instandhaltung besteht darin, die Dinge zu vergessen, die Sie nicht ändern können (Gehaltsschecks, Ruhestand) und sich auf die Bereiche zu konzentrieren, die Sie können (Schaffung einer effizienten, erfüllenden Arbeitsumgebung). Hier sind vier Möglichkeiten, dies zu erreichen.

#1:Wartung wichtig machen

Instandhaltung ist oft ein undankbarer Beruf. Es kann frustrierend sein, hart zu arbeiten, einen tollen Job zu machen und dafür keine Anerkennung zu bekommen. Die Umkehr dieses Trends schafft eine bessere Arbeitsumgebung für Ihr Wartungsteam.

Zahlen erzählen die beste Geschichte. Deshalb ist es wichtig, die Leistung zu quantifizieren. Sie können auf einen Bericht zeigen und sagen:„Wir haben letzten Monat 100 Arbeitsaufträge abgeschlossen“ oder „Wir haben dazu beigetragen, die Betriebszeit in diesem Quartal um 40 Stunden zu erhöhen“. Es macht den Wert der Wartung deutlich und gibt dem Wartungspersonal die ersehnte Anerkennung. Das Ergebnis ist eine positivere Kultur in Ihrem Wartungsbetrieb und der gesamten Organisation.

#2:Den Weg für junge Mitarbeiter ebnen

Sackgassenjobs sind für ihre hohe Fluktuationsrate berüchtigt. Niemand möchte jeden Tag zur Arbeit gehen, weil er weiß, dass er nie lernen oder Fortschritte machen wird. Dies gilt insbesondere für junge Arbeitnehmer, die in ihrer Karriere einen Weg nach vorne sehen möchten.

Es gibt drei Möglichkeiten, jungen Technikern zu zeigen, dass sie eine glänzende Zukunft in Ihrem Unternehmen haben können. Das erste ist ein großartiges Onboarding- und Trainingsprogramm. Geben Sie ihnen schnell das nötige Know-how, damit sie selbstbewusst lernen und arbeiten können. Die zweite besteht darin, Cross-Training und kontinuierliches Lernen zu priorisieren. Setzen Sie die Mitarbeiter einer Vielzahl von Aufgaben und Geräten aus, um ihre Fähigkeiten zu erweitern. Schließlich sollten Sie in Tools und Ressourcen wie Wartungssoftware investieren, die es Nachwuchskräften erleichtern, ihre Arbeit zu erledigen und neue Fähigkeiten zu erlernen, damit sie mehr Zeit zum Lernen, zur Weiterbildung und zum Beitrag haben.

#3:Eliminiere deine größten Zeitfresser und Kopfschmerzen

Nichts bremst den Willen zur Arbeit so sehr, als sich ständig mit den schlimmsten Teilen eines Jobs zu beschäftigen. Das Weglassen dieser Elemente ermöglicht es den Technikern, sich auf die Nutzung ihrer Fähigkeiten zu konzentrieren. Mitarbeiter gehen seltener, wenn Sie ihnen die Möglichkeit geben, häufiger die Arbeit zu erledigen, die ihnen gefällt.

Kleine Ärgernisse können bei der Wartung schnell zu großen werden. Wenn Ihre Techniker nach jeder Schicht eine Stunde damit verbringen, Papierkram zu erledigen, haben sie eine Stunde weniger mit ihren Familien oder dem Aufladen für morgen. Burnout und giftige Arbeitsplätze sind in dieser Situation vorprogrammiert. Vermeiden Sie dieses Ergebnis, indem Sie Informationen leichter zugänglich machen, auf ineffiziente Praktiken abzielen und diese lästigen kleinen Aufgaben etwas einfacher erledigen.

#4:Investieren Sie in die richtigen Tools

Ohne die richtigen Tools ist es schwierig, diese Ziele zu erreichen. Eines dieser Tools ist ein digitaler Wissenshub, eine zentrale Plattform, auf der alles von SOPs über Arbeitsauftragshistorien bis hin zu Checklisten für die vorbeugende Wartung organisiert und zugänglich ist. Diese stattet die Mitarbeiter mit den Informationen aus, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen. Wenn Sie Ihr Wartungsteam auf diese Weise stärken, können Sie einige große Hindernisse überwinden und viele häufige Ursachen für Fluktuation beseitigen. Auch Instandhaltungsleiter profitieren von diesem System. Es erhöht nicht nur die Effizienz, sondern ermöglicht Ihnen auch, den Wert der Wartung zu quantifizieren, damit er im gesamten Unternehmen besser verstanden wird.

Wie Wartungsteams den Umsatz planen können

Sie können den Wartungsumsatz reduzieren, aber nicht vollständig eliminieren. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zum Umgang mit Fluktuation in Ihrem Betrieb.

Digitalisieren Sie Ihre Dokumente

Techniker arbeiten jeden Tag über Jahre mit der gleichen Ausrüstung und verfügen daher oft über Anlagenkenntnisse, die sonst niemand kennt. Wenn Sie kein System haben, um dieses Wissen zu bewahren und zu teilen, kann dies einen langen, harten und kostspieligen Weg zurück zum Anfang bedeuten. Unternehmen in den USA verschwenden jährlich 4,5 Millionen $ an Produktivität durch ineffizientes Onboarding und Training.

Nichts bremst den Arbeitswillen so sehr, als sich ständig mit den schlimmsten Teilen eines Jobs zu beschäftigen.

Eine Möglichkeit, dieses Albtraumszenario zu vermeiden, besteht darin, alles aufzuzeichnen und Ihre Aufzeichnungen digital zu machen. Ein digitales Repository für Asset-Informationen ermöglicht es den Mitarbeitern, einfach auf den Arbeitsauftragsverlauf eines Assets zuzugreifen und ihn zu überprüfen. Alle Informationen, deren Erlernen durch Ausprobieren Monate oder Jahre dauern kann (wie optimale Einstellungen oder häufige Fehlerursachen), können in Tagen erlernt werden.

So viel wie möglich standardisieren

Beständigkeit ist das Zeichen großer Wartung. Aber es ist schwierig, immer wieder die gleichen Ergebnisse zu erzielen, wenn sich Ihr Team ständig ändert. Standardisierte Prozesse machen es einfach, Erfolge zu wiederholen, indem sie das Rätselraten bei Wartungsaufgaben beseitigen und Sie verhindern, dass Sie sich auf eine einzige, spezialisierte Person verlassen.

Etwas so Einfaches wie das Erstellen von Checklisten für regelmäßig geplante Wartungen kann die Standardisierung verbessern. Wenn Sie das Gesamtbild betrachten möchten, können Sie eine Vermögensverwaltungsrichtlinie erstellen. Dies bietet eine Reihe von Leitprinzipien für die Vermögensverwaltung und weist alle in Ihrer Organisation auf das gleiche Ziel hin.

Änderungen antizipieren

Wenn Sie den Umsatz antizipieren können, erleichtert dies die Planung erheblich. Die Berechnung der Zahlen kann Ihnen helfen, Trends zu erkennen, potenzielle Umsätze vorherzusehen und die Folgen zu überleben.

Auch in diesem Bereich kann Wartungssoftware lebensrettend sein und Ihnen helfen, Umsatzfrühindikatoren zu erkennen. Automatisierte Berichte liefern jederzeit aktuelle Informationen, damit Sie Baselines erstellen und Änderungen erkennen können. Überstunden haben beispielsweise einen starken Zusammenhang mit geringer Arbeitszufriedenheit und Produktivität. Wenn Sie einen Anstieg der Überstunden und Arbeitsanforderungen feststellen, können Sie die Ursache des Problems beheben

Das Endergebnis

Der Umsatz kann für ein Wartungsteam verheerend sein. Dies kann zu Wissensverlust, niedriger Moral, erhöhten Ausfallzeiten und mehr führen. Fluktuation und ihre Auswirkungen können jedoch minimiert werden, indem Wissen dokumentiert und organisiert, der Wert der Wartung artikuliert, die Standardisierung erhöht und Ineffizienzen beseitigt werden. Wartungssoftware kann eine große Rolle dabei spielen, diese Ziele zu erreichen und gleichzeitig Ihre Einrichtung auf den langfristigen Erfolg auszurichten.