10 wichtige Benutzer, die Zugriff auf CMMS-Software haben sollten

Zu wissen, wer Zugriff auf Ihr CMMS haben sollte, ist ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass es reibungslos läuft und Ihrem Betrieb zugute kommt. Wenn Sie nicht den richtigen Zugriff gewähren oder zu vielen Personen Zugriff gewähren, kann dies zu ungenauen Daten bis hin zu Sicherheitslücken, zu hohen Ausgaben und mehr führen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein Nutzer?:Die verschiedenen Ebenen des CMMS-Zugriffs verstehen
2. Der Fall für mehrere CMMS-Benutzer
3. Wer sollte Zugriff auf ein CMMS haben?
4. Wer sollte keinen Zugriff auf Ihr CMMS haben?
5. Wie man CMMS-Nutzern zum Erfolg verhilft
6. Das letzte Wort zu CMMS-Nutzern

Was ist ein Benutzer?:Die verschiedenen Ebenen des CMMS-Zugriffs verstehen

Nicht alle CMMS-Benutzer sind gleich. Zu wissen, welche Zugriffsebenen verfügbar sind, und zu bestimmen, wer auf welcher Ebene platziert werden soll, ist entscheidend für die Einrichtung einer CMMS-Software und die Optimierung ihrer Nutzung.

• Die Zugriffsebene eines Nutzers bestimmt, welche Funktionen er verwenden kann, welche Informationen er sieht und wie viel Kontrolle er hat.
• Die meisten CMMS-Anbieter berechnen die Gebühren nach der Anzahl der aktiven Benutzer. Besprechen Sie Ihre Ziele und Prozesse mit ihnen, damit sie empfehlen können, wer wie viel Zugriff benötigt.
• Verschiedene Zugriffsebenen stellen die Genauigkeit der Informationen und die Effizienz der Aufgaben sicher.
• Jeder Vorgang kann je nach seiner Arbeit benutzerdefinierte Zugriffsebenen haben. Der CFO eines kleinen Unternehmens möchte möglicherweise Zugriff auf die Berichtsfunktion haben, während ein größeres Unternehmen diese Aufgabe möglicherweise jemand anderem in der Finanzabteilung überlässt.

Auch wenn jemand keinen Zugriff auf das CMMS hat, kann er dennoch Wartungsarbeiten einreichen und nachverfolgen. Joe im Finanzwesen oder Jane im Marketing können immer noch die Leistungsfähigkeit eines CMMS nutzen, ohne Benutzer zu sein. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie sich für ein CMMS mit einem Arbeitsanfrage-Workflow entscheiden, mit dem Personen ihre Anfragen senden, suchen, sortieren und verfolgen können, ohne sich anmelden zu müssen.

Wenn Sie nicht den richtigen Zugriff [auf Ihr CMMS] gewähren oder zu vielen Personen Zugriff gewähren, kann dies zu ungenauen Daten, fehlgeschlagenen Audits, Sicherheitslücken, verpassten Arbeitsaufträgen, Ausfallzeiten und Mehrausgaben führen.

Der Fall für mehrere CMMS-Benutzer

In einigen Organisationen gibt es nur eine Handvoll CMMS-Benutzer, normalerweise Wartungsmanager. Obwohl Sie dadurch kurzfristig Geld sparen können, kann dies im Laufe der Zeit zwei große Probleme verursachen:

1. Weniger Benutzer erfordern mehr Arbeit für diese Benutzer. Sie sind für alles verantwortlich, einschließlich der Protokollierung von Arbeitsaufträgen, der Erstellung von Berichten und mehr.
2. Es begrenzt den Aufwand und die Wirkung aller, von Technikern bis hin zu leitenden Angestellten. Wenn sie keinen Einblick in die Wartungsarbeiten haben, führt dies zu Verwirrung, verpasster Arbeit, niedriger Moral, falsch informierten Entscheidungen und mangelnder Verantwortlichkeit.

Andererseits ist es aus zwei wichtigen Gründen von Vorteil, einer Vielzahl von Personen in Ihrem Unternehmen CMMS-Zugriff zu gewähren:

1. Dadurch wird die Wartung zu einer gemeinsamen Verantwortung in Ihrem Unternehmen und gibt dem Wartungsteam die Freiheit, Wege zur Verbesserung und zum Wachstum zu finden.
2. Sie können Informationen aus allen Bereichen Ihres Unternehmens erfassen, analysieren und die Daten verwenden, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Wer sollte Zugriff auf ein CMMS haben

Wartungsmanager/Systemadministrator

Es ist ein Kinderspiel, dass Systemadministratoren ein Hauptbenutzer in einem CMMS sein sollten. Dies sind die Personen, die den täglichen Umgang mit der Software überwachen und maßgeblich an der Auswahl, Implementierung und Optimierung eines CMMS beteiligt sind. Die meisten Aspekte der Wartung laufen über Manager, weshalb diese über Administratorzugriff verfügen sollten. Auf diese Weise können sie Arbeitsaufträge erstellen, planen und priorisieren, während sie Assets verwalten, Berichte erstellen und mehr.

In einigen Organisationen gibt es nur einen oder zwei CMMS-Benutzer, normalerweise Wartungsmanager. Dies kann zwar kurzfristig Geld sparen, führt jedoch zu mehreren Ineffizienzen, die sich mit der Zeit verschlimmern.

Facility Manager und/oder Operations Manager

Die Wartung ist ein wesentlicher Bestandteil der Funktionsweise einer Produktionsanlage. Aus diesem Grund benötigen Facility Manager und Betriebsleiter Zugriff auf ein CMMS. Sie müssen in der Lage sein, Wartungsinformationen, Zeitpläne, Metriken und Leistung in verschiedenen Einrichtungen zu sehen, um die Effizienz zu verbessern, Budgets festzulegen, sich auf Audits vorzubereiten, Inventar zu kaufen und mehr.

Zuverlässigkeitsingenieur, TPM-Manager und/oder Manager für kontinuierliche Verbesserung

Die Personen in diesen Rollen sollten administrativen Zugriff auf Ihre Wartungssoftware haben, da sie in der Lage sein müssen, die mit dem CMMS gesammelten Daten zu verarbeiten, die Zahlen zu verarbeiten und sie in umsetzbare Informationen umzuwandeln. Als Administrator im CMMS können sie auf alle erforderlichen Daten zugreifen, Berichte ausführen und Prozesse innerhalb des CMMS erstellen, die Ausfallzeiten reduzieren, die Effizienz steigern und Kosten senken können.

Inventarmanager

Wenn Sie Bestandsmanagern administrativen Zugriff auf Ihr CMMS gewähren, können sie Informationen zu Ersatzteilen protokollieren, historische Daten anzeigen, Mindestmengen festlegen und Kaufanfragen senden. Wenn Sie all dies zusammenzählen, führt dies zu einer besseren Bestandsverfolgung und besseren Beschaffung, sodass das Wartungsteam für jeden Auftrag die richtigen Teile am richtigen Ort und in der richtigen Menge zur Verfügung hat. Es führt auch zu genaueren Aufzeichnungen und Ausgaben und einer besseren Koordination zwischen den Abteilungen.

Gesundheits- und Sicherheitspersonal

Gesundheit und Sicherheit sind von entscheidender Bedeutung, um Unfälle zu vermeiden und Audits zu bestehen, um die Vorschriften einzuhalten. Der administrative Zugriff auf ein CMMS gibt diesen Mitarbeitern die Möglichkeit, alle Gesundheits- und Sicherheitsinformationen wie Zertifizierungen, Richtlinien, Checklisten und Auditergebnisse in einem System zusammenzufassen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Sicherheitsrisiken bei der Arbeit zu reduzieren und sicherzustellen, dass die Organisation die Vorschriften einhält.

Techniker

Techniker sollten sofort als Benutzer in Ihr CMMS aufgenommen werden. Sie werden das CMMS und seine Funktionen am häufigsten für die Wartung verwenden. Obwohl nur wenige Techniker über administrativen Zugriff verfügen, sollten sie in der Lage sein, Arbeitsaufträge anzuzeigen, Benachrichtigungen zu erhalten, Informationen zu Anlagenprofilen hinzuzufügen und andere für den Reparatur- und Inspektionsprozess wesentliche Aufgaben zu erledigen. Dadurch können sie effizient, genau und sicher arbeiten und gleichzeitig sicherstellen, dass die Daten in Echtzeit protokolliert werden.

Produktionspersonal

Linienleiter, Maschinenbediener und anderes Produktionspersonal arbeiten täglich mit Geräten, können daher Anzeichen von Ausfällen oft frühzeitig erkennen und sind im Störungsfall vor Ort. Der Zugriff auf ein CMMS ermöglicht es dem Produktionspersonal, Anfragen zu stellen oder Details zu Arbeitsaufträgen hinzuzufügen, sodass Probleme frühzeitig erkannt werden und der Reparaturprozess effizienter ist. Bedienern können in einem CMMS auch grundlegende Wartungsaufgaben zugewiesen werden, z

Auftragnehmer

Auftragnehmer und externe Techniker, die nicht immer vor Ort oder direkt mit Ihrem Unternehmen verbunden sind, sollten Gastzugriff auf Ihr CMMS haben, damit sie Arbeitsaufträge, Aufgabenlisten und Ressourcen anzeigen und gleichzeitig Notizen hinzufügen und Aufgaben erledigen können. Sie müssen jedoch keine vollwertigen Benutzer sein, da sie nur gelegentlich auf das CMMS zugreifen.

Der Zugriff auf ein CMMS ermöglicht es dem Produktionspersonal, Anfragen zu stellen oder Details zu Arbeitsaufträgen hinzuzufügen, damit Probleme frühzeitig erkannt werden und der Reparaturprozess effizienter ist.

Führungskräfte und leitende Angestellte

Führungskräfte und andere hochrangige Führungskräfte treffen die wichtigsten Entscheidungen über das Unternehmen mit allen verfügbaren Daten. Der Zugriff auf Ihr CMMS hält sie über die Leistung des Wartungsvorgangs, einschließlich der wichtigsten Erfolge, Herausforderungen und KPIs, auf dem Laufenden, sodass sie fundierte Entscheidungen treffen und die Wartung als entscheidend für den Unternehmenserfolg ansehen können. Führungskräfte benötigen nur eingeschränkten Zugriff auf das CMMS, da sie es nicht täglich verwenden.

Die IT-Abteilung

Das IT-Team betreut die gesamte digitale Infrastruktur Ihres Unternehmens, einschließlich des CMMS. Wenn Sie Ihrem IT-Team Zugriff auf Ihr CMMS gewähren, kann es alle Integrationen, Software-Updates und Datenspeicherungs- und Sicherheitsaufgaben überwachen, die vom Softwareanbieter durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die richtigen Richtlinien und Verfahren befolgt werden.

Wer sollte keinen Zugriff auf Ihr CMMS haben?

Die kurze Antwort ist, wer nicht auf der obigen Liste steht, benötigt wahrscheinlich keinen Zugriff auf Ihr CMMS. Mitarbeiter anderer Abteilungen haben oft wenig bis gar keinen Kontakt zur Produktion oder Instandhaltung. Die Kosten und der Aufwand, diesen Mitarbeitern Zugang zu gewähren und sie zu schulen, würden die Vorteile aufwiegen. Obwohl einige Wartungsanfragen von diesen Mitarbeitern stammen, ermöglichen CMMS-Integrationen den Mitarbeitern, Systeme zu verwenden, mit denen sie vertraut sind, anstatt ein CMMS einführen zu müssen.

So helfen Sie CMMS-Benutzern erfolgreich zu sein

Zu wissen, wer Ihr CMMS verwenden sollte, ist nur der erste Schritt – auch diese Mitarbeiter müssen das System konsequent und angemessen verwenden. Eine erfolgreiche CMMS-Implementierung hängt oft von der Benutzerakzeptanz ab, die davon abhängt, dass sich die Mitarbeiter mit der neuen Technologie vertraut machen.

Holen Sie sich das Feedback aller, bevor Sie ein CMMS auswählen

Wenn ein CMMS nicht über die Funktionen verfügt, die zu Ihrem Team passen oder die Benutzer nicht bereit sind, sich an neue Prozesse anzupassen, ist Ihre Investition umsonst. Es ist wichtig, zu entscheiden, mit wem Sie bei der Auswahl eines CMMS sprechen möchten, fragen Sie ihn nach seiner Einstellung zur Einführung neuer Routinen, überlegen Sie sich, was er braucht, und stellen Sie sicher, dass dies beim Kauf und bei der Implementierung von Software berücksichtigt wird.

Erstellen Sie eine Asset-Management-Richtlinie

Eine Vermögensverwaltungsrichtlinie bietet eine Reihe von Leitprinzipien, Absichten, Zielen und Methoden für die Vermögensverwaltung, damit sich jeder in seinen Entscheidungen und seinem Beitrag zur Einrichtung sicher fühlt. Eine Asset-Management-Richtlinie hilft CMMS-Benutzern zu stärken, indem sie ihnen eine Reihe klar definierter Prozesse und Grenzen gibt. Wenn Benutzer fundierte Entscheidungen treffen können, fühlen sie sich mit einem CMMS eher wohl und nehmen neue Software schneller und einfacher ein.

Wenn ein CMMS nicht über die für Ihr Team geeigneten Funktionen verfügt oder Benutzer nicht bereit sind, sich an neue Routinen anzupassen, ist Ihre Investition umsonst.

Wählen Sie einen CMMS-Champion

Ein CMMS-Champion stimmt sich mit Anbietern, dem oberen Management und Benutzern ab, um sicherzustellen, dass ein CMMS implementiert wird und sein volles Potenzial ausschöpft. Sie fördern die Benutzerakzeptanz, indem sie eine Implementierungsstrategie, ein Onboarding-Programm und einen Schulungsplan erstellen, damit jeder Benutzer weiß, warum die Software wichtig ist, wie sie sich auf sie auswirkt und wie sie effektiv eingesetzt werden kann. Ein CMMS-Champion hält auch alle am Übergang zu neuen Technologien beteiligt, indem er der Hauptansprechpartner für Benutzer ist, die Fragen, Herausforderungen oder Vorschläge zum CMMS haben.

Das letzte Wort zu CMMS-Benutzern

Jede Einrichtung definiert einen CMMS-Benutzer ein wenig anders. Es gibt jedoch einige wenige Schlüsselbenutzer, die für den Erfolg von Wartungssoftware von zentraler Bedeutung sind, wie Wartungsmanager, Techniker und Zuverlässigkeitsingenieure. Es ist auch wichtig, sich darauf zu konzentrieren, wie diese Benutzer ermutigt werden können, die Software richtig und konsistent zu verwenden. Das Finden dieses perfekten Gleichgewichts schafft eine Grundlage, auf der ein CMMS gedeihen kann und der Wartungsbetrieb zu einem höheren Wert für ein Unternehmen beitragen kann.