Beschaffung durch Robotic Process Automation revolutionieren: Effizienz & Genauigkeit steigern

Menschen fasziniert Automatisierung seit dem Mittelalter. Der erste große Schritt war die Erfindung des Rads, die den Transport revolutionierte. Heute haben Automatisierung in Betrieb, Fertigung, Finanzen und Marketing erhebliche Produktivitätssteigerungen ermöglicht. Wohin führt der nächste Schritt? Robotic Process Automation (RPA) liefert die Antwort.

RPA als Integrator

In modernen Organisationen besteht die Lieferkette aus einem Portfolio dedizierter Softwareanwendungen für spezialisierte Funktionen. Deren reibungsloses Zusammenspiel ist ein häufiger Schmerzpunkt. RPA ermöglicht berührungslose Zusammenarbeit zwischen Kernanwendungen wie ERP, Transportmanagement, Lagermanagement, Planung, Beschaffung und Produktmanagement.

Einkäufer interagieren mit vielen dieser Systeme und ziehen externe Datenpunkte heran, um Entscheidungen zu Menge, Preis und Standort zu treffen. Das Beschaffungsteam investiert viel Zeit in Datensammlung und -analyse, was direkt die Prozesszykluszeit beeinflusst. Eine Gartner-Umfrage 2019 zu Beschaffung, Procurement und Vendor Management identifizierte kritische Themen: direkte Kosteneinsparungen, Auswirkungen auf Geschäftsergebnisse, effektive Verhandlungen, Kostenvermeidung und Bearbeitungszeit. RPA kann in all diesen Bereichen signifikant helfen.

Ein Gartner-Bericht 2020 zur IT-Kostenoptimierung ergab, dass Einführung oder Erweiterung von Automatisierung Organisationen 10–15 % Nettoeinsparungen bei laufenden IT-Service-Projektkosten bringt. Bestehende IT-Architektur bleibt erhalten, während Produktivitätsgewinne durch RPA realisiert werden. Die Technologie sichert verbesserten ROI für bestehende digitale Produkte durch optimierte Produktstrategien.

Bestandsabgleich durch RPA kann multinationale Unternehmen dabei unterstützen, den Abgleichzyklus um über 70 % zu verkürzen. Ein großes globales Logistikunternehmen setzte RPA für die operative Transformation ein, um Supply-Chain-Exzellenz zu erreichen.

Schlüsselbereiche für sofortigen RPA-Nutzen

Autonome Ausgabenanalyse

Spenden-Erfassung und Kategorieanalyse sind Kernbereiche, in denen RPA hilft, indem Daten aus diversen Quellen automatisch gesammelt werden. Auf Organisationsebene generieren Bots detaillierte Berichte aus ERP-Anwendungen sowie manuellen Dateien (PDFs, Excel). RPA integriert auch lokal entwickelte Tools für Beschaffungsprozesse. Mit automatischer Spendendatenerfassung ermöglichen Bots detaillierte, automatische Spenden-Chancen-Bewertungen basierend auf definierter Policy.

Marktanalyse und optimierte Spot-Käufe

Ein Bot sammelt Informationen von mehreren Websites und Dokumenten, die regelmäßig von Drittanbietern aktualisiert werden. Ein Marktanalyse-Dashboard nutzt diese Daten ohne manuelles Aktualisieren oder Prüfen der Quellen. Einkaufsmanager können sogar Spot-Kauf-Orders per Bot platzieren, der basierend auf Marktforschung die besten Verkäufer und Preise identifiziert. RPA reduziert den Aufwand für Internetrecherche und andere Quellen erheblich.

Auto-Benchmarking und berührungsloses Performance-Monitoring

RPA ermöglicht automatische Datenerfassung für KPI-Dashboards und Benchmarking ohne menschlichen Eingriff. Daten werden automatisch aus mehreren Applikationen (inkl. E-Mail) gezogen. Wenn Nutzer Daten per E-Mail bereitstellen, integriert RPA diese in das KPI-Dashboard und verbessert Beschaffungserlebnis und Stakeholder-Zufriedenheit.

Bedarfsanforderung (PR) und Bestellwesen (PO) Management & Lieferantenidentifikation

Ein Bot sammelt Daten aus PRs, durchsucht den Produktkatalog nach verfügbaren Artikeln. Fehlt ein Artikel, sucht der Bot im Internet nach Lieferanten und schlägt passendeVendor-Matches vor. RPA kann sogar Gespräche initiieren und mehrere Lieferanten per E-Mail oder SMS zu Verfügbarkeit und vorläufigen Preisen abfragen. Ein Bot managt den gesamten Prozess von Produktidentifikation, Marktforschung bis Lieferantenbeziehungsmanagement – und entlastet Einkaufsmanager erheblich. Neben regulären ERP-Benachrichtigungen und -Reports für PR/PO-Erstellung erstellt RPA benutzerdefinierte Reports auf Kategorie- oder Produktebene.

Lieferanten-Auto-Onboarding und Vendor-Master-Erstellung

Lieferanten-Onboarding und Vendor-Erstellung sind in vielen Organisationen zeitaufwendige manuelle Aufgaben. Mit einem RPA-Bot läuft die automatische Vendor-Erstellung ohne menschlichen Eingriff. Ein Bot fügt Stammdaten zu jeder Zeit in Unternehmensanwendungen ein.

Individuelle Lieferantenaudits

Bots erstellen benutzerdefinierte Reports für spezifische Lieferantenüberwachung laufender Verträge, Forderungsverfolgung und Vertragskonformität. Basierend auf definierter Policy senden Bots automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS an bestimmte Vendor. Bots mit E-Mail-Fähigkeit liefern automatische Updates im Postfach oder per SMS für definierte Kriterien oder Ausnahmen.

*Datenschätzungen für Organisationen auf Reifegrad Stufe 3 und 4 gemäß TCS Process Excellence Framework

RPA entwickelt sich rasch zu einem integralen Bestandteil der Beschaffungsorganisation und wird weiter wachsen und reifen. Einmal an der Geschäftsstrategie ausgerichtet, liefert RPA in kurzer Zeit außergewöhnliche, nachhaltige Ergebnisse.

Bakul Sharma und Mudit Bansal sind Berater in der Global Supply Chain Practice von Tata Consultancy Services.