Wie Rezessionsgewinner RPA und Process Mining nutzen, um gestärkt daraus hervorzugehen

Seth Catalli ist regionaler Vizepräsident für Vertrieb bei UiPath .

Da das Geschäft nach dem Höhepunkt des neuartigen Coronavirus (COVID-19) im Jahr 2019 wieder geöffnet wird und wir in eine prognostizierte globale Rezession eintreten, hat uns die Geschichte gelehrt, dass einige Unternehmen noch stärker daraus hervorgehen werden. Diese Unternehmen können sich auf die anhaltenden Auswirkungen auf Gewinn und Umsatz einstellen, da sie in Technologien investiert haben, die zu höherer Produktivität und betrieblicher Effizienz führen.

Laut Gartner Predicts 2020:RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Eifer for Operational Excellence Bericht*:„Bis 2024 werden Unternehmen ihre Betriebskosten um 30 % senken, indem sie Hyperautomatisierungstechnologien mit neu gestalteten Betriebsabläufen kombinieren.“

„Hyperautomation baut auf dem wahren Erfolg auf, der dem phänomenalen Wachstum von Robotic Process Automation (RPA) zugrunde liegt:einfache Automatisierung, schnelle Ergebnisse und ein inzwischen bewährter Weg zur Anwendung künstlicher Intelligenz (KI) zur Verbesserung des Geschäftsbetriebs“, erklärt Bobby Patrick, Chief Marketing Officer (CMO) bei UiPath.

Hyperautomation ist keine eigenständige Automatisierungstechnik. Der Begriff bezieht sich auf die Kombination von RPA, KI und anderen Automatisierungstechnologien, wie wir es in der End-to-End-Automatisierungsplattform UiPath tun.

Man könnte jedoch argumentieren, dass Investitionen in die Hyperautomatisierung ein Luxus sind, den man sich nicht leisten kann, da die heutige harte Realität darin besteht, dass viele Unternehmen Löhne kürzen, Arbeitnehmer beurlauben und drastische Maßnahmen ergreifen, um die Kosten zu senken.

Was soll man tun?

Investieren Sie in den digitalen Vorteil, der sich nachweislich aus der Hyperautomatisierung ergibt, oder senken Sie die Kosten auf breiter Front und frieren Sie Investitionen ein, um den Sturm zu überstehen?

Um diese Dichotomie aufzulösen, können wir Daten aus unserer letzten Rezession heranziehen, um festzustellen, welche Unternehmen gestärkt aus der Rezession hervorgegangen sind und im Vergleich zu ihren Wettbewerbern eine herausragende Leistung erzielen konnten.

Harvard Business Review (HBR) analysierte Finanzdaten von 4.700 börsennotierten Unternehmen in einer umfassenden Studie über die Große Rezession von 2008 und stellte fest, dass Unternehmen wie Staples ihre Betriebskosten eindämmen konnten und größer und profitabler aus der Rezession hervorgingen. Tatsächlich verdoppelte Staples seinen Umsatz von 1997 bis 2003 und war um etwa 30 % profitabler als sein Erzrivale Office Depot in den drei Jahren nach dieser Rezession.

Die HBR-Untersuchung zeigt, dass es eine Gruppe gab, die sich nach der Rezession von der Masse abgesetzt hat, was das Umsatz- und Gewinnwachstum um mindestens 10 % angeht.

Wer waren die Gewinner der Rezession?

Wie verbessern wir die betriebliche Effizienz?

Betriebseffizienz wird im Allgemeinen als gut verwaltete Zeit, Ressourcen und Mittel angesehen. Wir untersuchen oft die Produktivität der gesamten Organisation, um die Fähigkeit zur Gewinnsteigerung zu beurteilen. Dieselbe Linse kann verwendet werden, um einzelne Prozesse, wie z. B. Order-to-Cash, von unten nach oben zu betrachten, um die operative Marge oder den Gewinn zu verbessern, indem die Prozesse billiger, besser oder schneller durchgeführt werden. Um den durch die Verbesserung des Betriebs erzielten Gewinn zu messen, müssen wir verstehen, wie gut die Organisation Inputs in Outputs in drei übergeordneten Strategien umwandelt:

• Billiger – Gleiches für weniger, d. h. gleicher Output für weniger Input (durch Reduzierung der Betriebsausgaben, Investitionsausgaben usw.)

• Better – More for same, d. h. mehr Output (oder regelkonformere, fehlerfreie Prozesse) für denselben Input erzielen

• Schneller - Viel mehr für mehr, d. h. viel mehr Output in kürzerer Zeit erzielen, auch wenn mehr Input erforderlich ist (durch selektive Ausgaben für Technologie, Marketing usw.)

2008 waren dies Alternativen, die Strategen als Kompromisse bewertet hatten. Heutzutage nutzen Unternehmen die Hyperautomatisierung, um diese alten Regeln zu brechen, und setzen eine Mischung aus allen drei Strategien ein, um mehrere Ergebnisse zu erzielen. Jetzt wird erwartet, dass traditionelle finanzielle und operative Ergebnisse wie Umsatz, Anzahl der Mängel und Kundenzahl den Wert auch für weichere Kennzahlen wie Kundenerlebnis und stärker befähigte Mitarbeiter steigern. Mitarbeiter waren schon immer das „größte Kapital“ eines Unternehmens und stellten sowohl die größten Kosten dar und der wichtigste Treiber von Wert, sodass Investitionen in die Mitarbeiterproduktivität einen großen Einfluss auf die Finanzkennzahlen haben.

Ein aktuelles Kundenbeispiel unterstreicht diesen Punkt. Der Chief Financial Officer (CFO) eines Hightech-Fertigungsunternehmens stand vor dem Raum, um eine neue RPA-Initiative für das Unternehmen zu starten, und erklärte:„Hier geht es nicht um die Roboter, es geht um die Menschen. Dies ist eine Investition in die Weiterbildung der Mitarbeiter, und ich hoffe, dass sie letztendlich auch unserem Kundenerlebnis zugute kommt.“

Der CFO erklärte weiter, dass sie mit der Erfüllung kleiner Aufträge zu viele Mitarbeiter und zu hohe Kosten haben. Durch die Rationalisierung der kleinen Bestellprozesse und die Verlagerung dieser Arbeit auf Software-Roboter können sich ihre Mitarbeiter darauf konzentrieren, den wichtigsten Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten.

Hyperautomatisierungstechnologien wie RPA, Task Mining und Process Mining sind Werkzeuge, die Führungskräften während der letzten Rezession nicht zur Verfügung standen. Rezessionsgewinner werden dieses Mal diese Technologie nutzen, um mutige Entscheidungen darüber zu treffen, wo sie selektiv Kosten senken können – indem sie dasselbe für weniger Strategie verwenden –, aber auch entscheiden, wo sie mit viel mehr für mehr Strategie in die Offensive gehen.

Es ist Zeit zu automatisieren

Stellen wir uns ein Szenario vor, in dem der CFO des oben genannten Herstellers erklärt hat, er suche nach Ideen von Mitarbeitern, um mehr Gewinn zu erzielen. Sie glauben, dass Sie möglicherweise Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren und verschwenderische Nacharbeiten eliminieren können, die die Mitarbeiterproduktivität um 5 % oder mehr steigern könnten, aber es ist schwierig, die Punkte zwischen Ihrer Idee und den Prioritäten Ihres CFO zu verbinden.

Sie erkunden die Idee mit Ihrem Robotic Center of Excellence (CoE)-Team. Das CoE-Team analysiert Daten aus Ihren Branchensystemen mit UiPath Process Mining, um zu bestimmen, was automatisiert werden sollte.

Jetzt können Sie erstmals Ihren Rechnungsprozess visualisieren. Der Prozess (wie unten gezeigt) beginnt mit „Rechnung empfangen“, überprüft und genehmigt dann Aufgaben und endet schließlich mit „Rechnung bezahlen“. Der vergrößerte Bildausschnitt zeigt einen neuntägigen Engpass bei der Zykluszeit, der die Produktivität beeinträchtigt, und zeigt uns, dass die Automatisierung in diesem Bereich zur Beschleunigung des Prozesses beitragen könnte.

In der ersten Phase des Projekts werden UiPath-Roboter als digitale Assistenten verwendet, um die Datenanforderungsaktivität zu automatisieren, während alles dazwischen noch manuell erfolgt. Nach dieser Automatisierungs-Pilotphase ändert sich das Bild (siehe unten) und die Ergebnisse sind vielversprechend. Wir sehen, dass die Aktivität „Rechnung bearbeiten“ jetzt zu 24 % automatisiert ist und die Vorlaufzeit bereits von neun auf sieben Tage verkürzt wurde.

Ermutigt durch den frühen Erfolg entscheiden Sie sich, die Aktivität „Rechnung verarbeiten“ vollständig zu automatisieren, und die unten gezeigte Vorlaufzeit ist auf sensationelle 34 Minuten gesunken . Es hat auch einige nachgelagerte Auswirkungen, wie z. B. einen leichten Anstieg zwischen der endgültigen Rechnungsprüfung und der Bezahlung der Rechnung, die Sie weiterhin über UiPath Process Mining überwachen (siehe unten).

Dies ist ein Beispiel für die Umsetzung der Betriebseffizienzstrategie „Viel mehr für mehr“, wenn Sie in Hyperautomatisierung investieren, um eine schnellere, fehlerfreie Zykluszeit zu erreichen.

Rechne nach

Nehmen wir an, die Margen oder Betriebsgewinne Ihrer Geschäftseinheit betragen 10 % der Personalkosten. Dies schafft einen 1:10-Hebelpunkt für Verbesserungen der Mitarbeiterproduktivität im Hinblick auf den Betriebsgewinn, der Bargeld für Ihren CFO generieren kann.

Sie machen ein paar schnelle Berechnungen (siehe Tabelle) und Ihr CFO ist begeistert von der finanziellen Hebelwirkung, dass eine 5 %ige Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität den Betriebsgewinn in Ihrer Geschäftseinheit um 50 % erhöht. Natürlich ermutigt Sie der CFO begeistert, Ihre Automatisierungsreise voranzutreiben, um als nächstes die Folgeaktivität Endgültige Rechnungsprüfung zu automatisieren.

Es ist Zeit zu automatisieren!

Dieses Mal werden die Gewinner stärker als je zuvor aus der Rezession hervorgehen, indem sie RPA und Process Mining zusammen einsetzen.

Um mehr über die UiPath Enterprise RPA-Plattform und UiPath Process Mining zu erfahren, sehen Sie sich unser On-Demand-Webinar an oder wenden Sie sich an unser Verkaufsteam .

*Gartner Predicts 2020:RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Eifer for Operational Excellence, Stephanie Stoudt-Hansen, Frances Karamouzis, Arthur Villa, Saikat Ray, Rob Dunie, Nicole Sturgill, Laurie Shotton, Derek Miers, Fabrizio Biscotti, 10 Dezember 2019