Sind kostenlose CMMS-Lösungen wirklich kostenlos? Die Wahrheit aufdecken

Wer liebt das Wort „kostenlos“ nicht? Die meisten Menschen springen bei der Gelegenheit, Geld zu sparen, geschweige denn, etwas von Wert ohne jegliche Kosten zu bekommen.

Wie wäre es mit kostenloser CMMS-Software? Stellen Sie sich vor, Ihren gesamten Arbeitsplatz mit Software-Tools zu revolutionieren, die versprechen, präventive Wartung, Geräte und Assets, Arbeitsaufträge, Bestände, Techniker und Auftragnehmer zu automatisieren und zu verwalten.

Habe ich Ihre Aufmerksamkeit? Lassen Sie uns tiefer in das hineinschauen, was kostenlose CMMS-Software (auch als EAM-Software bekannt) wirklich ist und sehen, ob es Sinn ergibt.

Kostenlose CMMS-Software

Nehmen wir uns ein paar Sekunden und machen etwas Recherche. Was sehen Sie, wenn Sie „Free CMMS software“ bei Google eingeben? Schauen Sie sich die Top-10-Suchergebnisse genau an. Die meisten Websites, die auftauchen, bieten eigentlich eine kostenlose Testversion an und keine kostenlosen Softwaredienste.

Die wenigen, die kostenlose CMMS-Software anbieten, kommen mit sehr grundlegender Funktionalität oder mit Nutzungsbeschränkungen, die letztlich den Zweck der Verwendung eines CMMS überhaupt zunichtemachen. Wenn Ihre Wartungsabteilung durchschnittlich 50-100 Arbeitsaufträge pro Monat verarbeitet und die kostenlose Software nur 20 zulässt, wird die kostenlose Software nicht sehr nützlich sein.

Dasselbe gilt für kostenlose Anwendungen, die Benutzer auf die Anzahl der Assets oder Geräte beschränken. Wenn Ihnen nur 10 Assets erlaubt sind, Sie aber mehr als 50 verfolgen möchten, sinkt der Wert.

Eine weitere wichtige Überlegung, die fast immer übersehen wird, ist die Total Cost of Ownership (TCO) und ist der eigentliche Zweck dieses Artikels. Wir hoffen, Wartungs- und Facility-Profis für das Konzept von TCO zu sensibilisieren und dies zu berücksichtigen, wenn und wann nach einem Wartungsmanagement-Softwaresystem gesucht wird.

Während die Idee von „kostenlos“ anfangs super verlockend erscheint, ist es TCO, worüber wir wirklich nachdenken sollten.

Total Cost of Ownership (TCO)

TCO lässt sich leicht durch ein Szenario erklären, mit dem die meisten von uns vertraut sind – „ein Haus kaufen und besitzen“.

TCO beinhaltet nicht nur die Kosten des Hauses, sondern auch die Instandhaltung, die in zukünftigen Reparaturen, Wartung, Zeit, Rechnungen und anderem involviert ist.

Wenden wir dies nun auf CMMS-Software an.

Ein Wartungsmanager eines Fertigungswerks ist verantwortlich für die Wartung von Produktionsmaschinen und der mechanischen, elektrischen und sanitären Ausrüstung der Anlage. Der Wartungsmanager hat die folgenden Optionen:

1. Beim Status quo bleiben und sich auf manuelle Methoden und interne Ressourcen (Arbeit) verlassen, um die Wartungsoperationen zu verwalten. Der Status quo beinhaltet keine zusätzlichen direkten Kosten.
2. Ein „kostenloses“ CMMS verwenden, das die Mindestanforderungen erfüllen und einen Bruchteil der Arbeitsanforderungen unterstützen würde. Aber trotzdem etwas Automatisierung vorhanden haben.
3. Einen Monat lang recherchieren, einige solide CMMS-Software evaluieren und eine Lösung implementieren, die gut zur Wartungsabteilung des Fertigungswerks passt. Dies wäre etwas, das die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt, aber bezahlt wird.

Wenn Organisationen sich entscheiden, sich auf interne Ressourcen (Excel, intern entwickelte Programme von IT, papierbasierte Systeme) allein zu verlassen oder sich für eine kostenlose CMMS-Software entscheiden, versäumen sie am häufigsten, TCO zu berücksichtigen.

TCO umfasst solche Variablen wie:

• Projektmanagement
• Datenbankmanagement
• Serverwartung
• Firewall
• Sicherheit
• Schulung und Onboarding
• Helpdesk-Ressourcen

Alles oben Genannte involviert Zeit, Menschen und andere Ressourcen, die letztlich zu Kosten addieren.

Kostenlose CMMS werden oft installiert oder heruntergeladen oder Unternehmen suchen oft auch nach On-Premise-Systemen, um laufende Abonnementgebühren zu vermeiden. Was sie versäumen zu berücksichtigen, ist, was SaaS (Software as a Service) Bereitstellungsmodelle in die jährliche oder monatliche Gebühr bündeln.

Meistens beinhaltet webbasierte CMMS-Software Updates, technischen Support, ein gewisses Maß an Beratung, Hosting, Datensicherungen und mehr. Diese Vorteile können sich zu viel Geld summieren und sind meistens essenziell.

Schauen Sie sich den TCO-Rechner von Software Advice an, um CMMS-Softwarekosten zu berechnen und On-Premise vs. Software as a Service genauer zu betrachten, um diese versteckten Kosten zu sehen.

Warum für ein CMMS entscheiden, das Sie bezahlen?

Offensichtlich werden wir bei Hippo CMMS einen Fall für die Zahlung von Abonnementgebühren für ein CMMS machen wollen. Wahrheitsgemäß, wenn es Sinn ergibt, für ein kostenloses System zu gehen, sind wir alle dafür und unterstützen die Idee.

Aber wenn Ihr Unternehmen einen Wendepunkt erreicht hat und die Notwendigkeit für Wartungsmanagement-Software erkennt, dann ist der Betrieb groß genug, dass die meisten kostenlosen CMMS-Optionen nicht das haben werden, was benötigt wird.

Da wir seit mehr als einem Jahrzehnt im CMMS-Geschäft sind, verwundert es uns, warum Organisationen wertvolle Zeit und Ressourcen damit verschwenden, nach einer „kostenlosen CMMS-Software“ zu suchen.

Verantwortlichkeit

Ein CMMS verfügt über einen automatisierten Service, der sich um alles kümmert, von täglichen Kalenderalarmen bis hin zu Gerätemanagement und Bestandsaktualisierungen.

Für alle Aspekte und Ereignisse in einer Einrichtung verantwortlich zu sein, ist komplex und ein zuverlässiges CMMS-Software stellt sicher, dass alle Arbeiten und Assets protokolliert werden und Facility- und Wartungsmanager, Techniker und Auftragnehmer zur Rechenschaft gezogen werden.

Weniger Dinge fallen durch die Ritzen und das Endergebnis ist eine effizienter geführte Einrichtung.

Experten zu Ihren Diensten 24/7

CMMS-Software-Experten sprechen CMMS 24/7. Würden Sie lieber Ihre Einrichtung von Experten verwalten lassen, die die Feinheiten von Geräte- und Facility-Management kennen, oder von Projektmanagern, die gleichzeitig mehreren anderen Unternehmensanforderungen gerecht werden müssten?

Es ist die Erfahrung, die CMMS-Software-Experten mitbringen, zusammen mit der Bereitstellung von Software, die die Art und Weise verbessert, wie Einrichtungen betrieben werden. Für ein CMMS zu bezahlen ermöglicht es den Experten, ihre Erfahrung aus der Arbeit mit vielen Unternehmen und Sektoren einzubringen, um sicherzustellen, dass Best Practices im Asset-Wartungsmanagement befolgt werden.

Erschwinglichkeit

Während es verlockend sein mag, für „kostenlose CMMS-Software“ zu gehen, realisieren viele Unternehmen nicht, dass die Kosten für die Abonnierung eines bezahlten CMMS erheblich gesunken sind und viel weniger als traditionelle On-Premise-Bereitstellungen betragen.

Wir empfehlen, verschiedene CMMS-Preise erneut zu prüfen, wenn Sie sie in den letzten 2 Jahren nicht angesehen haben. Wenn Geld ein Problem ist, werden Sie angenehm überrascht sein von einigen der Abonnementgebühren.

Tatsächlich erlauben die meisten CMMS-Softwareunternehmen ein „Testen und Kaufen“, sodass Benutzer die Software erleben können, bevor sie in sie investieren.

Benutzergebühren können so niedrig wie 45 USD/Monat für Einstiegspakete sein und einige bieten unbegrenzte Benutzer als wirtschaftliche Option für größere Abteilungen an.

CMMS-Lizenzgebühren sind nicht so teuer, wenn Sie herumschauen und den Service, Support und andere Vorteile berücksichtigen, die darin gebündelt sind.

Anpassbarkeit

Einer der Hauptvorteile eines soliden CMMS ist die Fähigkeit für Benutzer, es an ihre spezifischen Wartungsbetriebsanforderungen anzupassen. Dies ist bei kostenloser CMMS-Software oft nicht der Fall.

Kostenlose Software ist meist out-of-the-box und stark eingeschränkt in Anpassungsfunktionen. Indem Sie eine kostenlose Option wählen, verzichten Sie auf die Möglichkeit, zeitnahe E-Mail-Alarme und -Benachrichtigungen, einzigartiges Benutzeroberflächendesign, benutzerdefinierte und obligatorische Felder, Berichte und Benutzerrollen und -berechtigungen zu haben.

Bezahltes CMMS-Software hingegen beinhaltet die oben genannten Anpassungsfunktionen und oft mehr; Integrationsfähigkeiten, Barcode-Scanning, interaktive Karten und Grundrisse, präventive Wartung unter vielen anderen.

Diese Funktionen zahlen sich am Ende aus, indem sie Facility-Operationen rationalisieren und verbessern.

Um zu schließen, um die Frage „Ist kostenlose CMMS-Software wirklich kostenlos?“ zu beantworten, lassen wir Sie entscheiden. Kurzfristig kann es verlockend sein, für kostenlose CMMS-Software zu gehen, aber langfristig ist der Total Cost of Ownership geringer?