Die Grundlagen beherrschen:Wartungsaufträge

Arbeitsaufträge sind der Motor Ihres Wartungsbetriebs. Sie treiben Ihr Team an und verlagern die Arbeit von A nach B. Aber es gibt Millionen von Motoren auf der Welt, von verrosteten Blindgängern bis hin zu leistungsstarken Stollen. In diesem Artikel geht es darum, den Wartungsauftrag zu meistern, damit Ihr Betrieb so reibungslos wie bei einem Luxussportwagen läuft.

Eine Vorlage, um jedes Mal den perfekten Arbeitsauftrag zu erstellen (ohne Stunden am Schreibtisch zu verbringen)

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein Arbeitsauftrag?
2. Was ist der Arbeitsauftragsprozess
3. Was sollte in einem Arbeitsauftrag stehen
4. Verwaltung von Wartungsaufträgen
5. Das Endergebnis

Was ist ein Arbeitsauftrag?

Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das alle Informationen zu einer Wartungsaufgabe enthält und einen Prozess zum Ausführen dieser Aufgabe skizziert. Arbeitsaufträge können Details dazu enthalten, wer den Job autorisiert hat, den Umfang, wem er zugewiesen ist und was erwartet wird.

Arbeitsaufträge sind der Motor Ihres Wartungsbetriebs. Sie treiben Ihr Team an und verlagern die Arbeit von Punkt A nach Punkt B.

Arbeitsaufträge sind für den Wartungsbetrieb einer Organisation von entscheidender Bedeutung. Sie helfen jedem, vom Wartungsmanager bis zum Techniker, wichtige Aufgaben zu organisieren, zuzuweisen, zu priorisieren, zu verfolgen und abzuschließen. Wenn sie gut erledigt sind, können Sie mit Arbeitsaufträgen Informationen erfassen, teilen und verwenden, um die Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen.

Obwohl ein Arbeitsauftrag und eine Arbeitsanfrage ähnlich klingen, gibt es einige wichtige Unterschiede. Eine Arbeitsanforderung wird von Nicht-Wartungspersonal verwendet, um das Wartungsteam auf eine Aufgabe aufmerksam zu machen. Beispielsweise kann ein Maschinenbediener eine Arbeitsanfrage stellen, wenn eine Ausrüstung ausfällt. Die Arbeitsanforderung wird von einem Wartungsmanager überprüft, der zusätzliche Informationen hinzufügt, die Aufgabe plant und sie einem Techniker zuweist. Die Arbeitsanforderung ist jetzt ein Arbeitsauftrag.

Wie Sie in sechs Schritten den perfekten Arbeitsauftrag erstellen

Erstellen Sie den perfekten Arbeitsauftrag

Der Arbeitsauftragsprozess

Jeder Wartungsauftrag hat einen Lebenszyklus mit drei Hauptphasen – Erstellung, Fertigstellung und Aufzeichnung. Diese Phasen lassen sich in mehrere Schritte unterteilen. Wenn Sie jeden Schritt verstehen und einen soliden Arbeitsauftragsprozess haben, stellen Sie sicher, dass Aufgaben nicht in einer Phase stecken bleiben und zu Rückstand werden.

Schritt 1:Die Aufgabe ist identifiziert

Wartungsaufgaben fallen in zwei Gruppen, geplante Wartung und ungeplante Wartung. Die geplante Wartung umfasst alle Arbeiten, die Sie im Voraus kennen, wie Routineinspektionen, und die ungeplante Wartung umfasst alle Aufgaben, die Sie nicht vorhersehen können, wie beispielsweise ein unerwarteter Ausfall.

Schritt #2:Die Wartungsanfrage wird erstellt

Die Auftragsdetails werden zusammengestellt und dem Wartungsteam zur weiteren Bearbeitung vorgelegt. Wenn beispielsweise eine Maschine ausfällt, erstellt ein Bediener einen Arbeitsauftrag und schickt ihn zur Wartung. Wenn eine Aufgabe geplant ist, wird zum richtigen Zeitpunkt ein Arbeitsauftrag erstellt und ausgelöst.

Schritt 3:Der Arbeitsauftrag wird priorisiert und geplant

Manche Jobs sind zeitkritischer als andere. Eine durchgebrannte Glühbirne muss nicht sofort repariert werden, ein kaputtes Förderband aber schon. Aus diesem Grund müssen Sie jeden Arbeitsauftrag, der auf Ihrem Schreibtisch landet, priorisieren.

Nach der Priorisierung ist es Zeit für die Planung. Arbeitsaufträge können basierend auf einem festgelegten Termin, geplanten Wartungsauslösern oder dedizierten Zeitblöcken geplant werden. Durch das Festlegen einer Frist bleiben alle verantwortlich und informiert, damit nichts durch das Raster fällt.

Schritt 4:Die Arbeit ist zugewiesen und abgeschlossen

Es ist an der Zeit, diese Wörter auf einer Seite in die Tat umzusetzen. Der Arbeitsauftrag wird einem Techniker zugewiesen, der die Aufgabe erledigt. Dies kann eine fünfminütige Überprüfung der Ausrüstung sein oder eine komplexe Reparatur, die mehrere Tage dauert.

Schritt #5:Der Arbeitsauftrag ist abgeschlossen und dokumentiert

Sobald alle Bedingungen des Arbeitsauftrags abgeschlossen sind, kann er geschlossen werden. Manager müssen möglicherweise den Arbeitsauftrag für Compliance-Anforderungen abzeichnen. Nach dem Schließen wird der Arbeitsauftrag abgelegt. Ein richtig organisiertes Arbeitsauftragsprotokoll ist entscheidend für die Erstellung von Anlagenhistorien, die Überprüfung vergangener Lösungen, die Vorbereitung auf Audits und mehr.

Schritt #6:Der Arbeitsauftrag wird analysiert und/oder überarbeitet

Geschlossene Arbeitsaufträge enthalten wertvolle Informationen. Sie können Einblicke in Ihre Prozesse und Systeme geben, die zur Feinabstimmung Ihres Betriebs verwendet werden können. Ein Arbeitsauftragsprotokoll ermöglicht es Technikern auch, verpasste Schritte oder alternative Lösungen schnell zu erkennen, wenn ein Problem erneut aufflammt.

Was sollte in einem Arbeitsauftrag stehen?

Arbeitsaufträge sind wie alles andere, was Ihre Einrichtung herstellt – sie müssen gut und fehlerfrei ausgeführt werden. Wenn ein Teil des Prozesses ausgeschaltet ist, kann dies die gesamte Linie betreffen. Welche Informationen machen also einen großartigen Arbeitsauftrag aus?

• Asset :Welches Gerät muss bearbeitet werden?
• Beschreibung des Problems :Was ist das Problem? Was haben Sie zum Zeitpunkt des Scheiterns oder im Vorfeld gehört, gesehen, gerochen oder gefühlt?
• Arbeitsbereich :Welche Arbeit ist erforderlich, um die Arbeit zu erledigen? Welche Fähigkeiten werden benötigt?
• Erforderliche Teile und Werkzeuge :Müssen Teile ausgetauscht oder Spezialwerkzeuge verwendet werden?
• Gesundheits- und Sicherheitshinweise :Welche Sicherheitsverfahren und -ausrüstung sind erforderlich? Gab es Unfälle oder Beinahe-Unfälle während der Arbeit an einem ähnlichen Problem oder Objekt?
• Anfragedatum :Wann wurde der Arbeitsauftrag erstellt und übermittelt?
• Name/Abteilung/Kontakt des Antragstellers :Wer hat den Arbeitsauftrag erstellt und eingereicht?
• Voraussichtliches Fertigstellungsdatum :Wann soll dieser Arbeitsauftrag abgeschlossen sein?
• Tatsächliches Fertigstellungsdatum :Wann wurde der Arbeitsauftrag abgeschlossen und abgeschlossen?
• Erwartete Arbeitszeit :Wie viele Stunden sollte es dauern, um den Arbeitsauftrag abzuschließen?
• Tatsächliche Arbeitszeit :Wie viele Stunden hat es gedauert, um den Arbeitsauftrag abzuschließen?
• Aufgaben-Checkliste :Gibt es eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ausführen der erforderlichen Arbeiten?
• Priorität :Wie wichtig ist dieser Arbeitsauftrag? Hoch, mittel oder niedrig?
• Zugewiesen zu :Wer wird die Arbeit machen? Ist mehr als eine Person erforderlich? Ist ein externer Auftragnehmer erforderlich?
• Zugehörige Dokumente :Gibt es Ressourcen, die helfen können, den Arbeitsauftrag effizienter zu erledigen, wie SOPs, Handbücher, Diagramme, Videos, Anlagenhistorie, Bestellungen oder Bilder?
• Notizen :Gibt es andere Beobachtungen, die bei der Fertigstellung des Arbeitsauftrags oder der Überprüfung des Arbeitsauftrags nach dessen Abschluss hilfreich sein könnten, wie die Häufigkeit eines Problems, Techniken zur Fehlerbehebung oder die erreichte Lösung?

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Verwaltung von Wartungsaufträgen

Einfach einen großartigen Arbeitsauftrag zu erstellen, garantiert keinen Erfolg. Dieser Arbeitsauftrag muss auch ordnungsgemäß verwaltet werden. Ein solides System zur Verwaltung des Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags stellt sicher, dass dieser reibungslos von einem Schritt zum nächsten übergeht. Dies hilft Ihnen, alle möglichen Probleme zu vermeiden, wie mangelnde Verantwortlichkeit, hohe Kosten, erhöhte Ausfallzeiten und erdrückende Rückstände. Schauen wir uns die Vor- und Nachteile einiger Arbeitsauftragsmanagementsysteme an und wie sie sich messen.

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Stift und Papier

Arbeitsaufträge werden seit ihrer Erfindung mit Stift und Papier verwaltet. Schriftliche Arbeitsaufträge sind kostengünstig und vertraut. Papier ist ein Werkzeug, mit dem sich jeder wohl fühlt. Es erfordert so gut wie keine Schulung, die Vorlaufkosten sind ziemlich niedrig und es gibt eine Papierspur, wenn Sie vergangene Arbeiten überprüfen müssen.

Dieses System weist jedoch einige schwerwiegende Mängel auf. Papierakten werden leicht falsch abgelegt, verloren oder beschädigt. Sie sind umständlich und brauchen Zeit, um sie zu finden, abzurufen und zu sortieren. Ungenaue Informationen gelangen eher in einen Arbeitsauftrag, da Details oft nach einem Vorfall aufgezeichnet werden. Die Reaktionszeit auf Arbeitsanfragen ist ebenfalls langsamer. Diese Faktoren in Kombination machen die Arbeit weniger effizient und können Sie auf der ganzen Linie viel Geld kosten.

Manche Jobs sind zeitkritischer als andere. Eine durchgebrannte Glühbirne muss nicht sofort repariert werden, ein kaputtes Förderband aber schon. Aus diesem Grund müssen Sie jeden Arbeitsauftrag, der auf Ihrem Schreibtisch landet, priorisieren.

Whiteboards

Whiteboards sind ein weiteres altes Standbein für Wartungsabteilungen. Die Materialkosten belasten das Budget nicht zu sehr und es ist sicherlich einfach, alle Arbeitsaufträge an einem zentralen Ort anzuzeigen und zu aktualisieren.

Wie Stift und Papier haben Whiteboards einige schwerwiegende Einschränkungen. Das Führen von Aufzeichnungen bereitet große Kopfschmerzen und es ist äußerst schwierig, Informationen aus Aufzeichnungen zu extrahieren, die Sie tatsächlich erhalten. Dies macht es fast unmöglich, Anlagenhistorien zu erstellen, sich auf Audits vorzubereiten und Arbeitsauftragsberichte zu erstellen. Der Arbeitsauftragsverwaltungsprozess gerät auch ins Stocken, da Bediener und Techniker sich an einen zentralen Ort begeben müssen, um Arbeitsanfragen einzureichen oder anzuzeigen.

Excel-Tabellen

Excel-Tabellen sind ein Schritt nach oben von Stift und Papier und Whiteboards. Es macht Aufzeichnungen digital, sodass Dateien weniger wahrscheinlich beschädigt werden oder verloren gehen. Es ist auch einfacher, nach Informationen zu suchen und Berichte mit diesen Informationen zu erstellen.

Obwohl Tabellenkalkulationen die Messlatte etwas höher legen, gibt es einige Faktoren, die sie zu einer wackeligen Grundlage für die Verwaltung von Wartungsaufträgen machen. Einige Tabellenkalkulationen sind an einzelne Computer gebunden, was es schwierig macht, aktuelle Informationen zu einem Arbeitsauftrag anzuzeigen. Auch wenn sie Cloud-basiert sind, können Tabellenkalkulationen nicht automatisch Arbeitsaufträge auslösen, was eine vorbeugende Wartung äußerst schwierig macht. Die Eingabe von Daten und das Erstellen von Berichten erfordern lange Zeit am Computer und Know-how. Es gibt auch eine eingeschränkte Möglichkeit, den Fortschritt von Arbeitsaufträgen zu verfolgen, wodurch Sie einen Schritt zurückbleiben.

CMMS-Software

Einer der größten Vorteile computergestützter Instandhaltungsmanagementsysteme (CMMS) ist der Einsatz von Mobil- und Cloud-Technologie. Diese Art von Wartungsauftragssoftware ermöglicht es allen Wartungsmitarbeitern, Aufgaben in Echtzeit von überall aus zu erstellen, zu verfolgen, abzuschließen und zu analysieren – sei es am Ort einer Panne oder an einem Strand auf Hawaii. Techniker können Arbeitsaufträge, Anlagenhistorien, Dokumente und Bilder überall hin mitnehmen. Sie werden auch über neue Arbeitsaufträge benachrichtigt, sobald diese eingereicht oder ausgelöst werden. Berichte analysieren die Daten in Wartungsaufträgen nach Kosten, Effizienz und anderen Metriken. Für diejenigen außerhalb der Wartung kann das Einreichen einer Arbeitsanfrage über ein CMMS ihnen ein größeres Gefühl der Eigenverantwortung für diese Arbeit geben. Sie können den Status ihrer Anfragen verfolgen und doppelte Arbeitsaufträge vermeiden. Dies ist ein wichtiger Weg, um das TPM in Ihrer Einrichtung zu erweitern und den Bedarf an Updates oder Klärung der Aufgabe zu reduzieren.

Obwohl CMMS-Software der Weg der Zukunft ist, ist sie mit kostspieligeren Vorabpreisen verbunden, erfordert außergewöhnliche Schulung und Kultur, um das System erfolgreich zu machen, und erfordert oft fortschrittlichere Wartungstechniken. Obwohl die CMMS-Software ihre Schwächen hat, machen die langfristigen Vorteile des Systems alle anfänglichen Mängel mehr als wett.

Das Endergebnis

Arbeitsaufträge sind eine Säule guter Instandhaltung. Wenn sie richtig verwaltet werden, geben sie Ihrem Team die Stabilität und Struktur, die es braucht, um effizient zu sein. Ein gut aufgebauter Wartungsauftrags- und Arbeitsauftragsprozess erleichtert es, ein vorbeugendes Wartungsprogramm zu erstellen und auf ungeplante Wartungen zu reagieren. Rollen sind definiert, Arbeitsabläufe reibungsloser, Aufgaben werden nachverfolgt und Informationen sind gut dokumentiert. Die Auswahl der richtigen Tools und Systeme zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist das entscheidende letzte Puzzleteil. Wenn alles zusammenkommt, kann Ihr Betrieb die Grundlagen der Wartung beherrschen und nach neuen Wegen suchen, um zu wachsen und erfolgreich zu sein.