Optimierung von Ausfällen durch effektive Aufgabenplanung

Wir alle sind uns der Auswirkungen von Ausfällen auf das Geschäft bewusst. In vielen Fällen wird in diesem Zeitraum ein Drittel bis die Hälfte des Wartungsbudgets verbraucht. Berücksichtigen Sie die Kosten für Produktionsausfälle während dieser Zeit, und die Kosten sind enorm. Um die Produktions- und Wartungskosten auszugleichen, müssen wir den Arbeitsumfang in kürzester Zeit maximieren und gleichzeitig effektiv sein, welche Arbeit ausgeführt und wie sie verwaltet wird.

Ausfälle können komplizierte Zeitpläne haben, sind aber oft erfolglos aufgrund ineffektiver Vorausplanung, was zu ineffizienter Arbeitsausführung und Überschreitungen von Ausfallzeitplänen führt. Ausfälle können nur erfolgreich sein, wenn die Ausfallarbeiten effektiv geplant werden, bevor die Arbeiten geplant und/oder begonnen werden.

Viele Wartungsunternehmen haben in dem Bestreben, ihre Ausfälle effizienter zu verwalten, Planerpositionen geschaffen, um die Planung von Ausfallarbeiten anzugehen. Meistens müssen die Planer jedoch bestimmte Abschnitte des Ausfalls ausführen, Auftragnehmer verwalten oder Materialien auslaufen lassen; es findet nur eine geringe oder keine vorausschauende Aufgabenplanung statt. Somit ist der Erfolg des Ausfalls noch fraglich.

Dieser Artikel konzentriert sich auf vier der acht Planungsbereiche, die oft übersehen oder ineffektiv behandelt werden. Wenn Ausfallplaner die Möglichkeit erhalten, ihre Bemühungen auf eine effektive Planung von Ausfallaufgaben zu konzentrieren und diese acht Bereiche anzugehen, haben die Planung und Ausführung von Ausfällen eine viel höhere Erfolgsquote. Die acht zu berücksichtigenden Bereiche sind:

1. Ermittlung von Ausfallaufgaben
2. Aufgabenbereichsdefinition
3. Identifizierung von Aufgabenrisiken oder Hindernissen
4. Methodik der Aufgabenschritte
5. Bestimmung von Materialien, Werkzeugen und Geräten
6. Arbeitsgruppenkoordination
7. Schätzung der Arbeitsressourcen
8. Abschluss der Aufgabenplanung

Dieses Dokument behandelt vier Bereiche:Ermittlung von Ausfallaufgaben, Definition des Aufgabenumfangs, Ermittlung von Aufgabenrisiken und/oder -hindernissen und Abschluss der Aufgabenplanung. Dies mindert in keiner Weise die Bedeutung der Behandlung der anderen vier Bereiche oder deren Gesamtauswirkung auf den erfolgreichen Abschluss eines Ausfalls.

Bevor wir fortfahren, müssen wir einige grundlegende Definitionen festlegen. Erstens, was ist das Ziel eines Ausfalls? Das Ziel sollte es sein, die identifizierten Aufgaben mit einem hohen Maß an Präzision zu erfüllen, damit Geräte und/oder Prozesse mit minimalen Problemen oder Ausschussverlusten wieder anlaufen und der Betrieb die Gewissheit hat, dass Geräte und Prozesse bis zum nächsten mit der gewünschten Geschwindigkeit und Qualität arbeiten geplanter Ausfall.

Zweitens, was ist das Ziel der Ausfallplanung? Das Ziel der Ausfallplanung besteht darin, die Auswirkungen von Verzögerungen, Wartezeiten, Hindernissen und Engpässen während der Arbeitsausführung zu minimieren, um einen pünktlichen Abschluss der Arbeiten und einen pünktlichen Geräte-/Prozessstart zu ermöglichen und gleichzeitig die geplanten Ausfallkosten innerhalb des Ausfallbudgets zu verwalten.

Hier sind einige Fakten, die diese Ziele untermauern. Die Stillstandskosten für die Wartung können gegenüber dem historischen Niveau um 30 bis 50 Prozent gesenkt werden, wenn die Inbetriebnahme nach dem Stillstand reibungslos und vorhersehbar verläuft. Seit 1973 sind die Betriebs- und Wartungskosten von Kraftwerken um mehr als 400 Prozent gestiegen. Viele Werke wenden bis zu 40 Prozent ihres Wartungsaufwands für reaktive Aufgaben auf.

Die Papierfabrik von Potlatch Cloquet implementierte kostengünstige Wartungs-Stillstandsmanagement-Techniken, die sich auf Art, Qualität und Zeitpunkt der Arbeit konzentrierten, was zu einer 83-prozentigen Senkung der Wartungskosten pro Tonne (1) beitrug. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Arbeitsliste für Ausfälle so kurz wie möglich gehalten wird.

Eine kurze Liste ist sowohl das Mittel zur Kostensenkung als auch die wichtigste Methode, um sich auf Arbeiten zu konzentrieren, die nur während eines größeren Ausfalls ausgeführt werden können. Alle anderen Arbeiten sollten während einer Zeit außerhalb des Ausfallfensters behandelt werden.

„Unternehmen mit wirklich optimierten Zeitplänen haben im Durchschnitt die Arbeitsaufträge pro Tag und Techniker um 20 Prozent verbessert, die Einhaltung von Serviceverträgen um 25 Prozent und die Schraubenschlüsselzeit um 18 Prozent erhöht.“(2)

Wenn eine Einrichtung beschließt, größere Ausfallarbeiten weit im Voraus zu identifizieren und die Arbeiten sorgfältig geplant werden, um die Ausführung zu maximieren, führt dies zu geringeren Kosten. Die Identifizierung der Ausfallarbeitsaufgabe beginnt am Tag nach dem Start mit dem letzten Ausfall. Hier ist ein vorgeschlagener Zeitplan für die Planung:

3 bis 10 Jahre später: Grobe Arbeitsliste entwickelt

18 bis 24 Monate aus: Die Arbeitsliste erreicht das Budget und die Planung beginnt

12 Monate aus: Beginn der monatlichen Ausfallsitzungen

6 Monate aus: Arbeitsliste ist gesperrt. Die Planung ist zu 90 Prozent abgeschlossen

0 Monat: Ein Ausfall tritt auf, 100 Prozent der Arbeit sind geplant und geplant

1 Monat nach Ausfall: Kritikgespräche nach dem Ausfall finden statt

Erfolgreiche Wartungsunternehmen identifizieren ihre Ausfallarbeitsliste aus verschiedenen Quellen, die alle mit den Ausfallzielen übereinstimmen sollten. Diese Quellen umfassen:

1. Arbeitsanfragen, die als Ergebnis der Kritikgespräche nach dem Ausfall generiert wurden. Diese Anfragen erfassen Arbeitsaufgaben, die während des vorherigen Ausfalls identifiziert wurden.

2. Regulatorische Probleme verursachen zusätzlichen Aufwand und führen in einigen Fällen zu vielen Ausfällen.

3. Die Ausfall- und Gerätehistorie sollte eine weitere wichtige Quelle zur Identifizierung von Ausfall-Arbeitselementen sein.

4. PM/PdM-Aktivitäten, Rückstand oder Übertragsarbeiten von früheren Ausfällen.

Der Planungsprozess kann beginnen, sobald die Ausfallarbeitsliste erstellt und genehmigt wurde. Der Schlüssel ist, dass die Identifizierung von Ausfallarbeitsaufgaben entscheidend ist und eine erfolgreiche Ausfallplanung und -planung von wichtigen Ereignissen abhängt, die weit im Voraus eintreten.

In der Timeline geben wir an, dass die Arbeitsliste sechs Monate vor dem Ausfall gesperrt werden sollte. Das Sperrdatum ist für die effektive Verwaltung und Planung von Ausfallarbeiten unerlässlich. Wenn kein Sperrprozess eingerichtet ist, kommt es zu einer nicht enden wollenden Flut von Last-Minute-Arbeitselementen, die dem Ausfall hinzugefügt werden, die nicht geplant werden, und dies führt zu übermäßigen Kosten, reaktiven Reaktionen und erhöhter Wahrscheinlichkeit einer Überschreitung des Ausfallzeitplans .

Probleme mit der Teilelieferung und der Verfügbarkeit von Arbeitskräften werden zu einem Problem, wenn Arbeit nach dem Sperrdatum hinzugefügt wird. Die Implementierung eines Lockdown-Prozesses ist ein Konzept, das einige Personen möglicherweise nur schwer akzeptieren können, insbesondere wenn sie in der Vergangenheit ohne Rücksicht auf die Auswirkungen auf das Gesamtbudget und den Zeitplan für den Ausfall Arbeit hinzufügen durften. Es muss ein Verfahren zur Behebung von Add-On-Ausfällen entwickelt und eingerichtet werden, bei dem der Anforderer den Bedarf rechtfertigen und identifizieren muss, welche vorhandenen Arbeitselemente geopfert werden.

Das Management muss den Sperrzeitrahmen ernsthaft durchsetzen, den festgelegten Prozess befolgen und die Zustimmung aller Parteien einholen, dass er befolgt wird. Alle Arbeiten, die nach dem Sperrdatum zur Ergänzung vorgeschlagen werden, sollten vor der Genehmigung sorgfältig geprüft und begründet werden. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Planungsarbeit teuer ist. Es ist äußerst verschwenderisch, einen bereits geplanten Auftrag (mit Teilen auf Bestellung oder vor Ort) abzubrechen, um ungeplante Arbeiten zu erledigen.

Wenn Ausfallaufgaben identifiziert werden, muss der Aufgabenumfang definiert werden. In vielen Fällen ist die identifizierte Arbeitsaufgabe der gesamte Umfang, der bereitgestellt wird. In diesem Fall sind die mit der Ausführung der Arbeiten beauftragten Arbeitnehmer benachteiligt, da es ihnen überlassen bleibt, den Umfang aufgrund ihres Wissens zu bestimmen, der möglicherweise gar nicht dem beabsichtigten Umfang entspricht. In diesem Fall kommt es normalerweise zu Ineffizienzen, Verzögerungen und kostspieligen Überschreitungen.

Ein klar definierter Arbeitsumfang ist für eine erfolgreiche Ausfallplanung, Terminplanung und Arbeitsausführung unerlässlich. Werden folgende Fragen beantwortet, ergibt sich ein klarer Arbeitsumfang:

1. Definiert die Arbeitsanforderung angemessen, was die Aufgabe erreichen soll?
2. Gibt es einen bestimmten Start- und Endpunkt für die Aufgabe?
3. Müssen hierfür Test- oder Akzeptanzkriterien erfüllt werden?
4. Wird sich die Aufgabe auf Gesundheits-, Sicherheits- oder Umweltaspekte auswirken?
5. Wer oder welche Abteilung wird das letzte Wort über die Priorität der Arbeit haben?

Als Teil der Definition und Verfeinerung des Arbeitsumfangs muss der Planer Ortsbesichtigungen am Ort der angeforderten Arbeiten durchführen, um die fünf Grundelemente der Arbeitsplanung zu bestimmen:

1. Der Arbeitsbedarf (wie viele, Fähigkeiten, wie lange) für die Aufgabe
2. Der spezifische Standort der Arbeit (Asset und physischer Standort)
3. Wenn die Arbeit erledigt werden muss (Reihenfolge im Planungsprozess)
4. Die Materialien, Werkzeuge und Ausrüstungen für die Durchführung der Arbeit
5. Die Informationen, Spezifikationen, Sicherheit, Genehmigungen, die eine qualitativ hochwertige Arbeitsausführung unterstützen.

Um diese Planungsebene zu erreichen, ist es sehr wichtig, dass ausreichend Personal in Vollzeit für die Planung von Ausfallarbeitspaketen bereitgestellt wird. Geschieht dies nicht, werden Planer höchstwahrscheinlich in die Rolle des Aufsehers, des Handwerkers, des Teilejägers oder des Allrounders versetzt. Keine dieser Aktivitäten wird die Effizienz von Wartungsaktivitäten in dem Ausmaß steigern, das eine effektive Vorausplanung bieten kann.

Zuvor haben wir erklärt, dass das Ziel der Ausfallplanung darin besteht, die Auswirkungen von Verzögerungen, Wartezeiten, Hindernissen und Engpässen während der Arbeitsausführung zu minimieren, um einen pünktlichen Abschluss der Arbeiten und einen pünktlichen Geräte-/Prozessstart zu ermöglichen und gleichzeitig die geplanten Ausfallkosten innerhalb des Ausfallbudgets zu verwalten. Um dieses Ziel zu erreichen, muss die Vorausplanung gründlich sein. Die Identifizierung von Arbeitsrisiken, Sicherheitsproblemen und Hindernissen, die sich auf den Arbeitsfortschritt auswirken, wird oft übersehen.

Alles kann vermieden oder berücksichtigt werden, wenn es während des Planungsprozesses angesprochen wird. Zu den häufigsten Punkten gehören die Komplexität der Sperrung/Kennzeichnung, Genehmigungsanforderungen (Leitungsunterbrechungen, beengte Platzverhältnisse, Aushub- und Baugenehmigungen), Luft- und Wasserableitungen, Absperrungsanforderungen (wird der abgesperrte Arbeitsbereich den normalen Verkehrsablauf beeinträchtigen?) , und ob der Arbeitsplatz die Anforderungen an das Gewicht und die Größe der Ausrüstung erfüllt. Diese Punkte können nicht vollständig berücksichtigt werden, wenn die Arbeitsplanung im Handumdrehen erfolgt oder der Planer versucht, vom Schreibtisch aus zu planen. Besuche vor Ort sind ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Ausfallplanung.

Da sich der Planungsprozess dem sechsmonatigen Stichtag nähert, sollte die Planung der Ausfallarbeiten abgeschlossen sein. Arbeitspakete sollten vollständig geplant sein und normalerweise darauf warten, dass identifizierte Teile und Materialien ankommen. Wie stellen wir fest, dass wir den Planungsprozess für die Ausfallarbeiten abgeschlossen haben?

Erstens sollten alle unsere Ausfallarbeiten durch unseren Arbeitsauftragsprozess verwaltet werden. Auf diese Weise können wir jeden Arbeitsauftrag mit einer Reihe von Fragen bewerten, die bei wahrheitsgemäßer Beantwortung bestimmen, ob die Arbeitsauftragsplanung abgeschlossen ist. Der Bewertungsprozess sollte diese Fragen beinhalten:

1. Ist der Arbeitsumfang klar, prägnant und leicht verständlich?

2. Wurden alle Aspekte der Aufgabe bewertet und angegangen?

3. Wurden die Gefahren am Arbeitsplatz, die Sicherheit, die Genehmigungsanforderungen und die potenziellen Hindernisse identifiziert, angegangen und innerhalb des Arbeitsauftrags kommuniziert?

4. Ist die Aufgabenfolge sinnvoll, ist die Methodik definiert und beinhaltet sie spezielle Anweisungen, Spezifikationen und Tests/Qualitätsprüfungen?

5. Wurden alle bestimmbaren Material-, Teile-, Werkzeug- und Ausrüstungsanforderungen berücksichtigt und Maßnahmen ergriffen, um die erforderlichen Artikel innerhalb der vorgeschriebenen "Bedarfsfristen" bereitzustellen?

6. Wurden die spezifischen Arbeitsgruppen identifiziert und die Koordination von Aufgabenschritten angesprochen, um nicht wertschöpfenden Aufwand zu minimieren?

7. Wurden mit den besten verfügbaren Methoden realistische Arbeitsschätzungen und Arbeitsressourcenanforderungen erstellt, einschließlich der Aufgabendauer und der Gesamtarbeitsstunden?

8. Enthalten alle Arbeitspakete alle unterstützenden Dokumentationen, Drucke, Schaltpläne und Bilder?

Wenn der Planer jede dieser Fragen wahrheitsgemäß mit „Ja“ beantworten kann, besteht die Gewissheit, dass das Arbeitspaket das Ziel der Ausfallplanung erfüllt. Das Endergebnis, wenn der Arbeitsauftrag geplant und ausgeführt wird, ist, dass mehr Arbeit mit weniger Mitarbeitern und in viel kürzerer Zeit ausgeführt wird.

Die Reparaturqualität wird steigen und die Kosten für jede Reparatur werden deutlich sinken. In einigen Fällen können die Kosteneinsparungen bis zu 90 Prozent betragen. Im Durchschnitt kann ein ungeplanter Reparaturauftrag, der acht Stunden dauern würde, weniger als zwei Stunden in Anspruch nehmen, wenn er geplant ist. Dies ist auf eine Kombination aus besseren Anweisungen, einfachem Zugang zu Teilen, Werkzeugen, Ausrüstung und Materialien und einer besseren Koordination der Arbeitsressourcen zurückzuführen.

Erfahrene Ausfallplaner lassen sich tolle Tricks einfallen. Die Identifizierung dieser Tools hilft ihnen, ihre Zeit effizienter zu verwalten und so einen besser geplanten Ausfall zu ermöglichen. Einige ihrer Erfahrungen sind:

1. Sortieren ihrer Arbeitslisten nach Arbeitsgruppen (Crews). Es ist einfacher zu verwalten, als mit dem gesamten Backlog zu arbeiten.

2. Erstellen von Tabellenkalkulationen für Rohrleitungssysteme, die die Installation von Jalousien erfordern, und anschließendes Verfolgen, wann eine Jalousie installiert wurde und wann die Jalousie entfernt wird. Dies kann viele Kopfschmerzen beim Start vermeiden.

3. Identifizieren von Aufgaben, die ein Gerüst erfordern, und lassen Sie das Gerüst nach Möglichkeit vor dem Startdatum des Ausfalls installieren. Auch dies reduziert das Potenzial für Verzögerungen beim Warten auf die Installation.

4. Fügen Sie dem Disponenten Notizen zu Jobs hinzu, die möglicherweise unter einem Kranlift liegen. Dadurch werden Verzögerungen oder Sicherheitsprobleme beim Arbeiten unter schwebenden Lasten reduziert.

Ein Ausfall ist eine einzigartige Situation. Eine effektive Planung kann der Instandhaltung die Möglichkeit bieten, Arbeiten unter kontrollierten Bedingungen durchzuführen, was zu mehr abgeschlossenen Arbeiten, Präzisionsarbeit, Inbetriebnahmen, die mit minimalen Verlusten gesteuert wird, und Geräten oder Prozessen, die bis zum nächsten geplanten Ausfall zuverlässig in der gewünschten Qualität und Geschwindigkeit laufen.

Alle Arbeiten, die in den Ausfallplan aufgenommen werden, müssen vollständig geplant werden. Geschieht dies nicht, wird dem Handwerker die Planungslast faktisch aufgebürdet. Dies verlangsamt die Arbeit enorm und schafft zahlreiche Möglichkeiten für Verzögerungen, Fehler, Verwirrung und unsichere Handlungen.

Wir haben vier der acht Punkte behandelt, die sich direkt auf die effektive Ausführung eines Ausfalls auswirken. Unsere Diskussion hat sich speziell auf den Planungsprozess und nicht auf den Planungsprozess konzentriert, da die Planung davon abhängt, wie viel Arbeit verfügbar ist, wie lange jede Aufgabe dauert, wie viele Arbeitsressourcen pro Aufgabe erforderlich sind und die Priorität oder Kritikalität der Aufgabe. Jeder dieser Faktoren hängt direkt damit zusammen, wie effektiv die Planung durchgeführt wurde.

Eine effektive Ausfallplanung führt zu einem sinnvollen Zeitplan, der dann mit einer hohen Erfolgswahrscheinlichkeit entwickelt werden kann. Der Erfolg eines Zeitplans hängt jedoch von der Ausführung der Arbeit ab. Die geplanten Arbeitserwartungen müssen den Vorgesetzten und den für die Arbeitsausführung verantwortlichen Arbeitern mitgeteilt werden, wobei der Fortschritt täglich überwacht wird. Tägliche Aktualisierungen des Zeitplans sind unerlässlich; ohne diese Updates ist der rechtzeitige Abschluss des Ausfalls gefährdet.

Das Ausfallmanagement ist ein wirksames Instrument zur Kostensenkung und Steigerung der Anlagenproduktivität. Wenn die Entscheidung getroffen wird, größere Ausfallarbeiten weit im Voraus zu erkennen und die Arbeiten dann sorgfältig zu planen, um die Ausführung so einfach wie möglich zu gestalten, sind das Ergebnis niedrigere Kosten. Wenn gleichzeitig Störungen im Prozess (z. B. verspätete Zusatzarbeiten) unter Kontrolle gehalten werden, stehen ausreichend Ressourcen zur Verfügung, um das Ausfallmodell kontinuierlich zu verfeinern und zu verbessern, um noch größere Einsparungen zu erzielen.

Referenzen
Kister, Timothy C. und Bruce Hawkins. Wartungsplanung und -planung:Optimieren Sie Ihre Organisation für eine schlanke Umgebung. USA:Elsevier, 2006

Brown, Michael V. Audel Management der Wartungsplanung und -planung. USA:Wiley Publishing, 2006

(1) Krings, Dave. „Proaktiver Ansatz für Abschaltungen reduziert die Wartungskosten des Potlatch.“ http://www.idcon.com/article-approach.htm

(2) Vigoroso, Markus. Benchmark-Bericht zur Field Service-Optimierung. Aberdeen Group, Mai 2005.

Über den Autor:
Tim Kister ist Fachexperte für Planung und Terminplanung bei Life Cycle Engineering. Tims praktische Erfahrung in der Anwendung von Best Practices ermöglicht es ihm, Arbeitskontrollpraktiken von Kunden zu bewerten, Prozesse, Trainings- und Coachingstrategien zu entwickeln, um kulturelle Veränderungen zu beeinflussen, die den Übergang des Kunden zu einer proaktiven Kultur optimieren. Als engagierter Pädagoge hat Tim mehr als 100 Workshops und Seminare mit Schwerpunkt auf Instandhaltungsmanagement sowie Planung und Planung geleitet und ist Mitautor des Buches „Wartungsplanungs- und Planungshandbuch; Optimieren Sie Ihre Organisation für eine schlanke Umgebung.“ Sie erreichen Tim unter [email protected]. Weitere Informationen zu LCE finden Sie unter www.LCE.com.