Usability als EAM-Auswahlkriterium

Nach Jahrzehnten kontinuierlicher Entwicklung bieten unternehmensweite Anwendungen mittlerweile sehr umfassende Funktionalität. Mit ausreichendem Budget und ausreichenden organisatorischen Ressourcen kann ein mittelständischer bis großer Hersteller wahrscheinlich Unternehmenssoftware finden, die Funktionen für praktisch jeden Geschäftsprozess bietet, an dem er beteiligt sein könnte.

Aber ob wir über den breiten und allumfassenden Bereich des Enterprise Resource Planning (ERP) oder die fokussiertere Welt des Enterprise Asset Management (EAM) sprechen, obwohl Funktionen für verschiedene Anforderungen verfügbar sein können, hat es an der richtigen Aufmerksamkeit gefehlt zur Bedienbarkeit. Einige Anbieter von Unternehmenssoftware beginnen im Hinblick auf ERP auf Usability zu achten, aber im Bereich EAM ist dies ebenso wichtig. Innerhalb einer EAM-Anwendung können Funktionen vorhanden sein, die es Technikern ermöglichen, Daten abzurufen und einzugeben und Führungskräften die Beurteilung des Anlagenzustands zu ermöglichen. Wenn diese Aufgaben jedoch schwierig oder zeitaufwändig sind, verbraucht dieses EAM-System wertvolle Unternehmensressourcen, anstatt einen Beitrag zum Unternehmenswert zu leisten.

In diesem Artikel untersuchen wir die verschiedenen Usability-Probleme, auf die Hersteller bei EAM-Software stoßen, wie diese Probleme Unternehmensressourcen belasten und spezifische EAM-Eigenschaften und -Funktionen, die zu einer verbesserten Usability führen können.

Verschiedene Systeme
Die bei weitem häufigsten Usability-Probleme bei EAM sind auf das Fehlen vollständig integrierter Anwendungen zurückzuführen.

Was ich häufig in Fertigungs-Wartungsabteilungen und Instandhaltungs-Reparatur- und -Überholungs-(MRO)-Organisationen sehe, ist, dass Techniker eine zentrale Lösung zur Verwaltung ihrer Arbeitsaufträge, Terminplanung und Planung sowie ein völlig anderes System zur Verwaltung ihres Inventars und möglicherweise ein anderes System verwenden, das sie verwalten müssen deren Einkauf. Noch andere Systeme werden verwendet, um Humanressourcen zu verwalten und die Qualifikationen und die Verfügbarkeit von Personen zu verfolgen, die in der Lage sind, bestimmte Arten von Arbeit auszuführen. Techniker, Manager und Führungskräfte, die in zwei oder drei verschiedenen Systemen arbeiten, sind dann gezwungen, zwei oder drei völlig einzigartige Prozessabläufe und Navigationsschemata zu erlernen. Dies macht die Systeme weniger intuitiv, erhöht den Schulungsaufwand und verhindert, dass Benutzer die Zeit und Lust haben, die höherwertigen und fortschrittlicheren Funktionen ihrer verschiedenen Softwarepakete vollständig zu erkunden und zu nutzen. Wer hat schon Zeit, nicht nur ein, sondern zwei, drei oder mehr Softwarepakete Power User zu werden? Dies belastet die professionelle Zeit von Technikern und Führungskräften und stellt auch sicher, dass sie nicht den vollen Wert oder die volle Leistungsfähigkeit eines der Systeme, auf die sie sich verlassen, ausschöpfen, weil ihnen einfach die Bandbreite dafür fehlt.

Die Benutzerfreundlichkeit wird weiter reduziert, wenn eine Sammlung von Punktlösungen für EAM verwendet wird, da die potenziell riesige Menge an erneuter Dateneingabe und Überarbeitung erforderlich ist, um mehrere Systeme auf dem aktuellen Stand zu halten. Fast zwangsläufig kommt es zu einer gewissen Doppelerfassung, wenn ich beispielsweise bei einem Arbeitsauftrag ein Teil verwendet habe, das eigentlich von einem zweiten System ausgegeben werden muss.

In einigen anderen Situationen können Hersteller eigene Systeme verwenden, die im Laufe der Jahre im eigenen Haus entwickelt, erweitert und erweitert wurden, immer komplexer und unübersichtlicher wurden. Auch Softwarepakete können im Laufe der Zeit an Komplexität zunehmen und unter einem suboptimalen Design leiden, was die Benutzerfreundlichkeit mit sich bringt. Einige für EAM verwendete Softwarepakete bestehen in der Tat aus gebündelten Punktlösungen, die vom Anbieter erworben wurden, die auf Punkt-zu-Punkt-Weise integriert wurden. Dies kann natürlich einige Nacharbeiten eliminieren, birgt jedoch immer noch die oben beschriebenen Usability-Herausforderungen.

Warum Benutzerfreundlichkeit bei der Auswahl wichtig ist
Wartungstechniker sind intelligent genug, um die byzantinischen und verwirrenden EAM-Systeme zu erkennen, die sie möglicherweise verwenden müssen, und wir möchten die intellektuellen Fähigkeiten der Menschen, die diese Systeme verwenden, sicherlich nicht diskreditieren. Schließlich sind es talentierte Menschen, die die Fähigkeit besitzen, komplexe Systeme zu reparieren. Aber produzierende Unternehmen, die diese Techniker beschäftigen, stellen sie nicht als Computerbediener ein, sondern nutzen ihre Fähigkeiten, um die Produktionssysteme am Laufen zu halten und die Investitionsgüter für den vorgesehenen Zweck einsatzbereit zu halten. Der Techniker wird nicht angestellt, um die Anforderungen des EAM-Systems zu erfüllen, sondern das EAM-System ist dazu da, dem Techniker zu helfen, seine Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen, und muss daher ausgewählt werden, weil es das richtige Werkzeug für diese Arbeit ist .

Daher sollte bei der Auswahl von EAM vor allem darauf geachtet werden, dass die Techniker nicht übermäßig viel Zeit damit verbringen müssen, durch das System zu navigieren – entweder um die für die Ausführung ihrer Aufgaben erforderlichen Informationen zu finden und darauf zuzugreifen oder um Informationen in das System einzugeben Berichterstattung über die von ihnen abgeschlossenen Arbeiten. Es ist wichtig, dass ein Auswahlausschuss die Anzahl der Tastenanschläge oder -klicks berücksichtigt, die er ausführen muss, um Informationen in das System ein- oder auszulesen.

Zu berücksichtigen ist auch die Menge an systemspezifischen Kenntnissen, die für die Durchführung dieser Aufgaben erforderlich sind. Wie viel Schulung ist erforderlich, um die Grundlagen der Funktionsweise des EAM-Systems zu verstehen? Schließlich hat sich die Art und Weise, wie Dinge repariert werden, in den letzten 100 Jahren nicht grundlegend geändert. Etwas ist kaputt und wir reparieren es. Die Komplexität der Anlagegüter und Komponenten, an denen wir arbeiten, hat im Laufe der Zeit zugenommen, und neuere Innovationen ermöglichen es uns, Daten zu sammeln, die es uns ermöglichen, vorherzusagen, wann etwas kaputt geht, damit wir es proaktiv ersetzen können. EAM unterstützt diesen Prozess, indem es sicherstellt, dass wir benachrichtigt werden, wenn etwas nicht stimmt, eine Beschreibung des Problems erhalten, uns die Informationen geben, die für die Reparaturen erforderlich sind, und den Umfang dieser Reparaturen definieren, einschließlich des Zeitaufwands und der verwendeten Materialien und Werkzeuge. Diese Informationen müssen dann für andere in der Organisation sichtbar sein, die für Finanzen, Wartungsinventuren, Personaleinsatzplanung und andere verwandte Disziplinen, einschließlich Fertigungsbetriebe, verantwortlich sind. Ein EAM-System muss für jeden, der mit diesen Kernprozessen genau vertraut und erfahren ist, sehr intuitiv und leicht verständlich sein.

Aber in den vielen Wartungsabteilungen, die ich im Laufe der Jahre besucht oder gearbeitet habe, habe ich immer wieder dieselben suboptimalen Usability-Probleme gesehen, die eine 8-Stunden-Schicht für einen Techniker in der Regel auf nur 5 Stunden reduzieren. Was ich gesehen habe, ist, dass der Techniker oder Planer jedes Mal, wenn ein Wartungsereignis ansteht, gezwungen ist, in einem oder mehreren Systemen zu arbeiten, und ob es sich um eine geplante Wartungsaktivität oder eine bevorstehende Wartungsaktivität handelt, diese suboptimalen Systeme verbrauchen Zeit und Energie und verlangsamen die Reparatur runter. Nachdem der Auftrag abgeschlossen ist, müssen sich die Techniker zusätzliche Zeit nehmen, um Daten zur Reparatur in das System einzugeben, was ihre Reaktionszeit für den nächsten auszuführenden Arbeitsauftrag verlangsamt.

Ein Standard-Benchmark für die Verfügbarkeit von Arbeitskräften während einer Acht-Stunden-Schicht ist etwa sechs Stunden produktiver Zeit. Wenn ein Teil dieser sechs Stunden produktiver Zeit der Computereinstieg gewidmet ist, gibt es wirklich keine Möglichkeit, diesen Benchmark zu erfüllen. Sie haben jetzt diese sechs Stunden verkürzt und sind jetzt möglicherweise 5,5 oder sogar fünf Stunden in einer Schicht. Das ist ein produktiver Verlust von fast 17 Prozent! Die Produktivität von Wartungstechnikern und Wartungsplanern ist gesunken, weil sie zusätzliche Zeit als Computerbediener aufwenden, wofür sie natürlich nicht eingestellt wurden.

In einem suboptimalen EAM-System ist es normalerweise schwierig, die Datenerfassung mit Tools wie RFID oder Barcode-Scannen auf Handheld-Geräten zu automatisieren. Dies bedeutet, dass Techniker lange Notizen auf Blöcken machen müssen, die sie in einer Tasche ihres Overalls aufbewahren, und diese Daten am Ende ihrer Schicht manuell eingeben. Diese Trennung zwischen Arbeit und Dateneingabe führt zu menschlichen Fehlern und zwingt Techniker standardmäßig dazu, ihre Arbeit zweimal aufzuzeichnen – einmal in ihrem Notizblock und einmal in einem EAM- oder CMMS-System. Die getrennte Arbeitsverwaltung, Inventarisierung, Personalabteilung und andere Funktionen machen es zumindest viel teurer, dieses Problem zu lösen, da die Herausforderungen bei der Systemintegration beträchtlich werden.

Abbildung 1. Die EAM-Software muss den Prozess der Dateneingabe über die geleistete Arbeit rationalisieren. Hier ist der Bildschirm „Schnellbericht in Arbeit“ von IFS Applications.

So bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit bei der Softwareauswahl
Die Grundvoraussetzung für die Benutzerfreundlichkeit von EAM-Software ist offensichtlich eine integrierte Suite, die die verschiedenen Disziplinen und Funktionen umfasst, die Planer, Techniker und Führungskräfte benötigen. Die umfassendere Funktionalität, die EAM von einfachen Arbeitsverwaltungs- oder computergestützten Wartungsmanagementsystemen (CMMS) unterscheidet, umfasst:

• Bestands- und Lieferkettenmanagement, um die für die Wartung der Anlage erforderlichen Teile und Materialien bereitzustellen.
• Funktion der Personalabteilung, um die Verfügbarkeit von qualifizierten Arbeitskräften für die Durchführung der erforderlichen Arbeiten sicherzustellen.
• Finanzielle Funktionalität, damit die gesamten Wartungs- und Betriebskosten des Assets analysiert und der Lebenszyklus des Assets strategisch gesteuert werden kann.
• Integration mit Fertigungsabläufen, damit die Planung für eine reibungslose Verzahnung von Wartung und Produktionsplanung möglich ist.
• Manchmal Integration mit CRM, damit Wartungsaufgaben geplant werden können, um dringende Kundenaufträge oder andere Bedürfnisse zu berücksichtigen.

Sobald all diese Funktionen in einer einheitlichen Unternehmensumgebung untergebracht sind, die vorzugsweise als Teil einer vollständigen EAM-Suite entwickelt wird, wird weniger Zeit damit verbracht, verschiedene Systeme mit unterschiedlichen Navigationsschemata zu erlernen. Es wird weniger Zeit mit der erneuten Eingabe von Daten verbracht. Und die vereinheitlichte Funktionalität macht es einfacher und deutlich kostengünstiger, die Datenerfassung zu automatisieren, wodurch viel Zeit eingespart wird, die Techniker mit der Arbeit im EAM-System verbringen. Wenn sie mit einem einfachen Handgerät Daten über die verwendeten Teile und Materialien bei ihrer Verwendung erfassen und vielleicht sogar ihre Zeit erfassen und andere Notizen machen können, die drahtlos direkt in das System eingegeben werden, entfällt die nicht wertschöpfende Arbeit automatisch und das EAM-System wird um eine Größenordnung einfacher zu verwenden.

Integrierte Systeme und Automatisierung können es Technikern ermöglichen, weniger Zeit mit der Verwendung des EAM-Systems zu verbringen. Aber wenn Techniker, Planer, Manager und Führungskräfte das EAM-System verwenden müssen, wird es viel einfacher, wenn dieses System die Computerfunktionen widerspiegelt, mit denen sie bereits vertraut sind. Fast jedes EAM-System erfordert von den Endbenutzern zumindest eine minimale Schulung. Wenn die allgemeine Navigation, das Erscheinungsbild einer Unternehmensanwendung jedoch Schlüsselkonzepte von Webnavigationskonventionen übernehmen können, ist weniger Schulung erforderlich und Benutzer werden sich schneller in der Beherrschung der EAM-Softwareumgebung wohl fühlen.

Natürlich war auch das Web vor textbasierten Suchmaschinen wie Google und Alta-Vista nicht der benutzerfreundlichste Ort. Vor der Suche war das Web ein Ort, an dem man, um etwas zu finden, bereits wissen musste, wo es sich befindet. Das ist einer der Gründe, warum so viele Websites der 90er Jahre mit „Links“-Seiten versehen waren. In den meisten Organisationen funktioniert ein EAM- oder ERP-System auf ähnliche Weise. Es gibt bestimmte Bildschirme, die Benutzer kennen und zu denen sie navigieren müssen, um verschiedene Daten abzufragen und zu finden. Es kann sogar "Links"-Seiten geben, auf denen Leute Links zu den Bildschirmen speichern können, die sie am häufigsten verwenden.

Die Benutzerfreundlichkeit wird verbessert, wenn die Suche intuitiv wird, ähnlich wie bei der heutigen Google-Suche, bei der Sie einfach eine Suchzeichenfolge in eine einzelne, zentrale Suchmaschine eingeben und das EAM-System all die verschiedenen Stellen findet, an denen diese Zeichenfolge auftritt. Das bedeutet, dass Sie nicht die richtige Stelle in der Anwendung finden müssen, um Ihre Suche durchzuführen, zahlreiche Parameter zu definieren und hoffentlich die gewünschten Informationen zu erhalten. Stattdessen können Sie eine Anforderungsnummer, einen Kundennamen, eine Rechnungsnummer oder einen Lieferantennamen eingeben und erhalten sofort die entsprechenden Informationen. Mit erweiterten eingebetteten Suchwerkzeugen können Sie die Art der Daten, die Sie suchen möchten, weiter spezifizieren, um zielgerichtetere Ergebnisse zu liefern.

Ein EAM-System, das eine leistungsstarke Suchmaschine als eingebettetes Feature bietet, bietet ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit. Die andere Möglichkeit, eine voll funktionsfähige Suchfunktion bereitzustellen, besteht darin, die Komplexität und die Kosten mit einer Add-On-Unternehmenssuchsoftware zu erhöhen.

Abbildung 2. Oben sind die Ergebnisse einer eingebetteten IFS-Enterprise-Anwendungssuche für "Wet End". Unten finden Sie Suchergebnisse für Arbeitsaufträge und Aufgaben für einen bestimmten Mitarbeiter, der in IFS Applications arbeitet.

Abbildung 3.

Das Auffinden bestimmter Informationsbits in einem riesigen EAM-System ist eine Usability-Aufgabe, die berücksichtigt werden sollte. Aber große Datenblöcke zu verstehen ist eine andere. Unabhängig davon, ob Sie alle Daten manuell eingeben oder über eine automatische Datenerfassung Informationen zu Fehlern direkt in ein EAM-System einspeisen, die Auswertung riesiger Anlagendaten ist eine weitere Herausforderung für die Benutzerfreundlichkeit. Ein benutzerfreundliches EAM-System bietet Managern und Führungskräften intelligente Möglichkeiten zum Organisieren und Visualisieren von Anlagendaten zur Entscheidungsunterstützung.

Tree Maps sind ein nützliches Werkzeug für die Verwaltung ausnahmsweise, da sie auf einen Blick die Trennung der wenigen kritischen Elemente, die Aufmerksamkeit erfordern, von den vielen Elementen, die dies nicht tun, ermöglichen. Führungskräfte in einem vermögensintensiven Umfeld führen oft ausnahmsweise. Wenn Assets innerhalb normaler Parameter laufen, erfordern sie keine Aufmerksamkeit. Aber wenn der Betrieb von diesen Parametern abweicht, muss eine Führungskraft oder ein Manager wissen und schnell feststellen können, welche Korrekturmaßnahmen ergriffen werden müssen.

Abbildung 4. In dieser Baumstruktur von IFS Applications wird die Anzahl der Fehler durch Größe und Kritikalität durch Farbe dargestellt. Benutzer können in den großen roten Quadraten nach den Gründen für die Probleme suchen.

Abbildung 5. In einigen Fällen können einem Manager oder einer Führungskraft viel mehr Informationen auf einem einzigen Bildschirm angezeigt werden, er kann jedoch einen Drilldown durchführen, um mehr Details zu kritischen Elementen anzuzeigen. Hier ist ein Beispiel für einen solch umfassenden Bildschirm in IFS Applications.

Abbildung 6. Dieser Bildschirm in IFS Applications bietet eine einfache und verständliche Ansicht von Produktionsstopps, die mit Gründen codiert sind.

Schlussfolgerung
Die Auswahl von EAM-Software auf der Grundlage der Benutzerfreundlichkeit kann relativ einfach sein, wenn wir uns an unsere oben genannten Hauptpunkte erinnern.

• EAM muss alle wichtigen Funktionen bieten, die zur Unterstützung des Assets in einem einzigen, vereinheitlichten System erforderlich sind. Dies vermeidet Nacharbeit, verhindert, dass Benutzer gezwungen sind, mehrere Systeme zu erlernen, und erleichtert das Hinzufügen einer automatisierten Datenerfassung, wodurch die im System verbrachte Zeit weiter reduziert wird.
• Eine webähnliche Navigation und eine leistungsstarke eingebettete Suche sind erforderlich, um den Schulungsaufwand zu reduzieren. Es ist leichter zu erkennen als zu merken. Wenn Benutzer also anhand ihrer Erfahrungen mit dem Web intuitiv verstehen, wie das EAM-System zu verwenden ist, erhöht sich die Benutzerfreundlichkeit immens.

Über den Autor:
IFS North America Senior Business Analyst Mike Auer verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in den Bereichen Luft- und Raumfahrt, Energieerzeugung und Hochgeschwindigkeitsfertigung und ist auf die Implementierung prädiktiver/präventiver Instandhaltungsprozesse spezialisiert. Bevor er zu IFS kam, bekleidete er industrielle Wartungs-, Ingenieur- und andere Positionen bei Pergo Inc., Commonwealth Edison, Ford Aerospace und anderen großen Unternehmen. Er hat einen Abschluss in Betriebswirtschaft der University of Georgia.

EAM-Tools enthalten eine enorme Datenmenge. EAM-Software, die intelligente Optionen zur Visualisierung dieser Daten bietet, wird für Führungskräfte und Manager, die zur Entscheidungsunterstützung nach Echtzeitdaten zur Anlagenleistung suchen, besser nutzbar sein.