Wie viel kostet eine erschwingliche CMMS-Software?

In den letzten zehn Jahren wandten sich immer mehr Geschäftsinhaber Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als Facility-Management-Software zu. Erhöhter Marktwettbewerb und wirtschaftliche Anforderungen sowie Änderungen in Technologie und Markttrends haben alle Unternehmen motiviert, nach verbesserten Wegen zur Verbesserung der Betriebseffizienz zu suchen. Nachdem sie sich früher auf traditionelle Tabellenkalkulations- oder „Bleistift-und-Papier“-Ansätze für das Wartungsmanagement verlassen haben, erkennt eine wachsende Zahl von Geschäftsinhabern nun die Notwendigkeit, auf ein CMMS umzusteigen, ein System, das weit über das einfache Zählen der mit Reparaturen verbundenen Zahlen hinausgeht Ausrüstungskosten sowie Lagerbestände. Um mit maximaler Effizienz zu arbeiten, müssen Unternehmen von heute ihre Wartungsmanagementaktivitäten durch routinemäßige vorbeugende Wartungsprüfungen, bessere Ressourcenzuweisungen und nachgewiesene Kosteneinsparungen im Griff behalten. Firmeninhaber, die den Bedarf an einem automatisierten Wartungsmanagementsystem erkannt haben, sind bei ihrer Suche oft von der Auswahl an CMMS-Produkten überwältigt, die auf dem Markt erhältlich sind. Anschaffung einer erschwinglichen CMMS-Software Das ist die richtige Passform für Ihren Betrieb, kann eine zusätzliche Herausforderung sein. Hier werde ich skizzieren, wie Sie eine erschwingliche CMMS-Software auswählen, die sowohl Ihren Anforderungen als auch Ihrem Budget entspricht.

CMMS-Funktionen verstehen

Um zu verstehen, wie eine billige CMMS-Software aussieht, beginnt man damit, zusammenzufassen, was CMMS-Software im Allgemeinen ist. Im Wesentlichen lassen sich die Systeme am besten als hochentwickelte Softwareprogramme beschreiben, die Tausende von Datenpunkten verwenden, die einem Benutzer jederzeit einen Überblick über den Betrieb einer Einrichtung oder alternativ den Status eines einzelnen Geräts liefern können. Unabhängig vom ausgewählten Produkt bieten alle aktuellen CMMS-Systeme Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell genaue Berichte zu erstellen und sofort zu bestimmen, welche ihrer Anlagen vorbeugende Wartung erfordern. Die konsistente und angemessene Verwendung der CMMS-Software hat zu einer längeren Lebensdauer der Geräte, einer verbesserten Organisation, einem besseren Zeitmanagement und einer besseren Arbeitsauslastung und letztendlich zu niedrigeren Betriebskosten und höheren Unternehmensgewinnen geführt.

Definieren Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens

Um sicherzustellen, dass das gewählte IPS-System das tut, was Sie wollen, ist es unerlässlich, dass Sie zuerst die Bedürfnisse Ihres Unternehmens identifizieren. Beginnen Sie damit, Informationen von Ihrem Wartungspersonal zu den Herausforderungen zu sammeln, denen sie mit Ihrem aktuellen Wartungsverfolgungssystem gegenüberstehen, und was ihrer Meinung nach erforderlich ist, um diese zu überwinden. Einige der am häufigsten nachgefragten Funktionen sind:

• Nachverfolgung der monatlichen oder vierteljährlichen Reparaturkosten
• Ausfallzeiten von Geräten mit vorbeugenden Wartungstools reduzieren
• Papierreduzierung
• Einfache Arbeitsauftragsverwaltung und Arbeitsauftragsanforderungsformulare
• Fähigkeit, Arbeitsaufträge mit mobilen Geräten zu bearbeiten
• Methode zur Standortverfolgung von Geräten und Teilen
• Kalendersystem zur Planung von Wartungsaktivitäten
• Verbesserung der Kommunikation zwischen Teammitgliedern und dem oberen Management
• Mobiler Zugriff
• Anpassbarkeit der Software – die Fähigkeit, sich zu ändern und zu erweitern, wenn sich die Anforderungen des Unternehmens ändern

Die Berücksichtigung dieser und anderer Funktionen, die Sie möglicherweise haben möchten, hilft Ihnen bei der Entwicklung einer umfassenden Liste von Funktionen, nach denen Sie in Ihrer CMMS-Lösung suchen sollten. Optimieren Sie Ihre Liste, indem Sie Artikel als „must have“ und andere als „would like to have“ kategorisieren. Ihre endgültige Liste wird Ihre Suche nach einer kostengünstigen CMMS-Software leiten, wobei zu berücksichtigen ist, dass die Kosten für CMMS steigen, wenn mehr Funktionen hinzugefügt werden.

CMS-Bereitstellungsoptionen verstehen

CMMS-Software ist in zwei verschiedenen Formaten erhältlich; On-Premise und Cloud-basiert. Diese Unterschiede sind nicht nur wegen der Kosten wichtig, sondern auch wegen der Art und Weise, wie sie bereitgestellt werden. Cloud-basierte Systeme verlassen sich darauf, dass der Anbieter Daten auf seinen eigenen Servern (d. h. in der Cloud) hostet, während On-Premise-Systeme erfordern, dass ein Unternehmen seine Daten auf seinen eigenen Geräten vor Ort installiert und hostet. Ersteres verlässt sich darauf, dass der Anbieter das System wartet, während letzteres die interne System- und Hardwarewartung durch seinen eigenen IT-Spezialisten in Anspruch nehmen muss.

Viele Kunden finden Cloud-basierte CMMS aufgrund ihrer geringeren Kosten und der fehlenden Wartungsanforderungen vorzuziehen. Auf der anderen Seite finden andere Systeme vor Ort attraktiver, weil sie Wartungsmanagern die volle Kontrolle und Anpassbarkeit ihrer Daten und des Systems bieten (d. h. Bediener können ihre Systemwartung und Upgrades nach ihrem eigenen Zeitplan planen und nicht nach an Cloud-basierte Anbieter). Ein weiterer wichtiger Unterschied besteht darin, dass Cloud-basierte Plattformen mobile Zugänglichkeit bieten, während On-Site-Plattformen dies nicht tun. Beim Vergleich der CMMS-Softwarekosten besteht ein letzter Unterschied zwischen den beiden Formaten in einem beträchtlichen Kostenunterschied, wobei On-Premise-Plattformen viel höhere Vorabkosten verursachen.

Kostenstrukturen und Optionen verstehen

Ein großer Teil des Erwerbs einer erschwinglichen CMMS-Software besteht darin, zu wissen, was Sie bekommen und für wie viel. Bei dieser Entscheidung ist es wichtig, die Unterschiede bei den Funktions- und Dienstoptionen sowie die Kostenunterschiede bei den Systemplattformen zu berücksichtigen. Wie bereits erwähnt, sind On-Premise-Plattformen teurer – zumindest in Bezug auf die Vorabkosten. Diese Systeme laufen in der Regel dreimal so viel wie die jährliche Lizenzgebühr von webbasierten Systemen. Alles in allem sind die höheren Vorabkosten für On-Premise-Systeme eine einmalige Zahlung ohne weitere Systemgebühren. Andererseits sind die Anschaffungskosten für ein Cloud-basiertes System niedriger, aber die langfristigen Kosten im Zusammenhang mit Lizenzgebühren sind im Laufe der Zeit höher (d. h. die jährliche Abonnement-/Lizenzgebühr wird auf 1500 USD pro Jahr für eine kleine Wartungsabteilung geschätzt). Trotz dieser Unterschiede sind mit On-Premise-Systemen verbundene und/oder laufende Kosten verbunden, wie z. B. die Kosten für Hardware, Firewalls und Antivirensoftware sowie ein IT-Personal, das benötigt wird, um alle Aspekte des Systembetriebs, einschließlich Installation und Daten, zu warten und zu verwalten Zugang, Upgrade, Sicherheit und Personalschulung. Cloud-basierte CMMS erfordern keine zusätzlichen Kosten, da der Systemsupport alle Software-Updates, System-Upgrades, Sicherheit und technischen Support umfasst.

Schließlich gibt es optionale zusätzliche Kosten im Zusammenhang mit CMMS-Software, wie z. B. interne Dateneingabe und Online-Tutorials für die Einarbeitung von Mitarbeitern, die viele Anbieter in ihre jährlichen Lizenzgebühren packen. Bestandsprüfungen vor Ort und Einarbeitung von Mitarbeitern sind ebenfalls gegen Aufpreis verfügbar. Je mehr Optionen auf einer der Wartungsmanagementplattformen ausgewählt werden, desto kostspieliger werden sie.

Die Quintessenz bei der Suche nach einer erschwinglichen CMMS-Software

Das Wichtigste, woran Sie bei der Suche nach einer erschwinglichen CMMS-Software denken sollten, ist, ein System zu finden, das so funktioniert, wie Sie es brauchen, und die gewünschten Ergebnisse liefert. In Anbetracht der Tatsache, dass Wartungsmanagementsysteme eine Investition in Bezug auf Geld, Zeit und Ressourcen sind, ist die Kostensenkung durch die Auswahl eines Systems, das die Anforderungen Ihres Unternehmens jetzt oder in Zukunft nicht erfüllt, kein gut angelegtes Geld. Um sicherzustellen, dass Sie den besten Nutzen aus einem automatisierten Wartungssystem ziehen, nehmen Sie sich während des Rechercheprozesses Zeit, sprechen Sie mit Anbietern, nehmen Sie an Online-Demos teil und suchen Sie nach Kunden, die derzeit CMMS verwenden. Da diese Systeme je nach Format, Funktionen und Optionen unterschiedliche Preise haben, liegen die Kosten einer erschwinglichen CMMS-Software darin, was sie für Ihr Unternehmen tun kann und wie viel Sie davon profitieren werden.