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Automatisierungsstrategien, die branchenübergreifend die Reaktion auf COVID-19 verstärkten

Dieser Blogbeitrag enthält Beispiele aus der Praxis von UiPath-Kunden, die Automatisierung nutzen, um auf drastische Nachfrageänderungen zu reagieren.

Beispiele sind nach Branche gruppiert und in dieser Reihenfolge:

1. Öffentlicher Sektor

2. Gesundheitswesen

3. Finanzdienstleistungen

4. Versicherung

5. Regierung

7. Transport

8. Alle anderen Branchen

Öffentlicher Sektor

Lockdown-ePass-Generierung für Personal wesentlicher Dienste in Indien während des Höhepunkts von COVID

Die Stadtverwaltung in Indien musste während des Höhepunkts der COVID-Pandemie die Bewegung wesentlicher Dienstleistungen und Zusteller verschiedener Dienstleister (Amazon, 1mg, Flipkart, Zomato, Swiggy usw.) genehmigen. Der Prozess lief wie folgt ab:Zunächst schickten die Manager des Dienstleisters eine Sammelliste wichtiger Mitarbeiter an staatliche Behörden zur Erstellung von Lockdown-ePass-Genehmigungen. Anschließend stellte die staatliche Behörde dem entsprechenden Personal Ausgangssperren aus.

Lösung

Die Stadtverwaltung arbeitete mit dem Urban Transformation Team von EY India und dem Partner Integra Micro Software Services (P) Ltd zusammen, um UiPath-Roboter zur Unterstützung der Arbeit einzurichten. Die Roboter extrahierten benannte E-Mails aus Ausstellungslisten und generierten automatisch einen Ausgangssperrenausweis mit den erforderlichen Details in ihrer erforderlichen Vorlage. Anschließend füllten die Bots einen Bericht mit Angaben zur Anzahl der Mitarbeiter aus, an die die Ausweise ausgestellt wurden. Dies ermöglichte es den Regierungsbehörden, die Gesamtzahl der zur Bewegung in ihren Städten zugelassenen Personen zu verfolgen und zu verwalten.

Vorteile

Automatisierung der Erfassung einer Flut von COVID-Patientendaten für Landesregierungen

Auf dem Höhepunkt der Pandemie führten die staatlichen Behörden in großem Umfang umfangreiche COVID-Tests bei Patienten durch. Im ersten Teil des Prozesses sammelten Bodenpersonal und Gesundheitspersonal Daten über getestete Patienten und frühere Testproben. Anschließend wurden die Patientendaten über das Portal der National Authority direkt in ein zentrales Repository übertragen. Da die Landesregierung plante, die COVID-Tests zu verstärken, wurde die Aufgabe, die Daten des Staates von der Website der National Authority zu sammeln und sie dann in die Datenbank der Landesregierung aufzunehmen, zu einem riesigen Unterfangen. Da die Anzahl der Patiententests auf über 2.000 Tests pro Tag anstieg, wurde die manuelle Aufgabe, die täglichen Patientendaten nach dem Herunterladen als Microsoft Excel-Tabelle vom Portal der National Authority zu sammeln, zu zeitaufwändig.

Das Team der Landesbehörden wollte eine schnelle Automatisierung einrichten, bei der die Testdaten von COVID-Patienten automatisch vom Portal der Landesbehörde heruntergeladen und dann nahezu in Echtzeit vom Portal der Landesregierung in die Datenbank übertragen werden. Die in der Datenbank der Landesregierung gesammelten Daten würden dem Staat dann helfen, schnelle Entscheidungen in Echtzeit zu treffen und die Vorgehensweise abhängig von den Testergebnissen des Patienten dynamisch zu ändern.

Lösung

Sobald die Automatisierung implementiert war, wurden die Daten der getesteten Patienten in Form einer Excel-Tabelle von der Website der nationalen Behörde heruntergeladen. Anschließend erstellte die staatliche Behörde ein Online-Webformular und füllte über eine API die Patientendaten aus, darunter neue Patientendaten und alte Patientendaten, die aktualisiert werden mussten. Alle aktuellen Patientendaten mussten mehrmals täglich erfasst werden. Die Menge der Patientendaten war proportional zum Testvolumen im Bundesstaat.

Das Team von Auxiliobits Technologies Pvt Ltd hat schnell diese Prozessautomatisierung erstellt, durch die der UiPath-Roboter die Patientendaten vom Portal der nationalen Behörde herunterlud, dann die Datensätze der getesteten Patienten abholte und diese Patientendatensätze über eine API an das jeweilige Landesregierungsportal sendete. Dies half den staatlichen Behörden, aktualisierte Daten bereitzustellen und umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen.

Vorteile

Automatisierung von COVID-Warnungen und Überwachung unter Quarantäne gestellter Personen im Staatsbezirk

Während des Höhepunkts von COVID führte die Bezirksbehörde in jedem ihrer Bezirke eine strenge Gesundheitsüberwachung der unter Quarantäne gestellten Personen durch. Die Behörden führten ausgehende Anrufe bei den unter Quarantäne gestellten Personen durch und wiesen sie an, die ordnungsgemäßen Gesundheitsvorgaben einzuhalten. Für unter Quarantäne gestellte Personen, die COVID-Symptome meldeten, wurde das Gesundheitsteam sofort alarmiert. Das jeweilige Gesundheitsteam besuchte diese Menschen, führte die notwendigen Gesundheitschecks durch und ergriff im Rahmen der COVID-Reaktion die nächsten Schritte. Dieses umfassende „COVID-Kriegerteam“ hat in dieser Zeit enorme Anstrengungen unternommen, um wichtige Antworten zu geben.

Das Team der Bezirksbehörden wünschte sich eine schnelle Automatisierung, um diesen Prozess zu unterstützen. Im Idealfall könnte die Warnung für Personen, die dem Contact-Center-Team Symptome melden, so früh wie möglich automatisiert an das zuständige Gesundheitsteam weitergeleitet werden. Dies könnte dazu beitragen, kritische Reaktionszeiten zu verkürzen.

Lösung

Die Bezirksbehörde erstellte ein Online-Formular, das vom Contact-Center-Team für jede unter Quarantäne gestellte Person ausgefüllt wurde. Die Gesundheitsparameter wurden dann automatisch in einem Online-Blatt zusammengestellt. Anstelle des vorherigen manuellen Prozesses erfasste der UiPath-Roboter die Aufzeichnungen symptomatischer Personen und sendete die Warnung direkt an das Gesundheitsteam.

Das Team von Auxiliobits Technologies Pvt Ltd hat schnell diese Automatisierung erstellt, durch die der UiPath-Roboter die Aufzeichnungen der symptomatischen Personen filterte und aufnahm und diese Aufzeichnungen dann über eine Warnung an das jeweilige Gesundheitsteam sendete. Dies half der Bezirksbehörde, schnell zu reagieren und brachte Agilität in den Prozess.

Vorteile

Zeitnahe Bearbeitung von Hunderttausenden Sozialhilfeanträgen in Rumänien aufgrund des COVID-bedingten Lockdowns

Am 18. März 2020 erließ die rumänische Regierung eine Dringlichkeitsverordnung der Regierung, die Arbeitslosengeld einführte, um Bürger zu unterstützen, deren Arbeitsplätze und Einkommen durch die COVID-Krise beeinträchtigt waren. Die Nationale Agentur für Zahlungen und Sozialinspektion (ANPIS) verwaltete das Antragsverfahren für sechs Kategorien von Begünstigten, die Anspruch auf finanzielle Unterstützung hatten. ANPIS musste diese dringende Aufgabe über sein Netzwerk aus 41 Bezirksfilialen ohne zusätzliches Personal durchführen. In den ersten zehn Tagen jedes Monats konnten betroffene Bürger ihre Anträge und den erforderlichen Papierkram auf einem Online-Portal (aici.gov.ro) einreichen. ANPIS-Mitarbeiter mussten jeden Antrag überprüfen, eine Datenbank erstellen und ihn zur Zahlung an eine andere Abteilung senden. In der ersten Maihälfte 2020 gingen bei ANPIS 110.000 Anträge auf finanzielle Unterstützung in ganz Rumänien ein.

Lösung

UiPath stellte ANPIS ehrenamtlich technischen Support und Softwareroboter für eine unbeaufsichtigte Automatisierungslösung zur Verfügung. Im Mai 2020 verfügten 38 Kreisfilialen über die Unterstützung eines Software-Roboters, der vier der sechs Begünstigtenkategorien bearbeitete. Der Roboter überprüfte die Genauigkeit der intelligenten PDF-Dokumentanwendung und extrahierte die korrekten Daten in eine Datenbank. Anschließend erstellte es individuelle Ordner mit den Belegen, die den Vor- und Nachnamen jedes Antragstellers enthielten. Wenn die Bewerbung falsch war, benachrichtigte der Roboter die Bewerber und forderte zusätzliche Dokumente an.​

Vorteile

Rechtzeitige Anpassung einer Vorlage für lebenswichtige COVID-Medikamente, da Hunderte von Pharmaunternehmen in der gesamten Europäischen Union mit Engpässen konfrontiert waren

Die Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA) startete am 17. April 2020 in Zusammenarbeit mit der Pharmaindustrie und den Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) die erste Phase ihres erweiterten Überwachungssystems. Dieses System wurde entwickelt, um Lieferengpässe bei lebenswichtigen Arzneimitteln zu verhindern und zu mildern, die auf Intensivstationen (ICUs) von Krankenhäusern in der gesamten EU zur Behandlung von COVID-Patienten eingesetzt werden. Als Teil des neuen Systems richtete jedes Pharmaunternehmen eine einzige Kontaktstelle ein, die der EMA alle aktuellen und erwarteten Engpässe bei lebenswichtigen Intensivstationen meldete Medikamente. Das rechtzeitige Erkennen möglicher Arzneimittelengpässe und ein umfassender Überblick darüber, was auf EU-Ebene verfügbar war, ermöglichten eine bessere Verteilung und beschleunigten Genehmigungen für erhöhte Produktionskapazitäten, um Leben zu retten. Um die Berichterstattung zu erleichtern, erstellte die EMA zunächst eine Vorlage, die von Hunderten von Unternehmen ausgefüllt werden konnte, die Intensivmedikamente im Europäischen Wirtschaftsraum/in der Europäischen Union herstellen und vermarkten.

Lösung

UiPath stellte ehrenamtlich technischen Support für eine unbeaufsichtigte Automatisierung zur Verfügung, die für drei verschiedene Aufgaben bereitgestellt wurde. Zunächst stellt der Software-Roboter sicher, dass jedes Pharmaunternehmen eine individuelle Vorlage erhält, wobei die Vorlage mit der Teilmenge der Medikamente vorab gefüllt wird, die in der aktuellen Phase des Projekts verfolgt werden, und ausschließlich mit den Medikamenten, die vom jeweiligen Unternehmen hergestellt oder vermarktet werden. Im nächsten Schritt sammelt der Software-Roboter die von den einzelnen Kontaktstellen an EMA übermittelten Informationen und aktualisiert eine Primärdatei. Darüber hinaus werden Engpassmeldungen erfasst und in eine andere Primärdatei hochgeladen.​

Vorteile

Bots halfen dem indischen Gesundheitsministerium, Daten über Tausende von unter Quarantäne gestellten Bürgern zu sammeln

Nach nationalem Recht musste das indische Gesundheitsministerium die Daten im nationalen Gesundheitsportal „COVID Quarantined People“ regelmäßig aktualisieren. Dazu gehörten alle Einreisenden, die in den letzten zwei bis drei Monaten eingereist waren, sowie alle ersten Kontakte einer COVID-positiven Person. Die Zusammenstellung der Daten war zeitaufwändig und erforderte angesichts der großen Anzahl von Personen, die in jedem Bundesstaat unter Quarantäne gestellt wurden, viel manuellen Aufwand.

Lösung

Das staatliche Gesundheitsministerium prüft UiPath-Roboter, um seine Daten über unter Quarantäne gestellte Personen zu verteilen. Die Bots würden Daten aus landesweiten Reaktions-Excel-Tabellen abrufen und die umfassenden Aufzeichnungen der unter Quarantäne gestellten Personen auf einem nationalen Gesundheitsportal für COVID-19-unter Quarantäne gestellte Personen aktualisieren. Die Partner Rise Tech Software Pvt Ltd und Integra Micro Software Services (P) Ltd haben zusammengearbeitet, um diese wirkungsvolle Automatisierung bereitzustellen.

Diese Automatisierung würde dem Staat helfen, überlastete Teams zu entlasten, die mit der Durchführung dieser Tätigkeit beschäftigt sind. Und es würde dem Nationalen Gesundheitsministerium schneller als zuvor einen besseren Überblick über die Anzahl der unter Quarantäne gestellten Personen geben, sodass es flexibler planen und reagieren könnte.

Vorteile

Lokale Regierungen benötigten ein Dashboard, um die Bemühungen zur Überwachung lokaler Ausbrüche zu koordinieren

Während des Höhepunkts der COVID-Pandemie war eine schnelle Reaktion auf Hilfe- und Informationsanfragen für die lokalen Regierungen von entscheidender Bedeutung. Aufgrund der mangelnden Integration zwischen den Rathäusern war es für die Kommunalverwaltungen schwierig, dringende Anfragen zu verfolgen und darauf zu reagieren, was zu Verwirrung und Verzögerungen führte, die sich negativ auf die Gesundheit der Bürger auswirkten.

Lösung

Eine Regierung in Südamerika baute ein Kontrollraum-Dashboard, das mit Daten gespeist wurde, die UiPath Robots von 65 Rathausstandorten gesammelt hatte. UiPath-Roboter konnten sich bei öffentlichen Websites anmelden, Daten extrahieren, klassifizieren und in das Dashboard eingeben. Die Transparenz der Daten half dabei, Antworten zu priorisieren und Unterstützung zu mobilisieren, beispielsweise durch die Verteilung persönlicher Schutzausrüstung (PSA) an wichtige Standorte.

Vorteile

Die General Services Administration (GSA) musste die Erfassung von Infektionsdaten beschleunigen, um die Fallzahlen zu verwalten

Die General Services Administration (GSA) verwaltet Büroflächen in etwa 9.600 Gebäuden in den Vereinigten Staaten (USA). Um die Ausbreitung von COVID innerhalb der Organisation zu verfolgen, mussten geografische Eingaben mit der Anzahl der Infektionen in den einzelnen Landkreisen korreliert werden, um eine Karte der COVID-Bedrohung auf ihren Grundstücken zu erstellen. Ursprünglich wurde dies von Mitarbeitern durchgeführt, aber als sich das Virus in den USA verbreitete, mussten die Informationen mehr als einmal pro Tag aktualisiert werden, was die Arbeit der ohnehin schon überlasteten Mitarbeiter zusätzlich erhöhte.

Lösung

Ein UiPath-Roboter wurde entwickelt, um Daten zu aggregieren und mehrmals täglich einen Bericht zu erstellen. Der Bot meldet sich bei geografischen Informationssystemen (GIS) an und sammelt Informationen zu den Gebäuden, die die GSA in den gesamten USA verwaltet. Durch den Abgleich von Gebäuden mit der Infektionszahl des Landkreises verbessert er dann die Karte der Infektionsausbreitung innerhalb der GSA.

Vorteile

Automatisierung zur Erleichterung der französischen Genehmigung von Mitarbeiterreisen für diejenigen, die nicht von zu Hause aus arbeiten konnten

Auf dem Höhepunkt der Pandemie mussten französische Unternehmen von der Regierung vorgeschriebene Formulare ausfüllen, in denen begründet wurde, warum alle Mitarbeiter, die nicht von zu Hause aus arbeiten konnten, zur Arbeit kommen oder zur Arbeit reisen mussten. Unternehmen hatten Schwierigkeiten, Formulare rechtzeitig auszufüllen, da jedes Formular bis zu 12 Datenfelder, eine handschriftliche Unterschrift und einen Firmenstempel erforderte. Mitarbeiter, die ohne beglaubigte Formulare reisten, mussten beim ersten Verstoß mit Geldstrafen von 150 Euro und bei wiederholten Verstößen mit bis zu 1.500 Euro rechnen.

Lösung

Die Lösung ist eine Automatisierung, die eine Excel-Datei mit Mitarbeiterdaten verwendet und die von der Regierung vorgeschriebenen Formulare ausfüllt, wodurch die Prozesszeit auf nur 10 Sekunden pro Mitarbeiter reduziert wird. Unternehmen könnten weiterhin Formulare handsignieren und stempeln (aus rechtlichen Gründen) oder diesen Prozess auch automatisieren, wodurch sich die Zeit zum Ausfüllen jedes Formulars weiter verkürzt.

Vorteile

Die Zunahme der Anträge für das Supplemental Nutrition Assistance Program (SNAP) führte zu Verzögerungen bei der Bearbeitung, was sich auf die Bedürftigen auswirkte

Die wöchentliche Zahl der SNAP-Anträge stieg um etwa 6.400 Anträge und nahm mit der Verschärfung der COVID-Krise weiter zu. Es bestand die Möglichkeit einer verzögerten Verteilung der Leistungen an diejenigen, die von dieser Krise am stärksten betroffen waren.​

Vor der Implementierung der Automatisierung betrugen die Bearbeitungszeiten für Anträge 30–35 Minuten. Da die Nachfrage während des Höhepunkts der Krise weiter anstieg, mussten Staaten hohe Geldstrafen für Fehler bei der manuellen Verarbeitung verhängen.

Lösung

Durch die Automatisierung konnten Anträge in etwas mehr als fünf Minuten bearbeitet werden (vorher 30–35 Minuten bei manueller Bearbeitung). Die Zahl menschlicher Fehler sank auf Null. Nach einer dreiwöchigen Hochlaufzeit konnte die Automatisierung bis zu 1.000 Bewerbungen pro Tag verarbeiten.

Vorteile

Schafft Transparenz für sichere Überwachungstools für Remote-Bundesangestellte

Während der COVID-Sperrung mussten US-Bundesbedienstete von zu Hause aus arbeiten und hatten keinen Zugriff auf wichtige Überwachungstools, die durch die Sicherheitsinfrastruktur blockiert waren. Allen Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, Zugriff zu gewähren, war nicht möglich, da die Mitarbeiter dadurch keinen Einblick in Infrastrukturprobleme oder wichtige Antragsstatus gehabt hätten. 

Lösung

Die Bundesorganisation hat einen Software-Roboter entwickelt, der regelmäßig Screenshots wichtiger Überwachungstools erstellt und diese als Nachricht in Microsoft Teams angehängt hat. Dadurch erhielten Remote-Mitarbeiter den dringend benötigten Einblick in die Überwachungstools, auf die sie sonst keinen Zugriff hätten.

Vorteile

Agrosuper stellte Pendlerpässe für 12.000 Mitarbeiter aus, um ihnen den Weg zur Arbeit während der Quarantäne zu erleichtern

Agrosuper ist ein Lebensmittelunternehmen, das sich dem Ziel verschrieben hat, „die Dinge immer besser zu machen“. Während der Quarantäne musste das Unternehmen wichtige Mitarbeiter weiterarbeiten lassen, um eine kritische Lebensmittelversorgung aufrechtzuerhalten. Es war jedoch nicht einfach, 12.000 Mitarbeitern einen sicheren und kostenlosen Transport zu den Produktionsstätten und Büros des Unternehmens zu ermöglichen.

Lösung

Es wurde ein beaufsichtigter Roboter implementiert, der einen Bericht über aktuelle Arbeitnehmer aus SAP SuccessFactors nahm, sie klassifizierte und die Informationen auf der Website der Regierung eingab, um Ausweise für rund 12.000 Arbeitnehmer zu erhalten. Der Roboter schickte die Ausweise dann per E-Mail an die Arbeiter und ihre Vorgesetzten.

Ohne Automatisierung hätten sechs Personen mehrere Tage für diese Aufgabe gebraucht. Aber mit einem Roboter lief es in nur fünf Stunden, sodass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren konnten.

Vorteile

Gesundheitswesen

Das Mater Hospital Dublin automatisierte die COVID-Testergebnisse und reduzierte so den Stundenaufwand des Pflegepersonals für die Meldung an Infection Prevention and Control (IPC)

An COVID-Teststandorten mussten während des Höhepunkts der Pandemie die Testergebnisse in verschiedenen Systemen protokolliert und an das IPC (oder ein regionales Äquivalent) gemeldet werden. Die Verwaltungsarbeit nahm bis zu 50 % der Zeit des Pflegepersonals in Anspruch und war ein besonders umständlicher Prozess. Der Prozess wurde 2003 während des SARS-Ausbruchs entwickelt und erforderte, dass sich Ärzte beim Laborsystem anmelden, Krankheitscodes extrahieren, sich dann über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) bei einer .NET-Datenplattform anmelden und dort Ergebnisse manuell eingeben. In typischen Wochen brauchte eine Krankenschwester zwei Stunden, um die Ergebnisse einzugeben. Während des Höhepunkts von COVID mussten die Testergebnisse jedoch täglich gemeldet werden. Und das galt nicht nur für positive Fälle, sondern für jeden Test und dauerte drei Stunden pro Tag.

Lösung

Es wurden UiPath-Roboter erstellt, die sich am Laborsystem anmeldeten, den entsprechenden Krankheitscode auswählten und das Testergebnis eingaben. Die Informationen könnten in einem Bruchteil der vorherigen Zeit verarbeitet werden, wodurch die Abteilung für Infektionskontrolle drei Stunden pro Tag und 18 Stunden pro Woche einspart.

Mit einem Roboter für jeden Pflegeaufwand konnte die Abteilung für Infektionskontrolle drei Stunden pro Tag einsparen, sodass das medizinische Personal mehr Zeit mit der Patientenbetreuung verbringen konnte, anstatt Papierkram zu erledigen.

Vorteile

Validierung von Medicaid für Neugeborene, um sicherzustellen, dass sie ihre gesundheitlichen Vorteile nicht verlieren

In einem großen Krankenhaus in New York City arbeiteten über 20 Gesundheitsverwalter daran, den Versicherungsausweis (ID) von Neugeborenen zu recherchieren, zu überprüfen und in staatliches Medicaid umzuwandeln, um sicherzustellen, dass es keine Lücke in der Gesamtversorgung gab. Dieser Prozess war von entscheidender Bedeutung, da er sicherstellte, dass Eltern keine finanzielle Belastung auf sich nehmen mussten, um Gesundheitsversorgung zu erhalten. Es stellte außerdem sicher, dass sie und ihr Neugeborenes alle Leistungen von Medicaid erhielten.

Lösung

Das Krankenhaus beschloss, diesen Prozess mit einem Softwareroboter zu automatisieren. Der Roboter leitete zunächst Medicaid-Warnungs-E-Mails an einen definierten Gruppenordner weiter und extrahierte dann das zugehörige PDF. Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) und intelligenter Zeichenerkennung (ICR) wurden dann die Standard-PDF-Daten extrahiert und durch Überprüfung des Patientenprofils des Neugeborenen bestätigt. Die Versicherungs-ID wurde dann automatisch in der Medicaid-Datenbank aktualisiert und alle Notizen und plattformübergreifenden Arbeitsabläufe wurden geschlossen. Wenn es im Prozess zu einer Ausnahme kam, wurde im Workflow eine Aufgabe für den manuellen Eingriff erstellt.

Vorteile

Automatisierte telemedizinische Registrierung für den großen Zustrom neuer Patienten aufgrund von COVID

Um die Ausbreitung von COVID einzudämmen, ermutigte ein Gesundheitsunternehmen Patienten, sich für Telegesundheitsdienste anzumelden und Selbstdiagnosen durchzuführen. Vor der Implementierung der Automatisierung erfolgte die Patientenaufnahme manuell durch Contact-Center-Mitarbeiter, während sich das Pflegepersonal auf die Patienteninteraktionen konzentrierte. Da das Unternehmen jedoch mit einem erheblichen Anstieg der Bewerbungen rechnete, musste dieser Arbeitsaufwand effizienter bewältigt werden.

Lösung

Das Gesundheitsunternehmen setzte einen unbeaufsichtigten Roboter ein, um ein Webformular zu verwalten, das Patienten automatisch für seine Telegesundheitsplattform registrierte.

Wenn eine Anfrage übermittelt wurde, wurde sie im Dispatcher in die Warteschlange gestellt. Anschließend protokollierte der Darsteller die Daten, die überprüft wurden. Nach Abschluss wurde der Patient für Telemedizindienste angemeldet.

Der Fallverwaltungsprozess war vollständig automatisiert, was den Ärzten jeden Tag eine erhebliche Zeitersparnis bescherte.

Vorteile

Beschleunigte Rekrutierung von Freiwilligen und Rentnern aus dem Gesundheitswesen, um im Kampf gegen COVID zu helfen

Fast 50.000 Freiwillige haben sich angemeldet, um die nationalen Bemühungen zur Bewältigung der COVID-Krise zu unterstützen. Diese Freiwilligen reagierten auf den Hilferuf der Regierung an pensionierte Gesundheitsfachkräfte.

Das manuelle Scannen ihrer Anwendungen erforderte erhebliche Ressourcen und drohte zu einem Engpass zu werden.

Die Vorprüfung (zur Überprüfung von Zeugnissen, Vorstrafen usw.) war ein entscheidender Teil des Anmeldeprozesses und die Einarbeitung musste schnell erfolgen. In einer solchen Krise war eine schnelle Reaktion unerlässlich.

Lösung

Software-Roboter wurden entwickelt, um bei der schweren Personalarbeit zu helfen.

Sie wurden verwendet, um den Screening- und Hintergrundüberprüfungsprozess durchzuführen, Bewerbungsdaten in das Personalsystem hochzuladen und Abteilungen und Dritten mitzuteilen, dass die Person zur Aufnahme bereit war. Diese Abteilungen begannen dann mit der Bereitstellung von Sicherheitsausweisen, Schulungsmaterial usw.

Die Roboter wurden auch verwendet, um Freiwilligen verschiedene Aufgaben zuzuweisen und sogar einen täglichen Bericht zur Überwachung an Kriseneinheiten zu übermitteln.

Vorteile

Genaue Überwachung der Gesundheit medizinischer Mitarbeiter während des Höhepunkts von COVID

Aufgrund der ansteckenden Natur von COVID war auf dem Höhepunkt der Pandemie eine genaue Überwachung der Gesundheit des medizinischen Personals erforderlich. Gesundheitssysteme mussten Symptome, Krankheitsstadien und andere Daten der mit dem Virus infizierten Personen verfolgen und den Überblick über gesunde Mitarbeiter behalten, um deren Sicherheit zu priorisieren. Der Bericht musste in Echtzeit aktualisiert werden, ohne die Belastung für die ohnehin schon unermüdlich arbeitenden Mitarbeiter zu erhöhen.

Lösung

Ein UiPath-Roboter wurde eingerichtet, um den Gesundheitszustand der Krankenhausmitarbeiter zu überwachen. Es wurden Details zu Mitarbeitern protokolliert, die mit COVID infiziert waren, zu denen, die unter Quarantäne gestellt werden mussten, und zu denen, die bei guter Gesundheit blieben.

Dieser Roboter ermöglichte eine effiziente Ressourcenverteilung und zeitnahe Hilfe sowohl für das medizinische Personal als auch für die Patienten.

Vorteile

Beschleunigte Drive-Through-COVID-Tests, da das Testvolumen immens zunahm

Die Centers for Disease Control (CDC) überwachten kurz nach der Verbreitung von COVID in den USA die Genehmigung von Organisationen, Teststandorte zu werden. Dazu gehörten Labore, Apotheken, Krankenhäuser und andere Einrichtungen. Die Nachfrage an diesen Einrichtungen war immens, was zu langen Schlangen an Menschen führte, die auf die Tests warteten. Das COVID-Testprotokoll erforderte, dass ein Patient registriert ist und über korrekt gekennzeichnete Testkits zur Entnahme und Meldung verfügt.

Angesichts der geltenden Vorschriften zur sozialen Distanzierung musste ein Remote-Registrierungsadministrator überprüfen, ob es sich bei dem Patienten um einen neuen oder bestehenden Patienten handelte, und ihn im Epic Electronic Medical Record (EMR) registrieren. Der Registrierungsadministrator musste außerdem das Testetikett an einem der zehn Remote-Drucker an der Front ausdrucken. Dieser manuelle Vorgang führte in Kombination mit der versehentlichen Umleitung des Druckers zu einer Verlängerung der durchschnittlichen Warteschlangen von sechs Stunden.

Lösung

Eines der größten Krankenhäuser in den USA hat in nur 48 Stunden einen betreuten Roboter eingerichtet und eingesetzt. Es erfasste Patientendaten, überprüfte über eine Citrix-Umgebung, ob es sich bereits um Patienten im Epic EMR handelte, registrierte die Patienten und wählte den richtigen Drucker für die Etikettenerstellung korrekt aus. Während die Ausführung dieses Vorgangs für einen Menschen zwei bis drei Minuten dauerte, dauerte der UiPath-Roboter ihn in nur 14 bis 16 Sekunden.

Vorteile

Versicherungsunternehmen haben Automatisierung implementiert, um einen Anstieg des Anrufvolumens zu bewältigen

Auf dem Höhepunkt der Pandemie waren etwa 90 % der Versicherungsunternehmen nicht in der Lage, über COVID-Schäden zu entscheiden.

Wenn ein Patient zu einem COVID-Test oder einer COVID-Behandlung kam, wurden daher etwa 90 % seiner Ansprüche abgelehnt, und der Patient musste für etwaige Blutuntersuchungen im Voraus bezahlen (normalerweise kosteten sie etwa 2.000 US-Dollar).

Dieses Problem traf letztendlich die Contact Center der Versicherungsunternehmen, die bereits ein hohes Anrufaufkommen bearbeiteten.

Lösung

Ein öffentlich finanziertes Gesundheitssystem in Europa baut einen Prüfungsroboter zur Erhebung von Schadensdaten. Dies sollte den Menschen helfen, einen unmittelbareren Überblick darüber zu erhalten, ob sie Anspruch auf Versicherungsgelder für ihre Blutuntersuchungen haben.

Vorteile

Eine deutliche Beschleunigung der Produktion eines brauchbaren COVID-Impfstoffs war von entscheidender Bedeutung

Da sich die Forschungs-, Entwicklungs- und Testzyklen aufgrund der besonderen Umstände zu Beginn der Pandemie beschleunigten, mussten Pharmaunternehmen Testdaten system- und teamübergreifend schneller und häufiger als je zuvor verarbeiten.

Lösung

Einer der Hauptkandidaten für die Entwicklung eines COVID-Impfstoffs ist in Diskussionen über die Automatisierung der Dateneingabe für klinische Tests über Systeme und Teams hinweg mit RPA.

Vorteile

Gesundheitsdienstleister konnten 138.000 Stunden in ihrem Revenue Cycle Management (RCM)-Geschäft einsparen und so ihren Rückstand reduzieren

Aufgrund einer schlechten Erfahrung mit dem Business Process Outsourcing (BPO) wurde der Prozess der Bargeldbeantragung für diesen Anbieter wieder intern übernommen und mit der Verwaltung aller kommerziellen und Medicare-Anspruchsanpassungen beauftragt. Spitzenmengen führten oft zu einem Rückstand, der zwei bis drei Stunden wöchentliche Überstunden und Wochenendarbeit erforderlich machte. Aufgrund von Interoperabilitätsbeschränkungen zwischen der Bank und dem Epic Electronic Medical Records (EMR)-System war für eine erhebliche Menge an Bargeldanpassungen eine manuelle Extraktion des elektronischen Datenaustauschs (EDI) erforderlich.

Lösung

In nur sechs Wochen hat der Gesundheitsdienstleister den Prozess neu gestaltet, um mit RPA zu beginnen. Es nutzte EDI-Aktivitäten, um Bargelddetails zu extrahieren, und orchestrierte dann Roboter, um die Spitzennachfrage zu decken. Anschließend wurde der Prozess über zwei Cash-Teams hinweg implementiert und skaliert, was zu Echtzeitanpassungen von 98 % der Ansprüche in Epic EMR führte. Diese Lösung führte zu einer dreitägigen Verbesserung des Days Sales Outsourcing (DSO) und zu einer Einsparung von 138.000 Stunden, die in Arbeitsverweigerungen und Gutschriften umverteilt wurden.

Vorteile

Eine globale Gesundheitsbehörde zentralisierte Daten aus Gebieten, die von COVID betroffen sind

Diese Organisation arbeitete rund um die Uhr daran, Updates über die Pandemie aus der ganzen Welt zu zentralisieren und zu verarbeiten. Informationen kamen aus mehr als 50 Ländern und fünf Sprachen und Entscheidungen mussten schnell und präzise getroffen werden.

Lösung

Mithilfe eines Filtersystems verarbeiteten die Roboter Informationen aus dem Nahen Osten, Afrika und einigen Gebieten des Golf-Kooperationsrats (GCC). UiPath Robots sammelte Daten aus fünf verschiedenen Systemen und zentralisierte die Informationen in einer einzigen Quelle.

Vorteile

Massive Bemühungen bei der Einstellung von Mitarbeitern im Gesundheitswesen zu Beginn der Corona-Krise wurden durch Verwaltungsschritte verzögert

Aufgrund der COVID-Krise startete eine Regierungsbehörde eine ehrgeizige Rekrutierungsoffensive in allen Bereichen des Gesundheitswesens. Ein landesweiter Aufruf zum Handeln wurde an alle Personen mit Erfahrung im Gesundheitswesen verschickt, die für eine Arbeit verfügbar waren, und mehr als 24.000 Menschen antworteten.​

Vor ihrer Einstellung mussten alle Kandidaten zunächst einen polizeilichen Überprüfungsprozess absolvieren und die Institution musste bestätigen, dass ihr Arbeitsverhältnis in der Vergangenheit nie gekündigt wurde. Sobald diese Schritte abgeschlossen waren, konnten sie mit der nächsten Anwendung fortfahren. Die Schritte wurden manuell durchgeführt, was zu erheblichen Verzögerungen bei der Einstellung potenzieller Kandidaten führte.

Lösung

Eine Bot-fähige Lösung vereinfachte die Überprüfungsprozesse (polizeiliche Überprüfung und früherer Beschäftigungsstatus) und erleichterte so die Validierung von Kandidaten. Der Bot kann Kandidaten zehnmal schneller bearbeiten als ein Mensch.

Vorteile

Der Auftragsrückstand verhinderte, dass notwendige medizinische Hilfsgüter die Lagerräume des Krankenhauses erreichten

Die Lieferketten von Krankenhäusern kauften eine erhebliche Menge an medizinischen Hilfsgütern, um die durch COVID entstandene Nachfrage zu decken. Das Volumen betrug das 10- bis 20-fache des normalen Niveaus, was eine Belastung für das Beschaffungsteam darstellte. Dies verhinderte, dass Krankenhäuser ausreichend Lagerbestände für ihre Produkte erwerben konnten.

Lösung

Ein großes Krankenhaus in Kanada wird Automatisierung nutzen, um Bestellungen und Bestände in Echtzeit auszugleichen und so Rückstände und Verzögerungen bei der Lieferung von Produkten an den richtigen Lagerraum des Krankenhauses für den kritischen Gebrauch zu vermeiden.

Vorteile

Die manuelle Dateneingabe führte zu langen Zykluszeiten in der Patientendiagnostik.

This healthcare provider uses a mobile survey to complete its initial diagnoses for patients. The information from the survey needed to be entered into two core platforms, CareLink and Vivify, by more than 20 data entry specialists. The specialists then used the care data to predict potential diagnosis. At the time, there was no API integration between the healthcare platforms.

Solution

With help from UiPath, the provider automated the process to free up the data entry specialists to work on other related activities, while also significantly reducing the time it took to predict a potential diagnosis.​

Benefits

Staff reductions driven by COVID created delays in claim and payment processing

60% of a large dental organization was furloughed due to inactivity during the height of the COVID crisis. This left mission-critical processes unmanaged. The dental organization’s claims process was manual, and personnel were no longer available to execute. On top of that shortfall, finance and revenue cycle management completely stopped, impacting cash flow.​

Solution

The dental organization is starting to use automation to keep their claims process and Revenue Cycle Management running. With attended automation, they will take the details of a claim from a spreadsheet and check its status via a common exchange portal. The status will then be updated in the spreadsheet and used to track incoming payments, prioritizing larger pending claims.

Benefits

Healthcare provider operating at full capacity struggled to keep up with inquires​ from concerned customers

This healthcare provider’s contact centers and other communication channels were on the verge of breakdown due to the high volume of incoming calls and inquiries from members concerned about COVID symptoms. Members were seeking care as well as basic healthcare information.​

Solution

The provider is exploring how software automation can help alleviate pressures on their contact centers. Automation can easily parse through data in multiple systems and intelligently extract targeted info about preexisting conditions of the member population and collate emails to millions of customers and members, thus providing essential information such as eligible health benefits, nearest testing locations, prescriptions and tips on staying healthy.

Benefits

Financial Services

Automation of 800,000 inbound applications for CARES Act, a 50x increase from normal levels

On March 27, 2020, the U.S. government announced the Paycheck Protection Program (PPP) to help small businesses impacted by COVID.

As part of the Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act (CARES), the PPP provided $349 billion in loans to businesses with less than 500 employees during the height of the COVID crisis. Lenders started accepting applications on April 3, 2020, and faced operational challenges in processing all of them.

Solution

In the first several weeks after the PPP announcement, UiPath helped two of the top three U.S. banks automate their loan issuance. The automation extracts borrower information from loan forms (PPP forms, Internal Revenue Service forms, etc.) performs detailed loan verification checks, then submits data into Small Business Administration's (SBA) portal. This action resulted in instant underwriting approval.

This solution provided much needed relief in terms of increasing the throughput of the process. For example, one of the banks saw a 90% reduction in time taken to upload loan data into SBA. 

Read the whole loan application automation story on our blog, or check out The Lab Consulting Group’s post for an alternative breakdown.

Benefits

Increased number of complaints due to finance challenges during the height of COVID

A financial services company received an increased number of complaints from customers about financial challenges and concerns caused by the COVID pandemic. With reduced staffing and increased volumes, the company needed a way to acknowledge customer complaints in-line with regulations.

Solution

Automation helped the company manage its acknowledgement of customer complaints quicker and more efficiently. It works like this—a software robot first sends a letter to customers acknowledging receipt of complaints. It then pairs customer details with a date and time to trigger the relevant communication. 

This solution keeps customers up-to-date, while meeting regulatory requirements and avoiding any fines.

Benefits

A surge in small business loss claims created a processing backlog that governments struggled to handle

Many small businesses raised claims and notified regulators of losses due to the COVID pandemic when the crisis was first emerging. Operating capacity constraints overwhelmed back office operations.

Solution

Five bots were leveraged to reduce overhead tasks required of claims adjudicators, allowing back offices to focus on claims processing. Bots were developed and deployed in 40 hours to first create a claim, then generate and send the acknowledgement letter to the insured business. The bots started handling 200–250 transactions per day right at the peak of lockdown. All "COVID-19 First Notice of Loss" related transactions were handled by the bots, thereby avoiding any delayed resolutions, which would have negatively impacted customer satisfaction.

Benefits

Global markets experienced extreme spikes in volume soon after the breakout of COVID

Global markets experienced a major spike in trading volumes driven by the COVID pandemic. For example, in March 2020, the S&P 500 saw an average daily volume increase of around 300% over the prior month, with some extreme volume days approaching a 600% increase. This surge in trading volume increased the burden on operations teams to support the trading activity of their customers.

Solution

A UiPath Financial Services client was able to address the increased demand on their operations by leveraging automations placed into production prior to the pandemic. For those areas that saw the greatest spike in activity—particularly trade allocations and reconciliations—additional robot capacity was able to be deployed to guarantee continued efficiency during spike periods.

Benefits

Insurance

Mandated lockdowns created a spike in federal/state leave requests, and insurers struggled to keep up

Due to mandated school closings and federal/state quarantines at the peak of COVID, many employees in the "Group Benefit" business asked for claims per the Family Medical Leave Act (FMLA). The insurance group receiving these claims expected a surge of 300–400 claims per day.

Solution

The insurance group deployed five bots to pick up a claim from a common queue and check eligibility. The bots helped with claim creation, validation, and approval/denial of requests, including return to work notices, letter generation, and responses.

Benefits

Concerned customers calling about cancellations and changes created volume challenges at a travel insurance company

A travel insurance agency’s call center was inundated by an unmanageable volume of requests soon after COVID hit the U.S. Some customers wanted to know if they were covered in case they got the virus, while others looked to submit a claim.

The process for submitting a claim was long and tedious for customers. They had to understand their policy well, manually update forms, and speak to an agent as an additional step.

Solution

A web-based solution was quickly implemented for customers to view policy information, make changes, submit claims, and speak to an agent in real time if they required further assistance. Inputted information and changes were automatically extracted from their online engagements, updated with other data, and passed on to an agent for resolution.

Benefits

An increased number of staff was required to work virtually during the height of COVID, and robots helped order work-from-home kits.

In the first few weeks after COVID spread across the globe, one insurance company experienced a huge volume increase due to the chaos. Orders ramped up, especially in Remote Access Services (RAS), which was necessary to be able to work from home. There were 2,800 transactions in January 2020, 4,065 transactions in February, and 11,925 transactions up until March 19th.

With more and more people working from home, the number of orders exploded. The company didn't have the capacity to be able to fulfill the orders manually and in a timely fashion.

Solution

The insurance company created seven robots to support massive Service Now transactions, including RAS and Enterprise Mobility Services (EMS). ​Their teams can now serve their customers remotely.​

Benefits

One insurance company needed to equip its employees to be able to work remotely

At this point, it's obvious that COVID has disrupted the way we work. Companies that didn't have efficient processes in place to enable work from home (WFH) at the beginning of the pandemic struggled to set them up in time. This shortfall impacted productivity, caused delays, and put more pressure on employees that needed to implement these changes.

Solution

UiPath Robots were used to automate processes that enabled employees to WFH. The bots facilitated an easy, error-free registration of new equipment, set up users for virtual private networks (VPNs), and associated employee IDs with the registration number of the recently-bought equipment.

Benefits

Government

Over 100,000 Flemish entrepreneurs applied for financial support during the COVID crisis in Belgium, overwhelming government employees

On March 13, 2020, the Flemish government in Belgium launched the "COVID Nuisance Premium" to support Flemish companies facing financial difficulties due to the global pandemic. This benefit was addressed to approximately 600,000 active entrepreneurs in the region that might have been in financial distress, so a safe and rapid process was essential.

In a record 10 working days, the Flemish Agency for Innovation and Entrepreneurship (VLAIO), along with their IT partner DXC, built a web application to register the requests. Within six days after the launch, the platform had registered more than 70,000 applications for financial support, which created a significant backlog for VLAIO employees to verify validity and approve or reject the applications.

At busy times, about 800 users wanted to apply for their premium at the same time. On the first day, there was even a peak of 20,000 simultaneous users. A digital queue made sure that the system wasn't overloaded. Users in the queue knew how long they had to wait, which was usually under 15 minutes.

Solution

Several days after the the web application went live, a UiPath Robot began checking various databases to see whether the applicant was entitled to compensation. The robot used the Flemish Access and User Management Systems to automatically approve or reject the requests.

Benefits

Government organizations struggled to monitor staff health during the height of COVID and continue operating

Government agencies have even more work to do during today’s pandemic. Monitoring all staff members and determining if they’re healthy enough to work from the office, or are better to work from home, creates a huge daily overhead that never existed before.

Solution

A UiPath partner built a solution for its government customers that sends out a daily health survey with questions like ‘is your body temperature normal or above 38°C/98°F?’ as well as a weekly survey with questions on social distancing and travel.

The survey responses are reduced into a risk score that helps make the decision on whether a person can work from an office or not.

Benefits

Banks needed to enable digital processes for customers during the peak of COVID

The massive spread of COVID reduced the number of people making physical contact with bank agents. Banks had to adopt more digital services and solutions to continue serving their customers.

Solution

When a customer sends the bank their identity document (ID), the automation uses a combination of optical character recognition (OCR), natural language processing (NLP), and robotic process automation (RPA) to process the request. The bot scans the email, reads the ID regardless of format, and checks for differences with existing information stored in the customer relationship management (CRM) system.

This process was already in the pipeline for this bank. However, given the context of COVID, the CoE made this specific implementation a priority.

Benefits

Manual collection of confirmed COVID cases​ became too burdensome for this military branch

A large military branch was burdened by the manual process of collecting the list of confirmed positive cases from each of the individual guards, and consolidating the data in order to build reports and dashboards.

Solution

The military branch built a series of automations to consolidate data across each of the individual guards, so they could build combined reports faster.​

Benefits

Transportation

Tremendous increase in back-office queues for flight cancelations and amendments

The sudden outbreak of COVID had a large impact on a Dutch airline. Due to restrictions on international travel and lower passenger demand, the company canceled many flights and had to arrange a proper resolution for all outstanding tickets.

Solution

To relieve the burden on staff, the airline employed UiPath and its partner Ciphix who, in just 16 working hours, developed a relevant automation.

The automation first determines if a flight cancelation is in the right queue, then it processes the request and cancels the ticket according to a set of predefined business rules.

The automation can scale up or down during peaks in cancelation requests by simply adding and removing robots.

Benefits

Processing a large increase in voucher requests for Scandinavian Airlines (SAS)

The sudden outbreak of COVID had a large impact on Scandinavian Airlines. Due to restrictions on international travel and lower passenger demand, the company had to cancel many flights and issue vouchers to ticket holders.

Meanwhile, their call center was inundated with inquiries. The company needed a fast way to help issue vouchers.

Solution

To relieve the burden on staff, SAS created six automations and deployed three bots within 24 hours to handle high volumes of voucher requests, cancelations, and extended bookings.

The robots now help contact center representatives understand more about the outstanding requests, enabling them to better communicate with customers.

Benefits

Airline contact centers overwhelmed by cancelation requests

Due to the restrictions caused by COVID, many people canceled their travel plans in 2020. Authorities advised people to work remotely and minimize social interactions. As a result, a major airline's business was impacted when a massive number of cancelation requests hit its contact centers. Requests needed to be addressed quickly, efficiently, and securely, but the contact center staff were overwhelmed.

Solution

With reduced capacity at their contact center, the airline used UiPath to allow agents to pull data faster with attended automations. UiPath Forms and back-office automations supported this effort.

Benefits

The travel industry struggled during COVID with fewer customers and employees

In the last several years, COVID has restricted people from traveling between nations. A major airline drastically reduced their flying capacity to historically low levels, which hurt their bottom line. The airline also took steep actions such as providing unpaid leave for some of their employees worldwide.

Solution

The airline was able to implement attended and unattended automations within its finance and accounting, supply chain, human resources, and IT departments to provide business continuity with fewer employees. Identified process opportunities include crew scheduling, operations control, baggage handling, booking, billing and settlements, and network planning.

Benefits

Retail

Automation helped human resources (HR) handle a massive number of sick leave requests because of COVID

One of the top retail companies in France registered a huge volume of sick leave requests across all their departments due to the COVID crisis.

The HR department faced an issue with sorting the documents submitted by their employees into proper categories, such as sick leave, work accidents, or other HR documents, which were lower priority at the time.

Solution

The company automated two phases of this process. The first involves analyzing and classifying documents with help from optical character recognition (OCR).

The second phase extracts relevant employee information, such as leave dates, and adds it to their HR systems.

These automations helped the HR department focus on taking care of its employees during the peak of the pandemic rather than processing documentation.

Benefits

Processing applicants for 100,000 new delivery positions driven by a surge in online ordering at the beginning of the pandemic

Amid a surge in online orders driven by the COVID outbreak, one of the biggest online retailers in the U.S. needed to add 100,000 full-time and part-time positions for warehouse and delivery workers in order to keep up with the sudden increase in e-commerce.

To do this, they had to process 800,000 to 1 million job applicants under significant time pressure.

Solution

The retailer bought 10 unattended robots to help with the selection process workload. The process works as follows—first, the robots check if the applicant is a former employee. The bots then check if the applicant is eligible for rehire. Finally, if they are still eligible, the bots kick off a background check.

Benefits

All Other Industries

Proactive response to the pandemic with data science and robotic process automation (RPA)

The COVID crisis changed the world as we knew it, requiring the need to respond rapidly and prioritize supporting global infrastructure across industries. Sopra Steria, a leading European information technology consulting and digital services company with 45,000 employees, forecasted its future needs in the new era. Whether it's pandemic or environmental cases that will require predictive analysis, the company is prepared to take preventative actions before a major impact occurs again. Their focus is to drive digital technology excellence in operations through intelligent RPA.  

Their journey began in January 2020 when the Sopra Steria RPA CoE initiated a project combining data science with RPA to create technology solutions that can prevent outages and impacts to customers. When the COVID pandemic spread across the planet a few months later, the solution became immediately valuable.

In the banking industry, it's necessary to streamline services for in-person banking and support of digital banking infrastructure, such as servers, storage, networks, and virtualization resources. This ensures the system can scale and ramp up capacity and resources. The ramp-up is based on the usage to optimize the load, while providing flexibility to ramp down capacity or tasks as needed for cost management purposes.

Before COVID, there was a balance between digital banking and in-person banking. However, during a nationwide lockdown where banks reduced staff, resulting in long wait times, customers preferred to manage their finances online. In the case of load scenarios where online services become inaccessible or performance has decreased, customers were the ones to flag the issue. After the system records the issue, a ticket is created, and an engineer goes through the entire process to increase infrastructure resources, such as ramping up server capacity. The complete infrastructure and virtualization reviews are managed by IT employees, who rotate shifts to ensure support is available 24/7. This entire process, from creation to closure, takes roughly one to three days, depending on criticality. Dies ist zu lang. By the time the infrastructure has the necessary resources, customers have already experienced delays, and the company is exposed to the risk of the site crashing due to limited bandwidth.

In the world of digital banking, there is high demand to ensure infrastructure stability. Every bank's goal is to ensure that customers have a seamless experience.  

Solution

The solution for digital banking transformation requires data science, combined with artificial intelligence (AI) and RPA, to take proactive measures before issues reach customers. Using AI and machine learning models, various news sites, newsletters, and magazines are fetched and aggregated to predict upcoming workloads. The bots collect this information to map out the anticipated impact on the digital banking infrastructure. A machine learning model is leveraged to transform unstructured data into structured data by breaking down articles and sentences in order to perform sentiment analysis. Based on the gathered information, the unattended bot designed with UiPath Studio makes changes to the server console and increases or decreases the infrastructure as per the suggested AI element.

To ensure there is no impact to the customer, the bot executes the jobs during non-business hours, and sometimes during service hours, depending on the criticality state and duration of the forecasted impact. Throughout this automated flow, the load gets transferred from one server to another to achieve an appropriate balance. In the case where the criteria deem that the disaster has been lifted, the alert goes out to the configured bot that normal operations have resumed to support in-person banking. This helps save unnecessary expenses that would otherwise be incurred had the server maintained increased capacity when not required.

“This end-to-end automation solution developed in partnership with UiPath has helped our customers adopt a proactive approach and thus staying one step ahead. This solution is one of many, featuring an AI enabled technological advantage, that helps provide an array of benefits to our customers.” — Mohit Gupta, Director of RPA CoE, Sopra Steria

“We introduced UiPath 4 years ago into our business and to our customers as we are tool agnostic and wanted to select a world-class solution that meets our customers’ needs. Our customers have different requirements, infrastructures, &, budgets, in which we believe UiPath, the leading automation platform provides a simple, intuitive user-friendly experience, and cost efficiency to help with the digital transformation journey for our customers.” - Ankur Bansal, Head of RPA CoE, Sopra Steria

Benefits

Replacing physical documents with digital copies to facilitate remote work imposed extra work on employees

The booking department at a large automotive company used to receive several hundred physical invoices per month via a physical internal mail system. To facilitate remote work, this mail system was replaced with a scanning solution.

After the scanning solution was implemented, the booking department began receiving invoices in the form of digital documents. But, the process still required the digital copies to be printed by the booking department. This extra step added around eight hours per day of extra work to the process.

Solution

Within just one day, the automation center of excellence (CoE) created an automation to help with the process. The automation first checks the mailbox in which the scanned invoices come in. Then, it looks for an attachment and, if present, the attachment is printed.​

To improve the solution further, the CoE is now assessing whether the downstream tasks can be automated as well, so the printing can be avoided altogether.

Benefits

Providing RM Education Solutions India employees with internet data usage alerts

After the COVID breakout and resulting lockdown, RM Education Solutions India (RM ESI) facilitated WFH for all its employees, starting March 25, 2020. There were around 300 employees who did not have a proper internet connection at home, so the company sourced over 300 internet dongles (small USB devices that allow you to access the internet) with a daily limit of 3GB of data per person.

But, there were a few employees who were exhausting their daily limit before the end of the day. They were then contacting the IT department to increase their data limit, which was manually fulfilled. This was causing delays and also impacting service delivery.

Solution

RM ESI implemented RPA in 2017 and now uses many bots. With the help of the RPA team, they can use bandwidth from existing robots to check the data usage of the more than 300 employees who were using the dongles. Before, it was manually impossible to log in to over 300 data accounts to check the data balance and proactively increase data limits.

The bots started to execute this process once every four hours to check data usage and report it to IT and the admin help desk. ​This solution helped save production time and cost (from 90,000 Indian rupees to 4,500 Indian rupees).

Benefits

Ensuring a safe return to a new normal through contract tracing, while maintaining citizen privacy

The pandemic has shown that our familiar environment can change drastically overnight. Thankfully, some countries have begun to recover and are carefully exiting isolation.

As restrictive measures loosen, it becomes the responsibility of everyone to be mindful of their surroundings and prevent the second wave of infection. Contact tracing is an effective prevention method but doing so without disrupting the privacy of citizens is a challenge.

Solution

A design for a contact tracing process that respects privacy has been created with the help of UiPath, Ernst and Young (EY), and Upwire in New Zealand. Any business can register on a secure website to generate a QR code. The QR code then allows customers visiting the business to scan the code and register their presence. The system captures the customer's info—the minimum amount to secure privacy. After scanning it, an SMS is sent to the contact tracing team with the mobile number, plus date and time of the visit. The team can then verify the secure database of confirmed COVID-19 infected patients, and track the geolocations visited.

Benefits

UiPath Robot monitors emails for high-priority COVID cases

During the peak of the COVID pandemic, hospitals and government authorities received many emails related to suspected COVID cases. Officials were required to read and analyze them to identify and classify the cases. This was a time-consuming task that led to delays in distributing critical information. It also left the sender without a timely reply.

Solution

UiPath set up an attended robot that can monitor centralized inboxes where concerned individuals are submitting their symptoms. It extracts relevant info from the emails and the generates a report in a .xls file format.

The automation then flags the information based on defined business rules and sends the reports to an admin for further analysis and action. This way, high-risk individuals can immediately be contacted and informed about next steps.

Benefits

Processing a 10x increase in sanitizer orders

Due to COVID, a hygienic company had a 10x influx of orders of hand sanitizer. Before the pandemic, their team usually processed the orders in SAP, but couldn't keep up with the spike in demand. The order response teams executed daily updates to 6,000 orders. They had a six hour timeframe in which they needed to process these orders, plus one hour to handle any exceptions.

Solution

The team recently added 20 unattended robots to handle the volume, and they might add more robots in the future to continue to meet a growing market need. The automation team helped order response teams execute daily updates, with the bots speeding up the process to one order per minute.

Benefits

Tracking employee health across a widely distributed workforce

During the peak of COVID, employers needed to keep tabs on their employees' health. Health screenings are one way to keep track of employee health and well-being.

Solution

Over the course of three days, the UiPath team created an attended robot to help employers streamline the screening process by distributing a simple health survey through popular channels like WeChat and Slack. The robot then aggregates the data into a report and distributes the report to HR for review.

See our Health Screening Bot in our marketplace for more use cases.

Benefits

UiPath Robot compiled a daily report on COVID updates

Staying updated on the latest developments, news, and updates related to COVID, specifically tailored to your needs and from reliable sources, can prove to be a meticulous, time-consuming task.

Solution

UiPath created a robot that scrapes multiple data sources online and creates customized content based on where you're located. The robot then compiles the data into a daily report and emails you the latest count of COVID cases near you, helps guide you on getting tested, and provides other helpful resources.

Want your daily report? Fill out this form.

Benefits

A global insurer needed to ensure all its employees were equipped to work remotely

Working from home had not always been available for employees working for this global insurance company. The pandemic has even forced colleagues to switch departments to support critical lines of business. The company needed to purchase more internet bandwidth as soon as possible to avoid delays.

Solution

A UiPath Robot was set up to scan employee post codes, check the home broadband and 4G connectivity in their local area, and ask the employee to provide details on their home package. This allowed the company to evaluate the current situation of each employee and set priorities on where to invest in a package for better connectivity.

Benefits

Managing the safe return of people back to COVID-free areas

Conquering COVID has been a hard-fought battle that is still in progress in many parts of the world. The regions that have "won" the fight need to make sure that the pandemic doesn't come back as people return to a more normal lifestyle. Places that draw crowds, such as parks, city centers, schools, business centers, and public transport must be monitored 24/7 to ensure a controlled flow of people returning to normalcy.

Solution

The “Conquer COVID-19 Digital Employee" bot was created by UiPath and Jiangsu DepthsData Technology to monitor pedestrian traffic flow through public areas. The bot analyzes a massive amount of data and compiles a real-time traffic report, issuing warnings when traffic flow is at risk of being too dense.

Benefits

Automatisierungssteuerung System

  • Herstellungsprozess
  • 3d Drucken
  • Automatisierungssteuerung System
  • Industrietechnik
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