Cloud- und SaaS-Lizenzierung 101

In einer Umgebung, die hauptsächlich von SaaS-Anwendungen und Cloud-Diensten betrieben wird, steckt der Teufel im Detail. Cloud- und SaaS-Lizenzen sind ein Detail, das IT-Teams oft quält. So funktioniert es und wie Sie die Verwaltung von Lizenzen vereinfachen.

Wie funktionieren SaaS- und Cloud-Lizenzen?

In den alten Tagen der IT war die Softwarelizenzierung Teil des Softwarekaufs selbst, der als Kapitalausgabe im Voraus bezahlt wurde. Da diese Software jetzt extern gehostet wird, wird sie oft pro Benutzer lizenziert, und die Kosten sind Teil der Betriebskosten, die monatlich oder jährlich bezahlt werden. Dieses neue Lizenzmodell hat Vorteile:Es kann flexibler sein und auf Echtzeit-Geschäftsanforderungen basieren. Wenn Sie eine Benutzergruppe hinzufügen oder entfernen müssen, können Sie dies oft für den Abrechnungszyklus des nächsten Monats tun, anstatt ein Jahr zu warten (je nach Anbieterverpackung).

Es gibt zwei gängige Lizenzierungsarten:

• Lizenzierung pro Benutzer
• Nutzungsbasierte Lizenzierung

Bei der Lizenzierung pro Benutzer wird die Anzahl der Benutzer einer Anwendung zum Nennwert genommen – die 10 Mitarbeiter im Finanzwesen erhalten also 10 Lizenzen, eine für jeden von ihnen. Viele Anbieter erstellen Benutzerpakete, die für große Unternehmen skalierbar sind, indem sie für größere Benutzergruppen weniger pro Benutzer kosten. Einige Lizenzen ermöglichen auch mehrere Installationen pro Lizenz, um Kunden die Möglichkeit zu geben, die Software auf einem Heim- und Arbeitscomputer zu installieren (typisch für Software zur Inhaltserstellung).

Die Skalierung zur Nutzung der Lizenzierung ist gut für Infrastrukturen wie AWS, da Sie nur für das bezahlen können, was Sie benötigen. Der Nachteil ist, dass Sie für Inkonsistenzen bezahlen – Sie benötigen also möglicherweise nicht jeden Monat jede Cloud-Instanz, aber Sie zahlen trotzdem dafür, es sei denn, Sie haben die automatische Skalierung eingerichtet. Nutzungsbasierte Modelle können es Unternehmen ermöglichen, besser auf Veränderungen ihrer Unternehmensgröße oder ihres Bedarfs zu reagieren.

Wie Sie mit SaaS-Lizenzierung kein Geld verschwenden

Wenn es um die SaaS-Lizenzierung geht, ist das Worst-Case-Szenario, dass Sie für Lizenzen bezahlen, die Sie nicht wirklich nutzen. Es geht ganz einfach. Wenn beispielsweise eine ganze Abteilung auf neue Apps umstellt oder ein Unternehmen einige Mitarbeiter abbaut, können deren Lizenzen leicht ungenutzt und vergessen werden. Beachten Sie diese Tipps, um Geldverschwendung für SaaS-Lizenzen zu vermeiden.

• Lesen Sie das Kleingedruckte. Auch das Kleingedruckte wird wichtig sein. Im Idealfall ist in Benutzerlizenzen klar, wie Benutzer hinzugefügt oder gelöscht werden können und was jeder Benutzer mit seiner Lizenz tun kann. Während es für die IT in Bezug auf SaaS und Cloud vieles einfacher gibt, gibt es ein neues Verwaltungselement, das es zu bewältigen gilt. Stellen Sie sich SaaS wie ein Dienstprogramm vor, bei dem Sie nur für die monatliche Nutzung bezahlen. Es gibt Fälle, in denen ein bisschen Überschuss wichtig ist, damit für die Hochskalierung kein Anruf beim SaaS-Anbieter erforderlich ist.
• Zusammenarbeiten. Der Erfolg der SaaS-Lizenzierung kann auch von anderen Abteilungen wie Finanzen, Beschaffung und Personal abhängen. Es hilft Ihrer gesamten IT-Planung, wenn Sie wissen, wann Mitarbeiter eingestellt werden oder das Unternehmen verlassen und mit welchen Apps sie verbunden sind.
• Lesen Sie Ihre Lizenzvereinbarung sorgfältig durch und verhandeln Sie. Unabhängig davon, ob Sie die für Verträge zuständige Abteilung sind oder nicht, müssen Sie die Details zu allen unterzeichneten Service-Level-Agreements (SLAs) kennen. Wenn Sie den Support kontaktieren, müssen Sie möglicherweise wissen, welche Supportstufe Sie haben, oder andere Details, die bei der Lösung eines Problems hilfreich sein könnten.

Bitten Sie abschließend Ihren Vertriebsmitarbeiter, die Lizenzierung ausführlich zu erläutern. Wenn dies nicht möglich ist, ist es wahrscheinlich komplizierter, als Sie erwarten.