Wachstum mit Cloud freisetzen: 3 Schlüsselvorteile, die jedes Business kennen muss

Organisationen können vielfältige Vorteile realisieren, indem sie Software und Computing-Infrastruktur in die Cloud verlagern.

IDC prognostiziert: Bis 2025 wird der globale Datasphere 163 Zettabyte (eine Trillion Gigabyte) überschreiten – grob das Zehnfache von 2016. Unternehmen riskieren, in ihrer Fähigkeit, Wichtiges zu bestimmen, alles Sensible zu sichern und Schlüsseldaten im Bedarfsfall zu finden, noch weiter zurückzufallen. Mit wachsenden Daten steigen Kosten und Komplexität der On-Premise-Haltung, was effektives Informationsmanagement zum Top-Anliegen für Transport- und Logistikorganisationen macht. Ein cloudbasierter Enterprise Content Management (ECM) Service kann helfen.

Zahlreiche Experten bestätigen den finanziellen Nutzen der Cloud. Nucleus Research, spezialisiert auf Bewertung des finanziellen ROI von Technologieinvestitionen, schätzt: Cloud liefert 3,2-mal mehr Wert als On-Premise-Software. Doch viele Transport- und Logistikunternehmen waren langsam bei Cloud-Adoption, sodass der finanzielle Nutzen nicht voll realisiert wird. Cloud-basiertes ECM kann auch Compliance mit Vorschriften sicherstellen, Cybersicherheit erhöhen und Flottenmanagement vereinfachen.

Vorteile der Cloud-Nutzung:

Compliance mit Vorschriften sicherstellen

Zahlreiche Regierungsvorschriften verlangen, dass Unternehmen sensible Daten schützen – Mitarbeiterakten, Kundeninformationen, Finanzunterlagen. Beispiel: Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) verlangt, dass Fahrer auf Anfrage der Strafverfolgung ein elektronisches Aktivitätslog vorweisen können. US-Verkehrsministerium schreibt bestimmte Aufbewahrungspflichten vor, inkl. Speicherung von Geschäftsunterlagen über verschiedene Aufbewahrungsfristen je nach Dokumenttyp. Compliance sicherzustellen kann komplex sein, besonders wo Papierdokumente Norm sind.

Konvertierung von Records in elektronisches Format kann Compliance dramatisch vereinfachen. Viele Dokumentenmanagementsysteme erlauben, Zugriff auf Informationen zu sperren, um personenbezogene Daten (PII) zu schützen. Zudem lassen sich automatische Aufbewahrungspläne einrichten, die benachrichtigen, wenn ein Dokument lang genug gespeichert wurde, und Zerstörung autorisieren. Schließlich ermöglichen elektronische Dokumente in der Cloud mobilen Zugriff auf Records wie Fahrertagebücher – verfügbar bei Bedarf, sogar unterwegs.

Cybersicherheit stärken

Von Flottenmanagement-Records (Fahrzeugwartung, Fahrertagebücher) bis zu allgemeinen Business-Dokumenten (Mitarbeiter- und Finanzakten) – jedes Transport- und Logistikunternehmen schwimmt in Informationen, die sorgfältig gemanagt werden müssen. Bestimmte Infos müssen vertraulich bleiben, Datenschutzverletzungen können sowohl Verbrauchervertrauen als auch Unternehmensfinanzen verheeren. Zahl der von Datenschutzverletzungen betroffenen US-Unternehmen verdoppelte sich fast zwischen 2016 und 2017, von 24 % auf über 46 %, bei durchschnittlichen Kosten von 3,62 Mio. $ pro Verletzung.

Dokumente in einen cloudbasierten ECM-Service zu verlagern, kann Schutz sensibler Informationen verbessern. Cloud-Provider sind zwingend Cybersicherheitsexperten. Viele Systeme bieten multiplen Schutz: Verschlüsselung, strikte Passwort-Erzwingung, inhaltsbasierter Zugriff, der Dateien und einzelne Dokumente auf autorisierte Betrachter beschränkt. In den meisten Fällen verbessert sich die Sicherheit, wenn Informationen vom eigenen Firmennetzwerk in einen Cloud-Service wandern.

Flottenmanagement vereinfachen

Flottenmanagement ist eine der kritischsten Funktionen für Logistikunternehmen, die aktuelle und projizierte Fahrzeugstandorte tracken, Kunden- und Versanddatensätze managen, Fahrersicherheit gewährleisten und Güter pünktlich liefern müssen. Eine aufkommende Technologieklasse namens Robotic Process Automation (RPA) kann Flottenmanagement sowohl vereinfachen als auch Kosten senken. RPA nutzt elektronische Benutzerkonten („Bots“), um sich in diverse Applikationen einzuloggen, Daten zu verifizieren und zu teilen, und manuelle Aufgaben wie Dateneingabe automatisch auszuführen. Kombiniert mit cloudbasiertem ECM können die Technologien Kosten dramatisch senken durch Straffung von Routing-Prozessen und Befähigung der Mitarbeiter, höherwertige Aufgaben zu übernehmen.

Während Ihre Daten wachsen, brauchen Sie bessere Tools, um Ihr Business zu managen. Bei Betrachtung Ihrer Unternehmens- und Abteilungsziele fragen Sie sich: Wo könnte Cloud Ihnen helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erreichen?

Christina Robbins ist Marketing Manager bei Digitech Systems LLC, Anbieter von Enterprise Content Management (ECM) Software.