Der ultimative CMMS-Kaufleitfaden

Computergestützte Wartungsmanagementsysteme (CMMS) sind in vielen Branchen eine beliebte Wahl für die Verwaltung von Wartungsaktivitäten aller Art. Daten aus dem Jahr 2017 zeigten, dass 78 % der Unternehmen, die ein CMMS-System einführten, eine positive Verbesserung der Gerätelebensdauer feststellten. Diese Ergebnisse sind greifbar, und es ist sicherlich von Vorteil, ein organisiertes und vollständiges System zur Verwaltung dieser Aktivitäten zu verwenden.

Andererseits weisen zusätzliche Daten von Maintenance World darauf hin, dass zwischen 40 % und 80 % der CMMS-Implementierungen fehlschlagen. Eine der besten Möglichkeiten, um zu verhindern, dass Ihr Projekt scheitert, besteht darin, die Evaluierung, das Testen und die Implementierung eines IPS-Systems richtig zu planen. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigen Komponenten, Definitionen, Vorteile und Kosten, die mit den vielen beliebten Angeboten auf dem Markt verbunden sind. Diese Informationen sind für jede Unternehmensgröße relevant, von kleinen, lokalen Betrieben bis hin zu internationalen Unternehmen.

In diesem Leitfaden besprechen wir:

• Was sind CMMS-Programme?
• Wer verwendet CMMS?
• Wie funktioniert CMMS?
• Vorteile der Verwendung eines CMMS
• Gemeinsame Merkmale von CMMS-Software
• So wählen Sie das richtige CMMS aus
• Wie viel kostet CMMS-Software?

Was sind CMMS-Programme?

Ein CMMS wurde entwickelt, um alle Wartungsmanagementaktivitäten für einen einzelnen Standort oder ein ganzes Unternehmen zu rationalisieren. Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um Softwareprogramme, die mit zusätzlicher Hardware wie Scannern und Sensoren integriert werden, um einen umfassenden Überblick über eine Einrichtung oder ein Lager zu bieten. Es gibt eine Reihe verwandter Softwaresysteme, die einem CMMS ähneln, und die Funktionen zwischen ihnen können sich manchmal überschneiden. Hier ist ein Blick auf einige ähnliche Arten von Softwarelösungen, die heute von Unternehmen verwendet werden:

• Enterprise Asset Management (EAM) . Mit zunehmender Größe von Unternehmen kann es schwieriger werden, jedes einzelne Asset zu verfolgen. Ein EAM bietet eine vollständige Lösung für die Verwaltung von Vermögenswerten an allen Standorten, die ein Unternehmen kontrolliert. Ein EAM ist einem CMMS sehr ähnlich und enthält neben der Integration in eine größere ERP-Plattform (Enterprise Resource Planning) häufig ähnliche Funktionen. Diese Verbindung gibt EAM-Benutzern die Möglichkeit, Vermögenswerte zu verfolgen und zu überwachen, zusätzlich zur Verbindung von Kosten mit ihren finanziellen Aktivitäten des Unternehmens.
• Anlagenwartung (FM) . Eine FM-Software ermöglicht es Benutzern, vorbeugende Wartungsaufträge zu verfolgen und abzuschließen und grundlegende Informationen für jeden Vermögenswert zu überwachen. Diese Funktionen sind immer als Kernkomponente von CMMS-Plattformen enthalten.
• Vorbeugende Wartung (PM) . Dies ist eine andere Art von Software, die sich auf den Prozess der Ausführung von Arbeitsaufträgen für Wartungsaktivitäten konzentriert. Sie enthalten normalerweise Kernfunktionen für die Planung, Durchführung und Verfolgung all dieser vorbeugenden Wartungsarbeiten. Diese werden oft mit einer sehr ähnlichen Reihe von Softwareprogrammen gruppiert, die als Arbeitsauftragsverwaltungssysteme bekannt sind.
• Flottenwartung . Jedes Unternehmen, das eine Flotte von Lastwagen oder Fahrzeugen betreibt, muss besondere Überlegungen anstellen, einschließlich Kilometerverfolgung und Routenplanung. Es gibt Softwareprogramme, die die Möglichkeit bieten, diese Details zu verfolgen, und Sie finden sie auch in einigen CMMS-Plattformen, die auf die Bedürfnisse von Flottenbetreibern zugeschnitten sind.

Wer verwendet CMMS?

Wartungsmanagement-Software wird heute in Unternehmen aller Größen und Branchen auf der ganzen Welt eingesetzt. Ein Blick auf die drei Hauptstufen der Unternehmensgröße kann Ihnen dabei helfen, zu verstehen, wo Ihr Unternehmen hineinpasst und welche Serviceniveaus möglicherweise verfügbar sind:

• Große Unternehmen . Die meisten dieser Unternehmen verfügen bereits über vollständige ERP-Systeme und verwenden eine Form von EAM oder CMMS, um ihre Vermögenswerte zu verwalten. Ein Unternehmen dieser Größe muss Änderungen sehr gut überdenken und erfordert normalerweise Anpassungen und zahlreiche Integrationen von Drittanbietern, wenn es ein neues System evaluiert. Die CMMS-Plattformen, die die Anforderungen großer Unternehmen erfüllen können, sind in der Regel komplexer und anpassbarer mit Tausenden von potenziellen Funktionen.
• Mittelständische Unternehmen . Ein Unternehmen, das als mittelständisches Unternehmen gilt, befindet sich normalerweise im Übergang und durchläuft einen langwierigen Prozess der Etablierung robuster Basisprozesse und Skalierungsvorgänge. Sie benötigen möglicherweise nicht alle Funktionen voll funktionsfähiger EAM- und ERP-Systeme, haben jedoch möglicherweise einige einzigartige Anforderungen, die über die Kernfunktionalität eines einfachen CMMS hinausgehen. Für diese Kunden ist es wichtig, die Flexibilität jedes neuen CMMS-Systems zu berücksichtigen und wie die Plattform zusammen mit ihrem Unternehmen wachsen kann.
• Kleine Unternehmen . Dieses Unternehmenssegment wird derzeit von über tausend CMMS-Anbietern bedient. Eine Vielzahl von Optionen kann die Softwareevaluierung für diese Kunden erschweren. Der beste Weg für ein kleines Unternehmen, ein CMMS zu evaluieren, besteht darin, die Kernfunktionen des Systems, die einfache Implementierung und die Fähigkeit, die Anforderungen mit der höchsten Priorität zu erfüllen, zu überprüfen.

Wenn Sie ein IPS-System evaluieren und einen Ressourcen- und Schulungsplan erstellen, ist es auch wichtig, an die verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen zu denken, die das System verwenden werden. Es gibt eine Reihe von Rollen, die stark von der Verwendung eines CMMS profitieren können. Dazu gehören:

• Wartungsmanager
• Facility- oder Operations Manager
• Inventarverwaltung
• Total Productive Maintenance (TPM) Manager
• EH&S-Personal
• Techniker
• Produktionsmitarbeiter
• Auftragnehmer
• IT-Abteilung

Unternehmen können nahezu jede Kombination von Zugriffsberechtigungen für ihr CMMS wählen. In einigen Fällen kann eine schlanke Bereitstellung verwendet werden, wobei das Wartungsmanagement einige der einzigen Ressourcen mit Zugriff auf das System ist. In anderen sind die Bemühungen viel kooperativer und integrativer, da eine Reihe von Abteilungen beteiligt sind. Innerhalb Ihrer Organisation ist es wichtig zu überlegen, wer beteiligt sein sollte, welche Verantwortlichkeiten sie haben und wie sie den Wert einer CMMS-Bereitstellung steigern können.

Wie funktioniert ein IPS?

Ein CMMS bietet eine zentralisierte Plattform für die Verwaltung aller Wartungsaktivitäten. Diese Plattform verbindet Bediener, Planer, Führungskräfte und andere Ressourcen auf eine Weise, die ihnen hilft, ihre Arbeit effektiver auszuführen. Es bietet auch Sichtbarkeit und Transparenz wichtiger Daten für alle Beteiligten. Wenn Sie darüber nachdenken, wie ein CMMS verwendet wird, müssen Sie vier Schlüsselfunktionen im Auge behalten:

• Problemidentifikation . Wenn es in einer Fabrik oder einem Lager ein Problem gibt, hilft ein CMMS dabei, schnell zu erkennen, was falsch ist und was als Nächstes passieren muss, um es zu beheben. Da das gesamte System vernetzt ist, lassen sich Probleme wie Bestandsverluste, Kostenüberschreitungen oder Geräteausfälle leicht erkennen.
• Arbeitsverwaltung . Die zentrale Funktion eines CMMS besteht darin, Arbeitsanforderungen für vorbeugende, vorausschauende und korrektive Wartung zu organisieren und abzuschließen. Die Software verfügt nicht nur über Tools zum Protokollieren der Arbeit, sondern auch zum Verwalten von Genehmigungen und Optimieren von Arbeitsabläufen.
• Grundursache . Ein effektives Wartungsprogramm sollte einen definierten Prozess zur Bestimmung der Grundursache von Geräteausfällen oder anderen Problemen haben. Durch die Verwendung eines CMMS zur Verfolgung dieser Aktivität und deren Digitalisierung wird es viel einfacher, Informationen über wiederholte Fehler zu finden und das Wissen des gesamten Teams zu nutzen, um robuste Lösungen zu finden.
• Historische Aufzeichnungen . Wenn es um Aufzeichnungen geht, ist ein CMMS eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihr Archiv genau und gut auf Audits oder historische Überprüfungen vorbereitet ist. Ein digitales Aufzeichnungsarchiv ist auch der beste Weg, um den Informationsaustausch zwischen Ihrem Team und externen Auftragnehmern oder Interessenvertretern schnell und effektiv zu gestalten.

Vorteile der Verwendung eines CMMS

Die Verwendung eines CMMS hält Ihr gesamtes Unternehmen organisiert und hat eine Reihe von Vorteilen gegenüber herkömmlichen Methoden und manueller Nachverfolgung. Zu den wichtigsten Vorteilen eines CMMS gehören:

• Effiziente Wartungsplanung und -terminierung
• Arbeitsauftragsverwaltung
• Reduzierte Überstunden
• Verbesserte Sicherheit
• Unternehmensweite Transparenz
• Reduzierte Ausfallzeiten der Geräte
• Weniger Papierkram
• Verbesserte Produktivität
• Genaue Zählung des Ersatzteilbestands
• Klare Messwerte, KPIs und Berichte

Ein Teil der Herausforderung bei der Auswahl eines CMMS besteht darin, ein System zu finden, das ein ausgewogenes Verhältnis von Funktionen und Wert aufweist, das gut zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Um die Vorteile eines CMMS zu maximieren, sollten Sie, selbst wenn Sie bereits eines haben, regelmäßig überprüfen, ob Sie die wichtigsten Vorteile und alle neu veröffentlichten Funktionen nutzen.

Gemeinsame Merkmale von CMMS-Software

Ein CMMS ist eine facettenreiche Plattform, die sich um eine Reihe wichtiger Funktionen dreht, die alle mit einer zentralen Datenbank verbunden sind. Beginnen Sie bei der Bewertung von Software immer mit diesen Kernfunktionen, um sicherzustellen, dass sie so konzipiert sind, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen. Während die meisten CMMS-Softwareprogramme diese Funktionen enthalten, bieten sie möglicherweise sehr unterschiedliche Tools und Konfigurationsoptionen.

Arbeitsauftragsverwaltung . Wie bereits erwähnt, stellt das Arbeitsauftragsmanagement das Kernmerkmal aller CMMS-Systeme dar. Ein effektiver Workflow zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ermöglicht es Benutzern, den Arbeitsauftragsstatus einfach anzuzeigen, Personal und Teile zuzuweisen und die Fertigstellung von Arbeitsaufträgen zu verarbeiten. Darüber hinaus bieten viele der führenden CMMS-Plattformen auch die Möglichkeit:

• Ursacheninformationen zuweisen
• Automatisieren Sie die Erstellung neuer Arbeitsaufträge
• Hinzufügen zusätzlicher Unterlagen zu einzelnen Bestellungen
• Erstellen Sie automatisch Arbeitsaufträge für vorbeugende Wartungsauslöser

Inventarverwaltung . Die typische Einrichtung könnte möglicherweise Tausende von Einzelteilen und Zubehör enthalten, die für die Wartung der Ausrüstung vor Ort benötigt werden. Ein CMMS umfasst normalerweise Unterstützung für die Verwaltung dieses Bestands, einschließlich Tools zum Organisieren von Lieferanten, Überprüfen von Kosten und Festlegen von Bestandsniveaus.

Arbeitsverwaltung t. Personal, sowohl internes Personal als auch Auftragnehmer, stellt eine wichtige Ressource für die Durchführung von Wartungs- und anlagenbezogenen Aktivitäten dar. Daten wie Bezahlung, Schichten und Zertifizierungen können in der Regel innerhalb eines CMMS nachverfolgt werden und liefern ein klares Bild davon, wer für welche Art von Arbeit verfügbar ist.

Anlagenverwaltung . Wir haben oben bereits erwähnt, dass EAM- und CMMS-Systeme oft miteinander verglichen werden, wobei beide Asset Management als Kernfunktion anbieten. Während die Asset-Tracking-Funktionen in einem CMMS möglicherweise nicht so umfangreich sind wie in einem EAM, enthalten die meisten Systeme ein Asset-Register, definierte Gerätestandorte und Leistungsdaten. Eine wichtige Variable unter CMMS-Plattformen ist die Unterstützung von Peripheriegeräten von Drittanbietern wie Messgeräten, Sensoren und anderen Geräten, die zur Überwachung von Geräten in Echtzeit verwendet werden können.

So wählen Sie das richtige CMMS aus

Es ist eine gute Idee, ein Projektteam zu bilden, um ein IPS-System für Ihr Unternehmen zu evaluieren und auszuwählen. Dies hilft Ihrem Team, sich auf eine angemessene Frist und ein angemessenes Budget zu konzentrieren, um Ihr Gesamtprojekt auf Kurs zu halten. Darüber hinaus könnten Sie einige dieser wichtigen Schritte bei der Planung Ihrer Bewertung berücksichtigen:

1. Betrachten Sie zunächst die Größe Ihres Unternehmens und die wichtigsten strategischen Prioritäten, die ein CMMS unterstützen kann. Dies hilft Ihnen bei der Auswahl eines geeigneten anfänglichen Funktionsumfangs für ein ideales CMMS, mit dem Sie eine Liste potenzieller Anbieter sofort eingrenzen können.
2. Vergleichen Sie Ihre gewünschten Funktionen mit jedem System und eliminieren Sie alle, die nicht gut zu Ihrem Geschäftsumfang passen oder Einschränkungen in der Benutzerfreundlichkeit aufweisen, die sich negativ auf Ihre Implementierung auswirken könnten.
3. Überprüfen Sie die unterstützte Hardware, Integrationen von Drittanbietern und alle API-Funktionen, die für jede Option verfügbar sind. Dies ist ein großartiger Zeitpunkt, um wirklich zu vergleichen, wie sich ein IPS in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse integrieren lässt.
4. Besprechen Sie Schulungs- und Supportoptionen mit jedem Anbieter, einschließlich aller zusätzlichen Kosten, die mit einer Softwareeinführung und -wartung verbunden sind. Viele Unternehmen werden diese Gebühren auf unterschiedliche Weise berechnen, und es ist wichtig, die Bedeutung und die Kosten des laufenden Schulungsbedarfs nicht zu unterschätzen.
5. Nach Abschluss einer ersten Überprüfung können Sie einen umfassenden ROI für Ihre CMMS-Implementierung zusammenstellen und die Vorteile mit Ihrer endgültigen Liste von Anbietern vergleichen.

Wie viel kostet CMMS-Software?

Anbieter von CMMS-Software bieten ihren Kunden in der Regel einen oder mehrere der folgenden grundlegenden Preispläne an. Diese Optionen werden in der Reihenfolge ihrer allgemeinen Präferenz von kleineren Unternehmen zu größeren angezeigt. Die meisten kleineren Betriebe würden das beste Preis-Leistungs-Verhältnis finden, indem sie Pläne auswählen, die pro Benutzer abrechnen, während große Organisationen die potenziellen Vorteile von unbegrenzten Plänen oder solchen, die umfassenderen Anforderungen gerecht werden, berücksichtigen müssen.

• Pro Benutzer, pro Monat . Dies ist heute wahrscheinlich die häufigste CMMS-Kostenstruktur, bei der der Preis auf einer monatlichen Gebühr für jeden Benutzer des Systems basiert. Manchmal wird dies basierend auf der Anzahl gleichzeitiger Benutzer berechnet, die zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem System aktiv sind. In anderen Fällen basiert es auf der Anzahl der im System registrierten aktiven Benutzer. Möglicherweise sehen Sie auch gestaffelte Preise basierend auf der Zugriffsebene, die für jede Person erforderlich ist, z. B. ein Facility Manager im Vergleich zu einem Wartungstechniker.
• Pro Monat . Bei einem einfachen Monatsplan finden Sie in der Regel Preise, die je nach Anzahl der Benutzer, Standorte oder bereitgestellten Funktionen variieren. Je nach Umfang der Anpassung und des Supports durch den Anbieter können auch große Unterschiede bestehen.
• Einmalige Lizenzgebühr . In der Regel größeren Unternehmen vorbehalten, die die vollständige Kontrolle über die Bereitstellung wünschen, bieten einige Anbieter Software gegen eine einmalige Gebühr an. Diese Option beinhaltet höhere Lizenzkosten im Voraus, die dem Kunden dann in der Regel unbegrenzten Zugriff auf viele Funktionen und die Möglichkeit langfristiger Kosteneinsparungen bieten.

Berücksichtigen Sie neben den direkten Softwarekosten auch alle sekundären Quellen wie Schulungs-, Support-, Wartungs- und Implementierungskosten. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Ihren ROI überprüfen und sicherstellen, dass Sie den konkreten Wert und Nutzen Ihres neuen CMMS-Systems quantifizieren können.

Weiterführende Literatur zu CMMS-Software

Weitere Informationen zu CMMS-Software finden Sie in den folgenden Ressourcen:

• Leitfaden zur CMMS-Akquisition und -Implementierung (FT-Wartung)
• The Role of CMMS Whitepaper (Plant Maintenance Resource Center)
• Prinzipien der CMMS-Implementierung (ResearchGate)
• Leitfaden zur Auswahl eines CMMS (Dude Solutions)
• CMMS:Ihr Leitfaden zum Erfolg (FMX)
• CMMS, CAFM und EAM:Ihr Leitfaden für Facility-Management-Software (Accruent)
• Ein Leitfaden zur stressfreien CMMS-Implementierung (Real Asset Management)
• Eine Fallstudie zu CMMS-Anforderungen (Science Direct)
• CMMS-Leitfaden (Wartung)
• CMMS-Systeme (WBDG)