SaaS-Apps und Funktionslücken

Wir gewöhnen uns langsam in allen Bereichen unseres Lebens an Cloud- und SaaS-Anwendungen – auch am Arbeitsplatz. Sogar große Unternehmen beginnen, wichtige Geschäftsanwendungen wie Office 365 und Google Docs in die Cloud zu verlagern. Dieser Wandel wirkt sich stark auf die IT und die Endbenutzer aus, da sich beide an die Verwendung und Unterstützung neuer, Cloud-basierter Tools anpassen. Manchmal fehlen diesen SaaS-Anwendungen die Funktionen ihrer internen Gegenstücke.

Die Bewertung von SaaS-Apps im Vergleich zu ihren vorherigen internen Versionen ist nicht so einfach, ebenso wenig wie die Auswahl der Cloud-Anwendung. Ein Vergleich von Office 365 mit G Suite zum Beispiel ist keine Apfel-zu-Äpfel-Wahl. Sie umfassen jeweils viele Anwendungen mit vielen Funktionen, aber es wird Unterschiede geben, wie die Apps aussehen und wie Benutzer sie erleben. Sie haben jeweils Stärken und Schwächen. Und in der Cloud geborene Apps wie die G Suite unterscheiden sich deutlich von Apps wie Word Online, die viele Benutzer bereits kennen, aber die Cloud aufgeholt haben.

Im Idealfall sollten Sie als Mitglied des IT-Teams genau wissen, was die Anwendung im Vergleich zu der lokalen, die sie ersetzt, macht und was nicht. Benutzer werden fragen. Oder, wenn sie nicht speziell fragen, können sie Kollegen gegenüber schimpfen. Sie werden ihre Unzufriedenheit an erhöhten Helpdesk-Tickets oder an mangelnder Akzeptanz erkennen.

Achtung vor den fehlenden SaaS-Funktionen

Es gibt einige allgemeine Lücken bei SaaS-Funktionen, auf die Sie achten sollten:

• Telefonieprobleme: Sowohl Skype for Business als auch Google Hangouts bringen einige Probleme mit der Telefonie mit sich, die die IT vor der Einführung verstehen sollte, insbesondere wenn sie von einem leistungsstarken internen System stammen. Skype for Business hat beispielsweise keine automatische Telefonzentrale und keine Sammelanschlüsse, zwei wichtige Funktionen für Geschäftsbenutzer.
• Konfigurations- oder Anpassungsprobleme: Möglicherweise hören Sie Beschwerden über fehlende SharePoint Online-Features, wenn eine Abteilung von SharePoint Server umgezogen ist. Die Konfigurations- und Anpassungsoptionen sind bei SharePoint Online eingeschränkter. Einige Unternehmen ziehen hier möglicherweise eine Hybridbereitstellung in Betracht und belassen SharePoint Server im eigenen Haus.
• „Kleine“ technische Probleme oder fehlende Funktionen: Für die IT können sie klein sein. Für Benutzer sind sie wahrscheinlich riesig. Dies sind Probleme wie das Fehlen einer Inhaltsverzeichnisfunktion in Word Online oder potenzielle Probleme beim Speichern von Word-Dateien in Office 365 oder beim Öffnen von Word-Dateien. Es liegt an Ihnen, die Korrekturen und Funktionsanfragen zu bearbeiten, die Ihnen möglich sind, und zu wissen, worauf Ihr Unternehmen bis zum nächsten Upgrade verzichten kann.

Wenn Sie etwas völlig Neues für Ihr Unternehmen eingeführt haben, wie Slack, oder wenn die neue Anwendung kein lokales Gegenstück hat, wird es nicht "Wo ist meine Rückgängig-Schaltfläche?" Fragen. Stattdessen werden Sie wahrscheinlich Anfragen nach Funktionen hören, die das Produkt noch nicht hat. Möglicherweise müssen Sie Ihren Benutzern sagen, dass sie geduldig sein sollen. Und denken Sie daran, Sie hören nur die Beschwerden. Es gibt wahrscheinlich einige lustige neue Funktionen, die Benutzern wirklich gefallen, von denen Sie nichts hören werden.

Und natürlich liegen einige Probleme, die bei SaaS-Apps auftreten, beim Anbieter, Browser oder Netzwerk – aber das ist eine Geschichte für einen anderen Tag. Um die besten Ergebnisse bei der Verwaltung fehlender SaaS-Funktionen zu erzielen, verwalten Sie die Erwartungen der Benutzer und kennen Sie Ihre SaaS-Anwendungen in- und auswendig.