Ihr umfassender CMMS-Einkaufsführer: Asset-Performance maximieren

Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) sind in vielen Branchen eine beliebte Wahl für das Management von Wartungsaktivitäten aller Art. Daten von 2017 zeigten, dass 78 % der Unternehmen, die ein CMMS-System einführten, eine positive Verbesserung der Equipment-Lebensdauer verzeichneten. Diese Ergebnisse sind greifbar, und es gibt zweifellos einen Nutzen bei der Nutzung eines organisierten, vollständigen Systems für diese Aktivitäten.

Andererseits zeigen zusätzliche Daten von Maintenance World, dass zwischen 40 % und 80 % der CMMS-Implementierungen scheitern. Einer der besten Wege, Ihr Projekt vor dem Scheitern zu bewahren, ist die richtige Planung für Evaluation, Test und Implementierung eines CMMS-Systems. Dieser Guide gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigen Komponenten, Definitionen, Vorteile und Kosten der vielen populären Angebote am Markt. Diese Informationen sind für jede Unternehmensgröße relevant – von kleinen, lokalen Betrieben bis zu internationalen Enterprises.

In diesem Guide besprechen wir:

• Was sind CMMS-Programme?
• Wer nutzt CMMS?
• Wie funktioniert CMMS?
• Vorteile der CMMS-Nutzung
• Gängige Features von CMMS-Software
• Die richtige CMMS auswählen
• Was kostet CMMS-Software?

Was sind CMMS-Programme?

Ein CMMS ist darauf ausgelegt, alle Wartungsmanagement-Aktivitäten für einen einzelnen Standort oder ein ganzes Enterprise zu straffen. Wie der Name impliziert, sind dies Softwareprogramme, die mit zusätzlicher Hardware wie Scannern und Sensoren integriert werden, um einen umfassenden Blick auf eine Anlage oder ein Lager zu bieten. Es gibt eine Reihe verwandter Softwaresysteme, die einem CMMS ähnlich sind, und die Features können sich manchmal überlappen. Hier ein Blick auf einige ähnliche Softwarelösungen, die heute von Unternehmen genutzt werden:

• Enterprise Asset Management (EAM). Wenn Unternehmen wachsen, wird das Tracking jedes einzelnen Assets schwieriger. Ein EAM bietet eine komplette Lösung für das Asset-Management über alle Standorte, die ein Unternehmen kontrolliert. Sehr ähnlich zu einem CMMS, enthält ein EAM oft ähnliche Features zusätzlich zur Integration mit einer größeren Enterprise Resource Planning (ERP)-Plattform. Diese Verbindung gibt EAM-Nutzern die Möglichkeit, Assets zu tracken und zu monitoren zusätzlich zur Verknüpfung von Kosten mit ihren Unternehmensfinanzaktivitäten.
• Facilities Maintenance (FM). Eine FM-Software ermöglicht Nutzern das Tracking und die Erledigung präventiver Wartungsarbeitsaufträge und das Monitoring grundlegender Informationen für jeden Asset. Diese Features sind immer als Kernkomponente von CMMS-Plattformen enthalten.
• Preventive Maintenance (PM). Dies ist ein weiterer Softwaretyp, der sich auf den Prozess der Erledigung von Arbeitsaufträgen für Wartungsaktivitäten fokussiert. Sie umfassen meist Kernfeatures für Planung, Durchführung und Tracking all dieser präventiven Wartungsarbeiten. Diese werden oft mit einer sehr ähnlichen Softwarelinie gruppiert, bekannt als Work Order Management Systems.
• Fleet Maintenance. Jedes Unternehmen, das einen Fuhrpark aus LKWs oder Fahrzeugen betreibt, hat einzigartige Überlegungen, einschließlich Kilometer-Tracking und Routenplanung. Es gibt Softwareprogramme, die diese Details tracken können, und Sie finden sie auch in einigen CMMS-Plattformen, die für die Bedürfnisse von Flottenbetreibern angepasst sind.

Wer nutzt CMMS?

Wartungsmanagement-Software wird heute in Unternehmen aller Größen über Branchen weltweit genutzt. Ein Blick auf die drei großen Unternehmensgrößen-Tiers hilft zu verstehen, wo Ihr Unternehmen passt und welche Serviceniveaus verfügbar sein könnten:

• Große Enterprises. Die meisten dieser Unternehmen haben bereits vollständige ERP-Systeme und nutzen eine Form von EAM oder CMMS für Asset-Management. Ein Unternehmen dieser Größe muss bei Veränderungen sehr bewusst vorgehen und benötigt meist Anpassungen und zahlreiche Drittanbieter-Integrationen bei der Evaluation neuer Systeme. CMMS-Plattformen, die die Bedürfnisse großer Enterprises erfüllen, sind meist komplexer und anpassbarer mit tausenden potenziellen Features.
• Mittelständische Unternehmen. Ein als mittelständisch geltendes Unternehmen befindet sich meist im Übergang und durchläuft einen langwierigen Prozess der Etablierung robuster Baseline-Prozesse und Skalierung der Operationen. Sie benötigen möglicherweise nicht alle Features vollfunktionaler EAM- und ERP-Systeme, aber sie können einzigartige Bedürfnisse haben, die über die Kernfunktionalität eines basis CMMS hinausgehen. Für diese Kunden ist es wichtig, die Flexibilität jedes neuen CMMS-Systems zu berücksichtigen und wie die Plattform mit ihrem Unternehmen wachsen kann.
• Kleine Unternehmen. Dieses Segment wird derzeit von über tausend CMMS-Anbietern bedient. Die große Anzahl an Optionen kann die Software-Evaluation für diese Kunden schwierig machen. Der beste Weg für ein kleines Unternehmen, ein CMMS zu evaluieren, ist die Prüfung der Kernfeatures des Systems, der Implementierungsfreundlichkeit und der Fähigkeit, die höchsten Prioritäten zu erfüllen.

Bei der Evaluation eines CMMS und der Erstellung eines Ressourcen- und Trainingsplans ist es auch wichtig, an die verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen zu denken, die das System nutzen werden. Es gibt eine Reihe von Rollen, die stark von der Nutzung eines CMMS profitieren können. Dazu gehören:

• Wartungsmanager
• Facility- oder Operations-Manager
• Inventarmanager
• Total Productive Maintenance (TPM) Manager
• EH&S-Personal
• Techniker
• Produktionspersonal
• Auftragnehmer
• IT-Abteilung

Unternehmen können nahezu jede Kombination von Zugriffsberechtigungen für ihr CMMS wählen. In manchen Fällen kann ein Lean-Deployment genutzt werden, bei dem Wartungsmanagement die einzigen Ressourcen mit Systemzugriff sind. In anderen ist der Ansatz viel kollaborativer und inklusiver, mit mehreren beteiligten Abteilungen. Innerhalb Ihrer Organisation ist es wichtig zu überlegen, wer involviert sein sollte, welche Verantwortlichkeiten sie haben und wie sie einem CMMS-Deployment Wert hinzufügen können.

Wie funktioniert ein CMMS?

Ein CMMS bietet eine zentrale Plattform für das Management aller Wartungsaktivitäten. Diese Plattform verbindet Bediener, Planer, Führungskräfte und andere Ressourcen so, dass sie ihre Jobs effektiver erledigen können. Sie bietet auch Transparenz und Sichtbarkeit in wichtige Daten für alle Beteiligten. Wenn man darüber nachdenkt, wie ein CMMS genutzt wird, sind vier Schlüsselfunktionen im Blick zu behalten:

• Problemerkennung. Wenn es ein Problem in einer Fabrik oder einem Lager gibt, hilft ein CMMS, schnell zu identifizieren, was falsch ist und was als Nächstes passieren muss, um es zu beheben. Da das gesamte System vernetzt ist, ist es einfach, jedes Problem zu identifizieren – wie Inventarverlust, Kostenüberschreitung oder Geräteausfall.
• Arbeitsmanagement. Die Kernfunktion eines CMMS ist die Organisation und Erledigung von Arbeitsanfragen für präventive, prädiktive und korrektive Wartung. Die Software hat Tools nicht nur für das Logging von Arbeit, sondern auch für das Management von Genehmigungen und Straffung von Workflows.
• Ursachenanalyse. Ein effektives Wartungsprogramm sollte einen definierten Prozess für die Bestimmung der Ursache jedes Geräteausfalls oder anderen Problems haben. Durch Nutzung eines CMMS zum Tracking dieser Aktivität und Digitalisierung wird es viel einfacher, Informationen über wiederkehrende Ausfälle zu finden und das Wissen des gesamten Teams für robuste Lösungen zu nutzen.
• Historische Aufzeichnungen. Bei Aufzeichnungen ist ein CMMS einer der besten Wege, um sicherzustellen, dass Ihr Archiv genau und gut vorbereitet für Audits oder historische Reviews ist. Ein digitales Aufzeichnungsarchiv ist auch der beste Weg, um Informationsaustausch in Ihrem Team und mit Drittanbietern oder Stakeholdern schnell und effektiv zu machen.

Vorteile der CMMS-Nutzung

Die Nutzung eines CMMS hält Ihr gesamtes Unternehmen organisiert und hat eine Reihe von Vorteilen gegenüber traditionellen Methoden und manuellem Tracking. Einige der primären Vorteile eines CMMS sind:

• Effektive Wartungsplanung und -terminierung
• Arbeitsauftragsmanagement
• Reduzierte Überstunden
• Verbesserte Sicherheit
• Unternehmensweite Transparenz
• Reduzierte Equipment-Ausfallzeiten
• Weniger Papierkram
• Gesteigerte Produktivität
• Genauere Ersatzteilbestandszahlen
• Klare Metriken, KPIs und Reporting

Ein Teil der Herausforderung bei der CMMS-Wahl ist das Finden eines Systems mit einer Balance aus Features und Wert, die gut zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation passen. Um die Vorteile eines CMMS zu maximieren – auch wenn Sie bereits eines haben – sollten Sie routinemäßig prüfen, ob Sie die Hauptvorteile und neue Features nutzen, die veröffentlicht wurden.

Gängige Features von CMMS-Software

Ein CMMS ist eine vielschichtige Plattform, die sich um eine Reihe wichtiger Funktionen dreht, die alle mit einer zentralen Datenbank verbunden sind. Bei der Software-Evaluation sollten Sie immer mit diesen Kernfeatures starten, um sicherzustellen, dass sie so designed sind, dass sie gut zu Ihren Bedürfnissen passen. Während die meisten CMMS-Softwareprogramme diese Features enthalten, können sie sehr unterschiedliche Tools und Konfigurationsoptionen bieten.

Arbeitsauftragsmanagement. Wie zuvor erwähnt, repräsentiert Arbeitsauftragsmanagement das Kernfeature aller CMMS-Systeme. Ein effektiver Arbeitsauftragsmanagement-Workflow erlaubt Nutzern, Arbeitsauftragsstatus einfach anzuzeigen, Personal und Teile zuzuweisen und Arbeitsauftragsabschluss zu verarbeiten. Zusätzlich beinhalten viele der führenden CMMS-Plattformen die Fähigkeit zu:

• Ursacheninformationen zuweisen
• Erstellung neuer Arbeitsaufträge automatisieren
• Zusätzliche Dokumentation an einzelne Aufträge anhängen
• Arbeitsaufträge für präventive Wartungsauslöser automatisch generieren

Inventarmanagement. Eine typische Anlage kann potenziell tausende einzelne Teile und Zubehör enthalten, die für die Equipment-Wartung vor Ort nötig sind. Ein CMMS umfasst meist Support für dieses Inventarmanagement, einschließlich Tools für die Organisation von Lieferanten, Kostenprüfung und Festlegung von Lagerbeständen.

Personalmanagement. Personal – sowohl interne Mitarbeiter als auch Auftragnehmer – stellt eine wichtige Ressource für die Erledigung von Wartungs- und Facility-bezogenen Aktivitäten dar. Daten wie Vergütung, Schichten und Zertifizierungen können meist in einem CMMS getrackt werden und geben ein klares Bild davon, wer für welche Art von Arbeit verfügbar ist.

Asset-Management. Wir haben bereits erwähnt, dass EAM- und CMMS-Systeme oft miteinander verglichen werden, wobei beide Asset-Management als Kernfeature bieten. Während die Asset-Tracking-Features in einem CMMS möglicherweise nicht so umfangreich sind wie in einem EAM, beinhalten die meisten Systeme ein Asset-Register, definierte Equipment-Standorte und Performancedaten. Eine wichtige Variable unter CMMS-Plattformen ist der Support für Drittanbieter-Peripheriegeräte wie Messgeräte, Sensoren und andere Equipment, das für Echtzeit-Monitoring genutzt werden kann.

Die richtige CMMS auswählen

Es ist eine gute Idee, ein Projektteam zu bilden, um ein CMMS für Ihr Unternehmen zu evaluieren und auszuwählen. Das hilft Ihrem Team, auf einem angemessenen Deadline und Budget fokussiert zu bleiben und Ihr Gesamtprojekt auf Kurs zu halten. Zusätzlich könnten Sie einige dieser wichtigen Schritte in Ihrer Evaluationsplanung berücksichtigen:

1. Starten Sie mit der Betrachtung Ihrer Unternehmensgröße und der wichtigsten strategischen Prioritäten, die ein CMMS unterstützen kann. Das hilft, einen angemessenen initialen Feature-Umfang für ein ideales CMMS zu wählen, der die Liste potenzieller Anbieter sofort eingrenzt.
2. Vergleichen Sie Ihre gewünschten Features mit jedem System und eliminieren Sie solche, die nicht gut zu Ihrem Geschäftsumfang passen oder Usability-Limitierungen haben, die Ihre Implementierung negativ beeinflussen könnten.
3. Prüfen Sie unterstützte Hardware, Drittanbieter-Integrationen und verfügbare API-Features für jede Option. Das ist ein guter Zeitpunkt, um wirklich zu vergleichen, wie ein CMMS in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse integriert werden kann.
4. Besprechen Sie Trainings- und Support-Optionen mit jedem Anbieter, einschließlich zusätzlicher Kosten für Software-Rollout und Wartung. Viele Unternehmen berechnen diese Gebühren unterschiedlich, und es ist vital, die Wichtigkeit und Kosten laufender Trainingsbedürfnisse nicht zu unterschätzen.
5. Nach Abschluss einer initialen Prüfung können Sie einen umfassenden ROI für Ihre CMMS-Implementierung zusammenstellen und die Vorteile unter Ihren finalen Anbietern vergleichen.

Was kostet CMMS-Software?

CMMS-Softwareanbieter bieten meist eine oder mehrere der folgenden grundlegenden Preismodelle an. Diese Optionen sind in der Reihenfolge der allgemeinen Präferenz von kleineren zu größeren Unternehmen gezeigt. Die meisten kleineren Betriebe finden den besten Wert durch Auswahl von Plänen, die pro Nutzer abrechnen, während große Organisationen die potenziellen Vorteile von unbegrenzten Plänen oder solchen für umfangreichere Bedürfnisse berücksichtigen müssen.

• Pro Nutzer, pro Monat. Dies ist wahrscheinlich die heute gängigste CMMS-Kostenstruktur, bei der der Preis auf einer monatlichen Gebühr pro Systemnutzer basiert. Manchmal wird dies basierend auf der Anzahl gleichzeitiger Nutzer berechnet, die zu einem gegebenen Zeitpunkt aktiv sind. In anderen Fällen basiert es auf der Anzahl registrierter aktiver Nutzer. Sie können auch gestaffelte Preise basierend auf dem benötigten Zugriffslevel pro Person sehen – wie Facility Manager vs. Wartungstechniker.
• Pro Monat. Bei einem einfachen Pro-Monat-Plan finden Sie typischerweise Preise, die basierend auf Nutzeranzahl, Standorten oder bereitgestellten Features variieren. Es können auch große Unterschiede basierend auf dem Anpassungs- und Supportlevel des Anbieters bestehen.
• Einmalige Lizenzgebühr. Typischerweise größeren Enterprises vorbehalten, die vollständige Kontrolle über die Bereitstellung wollen, bieten einige Anbieter Software für eine einmalige Gebühr an. Diese Option beinhaltet höhere upfront Lizenzkosten, die dann meist unbegrenzten Zugriff auf viele Features und die Möglichkeit langfristiger Kosteneinsparungen geben.

Zusätzlich zu den direkten Softwarekosten sollten Sie auch sekundäre Quellen wie Training, Support, Wartung und Implementierungskosten einbeziehen. Das ist besonders wichtig bei der ROI-Prüfung und der Sicherstellung, dass Sie den greifbaren Wert und Nutzen Ihres neuen CMMS-Systems quantifizieren können.

Weiterführende Literatur zu CMMS-Software

Für mehr Informationen über CMMS-Software besuchen Sie folgende Ressourcen:

• Guide to CMMS Acquisition & Implementation (FT Maintenance)
• The Role of CMMS Whitepaper (Plant Maintenance Resource Center)
• Principles of CMMS Implementation (ResearchGate)
• Guide to Selecting a CMMS (Dude Solutions)
• CMMS: Your Guide to Success (FMX)
• CMMS, CAFM, and EAM: Your Guide to Facility Management Software (Accruent)
• A Guide to Stress-Free CMMS Implementation (Real Asset Management)
• A CMMS Requirements Case Study (Science Direct)
• CMMS Guide (Maintenance Care)
• CMMS Systems (WBDG)