Bain &Company identifiziert fünf Verhaltensweisen, die eine erfolgreiche KI-gestützte Automatisierung vorantreiben

Während viele Unternehmen das Jahr 2023 damit verbracht haben, die neuen Möglichkeiten der generativen KI zu nutzen, werden diejenigen, die jetzt ihren Fokus von theoretischen Möglichkeiten auf praktische KI-Anwendungen verlagern, einen erheblichen Vorteil gegenüber ihren Mitbewerbern erlangen. Doch trotz der Vorteile tun dies heute nur wenige.

Dies geht aus einem aktuellen Bericht von Bain &Company mit dem Titel „The State of AI-Powered Automation“ hervor, in dem 200 Unternehmen befragt wurden, um den Stand der KI-Einführung in einer Reihe von Branchen zu beleuchten.

Quelle:Bain &Company, „The State of AI-Powered Automation“

Der von den Bain &Company-Mitarbeitern Ted Shelton (Expert Partner) und Ian Barkin (Externer Berater) gemeinsam verfasste Bericht identifizierte fünf Verhaltensweisen, die erfolgreiche Programme tendenziell gemeinsam haben. Durch das Verstehen und Anwenden dieser Verhaltensweisen kann Ihr Unternehmen das volle Potenzial der KI-gestützten Automatisierung nutzen – und gleichzeitig einen bedeutenden Geschäftswert erschließen.

Die fünf Verhaltensweisen, die führende KI-gestützte Automatisierungsprogramme gemeinsam haben

1. Prozessverantwortliche und KMU sind Vorreiter bei der Sicherstellung, dass die Automatisierungsbemühungen mit den Geschäftszielen in Einklang stehen

Niemand ist näher an den Geschäftsprozessen dran als die Mitarbeiter, die sie täglich steuern. Während hochrangige Anweisungen von Führungskräften und Kompetenzzentren (CoEs) einen allgemeinen Rahmen bieten können, sind es die Fachexperten (KMU), die erstklassige Automatisierungsprogramme wirklich vorantreiben.

Wie die Autoren in dem Bericht betonen, „vergleicht Automatisierung ohne dieses Fachwissen ein Schiff ohne Kompass“, und wenn KMU den Weg weisen, „wird sichergestellt, dass die Automatisierungsbemühungen nicht nur technologisch solide sind, sondern auch genau auf die einzigartige Betriebsstruktur und die Ziele des Unternehmens abgestimmt sind.“

Nachdem Thomas Earvolino, Director of Financial Systems and Process Improvement bei Canon USA, einen klaren geschäftlichen Bedarf an KI-gestützter Automatisierung erkannt hatte, versuchte er, die Technologie in die Finanz- und Buchhaltungsabteilung (F&A) des Unternehmens zu integrieren. Die Rechnungsbearbeitung und andere mühsame Aufgaben waren anfällig für manuelle Fehler und beanspruchten zu viel Zeit der F&A-Mitarbeiter. Mit dem Auftrag der Führungsebene, Automatisierungsplattformen zu erkunden, sprach Earvolino mit F&A-Mitarbeitern, um besser zu verstehen, wo ihre Schwachstellen lagen und welche Plattformtypen hilfreich wären. Da Eingangsrechnungen kein Standardformat haben, sagten sie Earvolino, dass eine flexible Lösung ideal wäre.

Quelle:Bain &Company, „The State of AI-Powered Automation“

Basierend auf den Eingaben der Mitarbeiter identifizierte Earvolino die UiPath Business Automation Platform (und insbesondere das UiPath Document Understanding Tool) als die beste Lösung für das F&A-Team. Alle sind mit den Ergebnissen zufrieden – ihr Rechnungsrückstand ist verschwunden und die Mitarbeiter können mehr Zeit damit verbringen, Beziehungen zu Händlern aufzubauen, anstatt Hunderte von Rechnungen pro Tag manuell einzugeben.

Heute hat das F&A-Team von Canon USA nicht nur einen Großteil des Rechnungsprozesses automatisiert, sondern hat sich auch als Ressource für andere Abteilungen entwickelt, die ihre eigenen Automatisierungen entwickeln möchten. Diese gemeinsame Anstrengung steht im Einklang mit dem Ziel von Canon, „Grenzen zu überschreiten“, da die Mitglieder des F&A-Teams ihre durch Automatisierung verdiente Zeitersparnis für die Unterstützung ihrer Kollegen einsetzen.

Earvolino stellte außerdem fest, dass es bei ihren Automatisierungsbemühungen „nie um eine Personalreduzierung ging“. Das Ziel bestand vielmehr darin, einen Weg zu finden, „unsere Mitarbeiter für mehr wertschöpfende Aufgaben einzusetzen“. Letztendlich haben die Führungskräfte zwar dazu beigetragen, das Automatisierungsprogramm von Canon voranzutreiben, aber es waren die F&A-Mitarbeiter, die es vorangetrieben haben.

2. Der Erfolg wird nicht anhand der Einführung der Automatisierung beurteilt, sondern vielmehr anhand der rechtzeitigen Realisierung des Geschäftswerts

Quelle:Bain &Company, „The State of AI-Powered Automation“

Viele Unternehmen messen den Erfolg beim Einstieg in die Automatisierung anhand der Anzahl der Roboter in der Produktion und der Mitarbeiter, die die Technologie nutzen. Auch wenn es sich hier um wichtige Kennzahlen handelt, die man im Auge behalten sollte, sollte ein Programm letztendlich danach beurteilt werden, wie viel Wert es für das Unternehmen bringt.

Im Bericht von Bain &Company empfehlen die Autoren „einen strengen Validierungsprozess (häufig mit Zustimmung eines Finanzkontrolleurs)“, um sicherzustellen, dass die automatisierten Prozesse einen ausreichenden finanziellen Wert schaffen. Darüber hinaus „müssen Unternehmen vor Beginn eines Projekts die Wertanreize identifizieren, die das Projekt bewirken wird, die KPIs für die Ergebnismessung und einen klar definierten Zeitplan.“ Dadurch kann das Automatisierungsprogramm effizient skaliert werden und im Laufe der Zeit einen nachhaltigen Mehrwert liefern.

Als jahrzehntelanger Branchenführer und Gewinner des UiPath AI10 Award weiß Intel, was nötig ist, um aus neuen Technologien einen Mehrwert zu ziehen. Ihr CEO forderte die Organisation auf, „KI überallhin zu bringen“, was Jeff Rittener, Chief Trade Officer und General Manager ihrer International Trade Group, über die UiPath-Plattform vorhatte.  

Ritteners Gruppe ist für die Einhaltung der Landesvorschriften, die rechtzeitige Freigabe der Grenzen und die Zusammenarbeit mit den Regierungen bei Bedarf verantwortlich. Intel sorgt rund um die Uhr für Millionen Sendungen rund um den Globus. In dieser Größenordnung bedeuten alle Effizienzsteigerungen große Einsparungen.

Nachdem ein Tippfehler im Transaktionsformular Probleme in ihren Abläufen verursacht hatte, entschied Rittener, dass seine Gruppe eine KI-gestützte Automatisierung anstreben musste, um ihr Ziel des „fingerlosen Handels“ zu erreichen. Die Tippfehler und unzähligen Stunden, die mit der manuellen Transaktionsverarbeitung einhergehen, machten es zu einem fantastischen Kandidaten für die Automatisierung, und Rittener forderte seine Gruppe auf, den Prozess mithilfe der in der UiPath-Plattform verfügbaren Funktionen des maschinellen Lernens (ML) zu automatisieren.

Die Ergebnisse waren unglaublich. In nur vier Monaten hat Intel mehr als 56.000 Produkte mit einer Genauigkeit von über 99 % klassifiziert. Sie verwendeten UiPath AI Center™ (ein in der UiPath-Plattform verfügbares Tool) und ein ML-Modell, um Codes für Produkte vorherzusagen, die durch ihre Pipeline fließen, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand erheblich reduziert wurde.  

Intel plant, sein Automatisierungsprogramm zu erweitern, um mit höheren Volumina und sich ständig ändernden Vorschriften Schritt zu halten. Die wichtigste Erkenntnis ist, dass Rittener und Intel zunächst einen Arbeitsablauf identifizierten, der dem Unternehmen einen erheblichen Mehrwert bieten würde, anstatt sich zunächst auf die Verbreitung der Automatisierung im gesamten Unternehmen zu konzentrieren. 

Rittener begleitete mich auf der Bühne bei UiPath FORWARD VI. Sehen Sie sich die Aufzeichnung unseres Gesprächs an, um weitere Einzelheiten darüber zu erfahren, wie Intel ein erfolgreiches Automatisierungsprogramm erstellt und skaliert.

3. Die Zustimmung der Geschäftsleitung ist von entscheidender Bedeutung

Ohne starke Unterstützung durch die Geschäftsleitung werden Automatisierungsprogramme „ Schwierigkeiten haben, die erforderlichen Ressourcen und die nötige Dynamik und Richtung sicherzustellen.“

Wie sieht diese Unterstützung aus? Laut den Autoren des Bain &Company-Berichts geht es dabei darum, „potenzielle Hindernisse zu überwinden, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sicherzustellen und ein nachhaltiges Engagement während der gesamten Automatisierungsreise sicherzustellen“.

Quelle:Bain &Company, „The State of AI-Powered Automation“

Durch die frühzeitige Einbindung in den Prozess konnte sich Quest Diagnostics die Unterstützung der Führungsspitze sichern. Robert Steliga, Director of Business Process Automation bei Quest, erklärte, dass Gespräche mit Führungskräften während der Prozesserkennungsphase ihnen dabei geholfen haben, sich auf die Automatisierungsmöglichkeiten mit dem höchsten ROI zu einigen. Sie erkannten auch, dass ein Anbieter mit einer vollständigen Suite KI-gestützter Automatisierungstools ihnen dabei helfen würde, die Wertschöpfung zu maximieren.

Anmerkung des Herausgebers:Steliga teilte die Automatisierungsreise von Quest bei UiPath FORWARD VI. Die Aufnahme ist in Band 2 von „The Best Bits“ enthalten. Erhalten Sie für eine begrenzte Zeit Steligas Sitzung und alle „The Best Bits“ von FORWARD VI direkt in Ihren Posteingang .

Steliga und sein Team kamen zu dem Schluss, dass die UiPath-Plattform die beste Option für Quest war, und arbeiteten mit UiPath-Beratern zusammen, um den COVID-Testprozess während der Pandemie durch Automatisierung zu beschleunigen. Führungskräfte erkannten schnell die enormen Effizienzgewinne, die Tools wie UiPath Document Understanding für das Unternehmen brachten.

Diese Anerkennung gab dem Team die Erlaubnis, neue Lösungen zu erforschen. Steliga erzählte:„Als wir die COVID-Krise überstanden hatten, blickten wir zurück und sagten:‚Hey, das hat funktioniert. Wir haben viel Zeit und viel Geld gespart. Warum betrachten wir das nicht strategischer?‘“

Sie haben genau das getan und am Ende neue KI-Funktionen in ihr Automatisierungsprogramm integriert.

Jetzt, im Jahr 2023, haben wir mit der Entwicklung benutzerdefinierter KI- und ML-Modelle unter Verwendung der gesamten UiPath-Plattform begonnen. Das hat uns in eine wirklich gute Position gebracht, da wir nun Erfahrung auf der gesamten Plattform haben. 

Robert Steliga, Director Business Process Automation, Quest Diagnostics Incorporated

Während das Business Process Automation-Team die strategische Richtung für seine Automatisierungsreise vorgab, trugen frühe Erfolge dazu bei, die Unterstützung der Führungskräfte für einen breiteren Bereich zu sichern. Laut Steliga erkennt die Geschäftsleitung mittlerweile sowohl die „harten“ Vorteile der Automatisierung, wie direkte Kosteneinsparungen, als auch die „weichen“ Vorteile, wie höhere Mitarbeiterzufriedenheit und mehr Zeit, die mit Patienten verbracht wird.

4. Verwalten Sie Veränderungen ganzheitlich und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind 

Als Unternehmen vor einigen Jahren erstmals mit der Implementierung der Robotic Process Automation (RPA)-Technologie begannen, stießen einige auf den Widerstand von Mitarbeitern, die um ihren Arbeitsplatz fürchteten. Den Mitarbeitern zu erklären, dass Software-Roboter ihnen helfen könnten, ihre Arbeit besser zu erledigen, anstatt sie zu ersetzen, trug dazu bei, die Akzeptanz in allen Organisationen zu erreichen.

Quelle:Bain &Company, „The State of AI-Powered Automation“

Ein ähnlicher Aufwand ist bei der KI-gestützten Automatisierung erforderlich. Die Autoren des Bain &Company-Berichts erklären, dass mit der Markteinführung neuer Technologien „Mitarbeiter mit den Unsicherheiten neuer Systeme, veränderten Arbeitsrollen und sich verändernden Verantwortlichkeiten konfrontiert werden. Ein wirksames Änderungsmanagement geht diese Bedenken direkt an, erleichtert das Verständnis, fördert die Anpassungsfähigkeit und baut kollektive Eigenverantwortung für die neue Richtung auf.“

Tauchen Sie tiefer ein:Wie Change-Management-Strategien die Einführung der Automatisierung vorantreiben

Automatisierungsprogramme, bei denen die Mitarbeiterunterstützung nicht im Vordergrund steht, sind zum Scheitern verurteilt. Aus diesem Grund „ist in einer Zeit des schnellen technologischen Fortschritts das wahre Unterscheidungsmerkmal erfolgreicher Unternehmen ihre Fähigkeit, Veränderungen ganzheitlich zu bewältigen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten aufeinander abgestimmt, befähigt und investiert sind, um Automatisierungsprojekte bis zum Abschluss zu begleiten.“

Seit Beginn seiner Automatisierungsreise hat der Telekommunikationskonzern Orange Spain erkannt, wie wichtig es ist, allen seinen Stakeholdern, insbesondere seinen Mitarbeitern, gerecht zu werden. Javier Castellanos leitet die Roboterfabrik bei Orange Spanien.

Nach eigenen Schätzungen hat das Unternehmen seit 2017 100 Millionen Euro eingespart.

Seit dem Start mit einem 13-köpfigen Team aus verschiedenen Geschäftsbereichen beschäftigt die Robot Factory mittlerweile mehr als 100 Mitarbeiter und hat sich einen hohen Bekanntheitsgrad im gesamten Unternehmen erworben. Sie setzen außerdem „RPA-Botschafter“ ein, die mit Teams im gesamten Unternehmen zusammenarbeiten, um Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Doch obwohl die Robot Factory heute eine starke Unterstützung der Mitarbeiter genießt, war es am Anfang etwas holprig.

Zu Beginn gab es unter den Mitarbeitern Bedenken, dass Roboter „ihre Jobs stehlen“ würden und sie entlassen würden. Also … haben wir ein Video über diesen ersten Robotereinsatz gemacht und wie er dem Mitarbeiter geholfen hat. Und wir haben es der gesamten Organisation gezeigt und deutlich gemacht, wie Software-Roboter Einzelpersonen dabei helfen können, sich von der Erledigung dieser Art von Aufgaben zu befreien und ihnen die Möglichkeit zu geben, höherwertige Arbeiten auszuführen, die ihr eigenes Talent nutzen.

Javier Castellanos, Leiter der Roboterfabrik, Orange Spanien

Castellanos stellte außerdem fest, dass die Schulung der Mitarbeiter in der Automatisierung „von grundlegender Bedeutung für den Erfolg der Initiative war – einerseits, um die Angst vor der Technologie abzubauen, aber auch, um die Mitarbeiter zu motivieren, die Art und Weise, wie sie das Unternehmen führen, zu ändern.“ Heute kann jeder Mitarbeiter von Orange Spain über die interne Robot Factory-Website Automatisierungsideen vorschlagen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen.

Die Mitarbeiter von Castellanos und Robot Factory konnten die Stakeholder durch ihre Automatisierungsinitiativen bei Laune halten. Führungskräfte sind begeistert von den erheblichen Einsparungen, die sich durch die Automatisierung ergeben, während Mitarbeiter und Kunden mit den verbesserten Erlebnissen, die sie ermöglicht, zufrieden sind.

5. Weisen Sie durch Automatisierung frei gewordene Ressourcen den Wachstumsbereichen innerhalb der Organisation zu

Viele Führungskräfte gehen davon aus, dass das Endziel eines Automatisierungsprogramms darin besteht, die Effizienz zu steigern. Wie die Co-Autoren des Berichts Shelton und Barkin betonen, ist das erst der Anfang. Der größte Teil des ROI der KI-gestützten Automatisierung ergibt sich aus Effizienzsteigerungen, wenn Unternehmen Mitarbeiter und Investitionen in Wachstumsbereiche einsetzen können.

Quelle:Bain &Company, „The State of AI-Powered Automation“

Was dies konkret bedeutet, hängt von den individuellen Merkmalen jedes Unternehmens ab. In einigen Fällen bleiben Teams, die durch Automatisierung viel Zeit sparen, in ihren gleichen Rollen und konzentrieren sich auf wertschöpfendere Aufgaben in ihrem Zuständigkeitsbereich. In anderen Fällen stellen Unternehmen fest, dass sie einen größeren Mehrwert schaffen können, indem sie Mitarbeiter in andere Bereiche versetzen, in denen ihre Fähigkeiten und ihre Kreativität von Vorteil wären.

Unabhängig von den Einzelheiten betonen die Autoren des Bain &Company-Berichts, dass „der Mensch im Mittelpunkt des Unternehmens bleiben wird, selbst in einer Zeit, die von KI und Automatisierung dominiert wird.“ Ihre Umfrage ergab, dass 64 % der Befragten nach der Einführung der KI-gestützten Automatisierung entweder keinen Personalabbau oder mehr Neueinstellungen erwarten.

Das Halbleiterunternehmen Applied Materials wusste von Anfang an, dass es mit der Automatisierung groß rauskommen wollte. Laut Heather Whitfield, Prozess- und Testautomatisierungsmanagerin bei Applied Materials, „wollten wir nicht hier und da ein paar Stunden einsparen, sondern nach einem neuen Toolset, das unsere Arbeitsweise verändert.“ Sie konzentrierten ihre Bemühungen zunächst auf die Finanzabteilung, die vor einer gewaltigen Herausforderung stand:eine bessere interne Unterstützung für Geschäftspartner bereitzustellen, ohne die Ressourcen zu erhöhen. Das bedeutete, dass das Finanzteam eine Automatisierungslösung benötigte, um seine Effizienz zu steigern, sowie einen Plan, um mit der eingesparten Zeit mehr Support zu leisten.

Indem Applied Materials „vom ersten Tag an alles gegeben hat, erzielte es Automatisierungserfolge in einem Ausmaß und mit einer Geschwindigkeit, um die die meisten Unternehmen beneiden würden“, und sparte mehr als 125.000 Stunden ein. Viele Unternehmen beneiden dieses Ergebnis nicht nur – sie betrachten es als das Endziel eines Automatisierungsprogramms.

Applied Materials war anders. Sie nutzten die durch die UiPath-Plattform freigesetzten Zeit- und Ressourceneinsparungen, um „bessere, schnellere und intelligentere Entscheidungen zu treffen, die das Wachstum ankurbelten“ und Menschen und Ressourcen in Forschung und Entwicklung zu verlagern.

Erste Anwender der KI-gestützten Automatisierung werden einen erheblichen Vorteil haben

Diese Verhaltensweisen bieten allen Arten von Unternehmen eine Blaupause, um echte Ergebnisse zu erzielen, indem sie die Automatisierung nutzen, um KI einzusetzen. Wie die Autoren des Berichts jedoch anmerken, „scheint es klar zu sein, dass KI-gestützte Automatisierung, einschließlich generativer KI, einen größeren Keil zwischen den Organisationen, die einen Plan haben, und denen, die keinen haben, treiben wird – was den Vorteil vergrößert und Early Adopters bei der bevorstehenden Neukonfiguration des Marktes in stärkere Positionen bringt.“

Um den maximalen ROI aus Ihren KI-gestützten Automatisierungsbemühungen zu erzielen, sollten Sie diese Best Practices im Hinterkopf behalten und so schnell wie möglich damit beginnen. Auf diese Weise versetzen Sie Ihr Unternehmen in eine hervorragende Ausgangslage, um im KI-Zeitalter erfolgreich zu sein.