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Optimierung des Beschaffungsprozesses, von der Suche nach Lieferanten bis zur Bezahlung

Der Beschaffungsprozess besteht aus symbiotischen beweglichen Teilen. Wenn Komponenten nicht effizient kommunizieren, kommt es zu Unterbrechungen in der Lieferkette, die kostspielige Fehler, Zeitverlust und verpasste Gelegenheiten verursachen.

Das obere Management steht vor der oft entmutigenden Aufgabe, diesen Prozess von oben nach unten zu rationalisieren und muss Richtlinien und Prozesse implementieren, die für Einkäufer und Lieferanten gleichermaßen von Vorteil sind. Die Dichotomie, die zwischen diesen beiden Funktionen besteht, kann Verhandlungen ermüden und eine gemeinsame Basis erschweren.

Dies zeigt sich insbesondere bei der Überprüfung der Lieferanten auf Compliance in den Bereichen Verträge, Abweichungen und Zahlungen und unterstreicht die Bedeutung gemeinsamer Ziele zur Senkung der Beschaffungskosten und zur Förderung des Wachstums. Die Herausforderung, diesen Prozess zu rationalisieren, stellt die Frage:Kann der Beschaffungsprozess auch mit sorgfältiger Führung und der Festlegung geeigneter Richtlinien rationalisiert werden?

Trennung ist schwer

Niemand möchte einen Anbieter aufgrund von Richtlinienänderungen und der Umsetzung strategischer Initiativen verlieren. Im Gegensatz dazu möchte kein Unternehmen Zeit und Geld für untergeordnete Aufgaben wie den Abgleich von Rechnungen, das Auflösen von Abweichungen und die Durchführung außergewöhnlicher Verarbeitungen verschwenden, um pünktliche Zahlungen zu leisten. Die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist jedoch leichter gesagt als getan, und alle Hände müssen an Deck sein, damit es funktioniert.

Die Hindernisse für eine Rationalisierung beginnen mit mangelnder Konsistenz und Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen. Jane Vendor zum Beispiel, auf die 10 % aller Rechnungen entfallen können, weigert sich, einen Standardvertrag, eine Rechnungsstellung und einen Zahlungsprozess einzuhalten und ist kein Fan von langen Kreditlaufzeiten. Infolgedessen ist beim Abgleich von nicht vertragsgemäßen Rechnungen von Jane mit geringem oder keinem Rabatt ein zusätzlicher Arbeitsaufwand erforderlich. Dies führt zu einem Mangel an Struktur im internen Prozess und ermöglicht menschliche Fehler aufgrund mehrerer Berührungspunkte im Beschaffungs-, Beschaffungs- und Zahlungsprozess.

In einem anderen Beispiel hat Jack Vendor, der für 8 % aller Rechnungen verantwortlich ist, zugestimmt, die unternehmensweit standardisierten Vertrags- und Zahlungsbedingungen einzuhalten, nachdem er in einen elektronischen Rechnungskanal eingebunden wurde, um Rechnungen zu versenden, die einem Beschaffungsdokument beigefügt sind. Darüber hinaus unterzeichnete Jack eine No-Purchase-Order-No-Pay-Policy, um fehlerhafte Zahlungen zu vermeiden. Für Anbieter, die keine Rationalisierung wünschen, kann eine Nutzen-Risiko-Analyse bei der Entscheidung, ob Verträge verlängert oder gekündigt werden, helfen. Jeder Vertrag hat ein Enddatum; Wenn bei einem anderen Anbieter bessere Preiskonditionen verfügbar sind, ist es möglicherweise an der Zeit, die Verbindung zu trennen und mit einem neuen Vertrag fortzufahren, der dem gewünschten Anbieterprofil entspricht.

Es ist kein Geheimnis, dass einige Lieferanten unersetzlich sind und über eine starke Verhandlungsmacht verfügen. Der Rationalisierungsprozess beginnt mit der Identifizierung dieser Anbieter und der Aushandlung von Vertragsvorteilen. Die Unersetzlichkeit kann auf Volumen, Angebot und Nachfrage oder langfristige Beziehungen zurückzuführen sein, aber unter dem Strich sind diese Lieferanten für den laufenden Betrieb von entscheidender Bedeutung und Vertragsverhandlungen müssen mit größter Sorgfalt geführt werden. Idealerweise werden sie mit günstigen Zahlungsbedingungen und Verträgen aufgenommen, die die Erwartungen klar zum Ausdruck bringen.

Sehen heißt glauben

In einem unstrukturierten Beschaffungsprozess ist die Kommunikation schwierig, zeitnah und kostspielig. Verträge können existieren oder nicht und können als gedruckte Kopie in einem meilenweit entfernten Archiv aufbewahrt werden. Ein Hauptziel der Rationalisierung ist die Transparenz in Echtzeit. Bestellabgleich, elektronische Rechnungen und automatische Ablehnungen bei falschen Rechnungen sind Werkzeuge, die es Lieferanten und Einkäufern ermöglichen, buchstäblich auf einer Seite zu sein. Vordefinierte Genehmigungen ermöglichen die Verarbeitung von Rechnungen ohne nachgelagerte Prüfungen und Genehmigungen. In einem optimierten Prozess kann die Leistung von Einkäufern und Lieferanten einfach überwacht werden. Wenn die Erwartungen nicht erfüllt werden, stehen dem oberen Management messbare Daten zur Verfügung, die strategische Interventionen ermöglichen.

Wie in jeder Beziehung ist die Beschaffung fließend, und die Abwicklung über die Kommunikation ist der Schlüssel. Die Führung muss sowohl statische als auch dynamische Diskontierungspraktiken überwachen und so viel Nutzen wie möglich für die beste Rendite erzielen. Wenn diese Beziehung zu einem umfangreichen Anbieter besteht, ist der Nutzen für das Unternehmen dauerhaft und zuverlässig. Für diejenigen, die gerne auf dem Feld spielen, kann dynamischer Rabatt die Option sein.

Was gibt es nicht zu lieben? Es gibt Action und Aufregung, da sowohl Lieferant als auch Beschaffer Zahlungen finden, die für beide Seiten von Vorteil sind. In einem optimierten Prozess mit höchster Transparenz ist es möglich, von dynamischen Rabatten zu profitieren, da die Zielanbieter leicht ausgewählt werden können, die die Rendite maximieren, während diejenigen aussortiert werden, die keine Kompromisse rechtfertigen.

Der schwierigste Teil einer All-Mans-on-Deck-Initiative besteht, ehrlich gesagt, darin, alle Leute an Deck zu bekommen. Das Onboarding von Anbietern und die flächendeckende Vereinheitlichung der Zahlungsbedingungen sind Aufgaben für qualifiziertes oberes Management. Dies ist eine führungsorientierte Initiative, die mit größter Sorgfalt gehandhabt werden muss. Wie bei jeder organisatorischen Veränderung gibt es einen Prozess:

Der Abschluss der oben genannten Schritte ist eine führungsorientierte Initiative mit einem Ziel:bezahlt zu werden. Die Entwicklung von Zahlungsprozessen ist der letzte Schritt auf dem Weg zu einem schlanken Prozess. Das manuelle Abschneiden von Schecks lässt Raum für Fehler, erhöht die Kosten und zieht den Zahlungsprozess in die Länge. Elektronische Zahlungsmethoden gibt es im Überfluss, und wenn sie nicht genutzt werden, lassen Sie Rabatte auf dem Tisch.

Jede Organisation muss den Zahlungsprozess wählen, der ihren internen Prozess ergänzt. Elektronische Zahlungen sind Standard, haben aber viele Variationen. Richtig eingesetzt tragen sie dazu bei, ungeklärte Schecks und damit weniger nicht beanspruchtes Eigentum zu reduzieren. Drittanbieter-Hosts haben aufgrund ihrer Haftungsübernahme und Zuverlässigkeit aktualisierter Bankinformationen an Popularität gewonnen. jedoch erweist sich der Einsatz der virtuellen Kartenverarbeitung als die benutzerfreundlichste Option mit Rabattpotenzial. Die zusätzliche Sicherheit eines voreingestellten Zahlungsbetrags und Ablaufdatums passt gut zu einer perfekt abgestimmten Bestellung.

Glücklich bis ans Ende der Zeit

Optimierung ist per Definition der Vorgang, ein Element zu ändern, um es einfacher oder effizienter zu machen. Im Einkauf besteht Rationalisierung aus komplexen führungsbasierten Initiativen, die im gesamten Unternehmen messbar und transparent sein müssen. Audits dieser Prozesse können kostspielig sein, sind aber notwendig, um sicherzustellen, dass wertschöpfende Beschaffungsprozesse das erwartete Ergebnis erfüllen. Die Eigentümerschaft sollte zugewiesen werden, um einzelne Prozesse zu bewerten, wobei die ordnungsgemäße Überwachung dieser Eigentümer durch das obere Management auf einer vorab festgelegten, konsistenten Grundlage erfolgt.

Ebenso wichtig für die Auditierung interner Prozesse ist die laufende Überwachung der Einhaltung ausgehandelter Vertragsbedingungen durch die Lieferanten. Diese Verträge sind die Grundlage der Beschaffungsbeziehung, und es muss erkannt werden, dass die Erwartungen bezüglich aller Leistungen nicht erfüllt werden, um sicherzustellen, dass die strategischen Ziele erreicht werden.

Die Beschaffung ist ein fließender Prozess, der überwacht werden muss. Im Jahr 2021 wurde die Lieferverfügbarkeit aufgrund der globalen Pandemie in noch nie dagewesener Weise beeinträchtigt. Und Engpässe erzeugen noch mehr Engpässe. Dieser Trickledown-Effekt betrifft Hersteller, Händler und Verbraucher gleichermaßen. In diesen umkämpften Zeiten sind Fehler nicht erlaubt.

Die Optimierung des Lieferkettenprozesses ist ein Weg, um die Umsatzgenerierung zu maximieren und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken. Am Ende sind sowohl Führung durch Vorbild als auch eine akribische Aufsicht unerlässlich und müssen fortlaufend sein.

Megha Gupta ist eine leitende Systemanalystin, die mit Unternehmen wie Oracle, IBM, Amazon und Starbucks zusammengearbeitet hat.

Der Beschaffungsprozess besteht aus symbiotischen beweglichen Teilen. Wenn Komponenten nicht effizient kommunizieren, kommt es zu Unterbrechungen in der Lieferkette, die kostspielige Fehler, Zeitverlust und verpasste Gelegenheiten verursachen.

Das obere Management steht vor der oft entmutigenden Aufgabe, diesen Prozess von oben nach unten zu rationalisieren und muss Richtlinien und Prozesse implementieren, die für Einkäufer und Lieferanten gleichermaßen von Vorteil sind. Die Dichotomie, die zwischen diesen beiden Funktionen besteht, kann Verhandlungen ermüden und eine gemeinsame Basis erschweren.

Dies zeigt sich insbesondere bei der Überprüfung der Lieferanten auf Compliance in den Bereichen Verträge, Abweichungen und Zahlungen und unterstreicht die Bedeutung gemeinsamer Ziele zur Senkung der Beschaffungskosten und zur Förderung des Wachstums. Die Herausforderung, diesen Prozess zu rationalisieren, stellt die Frage:Kann der Beschaffungsprozess auch mit sorgfältiger Führung und der Festlegung geeigneter Richtlinien rationalisiert werden?

Trennung ist schwer

Niemand möchte einen Anbieter aufgrund von Richtlinienänderungen und der Umsetzung strategischer Initiativen verlieren. Im Gegensatz dazu möchte kein Unternehmen Zeit und Geld für untergeordnete Aufgaben wie den Abgleich von Rechnungen, das Auflösen von Abweichungen und die Durchführung außergewöhnlicher Verarbeitungen verschwenden, um pünktliche Zahlungen zu leisten. Die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist jedoch leichter gesagt als getan, und alle Hände müssen an Deck sein, damit es funktioniert.

Die Hindernisse für eine Rationalisierung beginnen mit mangelnder Konsistenz und Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen. Jane Vendor zum Beispiel, auf die 10 % aller Rechnungen entfallen können, weigert sich, einen Standardvertrag, eine Rechnungsstellung und einen Zahlungsprozess einzuhalten und ist kein Fan von langen Kreditlaufzeiten. Infolgedessen ist beim Abgleich von nicht vertragsgemäßen Rechnungen von Jane mit geringem oder keinem Rabatt ein zusätzlicher Arbeitsaufwand erforderlich. Dies führt zu einem Mangel an Struktur im internen Prozess und ermöglicht menschliche Fehler aufgrund mehrerer Berührungspunkte im Beschaffungs-, Beschaffungs- und Zahlungsprozess.

In einem anderen Beispiel hat Jack Vendor, der für 8 % aller Rechnungen verantwortlich ist, zugestimmt, die unternehmensweit standardisierten Vertrags- und Zahlungsbedingungen einzuhalten, nachdem er in einen elektronischen Rechnungskanal eingebunden wurde, um Rechnungen zu versenden, die einem Beschaffungsdokument beigefügt sind. Darüber hinaus unterzeichnete Jack eine No-Purchase-Order-No-Pay-Policy, um fehlerhafte Zahlungen zu vermeiden. Für Anbieter, die keine Rationalisierung wünschen, kann eine Nutzen-Risiko-Analyse bei der Entscheidung, ob Verträge verlängert oder gekündigt werden, helfen. Jeder Vertrag hat ein Enddatum; Wenn bei einem anderen Anbieter bessere Preiskonditionen verfügbar sind, ist es möglicherweise an der Zeit, die Verbindung zu trennen und mit einem neuen Vertrag fortzufahren, der dem gewünschten Anbieterprofil entspricht.

Es ist kein Geheimnis, dass einige Lieferanten unersetzlich sind und über eine starke Verhandlungsmacht verfügen. Der Rationalisierungsprozess beginnt mit der Identifizierung dieser Anbieter und der Aushandlung von Vertragsvorteilen. Die Unersetzlichkeit kann auf Volumen, Angebot und Nachfrage oder langfristige Beziehungen zurückzuführen sein, aber unter dem Strich sind diese Lieferanten für den laufenden Betrieb von entscheidender Bedeutung und Vertragsverhandlungen müssen mit größter Sorgfalt geführt werden. Idealerweise werden sie mit günstigen Zahlungsbedingungen und Verträgen aufgenommen, die die Erwartungen klar zum Ausdruck bringen.

Sehen heißt glauben

In einem unstrukturierten Beschaffungsprozess ist die Kommunikation schwierig, zeitnah und kostspielig. Verträge können existieren oder nicht und können als gedruckte Kopie in einem meilenweit entfernten Archiv aufbewahrt werden. Ein Hauptziel der Rationalisierung ist die Transparenz in Echtzeit. Bestellabgleich, elektronische Rechnungen und automatische Ablehnungen bei falschen Rechnungen sind Werkzeuge, die es Lieferanten und Einkäufern ermöglichen, buchstäblich auf einer Seite zu sein. Vordefinierte Genehmigungen ermöglichen die Verarbeitung von Rechnungen ohne nachgelagerte Prüfungen und Genehmigungen. In einem optimierten Prozess kann die Leistung von Einkäufern und Lieferanten einfach überwacht werden. Wenn die Erwartungen nicht erfüllt werden, stehen dem oberen Management messbare Daten zur Verfügung, die strategische Interventionen ermöglichen.

Wie in jeder Beziehung ist die Beschaffung fließend, und die Abwicklung über die Kommunikation ist der Schlüssel. Die Führung muss sowohl statische als auch dynamische Diskontierungspraktiken überwachen und so viel Nutzen wie möglich für die beste Rendite erzielen. Wenn diese Beziehung zu einem umfangreichen Anbieter besteht, ist der Nutzen für das Unternehmen dauerhaft und zuverlässig. Für diejenigen, die gerne auf dem Feld spielen, kann dynamischer Rabatt die Option sein.

Was gibt es nicht zu lieben? Es gibt Action und Aufregung, da sowohl Lieferant als auch Beschaffer Zahlungen finden, die für beide Seiten von Vorteil sind. In einem optimierten Prozess mit höchster Transparenz ist es möglich, von dynamischen Rabatten zu profitieren, da die Zielanbieter leicht ausgewählt werden können, die die Rendite maximieren, während diejenigen aussortiert werden, die keine Kompromisse rechtfertigen.

Der schwierigste Teil einer All-Mans-on-Deck-Initiative besteht, ehrlich gesagt, darin, alle Leute an Deck zu bekommen. Das Onboarding von Anbietern und die flächendeckende Vereinheitlichung der Zahlungsbedingungen sind Aufgaben für qualifiziertes oberes Management. Dies ist eine führungsorientierte Initiative, die mit größter Sorgfalt gehandhabt werden muss. Wie bei jeder organisatorischen Veränderung gibt es einen Prozess:

Der Abschluss der oben genannten Schritte ist eine führungsorientierte Initiative mit einem Ziel:bezahlt zu werden. Die Entwicklung von Zahlungsprozessen ist der letzte Schritt auf dem Weg zu einem schlanken Prozess. Das manuelle Abschneiden von Schecks lässt Raum für Fehler, erhöht die Kosten und zieht den Zahlungsprozess in die Länge. Elektronische Zahlungsmethoden gibt es im Überfluss, und wenn sie nicht genutzt werden, lassen Sie Rabatte auf dem Tisch.

Jede Organisation muss den Zahlungsprozess wählen, der ihren internen Prozess ergänzt. Elektronische Zahlungen sind Standard, haben aber viele Variationen. Richtig eingesetzt tragen sie dazu bei, ungeklärte Schecks und damit weniger nicht beanspruchtes Eigentum zu reduzieren. Drittanbieter-Hosts haben aufgrund ihrer Haftungsübernahme und Zuverlässigkeit aktualisierter Bankinformationen an Popularität gewonnen. jedoch erweist sich der Einsatz der virtuellen Kartenverarbeitung als die benutzerfreundlichste Option mit Rabattpotenzial. Die zusätzliche Sicherheit eines voreingestellten Zahlungsbetrags und Ablaufdatums passt gut zu einer perfekt abgestimmten Bestellung.

Glücklich bis ans Ende der Zeit

Optimierung ist per Definition der Vorgang, ein Element zu ändern, um es einfacher oder effizienter zu machen. Im Einkauf besteht Rationalisierung aus komplexen führungsbasierten Initiativen, die im gesamten Unternehmen messbar und transparent sein müssen. Audits dieser Prozesse können kostspielig sein, sind aber notwendig, um sicherzustellen, dass wertschöpfende Beschaffungsprozesse das erwartete Ergebnis erfüllen. Die Eigentümerschaft sollte zugewiesen werden, um einzelne Prozesse zu bewerten, wobei die ordnungsgemäße Überwachung dieser Eigentümer durch das obere Management auf einer vorab festgelegten, konsistenten Grundlage erfolgt.

Ebenso wichtig für die Auditierung interner Prozesse ist die laufende Überwachung der Einhaltung ausgehandelter Vertragsbedingungen durch die Lieferanten. Diese Verträge sind die Grundlage der Beschaffungsbeziehung, und es muss erkannt werden, dass die Erwartungen bezüglich aller Leistungen nicht erfüllt werden, um sicherzustellen, dass die strategischen Ziele erreicht werden.

Die Beschaffung ist ein fließender Prozess, der überwacht werden muss. Im Jahr 2021 wurde die Lieferverfügbarkeit aufgrund der globalen Pandemie in noch nie dagewesener Weise beeinträchtigt. Und Engpässe erzeugen noch mehr Engpässe. Dieser Trickledown-Effekt betrifft Hersteller, Händler und Verbraucher gleichermaßen. In diesen umkämpften Zeiten sind Fehler nicht erlaubt.

Die Optimierung des Lieferkettenprozesses ist ein Weg, um die Umsatzgenerierung zu maximieren und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken. Am Ende sind sowohl Führung durch Vorbild als auch eine sorgfältige Überwachung unerlässlich und müssen fortgeführt werden.

Megha Gupta ist eine leitende Systemanalystin, die mit Unternehmen wie Oracle, IBM, Amazon und Starbucks zusammengearbeitet hat.


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