Purchase-to-Pay-Prozess mit Process Mining optimieren – Effizienz & Genauigkeit steigern

Als Menschen liegt es in unserer Natur, miteinander zu kooperieren. Wir können auch konkurrieren, aber Psychologen sagen, dass wir bei der Wahl zwischen beidem die Kooperation wählen.

Kooperation ist am Arbeitsplatz sehr wichtig. Ohne sie kann dies negative Auswirkungen auf Ihre breiteren Geschäftsergebnisse haben, einschließlich Produktivität, Kundenzufriedenheit und Umsatz.

Theoretisch sollte Kooperation einfach sein, besonders wenn sie in unserer menschlichen Natur liegt. Aber die meisten Menschen wissen, dass es ein gewisses Maß an Hingabe erfordert, am Arbeitsplatz oder im täglichen Leben zu kooperieren.

Jede Abteilung und ihre Individuen haben sehr unterschiedliche Ziele, Schmerzpunkte und Ziele. Ohne böse Absicht neigt jeder dazu, innerhalb seiner eigenen Domäne zu denken. Schlechte Kooperation führt oft dazu, dass Menschen und Abteilungen ihre eigenen Verbesserungsinitiativen ergreifen. Dezentrale Initiativen können für andere Abteilungen Störungen weiter unten in der Linie verursachen.

Nirgendwo ist dies deutlicher als im Purchase-to-Pay-Prozess.

Der Purchase-to-Pay- oder Procure-to-Pay-Prozess (P2P) ist ein Finanzprozess, der viele Abteilungen berührt. Der Prozess umfasst alle Aktivitäten vom Moment an, in dem ein Unternehmen eine Ware oder Dienstleistung von einem Lieferanten anfordert, bis es für diese Ware oder Dienstleistung bezahlt.

Die Effizienz des P2P-Prozesses beeinflusst Kundenzufriedenheitsraten und Kosten und beeinflusst die Fähigkeit Ihres Unternehmens, breitere Geschäftsziele zu erreichen.

In diesem Beitrag behandeln wir die Vorteile der Optimierung des P2P-Prozesses mithilfe von Daten, die in Unternehmenssystemen (wie SAP oder Oracle) verfügbar sind, und Process Mining. Genauer gesagt kann UiPath Process Mining Ihnen helfen, den P2P-Prozess zu verbessern, indem es Ihre vorhandenen Daten in einen umfassenden Prozessgraphen legt und transparente Einblicke bietet.

Ein besseres Verständnis des P2P-Prozesses ermöglicht es Ihnen, einheitliche Prozessverbesserungstaktiken durch Optimierung und Automatisierung zu entscheiden, was zu erhöhter Effizienz, gesenkten Kosten und Wettbewerbsfähigkeit führt.

Der Purchase-to-Pay-Prozess

Der P2P-Prozess umfasst alle Einkäufe, die ein Unternehmen tätigt. Das können Büromaterial oder Halbfertigmaterialien (wie ein Automotor für ein Automobilhersteller) und hochwertige Geräte (Maschinen in der Produktion, medizinische Geräte usw.) sein. Innerhalb des P2P-Prozesses umfassen Kernaufgaben das Bestellen dieser Waren, deren Empfang und Bezahlung.

Die Hauptbeteiligten im P2P-Prozess sind die Beschaffungs- oder Finanzabteilungen. Manchmal sind auch Materialplanung und Lagerhaltung involviert. Der Prozess beeinflusst auch indirekt die Arbeit von Vertrieb, Kundensupport und mehr.

Die weitreichende und kritische Natur des P2P-Prozesses bedeutet, dass es einen enormen Anreiz für Unternehmen gibt, ihn zu optimieren. Jeder ineffiziente und verrostete P2P-Prozess kann zu einem erheblichen Wertverlust in den folgenden Bereichen führen:

• Kundenzufriedenheit

• Lieferantenbeziehungen

• Mitarbeiterzufriedenheit

• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

• Produktivität und Rentabilität

Das sind einige der wichtigsten Ziele für das Geschäft.

Mit UiPath Process Mining ist es möglich, diese Punkte zu verbessern und eine höhere Geschäftsleistung zu erreichen.

Neu im Process Mining? Starten Sie hier: Process Mining Value: What it Means for Your Business

Die Process-Mining-Technologie liefert leistungsstarke Einblicke. Sie ist ein Tor zu Technologien wie Machine Learning (ML), künstlicher Intelligenz (KI) und Robotic Process Automation (RPA). Die Kombination dieser Technologien ermöglicht es Ihnen, die Kraft der Automatisierung zu nutzen.

Ein Unternehmen verlässt sich auf Daten, um Prozesse strategisch mit RPA zu verbessern und Ergebnisse zu verfolgen, um neue Verbesserungsideen zu entwickeln. Ein automatisiertes Unternehmen führt den Markt mit Prozessbewusstsein und operativer Effizienz an. Als Teil des Automatisierungszyklus spielt Process Mining kritische Rollen am Anfang von RPA und bei seiner weiteren Entwicklung. Process Mining ermöglicht es Ihnen, mehr Wert aus Automatisierungen zu ziehen.

Process Mining ermöglicht es Ihnen, sich auf Wissenschaft zu verlassen, um Ihre Automatisierungsideen zu entdecken und zu bewerten. Es ermöglicht Ihnen auch:

• Einen umfassenden Blick auf die Prozesse Ihres Unternehmens zu gewinnen

• Die besten Workflows zur Automatisierung aufzudecken

• Prozessziele mit strategischen Zielen abzustimmen

• Ihre Prozesse kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern

Ihren P2P-Prozess in- und auswendig kennen

Schauen wir uns einen Purchase-to-Pay-Prozessgraphen an.

Das obige Bild zeigt einen geminten P2P-Prozess (ein Rohdatensatz, der in einen Prozessgraphen transformiert wurde). Er umfasst fünf Kernaktivitäten eines typischen Purchase-to-Pay-Prozesses:

• Kaufanforderung

• Bestellung

• Wareneingang

• Rechnungseingang

• Rechnungsabschluss

Das obige Bild zeigt den idealen P2P-Prozess.

UiPath Process Mining (verfügbar über die UiPath-Plattform) kann Ihnen einen tieferen Einblick in Ihre Prozesse geben und Sie entdecken lassen, wie weit Sie vom idealen Szenario entfernt sind. Mithilfe von Ereignisprotokolldaten aus Unternehmenssoftware wie SAP verwandelt Process Mining Daten in einen sauberen Prozessgraphen für intuitive Analyse.

Je tiefer Sie in den Prozessgraphen eintauchen, desto mehr werden Sie bemerken, wie unterschiedlich er ist von dem, wie Sie Ihren Prozess gerne hätten. Als Ergebnis stellt sich der einfache Prozess aus dem obigen Bild als chaotisch heraus:

Intuitive Prozessvisualisierung sagt Ihnen alles, was Sie über den Prozess wissen wollen, und fungiert als einzige Quelle der Wahrheit für Ihr gesamtes Team. Der Prozessgraph beseitigt jede Prozessambiguität und gibt allen einen konsolidierten Überblick über Aktivitäten, Zeitpunkte, Kosten, Zusammenarbeit, menschliche und Software-Roboter-Leistung usw.

Wo Sie zuvor Zeit damit verbringen mussten, herauszufinden, wie der P2P-Prozess abläuft, erledigt UiPath Process Mining dies in einem Augenblick mithilfe tatsächlicher Daten aus Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM) Systemen.

Was können Sie also mit diesen datengesteuerten Erkenntnissen tun?

Teile des Purchase-to-Pay-Prozesses identifizieren, die sich am besten für Automatisierung eignen

Robotic Process Automation (RPA) ist eine der produktivsten Möglichkeiten, die Effizienz und Leistung Ihres Prozesses zu verbessern. Laut der Deloitte Global CPO Survey steigt die Nachfrage nach RPA und fortgeschrittener Analytik im Einkauf. RPA ist für Produktivität in Kreditorenbuchhaltungsteams nicht neu, aber es kann mit Process Mining noch mehr gedeihen.

Mit Process-Mining-Erkenntnissen können Sie bestimmen, ob Ihr P2P-Prozess bereit für Automatisierung ist. Ein automatisierungsreifer Prozess ist ein standardisierter Prozess, der auf noch höhere Produktivität abzielt. UiPath Process Mining kann auf einige der Automatisierungsreife-Kriterien hinweisen wie:

• Hohe Anzahl repetitiver, regelbasierter Aufgaben

• Anzahl der für Aufgaben aufgewendeten Stunden vs. Kosten

• Verzögerte Fälligkeitsdaten

• Prozessschleifen als Ergebnis von Fehlern und der Notwendigkeit, die Aufgabe zu wiederholen, usw.

Ein schlecht konzipierter oder ausgeführter Prozess ist nicht bereit für Automatisierung. Ein solcher Prozess mangelt oft an richtiger Dokumentation, Standardisierung und ist für Menschen schwer zu befolgen. Indem Sie Process Mining nutzen, um Ihre Automatisierungsstrategie zu leiten, verlassen Sie sich auf Daten und nicht auf Ihr Bauchgefühl.

Lesen Sie diesen Beitrag, um zu bewerten, ob Ihr Prozess bereit für Automatisierung ist.

UiPath Process Mining hilft Ihnen, die Details Ihres komplexen P2P-Prozesses zu berücksichtigen und die Aktivitäten mit dem höchsten Return on Investment (ROI) zu automatisieren.

Lassen Sie uns ein Beispiel denken: Es gibt einen Prozess, den Sie gemint haben. Basierend auf dem Prozessgraphen stellen Sie fest, dass die Mitarbeiter in einer der Prozessaktivitäten ihre Arbeit nicht pünktlich liefern. Sie graben tiefer und erkennen, dass aufgrund von Fehlern bei der Dateneingabe die Mitarbeiter die Aufgabe oft wiederholen, was zu einer Verzögerung der Lieferung führt. Durch die Automatisierung dieser Aufgabe verbessern Sie die Qualität der gelieferten Arbeit und geben den Mitarbeitern Zeit frei. Das Team kann sich dann auf andere Aktivitäten innerhalb des P2P-Prozesses konzentrieren, wie die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen, um pünktliche Lieferung zu gewährleisten.

Hier sind einige weitere Beispiele für Aufgaben, die UiPath-Softwareroboter bewältigen können, um Ihren P2P-Prozess reibungsloser zu gestalten:

• Ein Postfach nach Bestellungen scannen und in SAP eingeben

• Bestellung mit Rechnung abgleichen

• Bestellung nach Genehmigung der Kaufanforderung generieren und mehr

Mit Process Mining können Sie nicht nur Verbesserungsmöglichkeiten vorhersagen, sondern auch den ROI Ihres RPA-Projekts schätzen. So kennen Sie den Wert der P2P-Prozessoptimierung in Bezug auf die gesamte Geschäftsleistung.

Ihre RPA-Ziele mit breiteren strategischen Zielen abstimmen

Erinnern Sie sich an die strategischen Ziele, die wir zuvor erwähnt haben? Die wichtigsten strategischen Ziele jedes Unternehmens drehen sich um Kundenzufriedenheit, Lieferantenbeziehungen, Mitarbeiterglück, Rentabilität und Produktivität.

UiPath Process Mining hilft Ihnen, Ihre strategischen Ziele mit spezifischen KPIs und Tags zu verknüpfen. Wenn Sie Lieferantenbeziehungen für einen P2P-Prozess verbessern möchten, könnten Sie einen KPI für die pünktliche Lieferung von Waren und pünktliche Rechnungszahlungen festlegen.

So optimieren Sie einen Prozess, um auf geschickte Weise zu Ihren breiteren Geschäftszielen beizutragen. Wenn sich Prioritäten ändern, können Sie die KPIs und Tags in den UiPath Process Mining Dashboards anpassen. Dies ist ein weiterer Schlüsselfaktor, um sicherzustellen, dass Ihre langfristigen Geschäftsziele mit Ihren individuellen Prozessergebnissen übereinstimmen.

Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung des P2P

Aber Process Mining hört dort nicht auf. Sobald Sie den P2P-Prozess automatisiert haben, müssen Sie immer noch überprüfen, ob die RPA wie erwartet fortschreitet. UiPath Process Mining ermöglicht es Ihnen, auf dem Laufenden zu bleiben bei den Automatisierungsergebnissen, indem es Echtzeit-Updates zu Ihren Prozessdaten bereitstellt. Die Verfolgung Ihres Prozesses gibt Ihnen einen „Vorher-Nachher“-RPA-Vergleich. Sie können sehen, wie Ihre Automatisierung läuft und wo sie vom Kurs abweicht.

Laut der CPO Survey von Deloitte, die zuvor erwähnt wurde, ist die zentrale Herausforderung im heutigen Einkauf Data Governance – Sicherstellung der Qualität gesammelter Daten, Verwaltung des Datenzugriffs und Wertgewinnung aus diesen Daten.

Um Datenschutz zu wahren, während Prozessanalytik demokratisiert wird, bietet UiPath Process Mining einen Governed Self-Service (GSS) Ansatz. Ein GSS-Datenmanagement stellt sicher, dass alle Geschäftsanwender mit einer einzigen Quelle der Wahrheit arbeiten, was den Prozess für alle Beteiligten klar macht.

Im Gegenzug macht GSS Ihren Prozess transparent, da er auf den tatsächlichen Daten in Ihren Unternehmenssystemen basiert. Es ist schwer, mit Fakten zu argumentieren. Transparente Prozesse sind der Schlüssel zum Erreichen der zuvor skizzierten breiteren Geschäftsziele.

Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung des P2P

Process Mining bietet eine Grundlage für interne und externe Zusammenarbeit, die für einen reibungslosen P2P-Prozess entscheidend ist. Mit UiPath Process Mining schneiden Sie siloartige Operationen zwischen Abteilungen ab. Da Stakeholder die gleiche Vorstellung von einem Prozess gewinnen, können sie einen ganzheitlichen Ansatz in ihren Prozessverbesserungsinitiativen verfolgen. Und das funktioniert hervorragend mit sowohl internen als auch externen Prozessbeteiligten.

Process Mining ermöglicht es Führungskräften auf Exekutivebene, Ineffizienz zu identifizieren und die Prozessoptimierung mit der Geschäftsstrategie abzustimmen. Mitarbeiter, die die Schritte eines Prozesses ausführen, erhalten ebenfalls Einblick in ihre Arbeit und wie sie die Organisation beeinflusst.

Sie können den Prozessgraphen auch verwenden, um mit Lieferanten und Investoren zu kommunizieren. Process-Mining-Erkenntnisse lassen Sie durch Argumente hindurchschneiden und ein fruchtbares Gespräch über Verbesserungsmöglichkeiten aufbauen.

Sehen Sie, wie UiPath Process Mining die Process-Mining-Markentwicklung in einem aktuellen PEAK Matrix Bericht der Everest Group anführt.