Bain & Company identifiziert fünf Verhaltensweisen für erfolgreiche KI-gestützte Automatisierung

Während viele Unternehmen 2023 versuchten, die neuen Möglichkeiten, die Generative KI eröffnet, zu begreifen, werden jene, die ihren Fokus nun von theoretischen Möglichkeiten auf praktische KI-Anwendungen verlagern, einen erheblichen Vorteil gegenüber ihren Wettbewerbern erlangen. Doch trotz der Vorteile tun dies heute nur wenige.

Das geht aus einem aktuellen Bain-&-Company-Bericht mit dem Titel „The State of AI-Powered Automation“ hervor, der 200 Unternehmen befragte, um Licht auf den Stand der KI-Adoption in verschiedenen Branchen zu werfen.

Quelle: Bain & Company, „The State of AI-Powered Automation“

Der Bericht, mitverfasst von Bain-&-Company-Mitarbeitern Ted Shelton (Expert Partner) und Ian Barkin (External Advisor), identifizierte fünf Verhaltensweisen, die erfolgreiche Programme gemein haben. Indem Sie diese Verhaltensweisen verstehen und anwenden, kann Ihr Organisation das volle Potenzial von KI-gestützter Automatisierung ausschöpfen – und dabei sinnvollen Geschäftswert freisetzen.

Die fünf Verhaltensweisen, die führende KI-gestützte Automatisierungsprogramme gemeinsam haben

1. Process Owner und SMEs führen den Weg, um sicherzustellen, dass Automatisierungsbemühungen mit Geschäftszielen abgestimmt sind

Niemand ist den Geschäftsprozessen näher als die Mitarbeiter, die sie täglich ausführen. Während hochrangige Richtung von Führungskräften und Centers of Excellence (CoEs) einen allgemeinen Rahmen bieten kann, sind es die Subject Matter Experts (SMEs), die Spitzen-Automatisierungsprogramme wirklich vorantreiben.

Wie die Autoren im Bericht feststellen, ist „Automatisierung ohne diese Expertise vergleichbar mit einem Schiff ohne Kompass“, und SMEs den Weg weisen zu lassen, „wird sicherstellen, dass Automatisierungsbemühungen nicht nur technologisch fundiert, sondern auch eng mit dem einzigartigen operativen Gewebe und den Zielen des Unternehmens abgestimmt sind.“

Nachdem er einen klaren Business-Bedarf für KI-gestützte Automatisierung erkannt hatte, suchte Thomas Earvolino, Director of Financial Systems and Process Improvement bei Canon USA, die Technologie in die Finance- und Accounting-(F&A)-Abteilung des Unternehmens zu bringen. Rechnungsverarbeitung und andere lästige Aufgaben waren anfällig für manuelle Fehler und beanspruchten zu viel Zeit der F&A-Mitarbeiter. Mit einem Mandat aus der C-Suite, Automatisierungsplattformen zu prüfen, sprach Earvolino mit F&A-Mitarbeitern, um ihre Pain Points besser zu verstehen und die Plattformtypen, die hilfreich wären. Da eingehende Rechnungen kein Standardformat haben, sagten sie Earvolino, dass eine flexible Lösung ideal wäre.

Quelle: Bain & Company, „The State of AI-Powered Automation“

Basierend auf Mitarbeitereingaben identifizierte Earvolino die UiPath Business Automation Platform (und insbesondere das UiPath Document Understanding Tool) als beste Passform für das F&A-Team. Alle sind mit den Ergebnissen zufrieden – ihr Rechnungs-Backlog ist verschwunden, und Mitarbeiter können mehr Zeit darauf verwenden, Beziehungen zu Händlern aufzubauen, statt hunderte Rechnungen täglich manuell einzutippen.

Heute hat das F&A-Team bei Canon USA nicht nur einen Großteil des Rechnungsprozesses automatisiert, sondern ist auch als Ressource für andere Abteilungen entstanden, die ihre eigenen Automatisierungen entwickeln wollen. Diese kollaborative Anstrengung steht im Einklang mit Canons Ziel, „beyond boundaries“ zu gehen, da F&A-Teammitglieder ihre durch Automatisierung gewonnenen Zeiteinsparungen nutzen, um ihre Kollegen zu unterstützen.

Earvolino merkte auch an, dass ihre Automatisierungsbemühungen „niemals um Personalabbau gingen“. Vielmehr war das Ziel, „einen Weg zu finden, unsere Mitarbeiter für wertvollere Aufgaben umzupolen“. Letztlich halfen Führungskräfte zwar, Canons Automatisierungsprogramm zu ermöglichen, aber es waren die F&A-Mitarbeiter, die es vorangetrieben haben.

2. Erfolg wird nicht an Automatisierungsadoption gemessen – sondern an der zeitnahen Realisierung von Geschäftswert

Quelle: Bain & Company, „The State of AI-Powered Automation“

Wenn Unternehmen erstmals mit Automatisierung beginnen, messen viele den Erfolg an der Anzahl der Roboter in Produktion und der Mitarbeiter, die die Technologie nutzen. Während dies wichtige Metriken sind, die man im Auge behalten sollte, sollte ein Programm letztlich danach beurteilt werden, wie viel Wert es für das Business treibt.

Im Bain-&-Company-Bericht empfehlen die Autoren „einen rigorosen Validierungsprozess (oft mit der Bestätigung eines Finanzcontrollers)“, um sicherzustellen, dass automatisierte Prozesse ausreichend finanziellen Wert schaffen. Zudem „müssen Unternehmen vor Projektbeginn die Wertanreize identifizieren, die das Projekt beeinflussen wird, die KPIs für die Ergebnismessung und einen klar definierten Zeitplan.“ Dies ermöglicht es dem Automatisierungsprogramm, effizient zu skalieren und über Zeit nachhaltig Wert zu liefern.

Als jahrzehntelanger Branchenführer und UiPath AI10 Award-Gewinner weiß Intel, was es braucht, um Wert aus neuen Technologien zu ziehen. Ihr CEO forderte die Organisation auf, „AI everywhere“ zu bringen, was Jeff Rittener, Chief Trade Officer und General Manager ihrer International Trade Group, über die UiPath Platform in Angriff nahm.

Ritteners Gruppe ist verantwortlich für die Einhaltung von Länderregulierungen, das zeitnahe Passieren von Grenzen und die Zusammenarbeit mit Regierungen bei Bedarf. Intel hat Millionen von Sendungen, die 24/7 weltweit unterwegs sind. In diesem Maßstab bedeuten Effizienzverbesserungen große Einsparungen.

Nachdem ein Tippfehler in einem Transaktionsformular Probleme in ihren Operationen verursacht hatte, entschied Rittener, dass seine Gruppe KI-gestützte Automatisierung verfolgen müsse, um ihr Ziel von „fingerless trade“ zu erreichen. Die Tippfehler und unzähligen Stunden, die mit manueller Transaktionsverarbeitung einhergehen, machten es zu einem fantastischen Automatisierungskandidaten, und Rittener forderte seine Gruppe auf, den Prozess mithilfe der Machine-Learning-(ML)-Fähigkeiten innerhalb der UiPath Platform zu automatisieren.

Die Ergebnisse waren unglaublich. In nur vier Monaten klassifizierte Intel mehr als 56.000 Produkte mit über 99 % Genauigkeit. Sie nutzten UiPath AI Center™ (ein Tool, das in der UiPath Platform verfügbar ist) und ein ML-Modell, um Codes für Produkte vorherzusagen, die durch ihre Pipeline fließen, was den manuellen Aufwand stark reduzierte.

Intel plant, ihr Automatisierungsprogramm zu erweitern, um mit höheren Volumina und sich ständig ändernden Regulierungen Schritt zu halten. Der Kernpunkt ist, dass Rittener und Intel statt eines initialen Fokus auf die Verbreitung von Automatisierung im gesamten Unternehmen zunächst einen Workflow identifizierten, der signifikanten Wert für das Business liefern würde.

Rittener trat mit mir auf der Bühne bei UiPath FORWARD VI auf. Sehen Sie die Aufzeichnung unseres Gesprächs für mehr Details, wie Intel ein erfolgreiches Automatisierungsprogramm erstellt und skaliert.

3. Executive Buy-in ist kritisch

Ohne starke Führungskräfteunterstützung „werden Automatisierungsprogramme Schwierigkeiten haben, die erforderlichen Ressourcen und den notwendigen Schwung und die Richtung zu sichern.“

Wie sieht diese Unterstützung aus? Laut den Autoren des Bain-&-Company-Berichts beinhaltet sie „das Navigieren potenzieller Hindernisse, das Sichern abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und das Gewährleisten nachhaltigen Engagements während der gesamten Automatisierungsreise.“

Quelle: Bain & Company, „The State of AI-Powered Automation“

Quest Diagnostics konnte Unterstützung vom Senior Leadership sichern, indem sie diese früh im Prozess einband. Robert Steliga, Director of Business Process Automation bei Quest, erklärte, dass Gespräche mit Führungskräften während der Prozess-Discovery-Phase halfen, sich auf die höchsten-ROI-Automatisierungschancen abzustimmen. Sie erkannten auch, dass ein Anbieter mit einer vollständigen Suite KI-gestützter Automatisierungstools ihnen helfen würde, die Wertschöpfung zu maximieren.

Hinweis der Redaktion: Steliga teilte Quests Automatisierungsreise bei UiPath FORWARD VI. Die Aufzeichnung ist in Band 2 von „The Best Bits“ enthalten. Für begrenzte Zeit erhalten Sie Steligas Session und alle „The Best Bits“ von FORWARD VI direkt in Ihr Postfach.

Steliga und sein Team stellten fest, dass die UiPath Platform die beste Option für Quest war, und sie arbeiteten mit UiPath-Beratern zusammen, um Automatisierung einzusetzen, um den COVID-Testprozess während der Pandemie zu beschleunigen. Führungskräfte erkannten schnell die massiven Effizienzen, die Tools wie UiPath Document Understanding für das Business brachten.

Diese Anerkennung gab dem Team die Lizenz, neue Lösungen zu erkunden. Steliga berichtete, dass „nach der COVID-Krise zurückblickten wir und sagten: ‚Hey, das hat funktioniert. Wir haben viel Zeit und Geld gespart. Warum schauen wir uns das nicht strategischer an?‘“

Genau das taten sie und brachten neue KI-Fähigkeiten in ihr Automatisierungsprogramm ein.

Jetzt, 2023, haben wir begonnen, benutzerdefinierte KI- und ML-Modelle mit der gesamten UiPath Platform zu bauen. Das hat uns in eine wirklich gute Position gebracht, weil wir jetzt Erfahrung auf der gesamten Plattform haben.

Robert Steliga, Director Business Process Automation, Quest Diagnostics Incorporated

Während das Business Process Automation Team die strategische Richtung für ihre Automatisierungsreise vorgab, halfen frühe Erfolge, Executive Support für einen breiteren Umfang zu sichern. Laut Steliga erkennt das Senior Leadership jetzt sowohl die „harten“ Vorteile der Automatisierung, wie direkte Kosteneinsparungen, als auch die „weichen“ wie größere Mitarbeiterzufriedenheit und mehr Zeit mit Patienten.

4. Change ganzheitlich managen, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder auf derselben Seite sind

Als Unternehmen vor einigen Jahren begannen, Robotic Process Automation (RPA)-Technologie zu implementieren, stießen einige auf Widerstand von Mitarbeitern, die um ihre Jobs fürchteten. Mitarbeitern zu erklären, dass Software-Roboter ihnen helfen könnten, ihre Jobs besser zu machen, statt sie zu ersetzen, half, Buy-in über Organisationen hinweg zu erreichen.

Quelle: Bain & Company, „The State of AI-Powered Automation“

Eine ähnliche Anstrengung ist bei KI-gestützter Automatisierung notwendig. Die Autoren des Bain-&-Company-Berichts erklären, dass, wenn neue Technologien auf den Markt kommen, „Mitarbeiter den Unsicherheiten neuer Systeme, veränderter Jobrollen und sich verschiebender Verantwortlichkeiten gegenüberstehen. Effektives Change Management adressiert diese Bedenken direkt, fördert Verständnis, Anpassungsfähigkeit und baut kollektives Eigentum an der neuen Richtung auf.“

Tiefer eintauchen: Wie Change-Management-Strategien Automatisierungsadoption antreiben

Automatisierungsprogramme, die Mitarbeiterunterstützung nicht betonen, sind zum Scheitern verurteilt. Deshalb „ist in einer Ära rasanter technologischer Fortschritte der wahre Differenzierer erfolgreicher Organisationen ihre Fähigkeit, Change ganzheitlich zu managen und sicherzustellen, dass jeder Stakeholder ausgerichtet, ermächtigt und investiert ist, Automatisierungsprojekte bis zum Abschluss durchzuziehen.“

Seit Beginn ihrer Automatisierungsreise hat die Telekommunikationsgruppe Orange Spain die Wichtigkeit erkannt, für alle Stakeholder zu liefern, besonders Mitarbeiter. Javier Castellanos leitet die Robot Factory innerhalb von Orange Spain.

Nach eigenen Schätzungen des Unternehmens hat es seit 2017 100 Millionen Euro eingespart.

Ausgehend von einem Team von 13 Personen aus verschiedenen Geschäftsbereichen verfügt die Robot Factory nun über mehr als 100 Mitarbeiter und ist im gesamten Unternehmen bekannt. Sie setzen auch „RPA-Botschafter“ ein, die mit Teams across the Organization zusammenarbeiten, um Automatisierungschancen zu identifizieren.

Aber während die Robot Factory heute starke Mitarbeiterunterstützung genießt, war der Anfang etwas holprig.

Am Anfang gab es Bedenken unter Mitarbeitern, dass Roboter „ihre Jobs stehlen“ und sie entlassen würden. Also… machten wir ein Video über diese erste Roboter-Bereitstellung und wie sie dem Mitarbeiter half. Und wir zeigten es der ganzen Organisation, wobei wir klar hervorhoben, wie Software-Roboter Individuen davon befreien können, diese Art von Aufgaben zu erledigen, was ihnen ermöglicht, höherwertige Arbeit zu leisten, die ihr eigenes Talent nutzt.

Javier Castellanos, Robot Factory Head, Orange Spain

Castellanos merkte auch an, dass das Training von Mitarbeitern in Automatisierung „grundlegend für den Erfolg der Initiative war – einerseits, um Angst vor der Technologie zu reduzieren, aber auch, um Mitarbeiter zu motivieren, ihre Art zu arbeiten zu ändern.“ Heute kann jeder Orange-Spain-Mitarbeiter Automatisierungsideen über die interne Robot-Factory-Website einreichen sowie den Fortschritt in Echtzeit verfolgen.

Castellanos und Robot-Factory-Mitarbeiter konnten Stakeholder durch ihre Automatisierungsinitiativen zufriedenstellen. Führungskräfte sind begeistert von den signifikanten Einsparungen, die Automatisierung freigesetzt hat, während Mitarbeiter und Kunden mit den verbesserten Erfahrungen zufrieden sind, die sie ermöglicht hat.

5. Durch Automatisierung freigesetzte Ressourcen in Wachstumsbereiche der Organisation allokieren

Viele Führungskräfte nehmen an, das Endziel eines Automatisierungsprogramms sei Effizienzsteigerung. Wie die Bericht-Co-Autoren Shelton und Barkin betonen, ist das erst der Anfang. Der größte Teil des ROI aus KI-gestützter Automatisierung kommt nach den Effizienzgewinnen, wenn Organisationen Menschen und Investitionen in Wachstumsbereiche einsetzen können.

Quelle: Bain & Company, „The State of AI-Powered Automation“

Was dies konkret bedeutet, hängt von den einzigartigen Merkmalen jedes Unternehmens ab. In einigen Fällen setzen Teams, die durch Automatisierung viel Zeit sparen, in ihren gleichen Rollen fort und fokussieren sich auf wertsteigernde Aufgaben in ihrem Verantwortungsbereich. In anderen finden Unternehmen, dass sie größeren Wert liefern können, indem sie Mitarbeiter in andere Bereiche versetzen, die von ihren Fähigkeiten und Kreativität profitieren würden.

Unabhängig von den Details betonen die Autoren des Bain-&-Company-Berichts, dass „das menschliche Element im Zentrum des Unternehmens bleiben wird, selbst in einer von KI und Automatisierung dominierten Ära.“ Ihre Umfrage ergab, dass 64 % der Befragten entweder keine Personalreduzierungen oder sogar Einstellungen nach der Adoption von KI-gestützter Automatisierung erwarten.

Der Halbleiterhersteller Applied Materials wusste von Anfang an, dass sie groß mit Automatisierung gehen wollten. Laut Heather Whitfield, Process and Test Automation Manager bei Applied Materials, „suchten wir nicht danach, hier und da ein paar Stunden zu sparen, wir suchten nach einem neuen Toolset, das ändert, wie wir arbeiten.“ Sie konzentrierten ihre initialen Bemühungen auf die Finanzabteilung, die vor einer gewaltigen Herausforderung stand: größere interne Business-Partner-Unterstützung ohne Ressourcenzuwachs zu bieten. Das bedeutete, dass das Finance-Team eine Automatisierungslösung brauchte, um sich effizienter zu machen, sowie einen Plan, mit der gesparten Zeit größere Unterstützung zu bieten.

Indem sie „von Tag eins an all-in gingen“, „erzielte Applied Materials Automatisierungserfolg in einem Maßstab und einer Geschwindigkeit, die die meisten Unternehmen beneiden würden“, indem sie mehr als 125.000 Stunden einsparten. Viele Organisationen beneiden dieses Ergebnis nicht nur – sie sehen es als Endziel eines Automatisierungsprogramms.

Applied Materials war anders. Sie nutzten die durch die UiPath Platform freigesetzten Zeit- und Ressourceneinsparungen, um „bessere, schnellere, klügere Entscheidungen zu treffen, die Wachstum befeuerten“, sowie Menschen und Ressourcen in Forschung und Entwicklung zu verlagern.

Frühe KI-Automatisierungs-Adopter werden einen signifikanten Vorteil haben

Diese Verhaltensweisen bieten einen Blaupause für alle Arten von Unternehmen, echte Ergebnisse zu erzielen, indem sie Automatisierung nutzen, um KI für sich arbeiten zu lassen. Aber wie die Berichtsautoren anmerken, „scheint es klar, dass KI-gestützte Automatisierung, einschließlich Generativer KI, einen größeren Keil zwischen Organisationen treiben wird, die einen Plan haben, und denen, die keinen haben – Vorteile verstärkend und Early Adopters in stärkere Positionen während der kommenden Marktneukonfiguration platzierend.“

Also, um den maximalen ROI aus Ihren KI-gestützten Automatisierungsbemühungen zu realisieren, behalten Sie diese Best Practices im Kopf und starten Sie so bald wie möglich. Damit bringen Sie Ihre Organisation in eine großartige Position, um im KI-Zeitalter erfolgreich zu sein.