Unternehmen rezessionssicher machen: Wie RPA & Process Mining Wachstum treiben

Seth Catalli ist Regional Vice President of Sales bei UiPath.

Während sich die Wirtschaft nach dem Höhepunkt der COVID-19-Pandemie wieder öffnet und wir in eine voraussichtlich globale Rezession eintreten, hat die Geschichte gelehrt, dass einige Unternehmen sogar gestärkt daraus hervorgehen. Diese Unternehmen können sich den laufenden Gewinn- und Umsatzeinbußen anpassen, weil sie in Technologie investiert haben, die höhere Produktivität und operative Effizienz antreibt.

Laut dem Gartner Predicts 2020: RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence Bericht* „werden Organisationen bis 2024 ihre Betriebskosten um 30 % senken, indem sie Hyperautomation-Technologien mit neu gestalteten operativen Prozessen kombinieren.“

„Hyperautomation baut auf dem realen Erfolg auf, der dem phänomenalen Wachstum von Robotic Process Automation (RPA) zugrunde liegt: Benutzerfreundlichkeit der Automatisierung, Geschwindigkeit bis zum Ergebnis und ein nun bewährter Pfad, um Künstliche Intelligenz (KI) anzuwenden, um Geschäftsabläufe zu verbessern“, erklärt Bobby Patrick, Chief Marketing Officer (CMO) bei UiPath.

Hyperautomation ist keine separate Automatisierungstechnologie. Der Begriff bezieht sich auf die Kombination von RPA, KI und anderen Automatisierungstechnologien, wie wir sie in der UiPath End-to-End-Automatisierungsplattform tun.

Man könnte jedoch argumentieren, dass Hyperautomation-Investitionen ein Luxus sind, den man sich nicht leisten kann, da die harte Realität heute darin besteht, dass viele Unternehmen Gehälter kürzen, Mitarbeiter in Kurzarbeit schicken und drastische Maßnahmen zur Kostensenkung ergreifen.

Was sollte man tun?

Investieren Sie in den digitalen Vorteil, der sich durch Hyperautomation als bewiesen erwiesen hat, oder senken Sie die Kosten 전반 und frieren Investitionen ein, um den Sturm zu überstehen?

Um dieses Dilemma zu lösen, können wir auf Daten aus unserer letzten Rezession schauen, um zu bestimmen, welche Unternehmen gestärkt aus der Rezession hervorgingen und eine herausragende Leistung im Vergleich zu ihren Wettbewerbern erzielen konnten.

Die Harvard Business Review (HBR) analysierte Finanzdaten von 4.700 börsennotierten Unternehmen in einer umfassenden Studie zur Großen Rezession 2008 und fand heraus, dass Unternehmen wie Staples in der Lage waren, Betriebskosten zu enthalten und aus der Rezession größer und profitabler hervorgingen. Tatsächlich verdoppelte Staples den Umsatz von 1997 bis 2003 und war in den drei Jahren danach 30 % profitabler als sein Erzrivale Office Depot.

Die HBR-Forschung zeigt, dass es eine Gruppe gab, die sich nach der Rezession vom Feld absetzte und mindestens 10 % besser abschnitt als ihre Branchenrivale in Bezug auf Umsatz- und Gewinnwachstum.

Wer waren die Rezessionsgewinner?

Wie verbessern wir die operative Effizienz?

Operative Effizienz wird allgemein als gut verwaltete Zeit, Ressourcen und Gelder betrachtet. Wir prüfen oft die Produktivität der Gesamtorganisation, um die Fähigkeit zur Gewinnsteigerung zu beurteilen. Dieselbe Linse kann verwendet werden, um einzelne Prozesse wie Order-to-Cash von unten nach oben zu betrachten, um die operative Marge oder den Gewinn zu verbessern, indem Prozesse günstiger, besser oder schneller durchgeführt werden. Um den Gewinn zu messen, der durch die Verbesserung der Abläufe generiert wird, müssen wir verstehen, wie gut die Organisation Inputs in Outputs in drei übergeordneten Strategien umwandelt:

• Günstiger – Gleiches für weniger, d. h. gleicher Output für weniger Input (durch Reduzierung operativer Ausgaben, Kapitalausgaben etc.)

• Besser – Mehr für gleich, d. h. mehr Output (oder konformere, fehlerfreiere Prozesse) für gleichen Input

• Schneller – Viel mehr für mehr, d. h. viel mehr Output in kürzerer Zeit, auch wenn es mehr Input erfordert (durch gezielte Ausgaben für Technologie, Marketing etc.)

Zurück im Jahr 2008 waren dies Alternativen, die Strategen als Trade-offs bewerteten. Heute nutzen Organisationen Hyperautomation, um diese alten Regeln zu brechen und einen Mix aus allen drei Strategien einzusetzen, um mehrere Outputs zu erzielen. Nun werden traditionelle finanzielle und operative Outputs wie Umsatz, Anzahl der Fehler und Kundenanzahl erwartet, ebenso Wert für weichere Maßnahmen wie Kundenerfahrung und stärker befähigte Mitarbeiter zu schaffen. Mitarbeiter waren schon immer das „größte Kapital“ eines Unternehmens und stellen sowohl den größten Kostenfaktor als auch den größten Werttreiber dar, daher haben Investitionen in die Mitarbeiterproduktivität große Auswirkungen auf Finanzkennzahlen.

Ein aktuelles Kundenbeispiel unterstreicht diesen Punkt. Der Chief Financial Officer (CFO) eines High-Tech-Fertigungsunternehmens trat vor das Publikum, um eine neue RPA-Initiative für das Unternehmen zu starten und erklärte: „Das geht nicht um die Roboter, es geht um die Menschen. Das ist eine Upskilling-Investition in Mitarbeiter und meine Hoffnung ist, dass sie letztlich auch unserer Kundenerfahrung zugutekommt.“

Der CFO erklärte weiter, dass sie zu viele Menschen und zu hohe Kosten für die Abwicklung kleiner Aufträge haben. Durch die Straffung der Kleinauftragsprozesse und die Verlagerung dieser Arbeit auf Software-Roboter können sich ihre Mitarbeiter darauf konzentrieren, den wichtigsten Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten.

Hyperautomation-Technologien wie RPA, Task Mining und Process Mining sind Werkzeuge, die Führungskräften während der letzten Rezession nicht zur Verfügung standen. Die diesjährigen Rezessionsgewinner werden diese Technologie nutzen, um mutige Entscheidungen darüber zu treffen, wo sie Kosten gezielt senken – mit der „Gleiches für weniger“-Strategie – aber auch wählen, wo sie mit der „Viel mehr für mehr“-Strategie in die Offensive gehen.

Es ist Zeit zu automatisieren

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem der oben genannte CFO des Herstellers angibt, er suche Ideen von Mitarbeitern, um mehr Gewinn zu generieren. Sie glauben, Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren und verschwenderische Nacharbeit eliminieren zu können, was die Mitarbeiterproduktivität um 5 % oder mehr steigern könnte, aber es ist schwierig, die Punkte zwischen Ihrer Idee und den Prioritäten Ihres CFO zu verbinden.

Sie erkunden die Idee mit Ihrem Robotic Center of Excellence (CoE) Team. Das CoE-Team analysiert Daten aus Ihren Line-of-Business-Systemen mit UiPath Process Mining, um zu bestimmen, was automatisiert werden sollte.

Jetzt können Sie Ihren Rechnungsprozess zum ersten Mal visualisieren. Der Prozess (wie unten gezeigt) beginnt mit „Rechnung empfangen“, dann Prüf- und Genehmigungsaufgaben, bevor er letztlich mit „Rechnung bezahlen“ endet. Der vergrößerte Abschnitt des Bildes zeigt einen neuntägigen Engpass bei der Durchlaufzeit, der die Produktivität belastet und uns sagt, dass Automatisierung in diesem Bereich den Prozess beschleunigen könnte.

Die erste Projektphase nutzt UiPath-Roboter als digitale Assistenten, um die „Daten anfordern“-Aktivität zu automatisieren, während alles dazwischen noch manuell ist. Das Bild ändert sich (siehe unten) nach dieser Automatisierungs-Pilotphase und die Ergebnisse sind vielversprechend. Wir sehen, dass die „Rechnung verarbeiten“-Aktivität nun zu 24 % automatisiert ist und die Durchlaufzeit bereits von neun auf sieben Tage reduziert wurde.

Ermutigt durch den frühen Erfolg entscheiden Sie sich, die „Rechnung verarbeiten“-Aktivität vollständig zu automatisieren, und die unten gezeigte Durchlaufzeit ist auf sensationelle 34 Minuten gesunken. Es gibt auch nachgelagerte Effekte, wie einen leichten Anstieg zwischen „Endprüfung der Rechnung“ und „Rechnung bezahlen“, den Sie weiterhin über UiPath Process Mining überwachen (siehe unten).

Dies ist ein Beispiel für die „Viel mehr für mehr“-Operative-Effizienz-Strategie, bei der Sie in Hyperautomation investieren, um einen schnelleren, fehlerfreien Zyklus zu liefern.

Rechnen Sie nach

Nehmen wir an, Ihre Business-Unit-Margen oder operativen Gewinne betragen 10 % der Personalkosten. Dies schafft einen 1:10-Hebel für Verbesserungen der Mitarbeiterproduktivität zum operativen Gewinn, der Bargeld für Ihren CFO generieren kann.

Sie machen eine schnelle Rechnung (siehe Tabelle) und Ihr CFO ist begeistert von der finanziellen Hebelwirkung, die eine 5%ige Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität den operativen Gewinn in Ihrer Business Unit um 50 % steigert. Natürlicherweise ermutigt der CFO Sie enthusiastisch, Ihre Automatisierungsreise fortzusetzen, um als Nächstes die Folgeaktivität „Endprüfung der Rechnung“ zu automatisieren.

Es ist Zeit zu automatisieren!

Diesmal werden die Gewinner aus der Rezession stärker denn je hervorgehen, indem sie RPA und Process Mining gemeinsam nutzen.

Um mehr über die UiPath Enterprise RPA Platform und UiPath Process Mining zu erfahren, sehen Sie sich unser On-Demand-Webinar an oder kontaktieren Sie unser Vertriebsteam.

*Gartner Predicts 2020: RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence, Stephanie Stoudt-Hansen, Frances Karamouzis, Arthur Villa, Saikat Ray, Rob Dunie, Nicole Sturgill, Laurie Shotton, Derek Miers, Fabrizio Biscotti, 10. Dezember 2019