Nachhaltiges Change Management: Teams coachen, um neue Prozesse zu verankern

Von J.R. McGee
Master Black Belt, Gründer und CEO, X-Stream Leadership Group

Die meisten von uns heute sind vertraut mit dem Verständnis und der Anwendung von Lean- und Six-Sigma-Tools zur Entwicklung neuer Prozesse und zur Kontrolle unserer Daten. Wir üben sie täglich, und im Großen und Ganzen ist es nicht wirklich so schwer, die Tools anzuwenden! Was schwierig ist, ist die Implementierung und das Aufrechterhalten der neuen Prozesse und Änderungen, die unsere Teams während ihrer Events und Projekte entwickeln, langfristig!

Ich habe nun mehr als 750 Verbesserungsprojekte weltweit als Master Black Belt Sensei geleitet, facilitiert und/oder gecoacht. Ich habe 73 Master Black Belts ausgebildet und zertifiziert, mit drei weiteren in einer aktuellen Trainingswelle. Ich habe viele der Nachhaltigkeitsprobleme aus erster Hand erlebt und damit gekämpft, genau wie Sie! Aufgrund dieser Erfahrung habe ich gelernt, dass es Techniken gibt, die Sie anwenden können, und eine Struktur, die Sie implementieren können, um von einer 60 % bis 80 %igen Misserfolgsrate für neue Ideen zu einer 70 %+ Erfolgsrate für das Aufrechterhalten neuer Ideen und Änderungen für 12 Monate oder länger zu gelangen. Der wahre Schlüssel zu alldem ist, was nach dem Event passiert!

Fehlermodus 1: Glauben, dass die im Project Out-Brief besprochenen Dinge einfach passieren, weil es gute Ideen sind und alle „es mochten“

Dies ist der häufigste Fehlermodus und der am einfachsten zu überwindende. Das Hauptproblem ist, dass Menschen glauben, sie könnten Dinge „erledigen“ oben drauf auf dem, was sie bereits tun. Verzeihen Sie mir, aber sehr wenige Menschen kommen zu unseren Events „auf der Suche nach etwas zu tun“. Ohne Ausnahme ist es wie Zähneziehen, die Leute zu bekommen, die Sie brauchen! Sie sind bereits so beschäftigt mit ihren regulären Jobs, dass sie oft Probleme haben, an den Projektmeetings teilzunehmen. Und wir denken, sie werden allerlei Zeit haben, die Änderungen umzusetzen? Weit gefehlt! Wir müssen einen „anstatt“-Ansatz adaptieren, wenn wir irgendeine Chance auf Erfolg haben wollen. Genau wie wenn diese Leute in Urlaub gehen oder krank sind, sollte jemand ihre Arbeit übernehmen. Wenn es niemanden gibt, schämen Sie sich! Das ist schlichtweg schlechtes Management 101. Suchen Sie aktiv jemanden, der für Ihren/ihren Zeitplan ein paar Stunden am Tag oder einen 4-Stunden-Block in der Woche abdeckt, damit Sie spezifische dedizierte Zeit für Ihre Action Items haben. Darauf zu warten, bis Sie „Freizeit“ haben, ist ein Plan zum Scheitern!

Fehlermodus 2: Einen schlechten (oder schlimmer, keinen) effektiven Kommunikationsplan haben

Ich habe die Zahl vergessen, wie oft mir ein Team Lead gesagt hat: „Ich schicke einfach eine E-Mail, um Leuten mitzuteilen, was wir tun.“ E-Mail ist großartig, um Status zu übermitteln, Beweise dafür zu liefern, dass Sie etwas getan oder gesagt haben (CYA ersten Ranges), und um Freunde zu erreichen, um informelle Pläne zu machen. E-Mail ist jedoch schrecklich für die Kommunikation von Informationen! Jeder, der die neuen Änderungen am Prozess nutzen oder davon betroffen sein wird, muss aus erster Hand Informationen über das Wer, Was, Wann, Wo, Wie und Wie Oft erhalten, damit sie nicht nur wissen, was zu tun ist, wenn die Zeit kommt, sondern auch wann sie es tun sollen. Lesen Sie nicht einfach PowerPoint-Bullet-Points „an“ sie vor oder geben Sie ihnen ein Handout; machen Sie Ihre Kommunikation persönlich und passen Sie sie an, wie jede Person Informationen erhalten möchte. Machen Sie es praxisnah; lassen Sie sie eine Simulation des neuen Prozesses durchführen. Führen Sie sie hindurch und lassen Sie sie den „neuen Weg“ „durcharbeiten“, damit sie Fragen generieren und ein solides situatives Bewusstsein dafür entwickeln können, was sich ändern wird, was sie speziell anders machen müssen und wann diese Änderungen tatsächlich in Kraft treten. Den Leuten nur zu sagen, dass sich etwas ändern wird, ist ein weiterer vergoldeter Weg zum Scheitern.

Fehlermodus 3: Wenig oder keine effektive Verantwortlichkeit haben.

Dies spiegelt sich am häufigsten in der Identifizierung wider, wer für jedes Action Item verantwortlich ist. Wenn mehr als eine Person aufgeführt ist, oder schlimmer, „das Team“, sind Sie wirklich auf dem besten Weg, spektakulär zu scheitern. Wie Admiral Hyman Rickover einmal treffend sagte: „Wenn Sie Ihren Finger nicht in den Bauchnabel der verantwortlichen Person legen können, ist NIEMAND verantwortlich!“ Er lag genau richtig. Wenn Verantwortung geteilt wird, verschwindet Verantwortlichkeit. Mehr als eine Person mag erforderlich sein, um einen Punkt oder eine Aktion zu erfüllen. Aber ich kann nicht genug betonen, wie wichtig es ist, dass jedes Action Item eine und nur eine Person hat, die für den Erfolg oder Misserfolg dieses Items verantwortlich ist!

Fehlermodus 4: Zulassen, dass die „Tyrannei des Dringenden“ die Ausführung des Wichtigen überwältigt!

Dies spiegelt sich am häufigsten in wenig oder keinem effektiven Follow-up oder Follow-through wider. Ich sehe dies am häufigsten, wenn der Facilitator oder der Team Lead keine regelmäßigen und routinemäßigen Meetings abhält, um Status zu berichten und Fortschritte und Probleme zu diskutieren. Denken Sie daran, Menschen haben bereits jeden Tag genug zu tun! Ich finde, dass ein Meeting alle zwei Wochen für eine Stunde für die meisten Situationen ideal zu sein scheint. Wöchentliche Meetings können zur Belastung werden, und alle drei Wochen oder länger neigen dazu, Dinge vergessen zu lassen oder im täglichen Kampf unterzugehen. Farbcodieren Sie auch den Status Ihrer Action Items. Blau kann 100 % abgeschlossen darstellen, Grün bedeutet, alles ist auf Kurs und im Zeitplan; Gelb zeigt Verzögerung oder unerwarteten Widerstand an; und Rot zeigt einen größeren Misserfolg oder die Unfähigkeit zur Implementierung mit aktuellen Ressourcen oder Berechtigungen an. Für Ihr einstündiges Meeting konzentrieren Sie sich nur auf die Roten, dann die Gelben, wenn Sie Zeit haben. Es ist ein ernsthafter Demotivator für Ihre Teammitglieder, sitzen zu bleiben und den Grünen und Blauen zuzuhören, besonders wenn sie sie nicht betreffen. Die Zeit der Leute zu verschwenden, ist keine gute Methode, sie zu zukünftigen Meetings zu bringen! Zuletzt: Verbringen Sie keine Zeit damit, Leuten zu erlauben, „zu erklären, warum es nicht funktionieren wird“. Das ist eine vollständige Verschwendung aller Zeit. Erlauben Sie nur, dass Menschen diskutieren, was sie tun werden, um das Problem zu lösen und wie sie das gewünschte Ergebnis erreichen werden!

Dies sind nur einige der Dinge, die Sie tun können, um Ihren Erfolg bei der tatsächlichen Implementierung großer Veränderungen in Ihrer Organisation signifikant zu verbessern. Gehen Sie jetzt raus und verändern Sie Ihre Welt!

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