Warum Cloud? Drei Vorteile, die Sie berücksichtigen sollten

Unternehmen profitieren von mehreren Vorteilen, wenn sie ihre Software und Computerinfrastruktur in die Cloud verlagern.

IDC prognostiziert, dass die globale Datensphäre bis 2025 163 Zetabyte (eine Billion Gigabyte) überschreiten wird, ungefähr zehnmal so groß wie im Jahr 2016. Unternehmen laufen Gefahr, noch weiter zurückzufallen, wenn es darum geht, zu bestimmen, was wichtig ist, alles, was sensibel ist, zu sichern und zu lokalisieren Schlüsseldaten im Moment der Not. Mit dem Wachstum der Daten steigen auch die Kosten und die Komplexität, sie vor Ort zu halten, was ein effektives Informationsmanagement zu einem der wichtigsten Anliegen für Transport- und Logistikunternehmen macht. Ein cloudbasierter ECM-Dienst (Enterprise Content Management) kann helfen.

Zahlreiche Experten bestätigen den finanziellen Nutzen der Cloud. Nucleus Research, ein Unternehmen, das sich auf die Bewertung der finanziellen Rentabilität von Technologieinvestitionen spezialisiert hat, schätzt, dass Cloud 3,2 Mal mehr Wert liefert als On-Premise-Software. Viele Transport- und Logistikunternehmen haben Cloud-Dienste jedoch nur langsam eingeführt, sodass der finanzielle Vorteil nicht vollständig realisiert wird. Cloud-basiertes ECM kann auch dazu beitragen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, die Cybersicherheit zu verbessern und das Flottenmanagement zu vereinfachen.

Zu den Vorteilen, sich auf die Cloud zu verlassen, gehören:

Die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen. Zahlreiche behördliche Vorschriften verlangen, dass Unternehmen sensible Daten schützen, darunter Mitarbeiterakten, Kundeninformationen und Finanzunterlagen. Beispielsweise fordert die Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) die Fahrer auf, ein elektronisches Aktivitätsprotokoll vorzulegen, wenn sie von den Strafverfolgungsbehörden angefordert werden. Und das U.S. Department of Transportation ordnet bestimmte Aufzeichnungsaktivitäten an, einschließlich der Aufbewahrung von Geschäftsaufzeichnungen über verschiedene Aufbewahrungsfristen, abhängig von der Art der Aufzeichnungen. Die Einhaltung dieser Standards kann komplex sein, insbesondere in einer Umgebung, in der Papierdokumente die Norm sind.

Die Konvertierung von Datensätzen in ein elektronisches Format kann die Einhaltung von Vorschriften erheblich vereinfachen. Viele Dokumentenverwaltungssysteme ermöglichen es Benutzern, den Zugriff auf Informationen zu sperren, um den Schutz personenbezogener Daten (PII) zu gewährleisten. Darüber hinaus können Sie automatische Aufbewahrungspläne einrichten, die Sie benachrichtigen, wenn ein Dokument lange genug aufbewahrt wurde, und Ihnen die Möglichkeit geben, die Vernichtung zu genehmigen. Schließlich ermöglichen in der Cloud gespeicherte elektronische Dokumente den mobilen Zugriff auf Aufzeichnungen wie Fahrtenbücher und machen sie bei Bedarf zugänglich – auch von unterwegs.

Steigerung der Cybersicherheit. Von Aufzeichnungen über das Flottenmanagement, wie Fahrzeugwartungs- und Fahrerprotokolle, bis hin zu allgemeinen Geschäftsdokumenten wie Mitarbeiter- und Finanzunterlagen, jedes Transport- und Logistikunternehmen ist voller Informationen, die sorgfältig verwaltet werden müssen. Bestimmte Informationen müssen vertraulich behandelt werden, und Datenschutzverletzungen können sowohl für das Vertrauen der Verbraucher als auch für die Unternehmensfinanzen verheerende Folgen haben. Die Zahl der US-Unternehmen, die von Datenschutzverletzungen betroffen sind, hat sich zwischen 2016 und 2017 von 24 % auf über 46 % fast verdoppelt, bei durchschnittlichen Kosten von 3,62 Millionen $ pro Datenschutzverletzung.

Das Verschieben von Dokumenten in einen Cloud-basierten ECM-Dienst kann den Schutz vertraulicher Informationen verbessern. Cloud-Anbieter sind zwangsläufig Experten für Cybersicherheit. Viele Systeme bieten mehrere Schutzmechanismen, darunter Verschlüsselung, Durchsetzung starker Passwörter und inhaltsspezifischer Zugriff, der Dateien und sogar einzelne Dokumente auf autorisierte Betrachter beschränkt. In den meisten Fällen stellen Unternehmen fest, dass sich ihre Sicherheit verbessert, wenn Informationen aus ihrem eigenen Unternehmensnetzwerk in einen Cloud-Dienst verschoben werden.

Vereinfachung des Flottenmanagements. Flottenmanagement ist eine der wichtigsten Funktionen für Logistikunternehmen, die aktuelle und geplante Fahrzeugstandorte verfolgen, Kunden- und Versandaufzeichnungen verwalten und die Sicherheit der Fahrer gewährleisten müssen, während gleichzeitig die Waren pünktlich geliefert werden. Eine aufstrebende Technologieklasse namens Robotic Process Automation (RPA) kann sowohl das Flottenmanagement vereinfachen als auch seine Kosten senken. RPA verwendet elektronische Benutzerkonten, sogenannte „Bots“, um sich bei verschiedenen Anwendungen anzumelden, um Daten zu überprüfen und zu teilen und um automatisch manuelle Aufgaben wie die Dateneingabe durchzuführen. In Kombination mit Cloud-basiertem ECM können die Technologien die Kosten drastisch senken, indem sie Routing-Prozesse rationalisieren und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich höherwertigen Aufgaben zuzuwenden.

Wenn Ihre Daten wachsen, benötigen Sie bessere Tools, um Ihr Geschäft zu verwalten. Wenn Sie die Ziele Ihres Unternehmens und Ihrer Abteilung berücksichtigen, fragen Sie sich:Wo könnte die Cloud Ihnen helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen?

Christina Robbins ist Marketing Manager bei Digitech Systems LLC, einem Anbieter von Enterprise Content Management (ECM)-Software.