MRO meistern: Rentabilität durch Optimierung von Maintenance, Repair & Operations steigern

Maintenance, Repair and Operations (MRO) – Instandhaltung, Reparatur und Betrieb – sind für jede Beschaffungsabteilung und jeden Betrieb essenziell. Zwar machen diese Positionen einen relativ kleinen Teil des gesamten Beschaffungsbudgets aus, doch sie können die Rentabilität erheblich beeinflussen. Dies gilt besonders, wenn Kosten ohne geeignetes System zur Identifikation und Verbesserung steigen.

In diesem Beitrag definieren wir MRO und zeigen, wie diese Artikel verwaltet werden können. Die Senkung von MRO-Kosten wirkt sich positiv auf die langfristige Rentabilität eines Betriebs aus. Neben traditionellen Asset- und Wartungsmanagement-Praktiken – wie der Verfolgung von Anlagen mit Geräteetiketten, Facility-Asset-Management-Tags, Utility-Tags und anderen Barcode-Label-Lösungen zur Straffung von Instandhaltungs- und Reparaturprozessen – kann eine MRO-Strategie eine zusätzliche Effizienzschicht hinzufügen.

Definition von MRO

MRO steht für Maintenance, Repair and Operations (Instandhaltung, Reparatur und Betrieb). Es umfasst die Betriebsabläufe, Prozesse und Aktivitäten, die mit der Instandhaltung eines Werks oder einer Anlage verbunden sind: physische Infrastrukturinstandhaltung, Ausrüstung und deren operative Prozesse sowie Materialien und Verbrauchsmaterialien, die zur Instandhaltung von Infrastruktur und Ausrüstung oder in der Produktion eines Produkts oder einer Dienstleistung verwendet werden. Diese Materialien werden jedoch nicht wie Rohstoffe klassifiziert, die Teil des Endprodukts sind (z. B. Metalle für Werkzeugherstellung oder Farbe für Holzveredelung) – diese wären Direktkosten. MRO-Materialien und -Verbrauchsmaterialien werden in der Produktion verwendet, sind aber nicht Teil des Endprodukts, wie z. B. Reinigungs- und Wartungsmaterialien für Ausrüstung.

Der beste Weg, den Umfang der MRO-Bezeichnung zu definieren, ist die Betrachtung der vier Hauptkategorien, die typischerweise in Bewertungen enthalten sind. Jedes Unternehmen muss seine Anlagen so verwalten, dass die Leistung über den gesamten Betrieb optimiert wird. Die Organisation von MRO-Artikeln in eindeutige Kategorien vereinfacht das Tracking und erleichtert die Überprüfung finanzieller Kennzahlen für bestimmte Anlagenklassen.

Infrastruktur-Reparatur und -Instandhaltung

Diese Kategorie bezieht sich auf Ausrüstung und zugehörige Materialien, die den Betrieb einer gesamten gewerblichen Anlage aufrechterhalten, wie:

• HLK-Anlagen (Heizung, Lüftung, Klimatisierung)
• Sicherheitsausrüstung
• Möbel
• Computerausrüstung

Produktionsanlagen-Reparatur und -Instandhaltung

Produktionsbezogene MRO-Artikel umfassen alle Ausrüstungen und Aktivitäten, die zur Instandhaltung von Produktionssystemen erforderlich sind. Diese MRO-Kategorie beinhaltet Ausrüstung wie:

• Kompressoren und Motoren
• Förderbänder
• CNC-Maschinen

Materialtransport-Equipment-Instandhaltung

Materialtransport-Artikel helfen, Rohstoffe und andere verwandte Assets an die richtigen Standorte zu bringen, damit sie für Produktionszwecke genutzt werden können. Zur Materialtransport-Equipment-Instandhaltung gehören Verbrauchsmaterialien wie:

• Ventile und Rohrleitungen
• Arbeitskleidung und Gesichtsmasken
• Persönliche Schutzausrüstung (PSA) wie Handschuhe

Werkzeuge und Verbrauchsmaterialien

Alle anderen kleinen Werkzeuge und Verbrauchsteile, die im täglichen Betrieb verwendet werden, fallen in diese MRO-Kategorie, wie:

• Bürobedarf
• Dichtungen, Schrauben und Nägel
• Chemikalien
• Schmierstoffe
• Batterien
• Handwerkzeuge

Selbst ein relativ kleiner Betrieb könnte Tausende einzelner Artikel in diesen MRO-Kategorien haben. Daher muss jedes Unternehmen eine organisierte Asset-Bibliothek führen. Über diese breiten Kategorien hinaus erfordert effektives MRO-Management die richtige Klassifizierung von Assets auf granularerer Ebene. Es gibt mehrere MRO-Klassifikations-Taxonomien, wobei der United Nations Standard Products and Services Code® (UNSPSC®) am weitesten verbreitet ist. Weitere Taxonomien sind eCl@ss (häufig in Europa), ETIM, das Standard Industrial Classification (SIC) System und Harmonized System Codes (HSC). Es gibt auch branchenspezifische Taxonomien, die oft für MRO-Management verwendet werden.

Warum ist MRO-Management wichtig?

MRO kann fast die Hälfte (bis zu 47 %) der typischen Beschaffungskosten eines Unternehmens ausmachen. Viele dieser Kosten sind prozessbedingt, und viele Unternehmen könnten von einer gründlichen Überprüfung ihrer Beschaffungseffizienz profitieren. Die Verbesserung von Beschaffungsstrategien kann zu Kosteneinsparungen führen, die direkt die Rentabilität des Unternehmens beeinflussen.

Die Herausforderung bei vielen MRO-Prozessen ist, dass die Arbeit reaktiv und langfristig schwer vorherzusagen oder zu projizieren ist. Was jedoch kontrolliert werden kann, ist die Art und Weise, wie die Arbeit ausgeführt wird. Datenmanagementsysteme, Automatisierung und andere neue Technologien können diese Aktivitäten straffen und Effizienzverbesserungen erzielen. Das Management von Produktteilen, Rohstoffen und Sicherheitsbewusstsein kann direkt die MRO-bezogenen Kosten beeinflussen.

MRO-Artikel managen

Die Zuweisung und Kontrolle von MRO-Ausgaben sollte klarer Verantwortung innerhalb der Beschaffungsabteilung unterliegen. Die Klärung dieser Verantwortlichkeiten ist ein wichtiger Schritt zur Erstellung einer umfassenden MRO-Strategie, die hilft, die mit diesen Bereichen verbundenen Risiken zu identifizieren und zu kontrollieren. Beispiele für MRO-bezogene Risiken:

• Überhöhte Versandkosten
• Geringe Wartungsproduktivität
• Unerwartete Produktionsstillstände
• Bestandsrückstände

Unternehmen, die Waren herstellen oder verwandte Dienstleistungen erbringen, sind besonders anfällig für diese Probleme. Eine MRO-Strategie schafft höhere Transparenz für Lieferanten- und Bestandsmanagement-Praktiken. Sie hilft auch, das Führungsteam um diese zentralen Beschaffungsprioritäten zu vereinen.

Asset-Tracking-Systeme zur Optimierung des MRO-Managements implementieren

Unternehmen können durch die Implementierung von Asset-Tracking-Systemen bessere Transparenz in die Nutzung und Instandhaltung von MRO-Assets gewinnen, um Wartungs- und Reparaturprozesse zu straffen und den vollständigen Asset-Lebenszyklus zu managen. Die durch ein effizientes Asset-Tracking-System gewonnenen Daten ermöglichen Geschäftsführern datenbasierte Entscheidungen – etwa wann es kosteneffizienter ist, ein Asset zu ersetzen statt zu reparieren.

Zusätzlich ermöglichen Asset-Tracking-Lösungen effizientes präventives Wartungsmanagement, sodass Organisationen die Anlagenleistung optimieren und die nutzbare Lebensdauer ihrer Assets maximieren können, um Wartungs- und Beschaffungskosten zu senken. Asset-Tags können mit Barcodes bedruckt werden, die über die Lebensdauer des Assets lesbar bleiben, und mit Asset-Management-Software synchronisiert werden, um präzise Asset-Klassifizierung und automatisierte Asset-Identifikation und -Dokumentation zu ermöglichen.

Mit einer Vielzahl von Asset-Tags für verschiedene Anwendungen – wie Utility Asset Tags, Facility Management Asset Tags, Work-in-Process Labels, chemikalienbeständige Labels, hochhitzebeständige Barcode-Labels, Geräteetiketten, Kabel-Labels und mehr – können Organisationen Ausrüstung, Assets und Inventar effizient verfolgen, um Dokumentation zu straffen und das MRO-Management zu verbessern.

Kernleistungsindikatoren (KPIs) entwickeln und tracken

Ein weiterer Vorschlag ist die Entwicklung von Key Performance Indicators (KPIs), die die zu kontrollierenden Bereiche klar definieren. Die folgenden Metriken haben sich als gut mit den meisten MRO-Verbesserungsplänen abgestimmt erwiesen.

• MRO-Ausgaben. Der auf die MRO-Kategorie entfallende Finanzierungsanteil sollte 10 % oder weniger des gesamten Beschaffungsbudgets betragen. Diese einfachen Finanzkennzahlen sind eine hervorragende Basis, um Kosten zu senken und die MRO-Effizienz zu verbessern.
• Fehlbestände (Stock Outs). Ein Betrieb, der regelmäßig Fehlbestände erlebt, hat wahrscheinlich ein oder mehrere große Prozessprobleme in Produktion, Beschaffung oder Fulfillment. Die Verfolgung der Anzahl von Fehlbeständen kann als nachlaufender Indikator für systemische Probleme dienen.
• Vorhandener MRO-Bestand versus Umschlag. Eine gute Faustregel für vorhandenen MRO-Bestand ist ein 30-Tage-Umschlag. Überbestände verursachen zusätzliche unnötige Kosten.
• Eilaufträge zu Nachschubaufträge-Verhältnis. Ein Betrieb sollte eine geringe Anzahl an Eilaufträgen im Vergleich zu Standard-Nachschubaufträgen aufweisen. Eine gute Faustregel: Nicht mehr als 8–10 % aller Aufträge sollten Eilaufträge sein.

Die Verfolgung von MRO-Ausgaben und die Kostensenkung können für Beschaffungsteams eine erhebliche Herausforderung darstellen. Die Zeit, eine MRO-Strategie zu entwickeln, hilft, alle Beteiligten abzustimmen und klare Benchmarks für Verbesserungen zu setzen. Letztendlich kann die Kontrolle dieser Kosten zu signifikanten Effizienz- und Rentabilitätsverbesserungen führen.