Campus-Management und -Instandhaltung:Nie langweilig

Campus-Management-Teams sind wie die Spezialeinheiten der Gebäudewartung.

Sie kümmern sich um alles, von der Bodenpflege über streunende Tiere bis hin zu experimentellen Weltraumlasern. Sie sind rund um die Uhr im Einsatz und müssen sofort reagieren, wenn die Situation ernst ist (und selbst wenn sie es nicht ist).

Und in der Hochschulbildung benötigen sie genau wie ihre militärischen Kollegen spezielle Werkzeuge.

Egal, ob Sie für ein College oder eine Universität – oder einen anderen Campus – arbeiten – lesen Sie weiter. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie ein CMMS⁠ die Verwaltung Ihrer Wartung einfacher und produktiver macht.

Du arbeitest also auf dem Campus?

Das bedeutet, dass jeder Tag etwas Neues bereithält. Als Wartungsmanager arbeiten Sie mit den klügsten Köpfen des Landes an Projekten, die Geschichte schreiben. Sie unterstützen auch Tausende von Schülern dabei, sich selbst, die Welt und alle 301 Möglichkeiten zum Auslösen der Sprinkleranlage zu entdecken.

Es ist gut, dass Sie Ihren Job mögen, denn Sie haben eine enorme Verantwortung zu übernehmen.

Ihre Verantwortlichkeiten

Geländewartungsaufgaben:

• Rasen:Grün und schlammfrei trotz schwerer Verwendung.
• Landschaftsgestaltung:Blumen, Sträucher und Bäume sind gesund und schön.
• Abfall:Abfallsammlung und Müllentsorgung.
• Parkplatz:Vieles in gutem Zustand mit klarer Beschilderung und funktionaler Ein-/Ausfahrt.

Gebäudewartungsaufgaben :

• Elektrik:Tausende von Steckdosen, Glühbirnen und integrierten Systemen.
• Sanitär:Hunderte von Waschbecken, Toiletten, Trinkbrunnen, Warmwasserbereiter und Abflüsse.
• Innenräume:Farbe, Bodenbelag und alles, was an einer Wand oder Decke hängt.
• Außenbereich:Jede Art von Verkleidung, die der Menschheit bekannt ist (weil der Himmel verbietet, dass zwei Gebäude gleich aussehen).
• Türen und Fenster:Sicher und funktional, damit sie sich öffnen, wenn sie geöffnet sein sollen, und schließen, wenn sie geschlossen werden sollen.
• Zugriff:Schlüssel ein- und auschecken, Schlösser neu verschlüsseln.
• HVAC:Heiz- und Kühlsysteme sind so enorm, dass sie Monate brauchen, um hoch- und runterzufahren.
• Hausmeisterarbeiten:Staubsaugen, Kehren, Wischen, Wachsen, Wischen, Schrubben, Entleeren – die Liste geht weiter.
• Immobilienverwaltung:vom Studentenwohnheim bis zum Sportplatz und vom Neubau bis zum historischen Register.

Gerätewartungsaufgaben :

• Alles von Probenkühlschränken in der Biologieabteilung bis hin zur klimatisierten Lagerung für 200.000 $ Steinway-Klaviere im Zentrum für darstellende Künste.

Raumeinrichtung &Event-Support:

• Alles vom Hinzufügen oder Entfernen von Whiteboards in Klassenzimmern bis hin zum Aufstellen von Tausenden Stühlen im Ballsaal für eine einwöchige Konferenz.

Flottenverwaltungsaufgaben:

• Autos, Lastwagen, Lieferwagen, Golfwagen, Busse, Gabelstapler, Traktoren, Zambonis und mehr.
• Wartung regelmäßiger Abnutzung.
• Reparatur des Schadens durch studentische Operatoren (müssen wir mehr sagen).

Mail-Verwaltung:

• Versand und Empfang von Paketen aller Größen in die und aus der ganzen Welt.
• Postzustellung bei konstantem Umschlag und Bewegung.

Die Herausforderung des Campus-Managements:Alles ist ein Notfall

Eine verstopfte Toilette sprudelt Abwasser. Ein Schloss ist blockiert, ein Professor und 300 Studenten bleiben vor ihrem Hörsaal stecken. Etwas löste kurz vor dem großen Spiel die Sprinkler auf dem Fußballfeld aus. Und all das geschah in nur 5 Minuten .

Jeder an Hochschulen strebt danach, etwas zu erreichen. Wenn alles in gutem Zustand ist, denkt niemand daran, wie die Einrichtung zur akademischen Leistung und zum Studienerfolg beiträgt. Aber wenn etwas schief geht, steigen die Emotionen hoch.

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Also nur für den Fall, dass Sanitär-, Elektro- und Quantenplasmageneratoren nicht ausreichen, um Ihren Appetit anzuregen, Sie jonglieren auch mit Erwartungen und Beziehungen .

Wenn du zur Arbeit kommst

Seien wir ehrlich – Sie haben die Arbeit nie verlassen. Obwohl Ihr Team Bereitschaftsdienste abwechselt, benötigen Notfälle häufig Ihre Hilfe, lassen Sie Ihr Telefon also rund um die Uhr eingeschaltet .

Wahrscheinlich ist das Erste, was Sie tun, wenn Sie wieder im Büro sind, eine Bestandsaufnahme derneuen Arbeitsanfragen . Sie treffen sich mit Ihrem Vorgesetztenteam, um über laufende Projekte auf dem Laufenden zu bleiben und Aufgaben machen . Die Aufseher verbinden sich dann mit den Teamleitern und die Teams verbringen den Rest des Tages damit, ihre Marschbefehle auszuführen.

Auf der anderen Seite begeben Sie sich in einen Tag voller Meetings . Das liegt daran, dass auf dem Campus nichts passiert, was nicht den Campus betrifft. Hier ist eine Auswahl Ihrer täglichen Unterhaltungen:

1. Die Astronomieabteilung möchte einen Monat lang Late-Night-Events am Observatorium veranstalten. Der Fakultät ist nicht bewusst, dass Sie eine Nachtmannschaft haben, die den abgenutzten Bodenbelag ersetzen soll. Du verbringst eine Stunde damit, die Auswirkungen einer Neuplanung entweder der Astronomie-Events oder des Bodenbelagsteams zu diskutieren oder einen Weg (mit Beschilderung) durch den Arbeitsbereich zu schaffen (sie müssen nur mit dem Lärm fertig werden).
2. Der Studiendekan möchte Luftfilter als eine höherwertige COVID-Best Practice aufrüsten, weiß jedoch nicht, dass einige ältere HLK-Systeme mit dieser Art von Luftdruck nicht umgehen können. Er möchte die pauschale Aussage treffen, dass alle Einrichtungen diese Filterstufe verwenden, also führen Sie ihn durch die Kosten-Nutzen-Analyse.
3. Und Ihr Favorit:Beschwerden mit der Gewerkschaft und der Personalabteilung ansprechen.

Alles zusammenhalten

Wie hält man das Ganze zusammen? Mit einem CMMS (Computerized Maintenance Management System), das alle Systeme Ihrer Abteilung an einem Ort integriert:

• Vermögensverwaltung
• Geplante Wartung
• Arbeitsanfrage
• Arbeitsverwaltung
• Inventarverwaltung
• Einkaufsmanagement
• Lieferantenverwaltung

Werfen wir einen Blick auf jeden einzelnen mit einem direkten Vergleich einer Abteilung ohne CMMS mit einer Abteilung, die ihr CMMS nutzt – in diesem Fall Limble – nun ja.

Vermögensverwaltung

Asset-Tracking ohne CMMS

Auf einem so großen Campus – und in ständiger Veränderung – könnten Sie nicht alle Vermögenswerte auflisten, für die Sie verantwortlich sind, selbst wenn Sie wollten.

Es gab in der Vergangenheit einige Versuche in gutem Glauben, ein Verzeichnis von Vermögenswerten zu erstellen. Leider kann keine Excel-Tabelle der Welt mit dieser Komplexität umgehen, und die Informationen, die die Sekretärin zusammengestellt hat, waren schnell veraltet und unbrauchbar.

Asset-Tracking mit Limble CMMS

Wenn Ihr Team zum ersten Mal ein Objekt berührt – sei es die Reparatur einer Toilette oder die Installation einer Solaranlage – wird es beim Erstellen des Arbeitsauftrags in Limble eingegeben.

Im Laufe der Zeit wird dadurch eine durchsuchbare Liste von Assets erstellt, die nach Standort, Gebäude, Raum usw. geordnet ist.

Beispiel für die Asset-Hierarchie in Limble CMMS

Jeder Arbeitsauftrag verknüpft sein Asset mit den richtigen Teilen, Lieferanten und dem Arbeitsverlauf . Es wird zu einer lebendigen Ressource, die wächst und sich ausdehnt, während Sie sie nutzen. Je mehr Sie es verwenden, desto besser wird es.

Asset-Verlauf ohne CMMS

Informationen zu jedem Asset – Handbücher, vergangene Arbeitsaufträge, Ersatzteilnummern – werden an verschiedene Stellen verteilt:

• auf Papier im Büro
• in einer Handvoll E-Mail-Konten oder Textnachrichten verschiedener Mitarbeiter
• in Microsoft Office-Dokumenten auf einem Dutzend anderer Computer
• in deinem Kopf, weil nie Zeit zum Dokumentieren ist

Das Aufspüren dieser Informationen ist ein nicht trivialer Teil jeder Arbeitsaufgabe.

Asset-Verlauf mit Limble CMMS

Mit nur einem Klick in Limble kann jeder Mitarbeiter Folgendes sehen:

• Arbeitsverlauf (jede Aufgabe, die jemals an diesem Asset abgeschlossen wurde)
• geplante Wartung
• aktueller Ersatzteilbestand
• bevorzugte Anbieter und ihr Arbeitsverlauf

Reiter mit Asset-Informationen in Limble CMMS

Sie können Notizen schreiben und Dateien wie PDF-Handbücher anhängen, damit Ihre Wartungstechniker alle Informationen an einem Ort haben, egal ob sie im Büro oder vor Ort sind.

Asset zur Limble-Datenbank hinzufügen

Alle übrigen Informationen des Assets werden automatisch basierend auf den Limble-Aufgaben aktualisiert, die Ihr Team täglich erledigt.

Finanzplanung ohne CMMS

Wenn Sie ein Vizepräsident nach dem aktuellen Wert der von Ihnen verwalteten Vermögenswerte fragt, würden Sie sagen:„Das ist nicht meine Aufgabe. Fragen Sie die Finanzabteilung.“

Jedes Mal, wenn Sie dieses Gespräch führen, geben Sie den Leitern anderer Abteilungen ein wenig mehr Entscheidungsbefugnis ab.

Finanzplanung mit Limble CMMS

Du bist derjenige mit den Antworten.

Da Sie alle Ihre Vermögenswerte an einem Ort haben, können Sie andere Abteilungen beispielsweise Abschreibungspläne anhängen lassen.

Limble erstellt Berichte, die dem oberen Management den Kapitalwert des Unternehmens zeigen und welche Geräte ersetzt werden müssen.

Wenn Sie nachweisen können, dass die Reparatur eines Geräts im Wert von 100.000 USD jährlich 80.000 USD kostet, kann die Finanzabteilung nicht widersprechen. Anstatt die Universität für „unnötige“ Initiativen zu belasten, lobt Finance Sie dafür, dass Sie dank Ihres versierten Managements in den nächsten fünf Jahren 300.000 US-Dollar eingespart haben.

Sie gehen noch einen Schritt weiter:Sie wissen, dass die gewinnbringenden Zentren der Universität für die Abschreibung von Geräten im Laufe der Zeit Steuervorteile erhalten. Diese Vorteile enden jedoch, sobald das Gerät vollständig abgeschrieben ist. Sie können die Ausrüstung viel früher austauschen, da Sie wissen, dass sich die Wartungskosten plus die Abschreibung summieren.

Wenn Sie sich die Diagramme in Ihrem Limble-Dashboard ansehen, können Sie vorhersagen, welche Assets Sie wann ersetzen oder neu erstellen müssen.

Ein Beispiel für das benutzerdefinierte Dashboard von Limble

All dies trägt dazu bei, dass Finanzen und Einrichtungen eine freundlichere Dynamik aufbauen. Sie wissen, dass Sie sich gegenseitig den Rücken frei halten. Wenn Finance Fragen hat, haben Sie Antworten und können erklären, wie sich dies auf das Endergebnis auswirkt.

Geplante Wartung (PM)

Präventive Wartung ohne CMMS implementieren

Aufgrund der schieren Menge an Arbeitsanfragen befindet sich Ihr Team immer im Krisenmodus und kümmert sich um das, was heute kaputt gegangen ist oder neu aufgebaut werden muss.

Natürlich würden Sie gerne mehr Ressourcen in die geplante Wartung investieren, damit die Geräte weniger wahrscheinlich kaputt gehen. Aber das ist einfach keine Option.

Präventive Wartung mit Limble CMMS implementieren

Sie können jeder Anlage in Limble Pläne für vorbeugende Wartung (PM) hinzufügen (komplett mit Checklisten für Standard-Betriebsverfahren, wenn Sie sich ehrgeizig fühlen).

Wartungschecklisten in Limble CMMS erstellen

Limble generiert und weist PM-Aufgaben automatisch zu, sodass Ihr Team auf natürliche Weise von der reaktiven Wartung zur proaktiven Wartung übergeht.

Limble verfolgt und berechnet automatisch Ihre geplante und ungeplante Arbeit

Das tut viel für die Moral. Anstatt das Gefühl zu haben, immer im Rückstand zu sein, verhält sich das Team, als ob es in seinem A-Spiel wäre.

Planen und Zuweisen von Aufgaben ohne CMMS

Wenn Ihr Team über die erforderliche Bandbreite verfügt, ist es sich nicht sicher, welche präventiven Wartungsaufgaben zu erledigen sind. Einige Geräte können jahrelang nicht berührt werden, während andere Geräte übermäßig gewartet werden.

Planen und Zuweisen von Aufgaben mit Limble CMMS

Limble generiert automatisch zugewiesene Aufgaben an die richtigen Handwerker. Die Aufgaben werden auf derselben To-Do-Liste wie ihre regulären Arbeitsaufträge angezeigt.

Aufgaben werden entweder durch Kalender oder Nutzung ausgelöst.

Das Team wartet die Geräte im Rahmen des regulären Arbeitsablaufs termingerecht. Sprechen Sie über die betriebliche Effizienz.

Schnappschuss eines Wartungskalenders in Limble CMMS

Abgeschlossene PNs ohne CMMS protokollieren

Welche vorbeugende Wartung Sie dem Team zuweisen, wird nicht protokolliert. Niemand ist sich jemals hundertprozentig sicher, welche Vermögenswerte vollständig dienstbereit sind und welche fällig werden.

Abgeschlossene PMs mit Limble CMMS protokollieren

Limble behält für Sie den Überblick über alle erledigten Aufgaben, einschließlich der vorbeugenden Wartung. Beim Einrichten Ihres Kontos haben Sie benutzerdefinierte Workflows erstellt, um den Geräte-/Objektstatus basierend auf der Arbeitsweise Ihres Teams zu aktualisieren:

• Sie stellen die Ausrüstung standardmäßig auf "Läuft".
• Wenn eine Arbeitsanfrage eingeht, ändert Limble den Status des Inhalts in "In Prüfung".
• Wenn Sie einen Arbeitsauftrag genehmigen, ändert sich das Asset in "Ausstehend". Wenn das Asset nicht funktioniert, können Sie stattdessen den Status manuell auf "Down" setzen.
• Wenn ein Arbeitsauftrag in Bearbeitung ist, ändert Limble den Status in "In Reparatur".
  Und wenn der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, ändert Limble den Status wieder zurück in "Läuft".

Mit nur einem Blick sehen Sie, welche Geräte betriebsbereit, in Reparatur, außer Betrieb usw. sind.

Prüfen des Gerätestatus in Limble CMMS 

Ersatzteilverwaltung ohne CMMS

Sie wissen nicht, welche Ersatzteile Sie für diese PM benötigen oder ob Sie welche in Ihrem Lager haben (und nicht dringenderen Aufgaben zugewiesen sind).

Ersatzteilverwaltung mit Limble CMMS

Beim Einrichten Ihres Limble-Kontos haben Sie eine Lagerbestandsprüfung für Ersatzteile durchgeführt und jedes Teil mit dem entsprechenden Asset in Limble verknüpft. Als Sie dann Ihre PM-Checklisten erstellt haben, haben Sie sie mit ihren Ersatzteilen verknüpft.

Schnappschuss der Teileverwaltungsansicht in Limble CMMS 

Wenn Ihr Techniker seinen PM-Auftrag erhält, sagt er ihm:

• welche Teile mitzubringen sind
• wo sie zu finden sind
• wie viele sind auf Lager
• wie viel von diesem Bestand bereits anderen Aufgaben zugewiesen ist

Mehr zur Inventarpflege später.

Arbeitsanfragen

Arbeitsanfragen ohne CMMS einreichen

Leute, die etwas reparieren müssen, melden dies dem Wartungskoordinator. Zumindest hoffen Sie, dass sie es tun.

Aber Hoffnung ist nicht wirklich eine Wartungsstrategie, zumindest nicht, wenn es darum geht, Leute dazu zu bringen, Probleme zu melden. Häufiger als Ihnen lieb ist, stellen Sie tagelang (Wochen? Monate?) fest, dass etwas kaputt ist, bevor ein Teammitglied es entdeckt und eine Arbeitsanfrage gestellt hat.

Einreichen von Arbeitsanfragen über Limble CMMS

Schilder in der gesamten Einrichtung weisen die Mitarbeiter darauf hin, wie sie Anfragen an Limble über die Website (direkt in das Portal), E-Mail und Telefon (wo Ihr Büro die Anfrage manuell eingeben kann) einreichen können.

Mit Limble können Sie QR-Codes verwenden, um Assets zu identifizieren und den Ticketeinreichungsprozess zu beschleunigen

Jeder kann eine Wartungsanfrage stellen und alle Anfragen landen im selben Portal im selben Format.

Arbeitsanfrageportal von Limble

Der Verlauf einer Arbeitsanfrage kann ziemlich düster werden. Wann wurde das Problem zum ersten Mal gemeldet? Wer hat es geschickt? Wie können Sie sie in den Griff bekommen? Meistens stellst du die Frage nicht, weil es keine Antwort gibt.

Limble versieht alle Anfragen mit einem Zeitstempel und erfasst die Informationen des Anfragenden, wenn er sie einsendet. Sie können weitere Informationen anfordern und das Alter der Aufgaben bei der Priorisierung Ihres Wartungsrückstands berücksichtigen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die kritische Arbeit immer zuerst erledigt wird.

Detaillierte Arbeitsanfragen ohne CMMS erhalten

Die Beschreibungen zu Arbeitsanfragen sind unglaublich vage:„Toilette ist kaputt.“

Welche der 900 Toiletten des Campus war das? Ist der Griff locker oder fließt Abwasser?

Da jeden Tag Hunderte von Gästen auf dem Campus sind, weiß der Anfragende manchmal nicht einmal, wo er sich befindet oder welches Gerät er sich ansieht. Viel Glück also, das herauszufinden.

Detaillierte Arbeitsanfragen mit Limble CMMS erhalten

Die meisten Arbeitsanfragen gelangen dank der einfach einzurastenden QR-Codes von Limble direkt über das Portal in Limble.

Jeder QR-Code ist einzigartig und einem bestimmten Asset zugeordnet. Wenn ein Benutzer den Code scannt, hängt Limble genau dieses Asset an die Anfrage an.

Wenn Anforderer berichten, dass die Toilette kaputt ist, wissen Sie, dass es sich um Toilette Nr. 3 im zweiten Stock der Halle B des Johnson-Gebäudes handelt und dass diese spezielle Toilette dieses Jahr bereits zweimal Probleme mit dem Flansch hatte.

Sie können auch verlangen, dass der Anforderer ein Foto des defekten Teils hochlädt, um zu sehen, was Sie betreten, bevor Sie dort ankommen. Tatsächlich können Sie im Anfrageformular jede Art von Informationen anfordern.

Beispiel für ein Arbeitsanfrageformular in Limble CMMS

Verwalten doppelter Arbeitsanfragen ohne CMMS

Einerseits befürchten Sie, dass manche Probleme zu lange andauern, bevor die Leute sie melden. Andererseits werden einige Probleme mehrfach gemeldet. Die Duplikate sind zwar nicht das Ende der Welt, können aber zu wilden Verfolgungsjagden führen.

Verwalten doppelter Arbeitsanfragen mit Limble CMMS

Wenn eine Arbeitsanfrage einer bereits im System vorhandenen ähnelt, zeigt Limble die ursprüngliche Anfrage an und fordert den Anforderer auf, zu bestätigen, dass es sich um ein neues Problem handelt. Duplikate kommen selten durch.

Der Algorithmus von Limble kann doppelte Arbeitsanfragen erkennen

Kommunikation mit Anfragenden

Wenn Sie keine Möglichkeit haben, die Anforderer über den Arbeitsfortschritt zu informieren, entsteht der Eindruck, dass Ihr Team nicht reagiert.

Mit Limble CMMS geben Anforderer ihre E-Mail-Adressen auf ihren Wartungstickets an, sodass Limble ihnen automatisch eine E-Mail sendet, wenn die Anfrage zu einem Arbeitsauftrag wird und wenn sie abgeschlossen ist. Ihr Team genießt den Ruf, sowohl bissig als auch gründlich zu sein.

Campus-Management-Teams und -Aufgaben

Aufgaben ohne CMMS zuweisen

Sie vergeben Aufgaben in Besprechungen zu Beginn jedes Tages oder indem Sie Notizen hinterlassen, Nachrichten senden oder telefonieren.

Kurz gesagt, um einen Auftrag zu erteilen, müssen Sie sie zuerst erreichen.

Sicher, das ist eine vernünftige Erwartung – so funktioniert jede Kommunikation –, aber es erfordert einiges an Aufwand und führt regelmäßig zu Verzögerungen.

Es stößt auch Löcher in die Verantwortlichkeit. Woher wissen Sie, dass es tatsächlich geschafft wurde? Oder wann? Oder ob noch etwas tiefergehendes angegangen werden muss, bevor das ursprüngliche Problem behoben ist?

Aufgaben über Limble CMMS zuweisen

Alle Aufgaben live in Limble, wo alle Teammitglieder jederzeit ihre aktuellen To-Do-Listen auf ihrem Computer oder Smartphone einsehen können. Sie müssen sie nicht erreichen, um ihre Prioritäten für diesen Tag zu ändern; Sie ziehen Limble einfach per Drag &Drop in das Wissen, dass sie den Anweisungen folgen, wenn sie dort ankommen.

Momentaufnahme der Arbeitsbelastung eines Technikers

Einige Aufgaben werden sogar automatisch nach Branche, Standort usw. zugewiesen.

Informationen sammeln ohne CMMS

Aus vagen Arbeitsanforderungen werden vage Arbeitsaufträge. Die Mitarbeiter müssen herausfinden, welche Toilette eine Fehlfunktion hat, zurück ins Büro gehen, um das Handbuch zu holen, zum Inventar für Teile wandern und Stan erreichen, weil er dieses spezielle Problem angeblich schon einmal behoben hat.

Manchmal dauert dieser Vorbereitungsprozess länger als die Aufgabe selbst.

Informationen sammeln mit Limble CMMS

Limble verknüpft Aufgaben mit einem Asset, sodass Mitarbeiter bei der Arbeit alle Handbücher, Arbeitshistorien, Standardarbeitsanweisungen und sogar Ersatzteildaten zur Hand haben – einschließlich Teilenummern, Lieferantenkontaktinformationen und Bestandszählungen.

Liste der abgeschlossenen WOs in Limble CMMS

Techniker schlagen Arbeitshistorien nach, um zu sehen, wer es zuvor repariert hat und wie sie es gemacht haben. Sie können einer Aufgabe mehrere Teammitglieder zuweisen, wenn es sich um mehr als eine Einzelperson handelt.

Teammitglieder kommen mit allen Teilen, Werkzeugen und Wissen, die sie benötigen, um die Arbeit schnell zu erledigen, auf der Website.

Ein Beispiel für ein WO in Limble CMMS

Kommunikation über Arbeitsaufträge ohne CMMS

Natürlich stoßen Teams immer auf Probleme, mit denen sie nicht gerechnet haben. Im Moment verlassen Sie sich hauptsächlich auf Funkgeräte, um Anweisungen in Echtzeit zu geben. Es ist schnell, aber ohne etwas Schriftliches, es lässt viel Raum für Fehler.

Das setzt natürlich voraus, dass die Person mit den Antworten Dienst hat und Radio hört, wenn Sie sie brauchen. Wenn nicht, erfinden Sie entweder das Rad neu oder verzögern. Hoffentlich war es nicht dringend.

Mit Limble CMMS über Arbeitsaufträge kommunizieren

Da so viele Aufgaben mit Checklisten verbunden sind, sind Teams viel unabhängiger. Sie brauchen nicht mehr das Maß an externer Unterstützung wie früher.

Wenn etwas geklärt werden muss, chatten Sie und das Team über Kommentare zur Aufgabe, sodass ein vollständiger digitaler Papierpfad vorhanden ist.

Arbeitsdetails in WO-Kommentaren in Limble diskutieren

Verfolgen des WO-Verlaufs und der Berichte ohne CMMS

Möglicherweise haben Sie kein formelles System, um zu protokollieren, was Techniker getan haben, um ihre Arbeitsaufträge abzuschließen. Wenn Sie dies tun, lagert das Büro es an einem unbequemen Ort ab, damit das kollektive Wissen ungenutzt bleibt.

Um einen Überblick über abgeschlossene Arbeitsaufträge zu erhalten, müssen Sie jeden einzelnen einzeln herausziehen und dann wieder ablegen, was nie jemand tut.

Dies setzt natürlich voraus, dass der Zettel nicht verloren gegangen ist. Wenn dies der Fall ist, sind Sie wieder bei Null und haben überhaupt keine Aufgabenverfolgung:Es gibt keine Aufzeichnungen darüber, warum, wann, wie oder wer die Arbeit erledigt hat.

Denn niemand hat das große Ganze , macht es keinen Sinn, wann ein bestimmter Vermögenswert wahrscheinlich wieder zusammenbricht. Der Mangel an Daten hält Sie in einer teuren und anstrengenden Run-to-Failure-Wartungsstrategie gefangen.

Verfolgen des WO-Verlaufs und der Berichte mit Limble CMMS

Limble führt eine Historie aller an jedem Asset durchgeführten Arbeiten, einschließlich der automatischen Zeitmessung, wie lange es gedauert hat, jeden Arbeitsauftrag abzuschließen. Dies gibt Ihnen einen einzigen Blick auf die Gesamtbetriebskosten.

TCO-Bericht in Limble

Sie können nicht nur eine Liste aller abgeschlossenen Arbeitsaufträge sehen, sondern auch filtern und durchsuchen.

Darüber hinaus können Sie Berichte erstellen, die auf der Reparaturzeit oder anderen Daten auf der Arbeitsauftrags-Checkliste basieren. Teamstatistiken rücken deine Top-Performer ins Rampenlicht.

Teamleistungsbericht in Limble

Auf der anderen Seite können sich Underperformer nirgendwo verstecken. Trends zeigen, welche Assets abgenutzt sind, und Sie sparen Geld und Kopfschmerzen, indem Sie Probleme finden, bevor sie auftreten.Sie können sehen Übergang Ihres Teams vom Chaos zur Ausführung durch Experten, da mehr Aufgaben pünktlich erledigt werden.

Aufgabenstatus-Abschlussbericht in Limble

Die Verwendung eines digitalen Tools wie CMMS ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die Verantwortlichkeit in der Wartungsabteilung zu verbessern.

Inventarverwaltung

Inventarbestand ohne CMMS verwalten

Die einzige Möglichkeit, Ihren Ersatzteilbestand zu überprüfen, besteht darin, zum Lager zu fahren und sich das Regal anzusehen.

Wenn Sie jedoch einen großen Betrieb haben, wissen Sie möglicherweise nicht einmal, welches Lager oder welches Regal, in diesem Fall ist es möglicherweise sowieso einfacher, einfach ein neues zu bestellen.

Dieser (fehlende) Prozess hinterlässt zu viele von einigen Elementen (verschwendetes Budget) und zu wenige andere (vermeidbare Ausfallzeiten).

Inventarbestand mit Limble CMMS verwalten

Jeder kann die Lagerbestände in Echtzeit in ihren Limble-Apps überprüfen, da die Lagerbestände jedes Mal automatisch aktualisiert werden, wenn ein Techniker seinen Arbeitsauftrag abschließt.

Ansicht der Teileverwaltung in Limble CMMS 

In der Teileakte ist genau angegeben, wo die Ersatzteile zu finden sind. Wenn ein Arbeiter ein Teil außerhalb des Kontexts eines bestimmten Arbeitsauftrags herausnimmt, befindet sich im Regal ein QR-Code, den er aufnehmen kann und der die Zählung aktualisiert.

Natürlich möchten Sie Ihre Bestandszählungen trotzdem regelmäßig überprüfen, also legen Sie einen „Zykluszähler“ fest. Limble erstellt jetzt automatisch Aufgaben, um das Inventar so oft zu prüfen, wie Sie es für richtig halten.

Inventaroptimierung ohne CMMS

Jeder weiß, dass es Teile im Lager gibt, die jahrelang – vielleicht Jahrzehnte – unberührt geblieben sind, aber die einzige Möglichkeit, den überschüssigen Lagerbestand zu identifizieren, ist die Dicke des ungestörten Staubs auf der Kiste.

Manchmal werden Teile, die für eine anstehende Aufgabe mit hoher Priorität benötigt werden, für eine sofortige Aufgabe mit niedriger Priorität verwendet.

Es ist die Norm, Teile an dem Tag zu bestellen, an dem die Crew erkennt, dass sie sie braucht und keine hat, und es kommt häufiger vor, dass Bestellungen dupliziert werden.

Inventaroptimierung mit Limble CMMS

Wenn Sie Ihr MRO-Inventar anfänglich einrichten, legen Sie veraltete Schwellenwerte fest, damit Limble den Wartungskoordinator benachrichtigt, wenn Teile über einen längeren Zeitraum nicht verwendet werden. Das führt zu zeitnahen Gesprächen darüber, was aufzubewahren und zu löschen ist.

Festlegen von Schwellenwerten für Ersatzteilartikel in Limble

In Limble sehen die Teammitglieder, ob Teile auf Lager sind und wie viele bereits anderen Aufgaben zugewiesen sind.

Der Einkauf wird an dem Tag ausgelöst, an dem die verwendeten/zugeteilten Teile unter Ihre vordefinierten Schwellenwerte fallen. Wichtige Teile sind immer zur Hand und Techniker führen Reparaturen oft noch am Tag der Meldung durch.

Sie können bestimmten Teilen bevorzugte Lieferanten zuordnen, sodass Sie immer die beste Qualität erhalten, unabhängig davon, wer im Einkauf die Bestellung (PO) bearbeitet. Limble fügt jedem Ersatzteildatensatz Bestellungen bei, damit Sie in der Bestellung sehen können, wann die neue Bestellung eintrifft.

Einkauf für Campus-Management

Kaufanfragen ohne CMMS auslösen und verfolgen

Sie haben für jeden Einkauf eine Papierspur, aber genau das ist eine Papierspur, die zwischen mehreren Schreibtischen, Büros und sogar Standorten verstreut ist.

Anyone on the crew who needs to create, approve or reference a PO has to physically come into the office or distract the purchasing team with phone calls and emails.

Triggering and tracking purchase requests with Limble CMMS

Limble has a customizable system for submitting purchase requests that automatically become purchase orders once approved.

Whenever a part’s inventory drops too low, Limble triggers a purchase request automatically. Purchasing can even create a template with a custom message, vendor info, part numbers and quantities, and more.

Purchase order list view in Limble CMMS

If you don’t usually carry the part, the tech can trigger a purchase request right within their task.

Even technicians can trigger purchase requests using Limble

Limble saves everything on the cloud and is available on both desktop and mobile. Both the tech and their manager can see the POs status at any time.

Without a digital system, not only do parts not get ordered until the day they’re needed, but it’s also not uncommon for the wrong part to get ordered, resulting in even longer delays. With Limble, every purchase request arrives with the exact part number and vendor attached. The process is easy — and precise — for both Maintenance and Purchasing.

Approving and accounting for purchases without a CMMS

Many employees are approved to make purchases up to a specific cost on their company cards. That keeps management from getting bogged down with approvals.

Since they’re using the company card, the transaction gets logged for accounting purposes, but it may never get associated with a work order.

That means any facility work that could be billed back to a third party — say, a conference that ordered custom signage for their campus event — never gets paid to the university. (No wonder they keep hosting their events here!)

It also means that you don’t know the total maintenance cost of your assets because they’re getting repaired with materials that never get into the system.

Approving and accounting for purchases with Limble CMMS

Limble automates the approval process taking into account each team member’s budget. For example, Sam can make purchases up to $2,000 on his own but needs approval from Dave beyond that.

Limble pushes the request to either the purchasing department or the next person in line who needs to approve it before it finally ends up with Purchasing.

Any part your tech uses is listed right on the work order and gets automatically calculated into client billing and asset history.

Did you catch that? All the documentation happens automatically — no extra paperwork for anyone.

The purchase approval process in Limble

This streamlined workflow lets Purchasing focus on purchasing, Accounting focus on accounting, and Maintenance focus on maintenance.

Managing incoming shipments without a CMMS

When shipments come in, Purchasing can almost always link them to the right PO, but that doesn’t mean they can connect them to the correct work order. Sometimes parts sit in the warehouse for days (weeks?) before the tech who needs them finds out they’ve arrived. Again, lots of unnecessary downtime.

Managing incoming shipments with Limble CMMS

As soon as a PO is marked as “received,” Limble notifies the techs and managers on the associated work orders. This prompts them to start up tasks again, prioritize their current workloads, and/or set expectations with departments.

Working with Finance without a CMMS

Conversations with Finance are tense. You can’t do anything without being double or triple questioned on whether it’s really necessary. You get asked lots of questions that would take hours of work to answer — questions that aren’t nearly important enough to set aside that kind of time.

Working with Finance with Limble CMMS

Maintenance and Purchasing are now the finance department’s best friends. Any time there are questions about a charge, your teams always have the answers.

Limble’s reports update themselves instantaneously . More often than not, you’re now initiating conversations with Finance because you have so much to show off.

You started a conversation when you could show them downtime spiking because of faulty equipment. When the budget for new equipment was approved, you could show them that downtime dropped again and calculate the savings based on every hour it was working compared to the month before.

Total downtime report in Limble

Your IT department used Limble’s API to link all the Limble data to the data in your company’s enterprise resource planning software (ERP). It used the API or the built-in Quickbooks integration to get the same information into the accounting system.

Vendor management

Tracking vendors without a CMMS

No one person in your department knows who all your vendors are. The fleet manager could list off his if you asked, as could the lead on the plumbing team. (When the head of groundskeeping had a heart attack, there was a bit of a crisis, so they started a list they keep in the office.)

Tracking vendors with Limble CMMS

All vendors are in a single list and linked to the equipment, parts, etc., they service or provide. Each record has contact information, a detailed history, and notes/instructions for anyone who needs to reach out.

To keep the thousands of vendors straight, you created custom fields (for example, whether that vendor is for a particular department). You also customize which columns show up on the master list, so you don’t even have to click in half the time.

Vendor list in Limble CMMS

Tracking vendor work without a CMMS

Not only is it unclear who your vendors are, but the picture gets even fuzzier when it comes to what work they’re doing. You couldn’t sum it up if you tried.

Tracking vendor work with Limble CMMS

Every vendor gets assigned to tasks within Limble just like your employees do. When you add them to a job, Limble emails them a unique link to the portal. There, they see and interact with the task within Limble itself.

Limble adds the work details — how long it takes to accomplish, what spare parts they used, etc. — into the maintenance history.

Sharing a task with your maintenance vendor using Limble

What vendors see when you share tasks with them through Limble

Keeping vendors honest without a CMMS

Now and again, a vendor goes rogue and over-charges for their services or ends up doing more harm than good.

They are adamant that “It was that way when I got here,” so the best your department can do is to cut your losses.

Keeping vendors honest with Limble CMMS

You baked vendor accountability into your systems by sending them tasks and keeping all communication within Limble. Limble gives them crystal clear instructions and digital checklists of your standard operating procedures, which means fewer improvisation on their side which you have to fix again later.

Your first step is to require the vendor to upload a picture of the item or area before starting work, so there is no question of whom to hold accountable if things go awry (a great way to reduce everybody’s liability).

Vendors can upload before/after images to improve work visibility

You, your team, and your vendors can communicate via messages in the task itself.

Limble tracks time spent on each vendor’s task and lets them upload invoices that get siphoned straight into the accounting workflow. Of course, if a vendor didn’t use the system, your team can enter their work manually.

As soon as they click “finish,” Limble notifies the lead on that project and the project moves forward without delay.

An eye to long-term planning for campus management

More than 60% of the maintenance workforce will be retiring in the coming decade — that’s likely 60% of your campus management corp, too. That is a massive loss of institutional knowledge in a short time.

If you’re not careful, it will be very expensive to reinvent your campus’ systems. There will be costly disruptions to the student experience you could have avoided. Your team will have to learn all the wrong ways to rewire a stadium lighting system before they rediscover the one way that works.

On the other hand, you could have your seasoned employees building out checklists in Limble for new hires to use. Work could continue uninterrupted with historical data at everyone’s fingertips. Junior techs become self-sufficient. Senior techs finally get to take a vacation.

Who knows — maybe even you will get to spend an evening with your family instead of your phone.

How to get started with Limble CMMS?

So, you’ve liked everything you’ve read and now you want to take Limble for a test drive. You want to check all of these futures yourself, but without any commitment.

Smart move, choosing a CMMS vendor is not something you should do on a whim. Here are three ways to test Limble without taking a credit card out of your wallet:

• start a free 30-day trial
• request a demo
• try our self demo (leads you to a simulated environment where you can play around with and test Limble’s features