Smarter Equipment-Kauf für Hersteller: Umfassender Pre-Purchase-Leitfaden

Eine Umfrage von 2014 ergab, dass kleine und mittlere Hersteller bei Kommunikationsgeräten, Fahrzeugen oder Tee (ja Tee – die Umfrageteilnehmer waren wahrscheinlich Briten) keine Kompromisse bei der Qualität eingehen, aber bei Dingen wie Fertigungsausrüstung eher sparen¹. Ob es ein neuer Computer fürs Büro oder eine Schweißstation für den Shopfloor ist – der Kauf neuer Ausrüstung ist eine Entscheidung über Risiko. Eine schlechte Kaufentscheidation kann zu Ressourcenverschwendung und möglicherweise zu einem Sicherheits- oder Cybersicherheitsvorfall führen.

Bevor Sie ein Stück Ausrüstung kaufen oder anderweitig erwerben – sei es eine CNC-Maschine oder ein Handy – gibt es viele Dinge zu bedenken: Wie wird es finanziert? Welche besonderen Sicherheits- oder Cybersicherheitsbedenken bringt es mit sich? Wie sieht Wartung aus? Wie lange wird es voraussichtlich halten?

Es kann leicht passieren, dass man einen Risikoaspekt bei einer Kaufentscheidung übersieht, wenn man von Optionen überwältigt ist. Es kann besonders schwierig sein zu wissen, was man kaufen soll, wenn man drei verschiedene Produkte vergleicht, die sehr ähnlich erscheinen.

NIST MEP hat einen Pre-Purchase-Leitfaden erstellt, der helfen könnte.

Die folgenden Fragen sollen Ihnen helfen, eine gut informierte Entscheidung über Ihren Kauf zu treffen und zu verstehen, welche Sicherheits-, Cybersicherheits- und anderen Risiken die langfristige Kosteneffektivität Ihres Kaufs beeinflussen könnten – um die Chance auf späteren Käufer-Reue zu reduzieren.
Die Reihenfolge der Fragen folgt dem Equipment-Lebenszyklus und deckt Finanzierung, Installation, Nutzung, Wartung und Entsorgung ab. Es قد zusätzliche Fragen geben, die spezifisch für Ihre Umstände sind und die Sie in Ihre Entscheidungsfindung einbeziehen möchten. Fühlen Sie sich frei, sie hinzuzufügen – dieser Fragebogen soll helfen, nicht einschränken.
Achten Sie auf Fragen, die Sie möglicherweise nicht beantworten können. In diesem Fall kann das, was Sie nicht wissen, Ihnen schaden. Ihr lokales MEP Center kann möglicherweise helfen, wenn Sie unsicher sind, welche zusätzlichen Fragen Sie stellen sollten.

Sie können einen PDF des Pre-Purchase-Equipment-Guides zum leichteren Nachschlagen herunterladen.

1. Leasen oder kaufen?

Leasing wird für Hightech-Ausrüstung zunehmend beliebter, da es Schutz vor Obsoleszenz bietet, aber langfristig teurer sein kann und Kunden Kontrolle über Updates und Upgrades verlieren können. Welche Option Sie auch wählen – prüfen Sie Verträge auf Klauseln, die Kunden vor Sicherheits-, Qualitäts- und Kompatibilitätsproblemen schützen, die sich entwickeln könnten, und wie diese adressiert werden (siehe Frage 7).

2. Wo wird es platziert?

Dokumentation für die Ausrüstung liefert viel davon, aber andere Informationen hängen vom Unternehmen ab – wie Schutz vor Nüssen in einer Lebensmittelverarbeitungsanlage.

• Wo ist der effizienteste Standort?
• Was sind die Sicherheitsanforderungen?
• Was sind die Sicherheitsanforderungen (Security)?
• Was sind die Versorgungsanforderungen?

3. Benötigt es Zubehör?

Manchmal führt ein Kauf zu mehreren weiteren. Viele Add-ons dienen entweder dem Schutz von Menschen vor der Ausrüstung oder dem Schutz der Ausrüstung vor der Umwelt.

• Benötigt es spezielle Sicherheitsausrüstung für Installation, Betrieb oder Wartung? Beispiele: Sicherheitssensoren, Lichtschranken, Feuerlöschanlagen, persönliche Schutzausrüstung (PSA) und Schutz vor statischer Elektrizität.
• Benötigt es Schutz vor der Umwelt? Dies könnte Schutz vor Stromschwankungen oder Feuchtigkeits-/Luftfeuchtigkeits-Grenzwerten umfassen.

4. Welche Anschlüsse hat es?

Jedes Mal, wenn ein Stück Ausrüstung elektronisch „spricht“ mit etwas anderem – sei es ein Sensor oder das Internet – stellt dieser Kommunikationskanal ein Cybersicherheitsrisiko dar, das geschützt werden sollte. Je vernetzter ein Stück Ausrüstung ist, desto höher das Cybersicherheitsrisiko.

• Hat es einen USB-Port, Diskettenlaufwerk, Netzwerkadapter oder anderen Anschluss (ob genutzt oder nicht)?
  • Wie werden die Anschlussstellen und zugehörigen Kommunikationskanäle, falls genutzt, gesichert?
• Wenn die Ausrüstung Daten (wie eine Design-Datei oder Updates) zum Betrieb benötigt, wie empfängt, speichert, verifiziert und schützt sie diese Daten?

5. Wer wird es nutzen?

Menschen stellen oft das bedeutendste Sicherheits- und Sicherheitsrisiko dar.

• Wird Training/Retraining notwendig sein, um die Ausrüstung sicher nutzen zu können?
  • Wer wird das Training bereitstellen?
• Welche Sicherheitsvorkehrungen werden getroffen, damit nur befugte Personen Zugriff auf die Ausrüstung haben (für regulären Betrieb, Wartung oder Einstellungsänderungen)? Bitte beachten Sie, dass Login/Authentifizierungsprozesse Best Practices wie Dual-Authentifizierung folgen sollten, ohne Mitarbeiter unnötig zu belasten – z. B. durch Nicht-Nutzung von Single Sign-On.

6. Wie oft wird es genutzt?

Wenn die Ausrüstung seltener genutzt wird als in üblichen Wartungsplänen vorgesehen oder seltener als regelmäßige Sicherheitsupdates verfügbar gemacht werden, kann dies sowohl zu erhöhtem Cybersicherheitsrisiko als auch zu verringerter Zuverlässigkeit führen.

7. Was sind die Wartungserwartungen?

Wartung kann ein teures Unterfangen sein, das den Nutzen einer Ausrüstung macht oder bricht. Es ist auch ein Zeitpunkt, an dem unerwartete Probleme auftauchen können – wie Kompatibilitätsprobleme und Cybersicherheitsbedenken, die zu langfristigen unvorhergesehenen Kosten führen.

• Wie oft wird die Ausrüstung voraussichtlich Wartung benötigen?
  • Was ist die erwartete Mean-Time-to-Failure?
  • Wie hoch ist die erwartete Ausfallzeit?
• Wie wird jemand wissen, dass die Ausrüstung nicht ordnungsgemäß funktioniert? Beispiel: Gibt es Anzeigelichter? Werden Qualitätskontrollen durchgeführt?
• Gibt es eine Backup-Option für den Fall, dass die Ausrüstung unerwartet ausfällt?
• Was wird durch Garantie und/oder Servicevertrag abgedeckt?
• Wenn es so ausfällt, dass ein Sicherheits- oder Sicherheitsproblem entsteht, wie wird das gehandhabt?
  • Wer wird haftbar gemacht?
• Welche Wartungsarten können intern vs. extern durchgeführt werden?
• Kann es stückweise über Zeit ersetzt oder aufgerüstet werden? Ein modulares Reparaturmodell kann Kompatibilitätsprobleme verursachen, ist aber weniger finanzielle Belastung als alles auf einmal zu ersetzen.
• Wie werden Wartungslösungen als effektiv verifiziert? Beispiel: Führte eine Änderung zu reduzierter Qualität? Wenn möglich, Wartungslösungen testen oder Erfahrungen anderer mit einer Lösung prüfen, bevor man sie implementiert.
• Wenn es weit mehr Wartung benötigt als erwartet oder Wartung unwirksam ist, was sind die Optionen? Wird ein Ersatz oder eine Rückerstattung bereitgestellt?

8. Wie sieht das Ende der Lebensdauer der Ausrüstung aus?

Einige Ausrüstung ist für Jahrzehnte ausgelegt, andere hält maximal ein paar Jahre. Das Verstehen und Planen dessen, was passiert, wenn die Ausrüstung stirbt, verhindert Produktionsunterbrechungen und einige Cybersicherheitsbedenken.

• Wenn die erwartete Lebensdauer der Ausrüstung kürzer ist als der erwartete Nutzungszeitraum, besteht erhöhtes Cybersicherheits- und Zuverlässigkeitsrisiko, wenn die Ausrüstung veraltet.
• Gibt es Gefahrstoffe oder sensible Datenspeicher, die bei der Entsorgung von Teilen der Ausrüstung berücksichtigt werden müssen?

Nächste Schritte

Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, ist es Zeit, eine Kaufentscheidung zu treffen. Wenn Sie die Ausrüstung kaufen, nutzen Sie die gesammelten Informationen, um sicherzustellen, dass sie so installiert und konfiguriert wird, dass sie Ihre Effizienz-, Sicherheits- und Sicherheitsanforderungen erfüllt.

Ihr lokales MEP Center verfügt über Ressourcen, um Ihnen bei den bestmöglichen Entscheidungen für Ihr Geschäft zu helfen und die Sicherheit, Sicherheit, Qualität und Effizienz der Ausrüstung zu verstehen, die Sie entweder kaufen oder leasen.

Der Inhalt dieses Artikels dient der Information bei Equipment-Bewertung und -Auswahl. Jedoch liegen resultierende Ausrüstungsentscheidungen des Lesers in dessen alleiniger Verantwortung. NIST MEP haftet nicht für Ergebnisse oder Konsequenzen solcher Entscheidungen.